Między różnymi cyfrowymi kanałami komunikacji wykorzystywanymi w nowoczesnym miejscu pracy a rosnącą liczbą pracowników pracujących zdalnie, komunikacja interpersonalna jest ważniejsza niż kiedykolwiek.

A zapotrzebowanie na najwyższej klasy umiejętności komunikacji interpersonalnej będzie tylko rosło.

W rzeczywistości miejsca pracy, które wymagają skutecznej komunikacji i wysokiego poziomu interakcji społecznych, wzrosły o 12 punktów procentowych w ciągu ostatnich 30 lat.

Według badań Harvarda w tym samym okresie popyt na mniej socjalne prace spadł o 3,3 punktu procentowego.

Dziś firmy nie mogą sobie pozwolić na niezatrudnienie skutecznych komunikatorów, a poszczególni pracownicy muszą doskonalić swoje umiejętności komunikacji interpersonalnej, jeśli chcą odnieść sukces.

Czym jest komunikacja interpersonalna?

Mówiąc prościej, komunikacja interpersonalna to wymiana informacji między ludźmi. Informacje mogą obejmować myśli, pomysły, uczucia i nie tylko.

Ta komunikacja odbywa się zarówno werbalnie — za pomocą słów — jak i niewerbalnie, obejmując mimikę, gesty, język ciała i ton głosu.

W miejscu pracy komunikacja interpersonalna odbywa się w różnych formach: na spotkaniach zespołowych, podczas rozmów z klientami, w notatkach i e-mailach, podczas przeglądów wyników, podczas przekazywania opinii pracownikom, a nawet od niechcenia podczas lunchu lub podczas pogawędek.

Nasze indywidualne umiejętności komunikacji interpersonalnej rozwijały się, odkąd zaczęliśmy komunikować się jako dzieci, a umiejętności te różnią się w zależności od osoby. Możemy jednak podjąć kroki, aby poprawić naszą zdolność komunikowania się, a w dalszej części artykułu omówimy różne techniki, aby to zrobić.

Rodzaje komunikacji interpersonalnej

Istnieją cztery rodzaje komunikacji interpersonalnej — ustna, werbalna, niewerbalna i słuchanie — a opanowanie każdego z nich jest kluczem do sukcesu we współczesnym miejscu pracy.

1. Komunikacja ustna

Odnosi się to do dowolnej formy komunikacji głosowej, takiej jak wystąpienia publiczne, rozmowy telefoniczne, podcasty lub zabieranie głosu podczas zebrania personelu.

Obejmuje dobór słów, ton i wysokość głosu, szybkość mówienia, a nawet użycie – lub jego brak – słów wypełniających, takich jak „uh, „um” i „lubię”.

Badania pokazują, że nasza umiejętność komunikowania się ustnie jest nawet ważniejsza, aby pomóc nam znaleźć pracę, niż nam się wydaje.

Badanie z 2015 r. opublikowane w Association for Psychological Science wykazało, że kandydaci byli oceniani jako bardziej kompetentni i inteligentni – i bardziej podatni na zatrudnienie – gdy oceniający słyszeli, jak kandydaci prezentują swoją prezentację, zamiast po prostu czytać ich pisemne oświadczenia.

2. Komunikacja werbalna

Obejmuje to wszystkie rodzaje komunikacji pisemnej, w tym e-maile, raporty, wiadomości Slack, teksty, slajdy prezentacji i inne.

Ale to nie tylko słowa — obejmuje to również różne metody, których używamy do ulepszania komunikacji werbalnej i wyjaśniania naszego znaczenia, takie jak używanie GIF-ów i emotikonów.

W dzisiejszych czasach coraz bardziej zdalna siła robocza sprawia, że ​​posiadanie przez pracowników silnych umiejętności komunikacji werbalnej jest ważniejsze niż kiedykolwiek.

Umiejętność jasnego pisania może nawet pomóc nam łatwiej znaleźć pracę i szybciej awansować. W rzeczywistości badanie Grammarly, w którym przeanalizowano 100 profili LinkedIn, wykazało, że profesjonaliści z mniejszą liczbą błędów gramatycznych zajmowali wyższe pozycje i mieli większe szanse na awans.

3. Komunikacja niewerbalna

To jest każdy rodzaj komunikacji, który nie zawiera słów. Obejmuje wszystko, od mowy ciała i gestów dłoni po kontakt wzrokowy, a nawet to, co masz na sobie i to, co jest widoczne w tle rozmowy Zoom.

Aby zrozumieć, jak ważna jest komunikacja niewerbalna, zastanów się, jak łatwo możesz zmienić znaczenie wiadomości, używając cytatów lotniczych lub nawet po prostu mówiąc „Miłego dnia!” w przyjazny sposób kontra z sarkastycznym tonem.

Komunikowanie się z komponentem wizualnym, takim jak rozmowa wideo, to świetny sposób na zapewnienie, że niewerbalne wskazówki komunikacyjne nie zostaną utracone podczas transmisji.

4. Słuchanie

Słuchanie jest kluczową częścią komunikacji, która nie obejmuje tylko słuchania tego, co ktoś mówi, ale także aktywnego rozumienia tego, co mówi.

Często słyszysz, jak ludzie podkreślają wagę „aktywnego słuchania” lub pokazywania rozmówcy, że skupiają na sobie twoją uwagę i że jesteś zainteresowany tym, co mają do powiedzenia.

Aspekty aktywnego słuchania obejmują nawiązywanie kontaktu wzrokowego, kiwanie głową, robienie notatek i mówienie takich rzeczy jak „mm-hmm”, aby wskazać zrozumienie.

Dlaczego komunikacja interpersonalna jest ważna?

Bez wątpienia rozumiesz konieczność dobrego komunikowania się i przekazywania informacji od jednej strony do drugiej.

Ale komunikacja interpersonalna w miejscu pracy to coś więcej niż tylko skuteczne przekazywanie wiadomości.

Osoby o silnych umiejętnościach komunikacji interpersonalnej

• mieć wyższą inteligencję emocjonalną
• łatwo nawiązywać połączenia
• utrzymywać relacje
• zrozumieć, jak motywować ludzi
• umieć „czytać pokój”
• tworzyć skutecznych liderów

Innymi słowy, opanowanie tych umiejętności sprawi, że będziesz bardziej lubiany – i łatwiejszy do zatrudnienia.

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez Harris Interactive/Wall Street Journal, na pierwszym miejscu listy najważniejszych dla rekruterów są umiejętności komunikacyjne i interpersonalne. W ankiecie przeprowadzonej wśród prawie 1000 pracodawców, raport z badania Corporate Recruiters 2017 wykazał, że umiejętności słuchania i komunikacji ustnej są najbardziej poszukiwanymi wśród potencjalnych pracowników.

Miejsca pracy, które zatrudniają osoby o doskonałych umiejętnościach komunikacji interpersonalnej i pracują nad rozwijaniem tych umiejętności u swoich pracowników, również czerpią liczne korzyści, w tym:

• Są bardziej produktywni.
• Mają wyższe morale.
• Doświadczają mniej konfliktów między pracownikami.
• Mają większe zaangażowanie pracowników.
• Mają mniejszą rotację pracowników.

Oczywiście umiejętności komunikacji interpersonalnej mają dalekosiężne skutki w całej organizacji, więc przyjrzyjmy się kilku potężnym sposobom, w jakie możesz ulepszyć własne.

Bariery w skutecznej komunikacji interpersonalnej

Zanim zagłębimy się w to, jak poprawić umiejętności komunikacyjne, przyjrzyjmy się najpierw, jakie bariery interpersonalne w komunikacji mogą być szkodliwe dla relacji w miejscu pracy i organizacji jako całości.

Fizyczne bariery

Dostępność może tworzyć bariery w komunikacji interpersonalnej. Może to być szczególnie trudne dla pracowników zdalnych, którzy nie znajdują się w tym samym biurze i nie mogą spotkać się osobiście.

Ale bariery fizyczne obejmują również problemy z połączeniem, zakłócające środowiska, zakłócenia akustyczne, warunki pogodowe i inne.

Bariery językowe

Kiedy mówimy różnymi językami, komunikacja jest, co zrozumiałe, większym wyzwaniem.

Ale nawet jeśli obie strony mówią tym samym językiem, mogą mieć różne poziomy mistrzostwa lub mogą mówić różnymi dialektami.

Bariery emocjonalne

Te interpersonalne bariery komunikacji dotyczą sposobu, w jaki przetwarzamy informacje oraz wrażeń i emocji, które łączymy z komunikacją.

Cała nasza komunikacja — niezależnie od tego, czy jesteśmy nadawcą, czy odbiorcą — jest filtrowana przez nasze osobiste doświadczenia i związane z nimi emocje, co otwiera nas na różnice w zrozumieniu.

Dowiedz się więcej o barierach komunikacyjnych w miejscu pracy i sposobach ich pokonywania.

5 prostych wskazówek, jak poprawić swoje umiejętności komunikacji interpersonalnej

Każdy może skorzystać na nauce lepszego komunikowania się, więc oto łatwe do wdrożenia strategie, które pomogą Ci to zrobić.

1. Rozważ najpierw te pytania:

• Kim są twoi odbiorcy? W różny sposób komunikujemy się z różnymi odbiorcami. Zastanów się, jak zwróciłbyś się do swojego przełożonego i stażysty, nowozatrudnionego do doświadczonego pracownika lub native speakera do kogoś, kto nie mówi zbyt dobrze w tym języku.
• Jaki jest Twój cel? Informujesz, przekonujesz, o coś prosisz itp.?
• Co chcesz, aby zrobił odbiorca wiadomości? Zastanów się, jakie działanie ma podjąć odbiorca w wyniku Twojej komunikacji
• Jaki jest najlepszy sposób, aby to osiągnąć? Powinieneś wysłać e-mail czy wiadomość na Slacku? Złożyć wniosek mimochodem lub zorganizować formalną dyskusję?

2. Przypomnij kluczowe punkty.

Na zakończenie rozmowy, prezentacji lub długiej wiadomości e-mail podaj krótkie podsumowanie tego, o czym rozmawiałeś. Możesz również uwzględnić punkty akcji, które szczegółowo opisują to, czego potrzebujesz od odbiorcy.

3. Sprawdź zrozumienie.

Jaki jest najłatwiejszy sposób na zapewnienie skutecznego odbioru komunikacji? Pytanie. Może to być tak proste, jak pytanie: „Czy to ma sens?” lub poproszenie odbiorcy o podsumowanie tego, co omówiłeś.

4. Podziękuj.

Słuchanie jest podstawowym elementem komunikacji, więc pokaż, że słuchasz lub że wiadomość została odebrana. Możesz to zrobić, kiwając głową, zadając kolejne pytanie, a nawet „klikając” lub używając emoji, jeśli komunikujesz się online.

5. Poproś o informację zwrotną.

Najlepszym sposobem na ciągłe doskonalenie umiejętności komunikacji interpersonalnej jest proszenie ludzi o regularne dzielenie się z Tobą opiniami.

Wskazówki dotyczące komunikacji interpersonalnej dla pracowników zdalnych

Opisane powyżej wskazówki można wykorzystać do poprawy umiejętności komunikacji interpersonalnej bez względu na sytuację w pracy. Jednak komunikacja interpersonalna może być szczególnie trudna dla pracowników, którzy pracują zdalnie i nie mają czasu na kontakt z kolegami z zespołu.

Przyjrzyjmy się konkretnym sposobom, w jakie pracownicy zdalni mogą doskonalić swoje umiejętności komunikacji interpersonalnej.

1. Poznaj preferencje komunikacyjne.

Wszyscy mamy swój ulubiony sposób robienia rzeczy. Na przykład, możesz preferować zachowanie całej komunikacji w Slack, Twój kolega może preferować rozmowę przez telefon.

A niektóre formy komunikacji po prostu lepiej pasują do pewnych sytuacji. Na przykład ocena wydajności lepiej nadaje się do rozmowy twarzą w twarz, nawet jeśli odbywa się to przez Zoom, ponieważ pozwala obu stronom łatwiej wychwycić sygnały niewerbalne.

Weź pod uwagę zarówno aktualną sytuację, jak i preferencje kolegów z drużyny, określając najlepszy sposób komunikacji, aby zapewnić, że rozmowy będą owocne dla was obojga.

2. Prowadź rozmowy werbalne.

Nawet jeśli zarówno Ty, jak i Twoi współpracownicy wolicie wysyłać do siebie e-maile lub czatować przez Slack, nadal ważne jest, aby angażować się w regularne rozmowy werbalne.

Tak duża część komunikacji międzyludzkiej odbywa się poza słowami, których używamy, dlatego poświęcenie czasu na rozmowę przez telefon lub rozmowę twarzą w twarz przez Google Meet jest ważne, aby linia komunikacji była otwarta.

3. Określ środki komunikacji.

Preferencje są ważne do rozważenia podczas komunikacji, ale może być korzystne ustalenie polityki firmy również w odniesieniu do niektórych rodzajów komunikacji.

Organizacja może wymagać, aby informacje zwrotne od pracowników były przekazywane indywidualnie i twarzą w twarz, na przykład za pośrednictwem Zoom. Jednak codzienna komunikacja, która ma wpływ na całe zespoły lub organizację jako całość, może być przechowywana w Slack, aby zapewnić przejrzystość i zapobiec tworzeniu się silosów komunikacyjnych.

4. Uważaj na różnice czasowe.

Zespoły zdalne często nie działają tylko w różnych lokalizacjach — pracują również w różnych strefach czasowych.

Pamiętaj o tych różnicach, wysyłając wiadomości do współpracowników i planując czas na czat.

Potrzebujesz pomocy, aby śledzić rozproszony zespół? Nie brakuje aplikacji i integracji ze Slackiem, dzięki czemu jest to proste.

5. Zaplanuj wirtualne „czaty na temat wody”

Bez wątpienia znaczna część Twojego dnia pracy zdalnej jest poświęcona komunikacji w pracy. Ale ważne jest, aby angażować się również w nieformalne rozmowy z kolegami z zespołu, aby nawiązać bliższe relacje i pomóc wam zarówno komunikować się, jak i efektywniej współpracować.

Na przykład w EverySocial organizujemy comiesięczne spotkania o nazwie Nosh, podczas których grupy pracowników spotykają się wirtualnie na lunch.

Innym łatwym sposobem na uzyskanie czatu w rozproszonym zespole jest użycie aplikacji Donut dla Slacka, która regularnie łączy członków drużyny w celu pogawędki.

Sprawdź inne sposoby angażowania pracowników zdalnych.

Narzędzie potrzebne do usprawnienia komunikacji interpersonalnej w miejscu pracy

Obecnie dostępnych jest niezliczona ilość narzędzi komunikacyjnych, ale tylko narzędzie wspierające pracowników, takie jak EverySocial, tworzy prawdziwą społeczność w miejscu pracy.

Nasza unikalna platforma łączy pracowników na wszystkich poziomach organizacji, pozwala im współpracować z innymi, umożliwia tworzenie treści i zapewnia aktualność wszystkich, od stażystów po C-Suite.

Zobacz, jak EverythingSocial robi wszystko, od usprawnienia komunikacji wewnętrznej po inspirowanie pracowników do publikowania informacji o firmie.

Zarezerwuj demo, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Ci osiągnąć wszystkie Twoje cele komunikacyjne.