10 façons dont les agences amènent les clients à payer leurs factures à temps

« Ils nous doivent 150 000 $ depuis l'année dernière », m'a dit un responsable de compte un matin autour d'un café.

Il faisait référence à une grande entreprise de PPC qui avait accumulé une facture avec notre agence de marketing et ignoré nos nombreux rappels de paiement.

Je me souviens avoir été choqué. Comment cela a-t-il pu arriver ? Notre client pouvait certainement se permettre nos services, alors a-t-il simplement choisi de ne pas payer ses factures ?

Plus tard, je découvrirais que les retards de paiement, délibérés ou non, sont assez courants dans le monde des agences. Des recherches antérieures ont montré que 62 % des factures prennent 60 jours ou plus pour être payées. À moins que vous ne soyez prêt à subir une procédure juridique longue et coûteuse pour obtenir ce que vous possédez. Votre meilleur pari est de travailler avec vos clients pour éviter les retards de paiement.

Voici 10 façons dont les meilleures agences maintiennent leurs flux de trésorerie en incitant les clients à payer leurs factures en temps opportun.

1. Entretenir d'excellentes relations avec les clients

Vous savez qui voudra vous payer à temps ? Un client qui se sent comme plus qu'une simple source de revenus.

Maintenez une relation amicale avec votre client et de temps en temps. Présentez-les dans votre contenu, faites tout votre possible pour résoudre un problème pour eux ou offrez un service bonus ponctuel pour leur montrer qu'ils ne sont pas simplement un autre client.

N'oubliez jamais que les gens aiment se sentir spéciaux, c'est pourquoi nous aimons les « offres exclusives » et pourquoi notre cerveau s'illumine lorsque nous sommes appelés par notre nom. Considérez cette petite étude amusante partagée par le psychologue Robert Cialdini lors d'une conférence intitulée "Les mots qui comptent".

L'expérience a eu lieu dans un restaurant. Dans ce document, une serveuse a été formée pour visiter une table dans un certain nombre de conditions différentes.

• Condition 1 : La serveuse est venue à la fin du repas et a dit « Merci beaucoup », a remis l'addition aux clients et les a laissés choisir chacun un bonbon dans un panier. Dans cette condition, les pourboires ont augmenté de 3,3% par rapport au groupe témoin dans lequel aucun bonbon n'a été offert.
• Condition 2 : La serveuse a visité la table à la fin du repas et a permis aux convives de choisir deux bonbons dans le panier. Pris au dépourvu par la générosité du serveur, les clients ont donné un pourboire supérieur de 14,1 % à celui du groupe témoin.
• Condition 3 : La serveuse a visité la table avec le panier de bonbons et n'a autorisé les convives à en choisir qu'un chacun lorsqu'elle a remis l'addition. Puis, elle s'éloigna. Après quelques pas cependant, elle s'est arrêtée, s'est retournée et est revenue à la table pour permettre aux convives d'en choisir un de plus chacun puisqu'ils avaient été « une si grande table ». Faits pour se sentir particulièrement spéciaux, les convives dans cet état ont un pourboire choquant de 21,3 % de plus.

Le plat à emporter ici ? Les gens sont plus disposés à se mettre en quatre pour vous si vous vous mettez d'abord en quatre pour eux.

En tant qu'agence, alors que vous êtes techniquement une entreprise interentreprises. N'oubliez pas que les clients avec lesquels vous travaillez peuvent avoir affaire à des centaines voire des milliers d'employés.

Faites donc une liste de contacts clients clés et envisagez d'envoyer un cadeau personnalisé à un moment inattendu. Même une simple note manuscrite pour leur faire savoir qu'ils sont importants pour vous. Cela rapportera quand viendra le temps pour eux de payer.

2. Facture à temps

Cela devrait aller de soi, mais si vous voulez que vos clients paient à temps, vous devez les facturer à temps. Plus tôt vous leur recevrez cette facture, plus tôt ils pourront vous payer.

Non seulement cela, mais cela montre que vous êtes ponctuel. Toute forme de correspondance tardive, qu'il s'agisse de manquer une date limite, d'envoyer un e-mail en retard ou de remettre une facture en retard, montre que l'urgence et la ponctualité n'ont pas d'importance pour vous.

Si vous ne respectez pas les délais, pourquoi vos clients devraient-ils le faire ?

Découvrez dès le début de votre relation ce dont votre client a besoin sur sa facture pour vous payer. Certains voudront plus de détails que d'autres.

Gardez un modèle de marque à portée de main dans lequel vous pouvez substituer des informations rapidement et facilement. Ou, si vous voulez emprunter la voie sans papier, essayez cette astuce suivante.

3. Utilisez des services basés sur le cloud

Aujourd'hui, les logiciels aident les agences à rester au top de leur comptabilité avec certains avantages qui manquent à l'ancienne méthode.

Utilisez-le pour vous alerter pendant votre cycle de facturation afin de ne pas oublier de facturer un projet. Envoyez des rappels automatisés à votre client 10, 5 et 3 jours avant l'échéance de son paiement.

Lorsque le jour de paie arrivera enfin, presque tous les services basés sur le cloud permettront aux clients de payer en ligne. Cela leur rend beaucoup plus facile de le faire et vous aurez beaucoup plus de chances de recevoir votre argent à temps.

Selon Meredith Wood, ancienne Community Manager chez Funding Gates, l'utilisation d'un logiciel d'entreprise a permis de payer leurs factures presque 3 fois plus rapidement.

Par exemple, au sein de la plate-forme en ligne d'Intuit, les entreprises reçoivent généralement le paiement dans les 10 jours suivant l'envoi de la facture, tandis que toutes les autres méthodes prennent généralement 27 jours en moyenne. Si les clients peuvent accéder instantanément à un lien de paiement sur une facture, ils peuvent instantanément faire un Paiement.

4. Passer à un modèle basé sur la rétention

Si vous facturez au projet ou à l'heure, envisagez de passer à un modèle basé sur les honoraires, dans lequel un client paie le même montant chaque mois pour les services définis que vous proposez. Cela rendra le processus de paiement encore plus simple. Comment?

Si le client sait qu'il paie le même montant chaque mois, il n'aura pas nécessairement besoin de consulter une facture pour s'assurer que tout a été facturé correctement. Au lieu de cela, ils peuvent lier leur compte bancaire à celui de votre agence et configurer une facturation récurrente une fois par mois afin que rien ne soit jamais en retard.

Plus besoin de compter les heures ou de remplir vous-même les factures. Plus vous éliminez de processus manuels du processus de facturation, plus il sera efficace.

5. Écrivez les conditions de paiement dans le contrat, y compris les frais de retard

La configuration des conditions dès le départ garantit que votre client sait dans quoi il s'engage au début de votre relation. Les surprises ne se produiront pas à mi-chemin du travail, donc un contrat qui décrit des choses comme votre calendrier de facturation et les pénalités pour paiement tardif établira des attentes lorsque viendra le temps de vous dédommager pour votre travail.

En ce qui concerne les frais de retard, n'ayez pas peur de les faire respecter. N'oubliez pas qu'un client n'est pas un client s'il ne vous paie pas. Voici comment DoInbound évalue les pénalités de retard :

« Pour un Net 21, au jour 22, trois pour cent de la facture sont prélevés et ajoutés à la facture. Si au jour 42, il n'est pas payé, nous prenons trois pour cent de la dernière facture (première facture + trois pour cent) et l'ajoutons à la facture.

Si vous n'avez rédigé aucun contrat formel pour aucun de vos clients et que vous ne savez pas par où commencer, DoInbound vous suggère de consulter Docracy ou cet ebook gratuit de HubSpot intitulé « L'anatomie d'un contrat de marketing ».

Parce que dans le pire des cas, vous devez engager une action en justice, un accord verbal et une poignée de main ne suffiront pas à un tribunal.

6. Demandez des paiements initiaux

Les clients hésiteront à payer vos services à 100 % d'avance, car ils voudront voir un projet terminé avant de le faire. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas essayer de négocier un acompte sur un travail.

Envisagez de diviser votre projet en points de contrôle ou jalons. Si vous êtes une agence de rédaction embauchée pour écrire 96 articles de blog pour une marque de bijoux au cours de la prochaine année, demandez un paiement pour deux articles de blog terminés.

Si vous êtes une agence de marketing de contenu qui a été engagée pour créer une stratégie de contenu pour une entreprise, demandez la moitié à l'avance et la moitié à la fin. Ou si ça ne marche pas...

7. Ne livrez pas le travail tant que vous n'avez pas reçu le paiement

Retenir votre travail contre rançon n'est pas la meilleure voie à suivre si vous essayez de construire une relation agence-client fructueuse. Mais, pour les clients qui ne paient pas à temps avant, cela peut être adopté comme stratégie.

Dites au client que le travail est prêt à être livré. Donnez-leur un aperçu pour le prouver, puis tirez sur une facture. S'ils ont vraiment besoin du travail que vous avez fait, ils seront sûrs de payer la facture à temps. De cette façon, vous payer leur profite.

8. Respectez un calendrier de paiement

Si vous prévoyez recevoir vos paiements régulièrement, vous devez facturer vos clients régulièrement. Cela signifie que vous ne facturez pas d'abord sur un calendrier de 60 jours. Passez ensuite à un calendrier de 30 jours pour la prochaine période de facturation. Vous maintenez le même calendrier cohérent.

Les cycles de facturation de 60, 30 et 21 jours sont courants dans le monde des agences, et ils prennent respectivement les valeurs « Net 60 », « Net 30 » et « Net 21 ». Mais avant de commencer à laisser tomber ces mots dans les communications avec les clients, sachez que les recherches de Freshbooks montrent que l'utilisation de l'expression « Votre paiement est dû dans 21 jours » est mieux reçue et comprise par les clients que « Net 21, 1,5% d'intérêt accumulé par mois par la suite . "

"L'utilisation de termes exacts tels que" 21 jours " semble concentrer l'esprit du client sur une période de temps spécifique ", a expliqué la société dans un article de blog, " et vous permettra en fait de vous payer plus rapidement que de demander un paiement immédiat. "

9. Facturer plus souvent

N'attendez pas qu'une montagne de dettes s'accumule avant de demander un paiement à votre client. Une facture géante peut être plus difficile à payer pour eux, ce qui rend beaucoup moins probable que vous receviez votre argent à temps.

Si vous devez facturer toutes les deux semaines au lieu de tous les 21 ou 30 jours, discutez-en avec votre client et formulez-le de manière à mettre l'accent sur les avantages pour lui. « Je veux que les paiements soient aussi gérables que possible pour vous » obtiendra une bien meilleure réaction que « Je veux être payé à temps ».

10. Proposez un plan de paiement

Certains clients esquiveront vos appels téléphoniques et refuseront de vous dédommager pour votre travail. Alors que d' autres voudront honnêtement vous payer, mais être incapable. Pour eux, une erreur de budgétisation ou une dépense imprévue peut entraîner un manque de fonds.

Ils doivent garder les lumières allumées et indemniser leurs employés avant de contribuer à la bankroll de votre agence. S'ils ont été en retard sur une facture et qu'ils ont du mal à suivre les paiements, envisagez de proposer un plan de paiement.

Ajoutez un petit pourcentage de leur facture en souffrance aux factures suivantes. S'ils ont toujours des difficultés à payer, essayez de travailler avec eux en utilisant l'astuce ci-dessus. Facturez plus souvent. Trouvez un horaire qui leur convient le mieux afin qu'ils n'aient pas l'impression d'avoir du mal à joindre les deux bouts.

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