10 modi in cui le agenzie fanno in modo che i clienti paghino le bollette in tempo

"Ci devono $ 150.000 dall'anno scorso", mi ha detto un account manager una mattina davanti a un caffè.

Si riferiva a un'importante azienda di PPC che aveva accumulato un conto con la nostra agenzia di marketing e ignorato i nostri numerosi solleciti di pagare.

Ricordo di essere rimasto scioccato. Come è potuto succedere? Il nostro cliente poteva certamente permettersi i nostri servizi, quindi ha semplicemente scelto di non pagare le bollette?

Più tardi scoprii che i ritardi di pagamento, intenzionali o meno, sono abbastanza comuni nel mondo delle agenzie. Ricerche precedenti hanno dimostrato che il 62% delle fatture richiede 60 giorni o più per essere pagato. A meno che tu non sia disposto a subire un lungo e costoso processo legale per ottenere ciò che possiedi. La cosa migliore da fare è lavorare con i tuoi clienti per evitare che si verifichino ritardi di pagamento.

Ecco 10 modi in cui le migliori agenzie mantengono il flusso di cassa convincendo i clienti a pagare le bollette in modo tempestivo.

1. Mantieni ottimi rapporti con i clienti

Sai chi vorrà pagarti in tempo? Un cliente che sembra più di un semplice flusso di entrate.

Mantieni un rapporto amichevole con il tuo cliente e ogni tanto. Mettili in evidenza nei tuoi contenuti, fai di tutto per risolvere un problema per loro o offri un servizio bonus una tantum per mostrare loro che non sono solo un altro cliente.

Non dimenticare mai che alle persone piace sentirsi speciali, motivo per cui siamo fanatici delle "offerte esclusive" e perché i nostri cervelli si illuminano quando ci chiamano per nome. Considera questo piccolo studio divertente condiviso dallo psicologo Robert Cialdini in un discorso intitolato "Words That Matter".

L'esperimento è avvenuto in un ristorante. In esso, una cameriera veniva addestrata a visitare un tavolo in una serie di condizioni diverse.

• Condizione 1: La cameriera è arrivata alla fine del pasto e ha detto "Grazie mille", ha consegnato il conto agli avventori e ha lasciato che scegliessero una caramella ciascuno da un cestino. In questa condizione le mance sono aumentate del 3,3% rispetto al gruppo di controllo in cui non sono stati offerti dolci.
• Condizione 2: La cameriera ha visitato il tavolo alla fine del pasto e ha permesso ai commensali di scegliere due caramelle dal cestino. Colti alla sprovvista dalla generosità del cameriere, gli avventori hanno dato una mancia del 14,1% in più rispetto al gruppo di controllo.
• Condizione 3: la cameriera ha visitato il tavolo con il cesto di caramelle e ha permesso ai commensali di sceglierne uno a testa quando ha consegnato il conto. Poi, se ne andò. Dopo pochi passi, tuttavia, si fermò, si voltò e tornò al tavolo per consentire ai commensali di scegliere un dolce in più ciascuno poiché erano stati "un così grande tavolo". Fatti sentire particolarmente speciali, i commensali in queste condizioni hanno dato una mancia scioccante del 21,3% in più.

L'asporto qui? Le persone sono più disposte a fare di tutto per te se tu fai di tutto per loro prima.

Come agenzia, mentre tecnicamente sei un'azienda business to business. Ricorda che i clienti con cui stai lavorando potrebbero avere a che fare con centinaia o addirittura migliaia di dipendenti.

Quindi fai un elenco dei contatti chiave dei clienti e considera l'invio di un regalo personalizzato in un momento inaspettato. Anche una semplice nota scritta a mano per far loro sapere che sono importanti per te. Pagherà quando arriverà il momento per loro di pagare.

2. Fattura puntuale

Dovrebbe essere ovvio, ma se vuoi che i tuoi clienti paghino in tempo, devi fatturarli in tempo. Prima gli dai quel conto, prima ti pagano.

Non solo, ma farlo dimostra che sei puntuale. Qualsiasi forma di corrispondenza tardiva, che si tratti di mancato rispetto di una scadenza, invio di un'e-mail in ritardo o consegna di una fattura in ritardo, dimostra che l'urgenza e la tempestività non contano per te.

Se non stai rispettando le scadenze, perché dovrebbero farlo i tuoi clienti?

Scopri all'inizio della tua relazione di cosa ha bisogno il tuo cliente sulla sua fattura per pagarti. Alcuni vorranno più dettagli di altri.

Tieni a portata di mano un modello con marchio in cui puoi sostituire le informazioni in modo rapido e semplice. Oppure, se vuoi seguire il percorso senza carta, prova questo suggerimento successivo.

3. Utilizzare servizi basati su cloud

Oggi, il software aiuta le agenzie a tenere sotto controllo la contabilità con alcuni vantaggi che mancano al vecchio metodo.

Usalo per avvisarti durante il ciclo di fatturazione in modo da non dimenticare di fatturare un progetto. Invia promemoria automatici al tuo cliente 10, 5 e 3 giorni prima della scadenza del pagamento.

Quando finalmente arriverà il giorno di paga, quasi tutti i servizi basati su cloud consentiranno ai clienti di pagare online. Rende molto più facile per loro farlo e molto più probabilmente riceverai i tuoi soldi in tempo.

Secondo Meredith Wood, ex Community Manager di Funding Gates, l'utilizzo del software aziendale ha fatto pagare le fatture quasi 3 volte più velocemente.

Ad esempio, all'interno della piattaforma online di Intuit, le aziende in genere ricevono il pagamento entro 10 giorni dall'invio della fattura, mentre tutti gli altri metodi richiedono in media 27 giorni. Se i clienti sono in grado di accedere istantaneamente a un collegamento di pagamento su una fattura, possono effettuare immediatamente un pagamento.

4. Passa a un modello basato sul fermo

Se stai fatturando per progetto o per ora, prendi in considerazione il passaggio a un modello basato sul fermo, in cui un cliente paga lo stesso importo ogni mese per i servizi prestabiliti che offri. Ciò renderà il processo di pagamento ancora più semplice. Come?

Se il cliente sa che sta pagando lo stesso importo ogni mese, non dovrà necessariamente consultare una fattura per assicurarsi che tutto sia stato addebitato correttamente. Invece, possono collegare il proprio conto bancario a quello della tua agenzia e impostare la fatturazione ricorrente una volta al mese in modo che nulla sia mai in ritardo.

Niente più ore di conteggio o compilazione di fatture da soli. Più processi manuali elimini dal processo di fatturazione, più efficiente sarà.

5. Scrivi i termini di pagamento nel contratto, comprese le penali per il ritardo

L'impostazione dei termini dall'inizio garantisce che il tuo cliente sappia in cosa si trova all'inizio della tua relazione. Le sorprese non volano a metà del lavoro, quindi un contratto che delinea cose come il tuo programma di fatturazione e le penali per i ritardi di pagamento creerà aspettative quando arriverà il momento di compensarti per il tuo lavoro.

Per quanto riguarda le tasse in ritardo, non abbiate paura di farle rispettare. Ricorda, un cliente non è un cliente se non ti paga. Ecco come DoInbound valuta le penalità tardive:

“Per un Net 21, il giorno 22, viene preso il tre percento della fattura e aggiunto al conto. Se entro il 42° giorno non viene pagato, prendiamo il tre per cento dell'ultima bolletta (prima bolletta + tre per cento) e lo aggiungiamo alla bolletta”.

Se non hai contratti formali scritti per nessuno dei tuoi clienti e non sai da dove cominciare, DoInbound suggerisce di dare un'occhiata a Docracy o a questo ebook gratuito di HubSpot intitolato "The Anatomy Of A Marketing Contract".

Perché nel peggiore dei casi devi intraprendere un'azione legale, un accordo verbale e una stretta di mano non lo taglieranno in un tribunale.

6. Richiedi pagamenti anticipati

I clienti saranno riluttanti a pagare i tuoi servizi al 100% in anticipo perché vorranno vedere un progetto completato prima di farlo. Ma questo non significa che non puoi provare a negoziare un acconto per un lavoro.

Considera la possibilità di suddividere il tuo progetto in punti di controllo o pietre miliari. Se sei un'agenzia di copywriting incaricata di scrivere 96 post sul blog per un marchio di gioielli nel prossimo anno, chiedi il pagamento per ogni due post sul blog completati.

Se sei un'agenzia di content marketing che è stata incaricata di creare una strategia di contenuto per un'azienda, chiedi metà in anticipo e metà al termine. O se non funziona...

7. Non consegnare il lavoro finché non ricevi il pagamento

Trattenere il tuo lavoro in cambio di un riscatto non è la strada migliore da prendere se stai cercando di costruire una proficua relazione agenzia-cliente. Ma, per i clienti che non pagano in tempo prima, questo può essere adottato come strategia.

Dì al cliente che il lavoro è pronto per la consegna. Dai loro un'anteprima per dimostrarlo e poi spara su una fattura. Se hanno davvero bisogno del lavoro che hai svolto, saranno sicuri di pagare il conto in tempo. In questo modo, pagando loro benefici.

8. Attenersi a un programma di pagamento

Se prevedi di ricevere regolarmente i tuoi pagamenti, devi fatturare regolarmente ai tuoi clienti. Ciò significa che non addebiti prima una pianificazione di 60 giorni. Quindi passa a una pianificazione di 30 giorni il prossimo periodo di fatturazione. Mantieni lo stesso calendario coerente.

I cicli di fatturazione di 60, 30 e 21 giorni sono comuni nel mondo delle agenzie e prendono rispettivamente come "60 netto", "30 netto" e "21 netto". Ma prima di iniziare a far cadere casualmente queste parole nelle comunicazioni con i clienti, considera che la ricerca di Freshbooks mostra che l'uso della frase "Il tuo pagamento è dovuto tra 21 giorni" è ricevuto e compreso meglio dai clienti rispetto a "21 netto, 1,5% di interesse maturato al mese successivo .”

"L'utilizzo di termini esatti come "21 giorni" sembra concentrare la mente del cliente su un periodo di tempo specifico", ha condiviso la società in un post sul blog, "e in realtà ti farà pagare più velocemente rispetto a chiedere un pagamento immediato".

9. Fattura più spesso

Non aspettare che si accumuli una montagna di debiti prima di chiedere il pagamento al tuo cliente. Una fattura gigante potrebbe essere più difficile per loro da pagare, il che rende molto meno probabile che tu riceva i tuoi soldi in tempo.

Se hai bisogno di fatturare ogni due settimane invece che ogni 21 o 30 giorni, parlane con il tuo cliente e inquadralo in un modo che enfatizzi il vantaggio per loro. "Voglio rendere i pagamenti il ​​più gestibili possibile per te" avrà una reazione molto migliore rispetto a "Voglio essere pagato in tempo".

10. Offri un piano di pagamento

Alcuni clienti schiveranno le tue telefonate e si rifiuteranno di ricompensarti per il tuo lavoro. Mentre altri onestamente vogliono pagare, ma essere in grado di. Per loro, un errore nel budget o una spesa imprevista può causare una carenza di fondi.

Devono tenere le luci accese e risarcire i loro dipendenti prima che contribuiscano al bankroll della tua agenzia. Se sono in ritardo su una fattura e hanno difficoltà a tenere il passo con i pagamenti, valuta la possibilità di offrire un piano di pagamento.

Aggiungi una piccola percentuale della fattura scaduta a quelle successive. Se hanno ancora problemi a pagare, prova a collaborare con loro utilizzando il suggerimento sopra. Fattura più spesso. Trova un programma che funzioni meglio per loro in modo che non si sentano come se stessero lottando per sbarcare il lunario.

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