4 rzeczy, których potrzebuje każde narzędzie do zarządzania zadaniami

Projekty to proces, którego początek i koniec dostarczają produkt lub usługę, ale który pomija podstawowy element składowy każdego projektu — zadania. Realizacja dużych projektów wymaga po drodze wybijania małych zadań. Ale jest tak wiele zadań. Często w wielu projektach, za które odpowiada kilka różnych zespołów. Pomysł zarządzania wszystkimi tymi zadaniami i nieprzewidywalnymi zmiennymi może wydawać się beznadziejny. Nie poddawaj się! Zbawienie przychodzi w postaci narzędzia do zarządzania zadaniami.

Ale nie wszystkie narzędzia do zarządzania zadaniami są sobie równe. Szukaj narzędzia, które jest dynamiczne i ma funkcje do obsługi zadań w jednym lub wielu projektach, dla jednego zespołu lub kilku. Każde narzędzie do zarządzania zadaniami na swoją wagę będzie miało cztery kluczowe funkcje. Jeśli nie, szukaj dalej. Ale jeśli tak, przygotuj się na to, że twoje życie stanie się znacznie łatwiejsze.

1. Musi wyjść poza listę rzeczy do zrobienia

Listy rzeczy do zrobienia są podstawą zarządzania zadaniami. Zadania muszą zostać wykonane, a lista rzeczy do zrobienia jest najbardziej podstawowym narzędziem do zarządzania tym, jak to się dzieje. Ale to wprawdzie proste i podstawowe. Listy rzeczy do zrobienia mogą być tak stare jak malowidła naskalne, wydrapane na skałach: jedz, śpij, nie umieraj.

Dni prostej listy rzeczy do zrobienia są martwe. Zarządzanie projektami wyewoluowało z tego prostego narzędzia. Kiedy masz listę zadań, która jest częścią oprogramowania do zarządzania zadaniami online, nagle nie jesteś już w epoce kamienia łupanego.

Zadania są częścią czegoś większego

Zadania nie są wyspami, są częścią większego środowiska projektowego. Dzięki ProjectManager, oprogramowaniu do zarządzania projektami w chmurze, zadania są wplecione w projekt, dzięki czemu praca staje się bardziej wydajna.

Na przykład zadania mają terminy. W ProjectManager terminy te generują automatyczne powiadomienia dla członków zespołu, aby utrzymać ich na bieżąco. Są również wysyłane do kierowników projektów, dzięki czemu mogą obserwować postęp prac w czasie rzeczywistym. Można również ustawić priorytety, aby usprawnić przepływ pracy. W razie potrzeby niektóre zadania można zignorować. Zwłaszcza jeśli zostali przydzieleni do innego członka zespołu i mają nadzór kierownika projektu.

2. Twoje narzędzie do zarządzania zadaniami wymaga alertów e-mail

Alerty e-mail to jedna z głównych różnic między listą rzeczy do zrobienia a narzędziem do zarządzania zadaniami online.

Jaka jest pięta achillesowa każdego projektu? Zaległe zadania. Mogą błyskawicznie wysłać projekt na spiralę: opóźniając harmonogramy, blokując zasoby i nadwyrężając budżety. To nie rzadkość. Wszyscy kierownicy projektów zajmowali się tymi kwestiami w przeszłości. Nie oznacza to jednak, że muszą stać się normą.

Powiązane: 5 blokerów produktywności zespołu i jak je przezwyciężyć

Aby umieścić to w kontekście, który wszyscy rozumiemy, niewielu jest w stanie obudzić się i zabrać się do pracy na czas bez używania budzika. Możemy nacisnąć przycisk drzemki, ale to już na nas. Alarm ma przypominać nam o ruchu i rozpoczęciu dnia. Ale nie traktuj powiadomień e-mail jako dokuczliwych przypomnień. Są kolejnym narzędziem, dzięki któremu kierownicy projektów i zespoły mają świadomość całościowego obrazu, nie tracąc przy tym kontaktu z zadaniami krótkoterminowymi, za które są odpowiedzialni.

Aktualizacje w czasie rzeczywistym dla lepszego zarządzania zadaniami

ProjectManager pozwala na ustawienie alertów dla zaległych zadań lub alertu, aby powiadomić cię, jeśli członek zespołu skomentuje zadanie lub zaktualizuje jego status. W ten sposób, jeśli pojawi się problem, będziesz wiedział, zanim stanie się problemem.

Automatyzacja zadań jest łatwa do utrzymania projektu zgodnie z harmonogramem dzięki powiadomieniom. Również komunikacja może odbywać się na poziomie zadań. Członkowie zespołu mogą zostać powiadomieni e-mailem o dodaniu komentarza. Dołączanie do zadania plików, takich jak obrazy lub dokumenty, ułatwia współpracę.

Powiązane: Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami w 2020 roku

3. Zarządzanie zadaniami Kanban

Kanban to wizualny proces przepływu pracy, który zarządza zadaniami za pomocą tablicy z kolumnami z nagłówkami, takimi jak zrobić, zrobić i zrobić. Pod każdą z tych kolumn znajdują się karty. Każda karta to jedno zadanie. Możesz zobaczyć, jak pomaga to zorganizować pracę i utrzymuje wszystkich na tej samej stronie. Zwłaszcza jeśli wszyscy współpracują przy użyciu narzędzia do zarządzania zadaniami online, takiego jak ProjectManager.

Jeśli twoja metoda zarządzania zadaniami nie zawiera funkcji Kanban, cóż, nie każ nam ponownie używać tej starej analogii jaskiniowca. Kanban świetnie nadaje się do wieloaspektowych projektów, w których współpraca będzie stała.

Tablice Kanban dla pracowników wizualnych

To także fantastyczne narzędzie dla wizualnego ucznia. Według Howarda Gardnera istnieje wiele różnych rodzajów inteligencji. Niektórzy ludzie uczą się lepiej poprzez tradycję ustną, inni muszą czytać tekst, aby zrozumieć. Są też wizualni uczniowie, dla których kanban jest darem niebios. Z pewnością bardziej prawdopodobne jest, że kreacje Twojego zespołu zareagują na to narzędzie. Szczęśliwe zespoły to zespoły produktywne.

ProjectManager posiada tablice kanban, ale to tylko jeden z wielu widoków dla Twoich zadań. Dostępne są listy zadań, wykresy Gantta, a nawet widok kalendarza. Użytkownicy mogą przełączać się między widokami, wybierać ten, który najbardziej im się podoba, lub przełączać się między tymi, które są w danym momencie najbardziej przydatne.

4. Zmień tę listę zadań w projekt

Zadania często są od siebie zależne, aby posuwać się naprzód. Zawsze są częścią większego projektu, co oznacza, że ​​są adresowane na wszystkich etapach projektu. Planowanie projektu jest zakorzenione w zadaniach zebranych w strukturze podziału pracy (WBS), ponieważ odnoszą się one do elementów dostarczanych projektu.

Dlatego czy nie byłoby idealnie, gdyby narzędzie do zarządzania zadaniami było częścią zestawu funkcji oprogramowania, które pomogłyby kontrolować każdy aspekt projektu? ProjectManager może wziąć listę zadań i przekształcić ją w projekt, wraz ze wszystkimi narzędziami potrzebnymi do lepszego zarządzania.

Nawet jeśli rozpocząłeś projekt od nieporęcznego i drogiego oprogramowania, takiego jak MS Project, lub twoja lista zadań jest przedstawiona w arkuszu kalkulacyjnym, możesz po prostu zaimportować ten plik Excel lub CSV bezpośrednio do ProjectManagera. Zostaniesz poproszony o wybranie tytułów kolumn i czasu trwania zadania, a następnie Twoja prosta lista rzeczy do zrobienia wypełni nasz internetowy wykres Gantta.

Wykresy Gantta online mogą przekształcić powiązane zadania w projekty

Po lewej stronie ekranu znajduje się arkusz kalkulacyjny, a po prawej oś czasu z zadaniami ułożonymi w kolorowych liniach, począwszy od daty rozpoczęcia i kończąc na ostatecznym terminie. Możesz teraz przydzielać zadania członkom zespołu i konfigurować powiadomienia.

Ale jest o wiele więcej. Łączenie zadań w celu tworzenia zależności pomaga zminimalizować wąskie gardła i zablokowanych członków zespołu, zwiększając wydajność. Ponadto, jeśli terminy muszą się zmienić, wystarczy kliknąć oś czasu dla pojedynczego zadania i upuścić ją w nowej dacie i godzinie. To takie proste. Teraz lista rzeczy do zrobienia to coś więcej niż nawet dynamiczna lista zadań, to podstawowa część większego projektu.

Zadania to krew krążąca w projekcie. Im lepiej zarządzasz zadaniami, tym zdrowszy projekt i tym większe prawdopodobieństwo pomyślnego zakończenia. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z narzędziami do zarządzania zadaniami online, które zapewniają największą kontrolę nad zadaniami, zespołami i przepływem pracy. Zobacz, jak nasze internetowe wykresy Gantta i tablice kanban mogą pomóc w lepszym zarządzaniu zadaniami, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.