10 طرق تجعل الوكالات العملاء يدفعون فواتيرهم في الوقت المحدد
نشرت: 2016-08-13أخبرني أحد مديري الحسابات ذات صباح أثناء تناول القهوة: "لقد تدينوا لنا بمبلغ 150 ألف دولار منذ العام الماضي".
كان يشير إلى شركة PPC الرئيسية التي رفعت فاتورة مع وكالة التسويق الخاصة بنا وتجاهلت العديد من التذكيرات بالدفع.
أتذكر أنني صدمت. كيف يمكن أن يحدث ذلك؟ يمكن لعملائنا بالتأكيد تحمل تكاليف خدماتنا ، فهل اختاروا فقط عدم دفع فواتيرهم؟
لاحقًا ، اكتشفت أن التأخر في السداد ، سواء عن قصد أم بغير قصد ، أمر شائع إلى حد ما في عالم الوكالة. أظهرت الأبحاث السابقة أن 62٪ من الفواتير يستغرق سدادها 60 يومًا أو أكثر. ما لم تكن على استعداد للمعاناة من خلال عملية قانونية طويلة ومكلفة للحصول على ما تملكه. أفضل رهان لك هو العمل مع عملائك لمنع حدوث تأخير في السداد.
انقر للتغريد
فيما يلي 10 طرق تحافظ فيها أفضل الوكالات على التدفق النقدي من خلال جعل العملاء يدفعون فواتيرهم في الوقت المناسب.
1. الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء
أنت تعرف من سيرغب في الدفع لك في الوقت المحدد؟ عميل يبدو أنه أكثر من مجرد مصدر دخل.
حافظ على علاقة ودية مع عميلك وفي كثير من الأحيان. قم بتمييزها في المحتوى الخاص بك ، وابذل قصارى جهدك لحل مشكلة بالنسبة لهم ، أو قدم خدمة إضافية لمرة واحدة لتظهر لهم أنهم ليسوا مجرد عميل آخر.
لا تنس أبدًا أن الناس يحبون الشعور بالتميز ، ولهذا السبب نحن مغرمون بـ "العروض الحصرية" ، ولماذا تضيء أدمغتنا عندما نتحدث بالاسم. خذ بعين الاعتبار هذه الدراسة الصغيرة الممتعة التي شاركها عالم النفس روبرت سيالديني في حديث بعنوان "الكلمات المهمة".
أجريت التجربة في مطعم. في ذلك ، تم تدريب نادلة على زيارة طاولة في ظل عدد من الظروف المختلفة.
- الشرط 1: جاءت النادلة في نهاية الوجبة وقالت "شكرًا جزيلاً لك" وسلمت الزبائن الفاتورة ودعهم يختارون قطعة حلوى من السلة. في هذه الحالة ، ارتفعت البقشيش بنسبة 3.3٪ مقارنة بالمجموعة الضابطة التي لم يتم تقديم حلويات فيها.
- الحالة 2: قامت النادلة بزيارة الطاولة في نهاية الوجبة وسمحت للرواد باختيار قطعتين من الحلوى من السلة. بعد أن فوجئوا بكرم النادل ، زاد المستفيدون بنسبة 14.1٪ عما فعلوه في المجموعة الضابطة.
- الحالة 3: زارت النادلة الطاولة مع سلة الحلوى ، وسمحت للرواد باختيار واحدة فقط عند تسليمها الفاتورة. ثم ابتعدت. ومع ذلك ، بعد بضع خطوات ، توقفت مؤقتًا ، واستدارت ، وعادت إلى الطاولة للسماح للرواد باختيار واحدة أخرى حلوة لكل منهم لأنهم كانوا "مثل هذه المائدة الرائعة". صُنع الأشخاص في هذه الحالة ليشعروا بأنهم مميزون بشكل خاص ، وكانوا أكثر صدمة بنسبة 21.3٪.
الوجبات الجاهزة هنا؟ سيكون الناس أكثر استعدادًا للخروج عن طريقهم من أجلك إذا خرجت عن طريقك أولاً.
بصفتك وكالة ، بينما أنت من الناحية الفنية شركة تجارية لشركة تجارية. تذكر أن العملاء الذين تعمل معهم ربما يتعاملون مع مئات أو حتى آلاف الموظفين.
لذا ، قم بعمل قائمة بجهات اتصال العميل الرئيسية وفكر في إرسال هدية مخصصة في وقت غير متوقع. حتى ملاحظة بسيطة مكتوبة بخط اليد لإعلامهم بأنهم مهمون بالنسبة لك. سوف يؤتي ثماره عندما يحين وقت الدفع.
2. الفاتورة في الوقت المحدد
يجب أن تذهب دون أن تقول ، ولكن إذا كنت تريد أن يدفع عملاؤك في الوقت المحدد ، فأنت بحاجة إلى إصدار فاتورة لهم في الوقت المحدد. وكلما أسرعت في الحصول على هذه الفاتورة ، كلما تمكنوا من الدفع لك في وقت أسرع.
ليس هذا فقط ، ولكن القيام بذلك يُظهر أنك ملتزم بالمواعيد. أي شكل من أشكال المراسلات المتأخرة ، سواء كان يفوتك موعد نهائي ، أو إرسال بريد إلكتروني متأخر ، أو تسليم فاتورة متأخرة ، يُظهر أن الاستعجال والتوقيت لا يهمك.
إذا كنت لا تلتزم بالمواعيد النهائية ، فلماذا يجب على عملائك ذلك؟
اكتشف في بداية علاقتك ما يحتاجه العميل في فاتورته للدفع لك. سيريد البعض تفاصيل أكثر من غيرهم.
احتفظ بنموذج ذي علامة تجارية في المتناول بحيث يمكنك استبدال المعلومات به بسرعة وسهولة. أو ، إذا كنت ترغب في السير في الطريق غير الورقي ، فجرّب النصيحة التالية.
3. استخدام الخدمات المستندة إلى السحابة
اليوم ، تساعد البرامج الوكالات على البقاء على رأس حساباتها مع بعض المزايا التي تفتقر إليها الطريقة القديمة.
استخدمه لتنبيه نفسك أثناء دورة الفواتير الخاصة بك حتى لا تنسى إصدار فاتورة لمشروع. أرسل تذكيرات آلية إلى عميلك قبل 10 و 5 و 3 أيام من استحقاق دفعه.
عندما يأتي يوم الدفع أخيرًا ، ستسمح جميع الخدمات المستندة إلى السحابة تقريبًا للعملاء بالدفع عبر الإنترنت. يسهل عليهم القيام بذلك ، وعلى الأرجح ستحصل على أموالك في الوقت المحدد.
وفقًا لـ Meredith Wood ، مديرة المجتمع السابقة في Funding Gates ، فإن استخدام برامج الأعمال حصل على دفع فواتيرهم أسرع بثلاث مرات تقريبًا.
على سبيل المثال ، في النظام الأساسي لشركة Intuit عبر الإنترنت ، عادةً ما تتلقى الشركات الدفع في غضون 10 أيام من إرسال الفاتورة ، بينما تستغرق جميع الطرق الأخرى عادةً ما متوسطه 27 يومًا. قسط.
4. قم بالتبديل إلى نموذج قائم على التجنيب
إذا كنت تقوم بالدفع حسب المشروع أو بالساعة ، ففكر في التبديل إلى نموذج قائم على التجنيب ، حيث يدفع العميل نفس المبلغ كل شهر للخدمات المحددة التي تقدمها. هذا سيجعل عملية الدفع أكثر بساطة. كيف؟
إذا علم العميل أنه يدفع نفس المبلغ كل شهر ، فلن يحتاج بالضرورة إلى مراجعة الفاتورة للتأكد من شحن كل شيء بشكل صحيح. بدلاً من ذلك ، يمكنهم ربط حسابهم المصرفي بحساب وكالتك وإعداد الفواتير المتكررة مرة واحدة شهريًا حتى لا يتأخر أي شيء.
لا مزيد من احتساب الساعات أو ملء الفواتير بنفسك. كلما زادت العمليات اليدوية التي تزيلها من عملية الفوترة ، زادت فعاليتها.
5. اكتب شروط الدفع في العقد ، بما في ذلك الرسوم المتأخرة
يضمن إعداد الشروط من البداية أن يعرف عميلك ما يدخل إليه في بداية علاقتك. لن تمر المفاجآت في منتصف العمل ، لذا فإن العقد الذي يحدد أشياء مثل جدول الفواتير وعقوبات السداد المتأخر سيحدد التوقعات عندما يحين الوقت لتعويضك عن عملك.
بقدر ما تذهب الرسوم المتأخرة ، لا تخف من فرضها. تذكر أن العميل ليس عميلاً إذا لم يدفع لك. إليك كيفية تقييم DoInbound للعقوبات المتأخرة:
"بالنسبة إلى صافي 21 ، في اليوم 22 ، يتم أخذ ثلاثة بالمائة من الفاتورة وإضافتها إلى الفاتورة. إذا لم يتم دفعها بحلول اليوم 42 ، فإننا نأخذ ثلاثة بالمائة من الفاتورة الأخيرة (الفاتورة الأولى + ثلاثة بالمائة) ونضيفها إلى الفاتورة ".
إذا لم يكن لديك عقود رسمية مكتوبة لأي من عملائك ولا تعرف من أين تبدأ ، يقترح DoInbound مراجعة Docracy أو هذا الكتاب الإلكتروني المجاني من HubSpot بعنوان "تشريح عقد التسويق".
لأنه في حالة حدوث أسوأ سيناريو ، يتعين عليك اتخاذ إجراء قانوني ، فلن يؤدي الاتفاق الشفهي والمصافحة إلى قطعها في محكمة قانونية.
6. اسأل عن المدفوعات مقدما
سيتردد العملاء في الدفع مقابل خدماتك مقدمًا بنسبة 100٪ لأنهم سيرغبون في رؤية مشروع مكتمل قبل أن يفعلوا ذلك. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك محاولة التفاوض على دفعة أولى على الوظيفة.
ضع في اعتبارك تقسيم مشروعك إلى نقاط فحص أو معالم. إذا كنت موظفًا في وكالة كتابة الإعلانات لكتابة 96 منشورًا في مدونة لعلامة تجارية للمجوهرات خلال العام المقبل ، فاطلب الدفع مقابل كل مشاركتين في المدونة مكتملة.
إذا كنت وكالة تسويق محتوى تم التعاقد معها لإنشاء استراتيجية محتوى لنشاط تجاري ، فاطلب نصف مقدمًا ونصف مقدمًا عند الانتهاء. أو إذا لم ينجح ذلك ...
7. لا تسلم العمل حتى تحصل على الدفع
إن الاحتفاظ بعملك مقابل فدية ليس هو أفضل طريق يمكنك اتباعه إذا كنت تحاول بناء علاقة مثمرة بين الوكالة والعميل. ولكن بالنسبة للعملاء الذين فشلوا في الدفع في الوقت المحدد من قبل ، يمكن اعتماد ذلك كاستراتيجية.
أخبر العميل أن العمل جاهز للتسليم. امنحهم معاينة لإثبات ذلك ، ثم قم بتصوير الفاتورة. إذا كانوا بحاجة فعلاً إلى العمل الذي قمت به ، فسيكونون متأكدين من دفع الفاتورة في الوقت المحدد. بهذه الطريقة ، فإن الدفع لك يعود بالفائدة عليهم .
8. التزم بجدول السداد
إذا كنت تتوقع الحصول على مدفوعاتك بانتظام ، فأنت بحاجة إلى إصدار فاتورة لعملائك بانتظام. هذا يعني أنك لا تقوم بالفوترة وفقًا لجدول زمني مدته 60 يومًا أولاً. ثم قم بالتبديل إلى جدول مدته 30 يومًا لفترة الفاتورة التالية. أنت تحتفظ بنفس التقويم المتسق.
الدورات 60 و 30 و 21 يومًا شائعة في عالم الوكالة ، وهي تعتبر "صافي 60" و "صافي 30" و "صافي 21" على التوالي. ولكن قبل أن تبدأ في إسقاط هذه الكلمات بشكل عرضي في اتصالات العميل ، ضع في اعتبارك أن البحث من Freshbooks يظهر أن استخدام عبارة "دفعتك مستحقة في 21 يومًا" يتم تلقيها وفهمها بشكل أفضل من قِبل العملاء من "صافي 21 ، فائدة 1.5٪ مستحقة شهريًا بعد ذلك" . "
"يبدو أن استخدام المصطلحات الدقيقة مثل" 21 يومًا "يركز عقل العميل على إطار زمني محدد ،" وستحصل في الواقع على أموال أسرع من طلب الدفع الفوري ".
9. بيل في كثير من الأحيان
لا تنتظر حتى يتراكم جبل من الديون قبل أن تطلب من عميلك السداد. قد يكون من الصعب عليهم سداد فاتورة ضخمة ، مما يقلل من احتمالية حصولك على أموالك في الوقت المحدد.
إذا كنت بحاجة إلى إصدار فاتورة كل أسبوعين بدلاً من كل 21 أو 30 يومًا ، فناقش ذلك مع عميلك ، وقم بتأطيره بطريقة تؤكد على الفائدة التي تعود عليه. "أريد أن أجعل المدفوعات في متناولك قدر الإمكان" ستحصل على رد فعل أفضل بكثير من "أريد أن أحصل على أموال في الوقت المحدد".
10. تقديم خطة سداد
سيتجنب بعض العملاء مكالماتك الهاتفية ويرفضون تعويضك عن عملك. بينما يريد الآخرون أن يدفعوا لك بصدق ، لكنهم لن يتمكنوا من ذلك. بالنسبة لهم ، يمكن أن يتسبب الخطأ في الميزانية أو النفقات غير المتوقعة في نقص الأموال.
إنهم بحاجة إلى إبقاء الأضواء مضاءة ، وتعويض موظفيهم قبل أن يساهموا في تمويل وكالتك. إذا تأخروا في فاتورة واحدة وهم يكافحون لمواكبة المدفوعات ، ففكر في تقديم خطة دفع.
أضف نسبة صغيرة من فاتورته المتأخرة إلى الفاتورة اللاحقة. إذا كانوا لا يزالون يواجهون مشكلة في الدفع ، فحاول العمل معهم باستخدام النصيحة أعلاه. بيل في كثير من الأحيان. ابحث عن جدول يناسبهم بشكل أفضل حتى لا يشعروا أنهم يكافحون لتغطية نفقاتهم.
هل استأجرت وكالة لتلبية احتياجات ما بعد النقر حتى الآن؟ اشترك في عرض Instapage Enterprise اليوم واكتشف كيف يمكنك تحويل نقرات الإعلانات إلى تحويلات وإنشاء صفحات مخصصة سريعة التحميل لما بعد النقر لكل عرض.