Diez formas en que las agencias consiguen que los clientes paguen sus facturas a tiempo

“Nos deben 150.000 dólares desde el año pasado”, me dijo un gerente de cuenta una mañana mientras tomaba un café.

Se refería a una importante empresa de PPC que había acumulado una factura con nuestra agencia de marketing e ignoró nuestros numerosos recordatorios para pagar.

Recuerdo que me sorprendió. ¿Cómo pudo pasar eso? Nuestro cliente ciertamente podía pagar nuestros servicios, entonces, ¿simplemente eligieron no pagar sus facturas?

Más tarde descubriría que la morosidad, deliberada o no, es bastante común en el mundo de las agencias. Investigaciones anteriores han demostrado que el 62% de las facturas tardan 60 días o más en pagarse. A menos que esté dispuesto a sufrir un proceso legal largo y costoso para obtener lo que posee. Lo mejor que puede hacer es trabajar con sus clientes para evitar que se produzcan retrasos en los pagos.

Aquí hay 10 formas en que las mejores agencias mantienen el flujo de efectivo al lograr que los clientes paguen sus facturas de manera oportuna.

1. Mantenga excelentes relaciones con los clientes

¿Sabes quién querrá pagarte a tiempo? Un cliente que se siente como algo más que una fuente de ingresos.

Mantenga una relación amistosa con su cliente y de vez en cuando. Preséntelos en su contenido, haga todo lo posible para resolver un problema para ellos u ofrezca un servicio de bonificación por única vez para mostrarles que no son solo un cliente más.

Nunca olvides que a la gente le gusta sentirse especial, por eso nos encantan las “ofertas exclusivas” y por qué nuestros cerebros se iluminan cuando nos llaman por nuestro nombre. Considere este pequeño y divertido estudio compartido por el psicólogo Robert Cialdini en una charla titulada "Palabras que importan".

El experimento tuvo lugar en un restaurante. En él, se capacitó a una mesera para que visitara una mesa en diferentes condiciones.

• Condición 1: La mesera llegó al final de la comida y dijo “Muchas gracias”, entregó la cuenta a los clientes y les permitió elegir un dulce de una canasta. En esta condición, las propinas aumentaron un 3.3% en comparación con el grupo de control en el que no se ofrecieron dulces.
• Condición 2: La mesera visitó la mesa al final de la comida y permitió a los comensales elegir dos dulces de la canasta. Sorprendidos por la generosidad del camarero, los clientes dieron un 14,1% más de propina que en el grupo de control.
• Condición 3: La mesera visitó la mesa con la canasta de dulces y solo permitió que los comensales eligieran uno cada uno cuando entregó la cuenta. Luego, ella se alejó. Sin embargo, después de unos pocos pasos, se detuvo, se dio la vuelta y regresó a la mesa para permitir que los comensales eligieran un dulce más para cada uno, ya que habían sido “una mesa grandiosa”. Hechos para sentirse particularmente especiales, los comensales en esta condición dieron una sorprendente propina 21,3% más.

¿La comida para llevar aquí? La gente está más dispuesta a hacer todo lo posible por usted si usted hace todo lo posible por ellos primero.

Como agencia, mientras que técnicamente eres una empresa de empresa a empresa. Recuerde que los clientes con los que está trabajando pueden estar tratando, cientos o incluso miles de empleados.

Así que haga una lista de los contactos clave del cliente y considere enviar un regalo personalizado en un momento inesperado. Incluso una simple nota escrita a mano para hacerles saber que son importantes para ti. Valdrá la pena cuando llegue el momento de pagar.

2. Factura a tiempo

No hace falta decirlo, pero si desea que sus clientes paguen a tiempo, debe facturarles a tiempo. Cuanto antes les reciba esa factura, antes podrán pagarle.

No solo eso, sino que al hacerlo demuestra que eres puntual. Cualquier forma de correspondencia tardía, ya sea que no cumpla con una fecha límite, envíe un correo electrónico vencido o entregue una factura atrasada, muestra que la urgencia y la puntualidad no le importan.

Si no cumple con los plazos, ¿por qué deberían hacerlo sus clientes?

Averigüe al inicio de su relación lo que su cliente necesita en su factura para pagarle. Algunos querrán más detalles que otros.

Tenga a mano una plantilla de marca en la que pueda sustituir información de forma rápida y sencilla. O, si desea ir por la ruta sin papel, pruebe este siguiente consejo.

3. Utilice servicios basados ​​en la nube

Hoy en día, el software ayuda a las agencias a mantenerse al tanto de su contabilidad con algunas ventajas de las que carece el método antiguo.

Úselo para alertarse durante su ciclo de facturación para que no se olvide de facturar un proyecto. Envíe recordatorios automáticos a su cliente 10, 5 y 3 días antes de la fecha de vencimiento del pago.

Cuando finalmente llegue el día de pago, casi todos los servicios basados ​​en la nube permitirán a los clientes pagar en línea. Les resulta mucho más fácil hacerlo y es mucho más probable que reciba su dinero a tiempo.

Según Meredith Wood, ex Community Manager de Funding Gates, el uso de software empresarial hizo que sus facturas se pagaran casi 3 veces más rápido.

Por ejemplo, dentro de la plataforma en línea de Intuit, las empresas generalmente reciben el pago dentro de los 10 días posteriores al envío de la factura, mientras que todos los demás métodos generalmente demoran un promedio de 27 días.Si los clientes pueden acceder instantáneamente a un enlace de pago en una factura, pueden hacer un pago.

4. Cambiar a un modelo basado en retenedores

Si está facturando por proyecto o por hora, considere cambiar a un modelo basado en anticipos, en el que un cliente paga la misma cantidad todos los meses por los servicios establecidos que usted ofrece. Esto hará que el proceso de pago sea aún más sencillo. ¿Cómo?

Si el cliente sabe que está pagando la misma cantidad todos los meses, no necesariamente tendrá que revisar una factura para asegurarse de que todo se haya cobrado correctamente. En su lugar, pueden vincular su cuenta bancaria a la de su agencia y configurar la facturación recurrente una vez al mes para que nada llegue tarde.

No más contar horas o completar facturas usted mismo. Cuantos más procesos manuales elimine del proceso de facturación, más eficiente será.

5. Escriba las condiciones de pago en el contrato, incluidos los cargos por pagos atrasados.

Establecer términos desde el principio garantiza que su cliente sepa en qué se está metiendo al comienzo de su relación. Las sorpresas no volarán a la mitad del trabajo, por lo que un contrato que describa aspectos como su cronograma de facturación y multas por pago atrasado establecerá expectativas cuando llegue el momento de compensarlo por su trabajo.

En lo que respecta a los cargos por pago atrasado, no tenga miedo de hacerlos cumplir. Recuerde, un cliente no es un cliente si no le está pagando. Así es como DoInbound evalúa las penalizaciones tardías:

“Para un Net 21, el día 22, se toma el tres por ciento de la factura y se agrega a la factura. Si para el día 42 no se paga, tomamos el tres por ciento de la última factura (primera factura + tres por ciento) y lo agregamos a la factura ".

Si no tiene contratos formales escritos para ninguno de sus clientes y no sabe por dónde empezar, DoInbound sugiere consultar Docracy o este libro electrónico gratuito de HubSpot titulado "La anatomía de un contrato de marketing".

Porque si en el peor de los casos tienes que emprender acciones legales, un acuerdo verbal y un apretón de manos no van a ser suficientes en un tribunal de justicia.

6. Solicite pagos por adelantado

Los clientes dudarán en pagar sus servicios al 100% por adelantado porque querrán ver un proyecto terminado antes de hacerlo. Pero eso no significa que no pueda intentar negociar el pago inicial de un trabajo.

Considere dividir su proyecto en puntos de control o hitos. Si es una agencia de redacción contratada para escribir 96 publicaciones de blog para una marca de joyería durante el próximo año, solicite el pago por cada dos publicaciones de blog completadas.

Si eres una agencia de marketing de contenido que ha sido contratada para crear una estrategia de contenido para una empresa, pide la mitad por adelantado y la otra mitad al finalizar. O si eso no funciona ...

7. No entregue el trabajo hasta que reciba el pago.

Retener su trabajo para obtener un rescate no es la mejor ruta a seguir si está tratando de construir una relación fructífera entre la agencia y el cliente. Pero, para los clientes que no pagaron a tiempo antes, esto se puede adoptar como estrategia.

Dígale al cliente que el trabajo está listo para entregar. Dales una vista previa para demostrarlo y luego dispara sobre una factura. Si realmente necesitan el trabajo que ha realizado, se asegurarán de pagar la factura a tiempo. De esta manera, el pago que les beneficia.

8. Cíñete a un calendario de pagos

Si espera recibir sus pagos con regularidad, debe facturar a sus clientes con regularidad. Eso significa que no factura en un horario de 60 días primero. Luego cambie a un programa de 30 días el próximo período de facturación. Mantienes el mismo calendario consistente.

Los ciclos de facturación de 60, 30 y 21 días son comunes en el mundo de las agencias y se toman como “Neto 60”, “Neto 30” y “Neto 21” respectivamente. Pero antes de que empiece a dejar caer esas palabras de manera casual en las comunicaciones con los clientes, considere que la investigación de Freshbooks muestra que el uso de la frase "Su pago vence en 21 días" es mejor recibido y comprendido por los clientes que "Neto 21, 1.5% de interés acumulado por mes a partir de entonces. . "

"El uso de términos exactos como '21 días' parece enfocar la mente del cliente en un período de tiempo específico", compartió la empresa en una publicación de blog, "y en realidad hará que se le pague más rápido que si solicita un pago inmediato".

9. Factura más a menudo

No espere a que se acumule una montaña de deudas antes de pedirle el pago a su cliente. Una factura gigante puede ser más difícil de pagar para ellos, lo que hace que sea mucho menos probable que reciba su dinero a tiempo.

Si necesita facturar cada dos semanas en lugar de cada 21 o 30 días, discútalo con su cliente y enmárquelo de una manera que enfatice el beneficio para ellos. "Quiero que los pagos sean lo más manejables posible" obtendrá una reacción mucho mejor que "Quiero que me paguen a tiempo".

10. Ofrezca un plan de pago

Algunos clientes esquivarán sus llamadas telefónicas y se negarán a compensarlo por su trabajo. Mientras que otros querrán pagarle honestamente, pero no podrán hacerlo. Para ellos, un error en la presupuestación o un gasto imprevisto puede provocar una escasez de fondos.

Necesitan mantener las luces encendidas y compensar a sus empleados antes de que contribuyan a los fondos de su agencia. Si se retrasaron en una factura y tienen dificultades para mantenerse al día con los pagos, considere ofrecer un plan de pago.

Agregue un pequeño porcentaje de su factura vencida a las siguientes. Si todavía tienen problemas para pagar, intente trabajar con ellos usando el consejo anterior. Bill más a menudo. Encuentre un horario que funcione mejor para ellos para que no sientan que están luchando para llegar a fin de mes.

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