ระหว่างช่องทางการสื่อสารดิจิทัลต่างๆ ที่ใช้ในสถานที่ทำงานสมัยใหม่กับจำนวนพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่เพิ่มมากขึ้น การสื่อสารระหว่างบุคคลมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

และความต้องการทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลระดับบนจะเพิ่มขึ้นเท่านั้น

อันที่จริง งานที่ต้องการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและปฏิสัมพันธ์ทางสังคมในระดับสูงได้เพิ่มขึ้น 12 จุดในช่วง 30 ปีที่ผ่านมา

การวิจัยของฮาร์วาร์ดระบุว่าความต้องการงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับสังคมลดลง 3.3 จุดในช่วงเวลาเดียวกัน

ทุกวันนี้ บริษัทต่างๆ ไม่สามารถจ้างนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพได้ และพนักงานแต่ละคนต้องพัฒนาทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลของตนเองหากต้องการประสบความสำเร็จ

การสื่อสารระหว่างบุคคลคืออะไร?

พูดง่ายๆ ก็คือ การสื่อสารระหว่างบุคคลคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคคล ข้อมูลอาจรวมถึงความคิด ความคิด ความรู้สึก และอื่นๆ

การสื่อสารนี้เกิดขึ้นทั้งทางวาจา — ด้วยคำพูด — และไม่ใช่ด้วยวาจา ซึ่งครอบคลุมการแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง ภาษากาย และน้ำเสียง

ในที่ทำงาน การสื่อสารระหว่างบุคคลเกิดขึ้นในหลากหลายรูปแบบ: ในการประชุมทีม การโทรกับลูกค้า ในบันทึกและอีเมล ระหว่างการตรวจสอบประสิทธิภาพ ขณะให้ข้อเสนอแนะของพนักงาน และแม้กระทั่งระหว่างรับประทานอาหารกลางวันหรือระหว่างการสนทนาโดยใช้เครื่องทำความเย็นด้วยน้ำ

ทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลของเราได้รับการพัฒนาตั้งแต่เราเริ่มสื่อสารกันตั้งแต่ยังเป็นเด็ก และทักษะเหล่านี้แตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล อย่างไรก็ตาม เราสามารถทำตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อปรับปรุงความสามารถในการสื่อสาร และเราจะสำรวจเทคนิคต่างๆ เพื่อทำสิ่งนี้ในบทความต่อไป

ประเภทของการสื่อสารระหว่างบุคคล

การสื่อสารระหว่างบุคคลมีสี่ประเภท - วาจา วาจา อวัจนภาษา และการฟัง - และการเรียนรู้สิ่งเหล่านี้เป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในที่ทำงานสมัยใหม่

1. การสื่อสารด้วยวาจา

หมายถึงการสื่อสารด้วยคำพูดทุกรูปแบบ เช่น การพูดในที่สาธารณะ การโทรศัพท์ พอดแคสต์ หรือการพูดในระหว่างการประชุมเจ้าหน้าที่

มันเกี่ยวข้องกับการเลือกคำ น้ำเสียงและระดับเสียง ความเร็วในการพูด และแม้กระทั่งการใช้คำเติม เช่น “เอ่อ “อืม” และ “ชอบ”

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าความสามารถของเราในการสื่อสารด้วยวาจามีความสำคัญมากกว่าในการช่วยให้เราได้งานทำมากกว่าที่เราคิด

ผลการศึกษาในปี 2015 ที่ตีพิมพ์ใน Association for Psychological Science พบว่าผู้สมัครได้รับการจัดอันดับว่ามีความสามารถและฉลาดกว่า และได้รับการจัดอันดับว่าเป็นผู้จ้างงานได้มากขึ้น เมื่อผู้ประเมินได้ยินผู้สมัครเสนอสำนวนการขายแทนที่จะอ่านข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพียงอย่างเดียว

2. การสื่อสารด้วยวาจา

ซึ่งครอบคลุมการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรทุกประเภท รวมถึงอีเมล รายงาน ข้อความหย่อน ข้อความ สไลด์การนำเสนอ และอื่นๆ

แต่มันไม่ใช่แค่คำพูดเพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงวิธีการต่างๆ ที่เราใช้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารด้วยวาจาและทำให้ความหมายของเราชัดเจน เช่น การใช้ GIF และอิโมจิ

ด้วยจำนวนพนักงานที่อยู่ห่างไกลกันมากขึ้นในปัจจุบัน การที่พนักงานมีทักษะในการสื่อสารด้วยวาจาที่แข็งแกร่งจึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

ความสามารถในการเขียนอย่างชัดเจนสามารถช่วยให้เราได้งานง่ายขึ้นและได้รับการเลื่อนตำแหน่งเร็วขึ้น อันที่จริงแล้ว การศึกษาทางไวยากรณ์ที่วิเคราะห์โปรไฟล์ LinkedIn 100 โปรไฟล์พบว่าผู้เชี่ยวชาญที่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์น้อยกว่าได้รับตำแหน่งที่สูงขึ้นและมีแนวโน้มที่จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งมากขึ้น

3. การสื่อสารอวัจนภาษา

นี่คือการสื่อสารประเภทใดก็ได้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับคำพูด มันครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่ภาษากายและท่าทางของมือไปจนถึงการสบตาและแม้กระทั่งสิ่งที่คุณสวมใส่และสิ่งที่มองเห็นได้ในพื้นหลังของการโทร Zoom

เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญของการสื่อสารอวัจนภาษา ให้พิจารณาว่าคุณสามารถเปลี่ยนความหมายของข้อความได้ง่ายเพียงใดโดยใช้คำพูดทางอากาศหรือเพียงแค่พูดว่า "ขอให้เป็นวันที่ดี!" ด้วยวิธีที่เป็นมิตรกับน้ำเสียงประชดประชัน

การสื่อสารด้วยองค์ประกอบภาพ เช่น ในแฮงเอาท์วิดีโอ เป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าสัญญาณการสื่อสารแบบอวัจนภาษาจะไม่สูญหายไประหว่างการส่งสัญญาณ

4. การฟัง

การฟังเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารที่ไม่เพียงแค่ได้ยินสิ่งที่ใครบางคนพูด แต่ยังเข้าใจอย่างกระตือรือร้นในสิ่งที่พวกเขาพูดด้วย

คุณมักจะได้ยินผู้คนพูดถึงความสำคัญของ “การฟังอย่างกระตือรือร้น” หรือแสดงให้ผู้พูดเห็นว่าพวกเขาสนใจคุณ และคุณก็สนใจในสิ่งที่พวกเขาพูด

แง่มุมของการฟังอย่างกระตือรือร้นคือการสบตา พยักหน้า จดบันทึก และพูดเช่น "อืม-อืม" เพื่อบ่งบอกถึงความเข้าใจ

ทำไมการสื่อสารระหว่างบุคคลจึงมีความสำคัญ?

คุณไม่ต้องสงสัยเลยว่าเข้าใจความจำเป็นในการสื่อสารที่ดีและส่งต่อข้อมูลจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง

แต่มีการสื่อสารระหว่างบุคคลในที่ทำงานมากกว่าการส่งข้อความอย่างมีประสิทธิภาพ

คนที่มีทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลที่แข็งแกร่ง

• มีความฉลาดทางอารมณ์ที่สูงขึ้น
• ทำให้การเชื่อมต่อได้อย่างง่ายดาย
• รักษาความสัมพันธ์
• เข้าใจวิธีจูงใจคน
• รู้วิธี “อ่านหนังสือ”
• สร้างผู้นำที่มีประสิทธิภาพ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง การเรียนรู้ทักษะเหล่านี้จะทำให้คุณเป็นที่ชื่นชอบและได้รับการว่าจ้างมากขึ้น

อันที่จริง ทักษะการสื่อสารและมนุษยสัมพันธ์ยังคงอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้จัดหางาน ตามแบบสำรวจของโรงเรียนธุรกิจ Harris Interactive/Wall Street Journal ในการสำรวจนายจ้างเกือบ 1,000 ราย รายงานการสำรวจบริษัทจัดหางานประจำปี พ.ศ. 2560 สรุปว่าทักษะการฟังและการสื่อสารด้วยวาจาเป็นทักษะที่เป็นที่ต้องการตัวมากที่สุดในผู้ที่มีโอกาสได้รับการว่าจ้าง

สถานที่ทำงานที่จ้างผู้ที่มีความสามารถในการสื่อสารระหว่างบุคคลที่ยอดเยี่ยมและทำงานเพื่อฝึกฝนทักษะเหล่านี้ให้กับพนักงานของพวกเขาก็จะเก็บเกี่ยวผลประโยชน์มากมาย รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น
• พวกเขามีขวัญกำลังใจที่สูงขึ้น
• พวกเขาประสบปัญหาความขัดแย้งน้อยลงในหมู่คนงาน
• พวกเขามีส่วนร่วมกับพนักงานที่สูงขึ้น
• พวกเขามีพนักงานปั่นป่วนน้อยลง

เห็นได้ชัดว่าทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลมีผลในวงกว้างทั่วทั้งองค์กร ลองมาดูวิธีที่มีประสิทธิภาพบางอย่างที่คุณสามารถปรับปรุงทักษะของคุณเองได้

อุปสรรคต่อการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ

ก่อนที่เราจะลงลึกถึงวิธีพัฒนาทักษะการสื่อสาร ก่อนอื่นเรามาดูว่าอุปสรรคด้านการสื่อสารระหว่างบุคคลใดบ้างที่อาจเป็นอันตรายต่อความสัมพันธ์ในที่ทำงานและองค์กรโดยรวม

อุปสรรคทางกายภาพ

ความสามารถในการเข้าถึงสามารถสร้างอุปสรรคในการสื่อสารระหว่างบุคคล สิ่งเหล่านี้อาจเป็นสิ่งที่ท้าทายเป็นพิเศษสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกลที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงานเดียวกันและไม่สามารถพบปะกันต่อหน้าได้

แต่อุปสรรคทางกายภาพยังรวมถึงปัญหาการเชื่อมต่อ สภาพแวดล้อมที่รบกวน การรบกวนทางเสียง สภาพอากาศ และอื่นๆ

อุปสรรคทางภาษา

เมื่อเราพูดภาษาต่างๆ กัน การสื่อสารมีความท้าทายมากขึ้น

แต่แม้ว่าทั้งสองฝ่ายจะพูดภาษาเดียวกัน พวกเขาอาจมีระดับความเชี่ยวชาญต่างกันหรืออาจพูดภาษาถิ่นต่างๆ

อุปสรรคทางอารมณ์

อุปสรรคในการสื่อสารระหว่างบุคคลเหล่านี้เกี่ยวข้องกับวิธีที่เราประมวลผลข้อมูล ตลอดจนความประทับใจและอารมณ์ที่เราแนบไปกับการสื่อสาร

การสื่อสารทั้งหมดของเรา ไม่ว่าเราจะเป็นผู้ส่งหรือผู้รับ จะถูกกรองผ่านประสบการณ์ส่วนตัวและอารมณ์ที่เชื่อมโยงกับสิ่งเหล่านั้น และสิ่งนี้ทำให้เราเข้าใจถึงความแตกต่าง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับอุปสรรคด้านการสื่อสารในที่ทำงานและวิธีเอาชนะอุปสรรคเหล่านั้น

5 เคล็ดลับง่ายๆ ในการพัฒนาทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลของคุณ

ทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จากการเรียนรู้วิธีการสื่อสารที่ดีขึ้น ดังนั้นนี่คือกลยุทธ์ที่ง่ายต่อการใช้งานเพื่อช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้

1. พิจารณาคำถามเหล่านี้ก่อน:

• ใครคือผู้ชมของคุณ? เราสื่อสารกับผู้ชมที่แตกต่างกัน พิจารณาว่าคุณจะพูดถึงผู้จัดการของคุณกับเด็กฝึกงานอย่างไร พนักงานใหม่กับพนักงานที่ช่ำชอง หรือเจ้าของภาษากับเจ้าของภาษากับคนที่ไม่พูดภาษานั้นด้วย
• เป้าหมายของคุณคืออะไร? คุณกำลังแจ้ง ชักชวน ขอบางอย่าง ฯลฯ หรือไม่?
• คุณต้องการให้ผู้รับข้อความทำอะไร? พิจารณาการกระทำที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการอันเป็นผลมาจากการสื่อสารของคุณ
• วิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุสิ่งนี้คืออะไร? คุณควรส่งอีเมลหรือข้อความ Slack? ร้องขอในการผ่านหรือตั้งค่าการอภิปรายอย่างเป็นทางการ?

2. สรุปประเด็นสำคัญ

เมื่อสิ้นสุดการโทร การนำเสนอ หรืออีเมลที่มีความยาว ให้ให้ข้อมูลสรุปโดยย่อเกี่ยวกับสิ่งที่คุณได้พูดคุย คุณอาจต้องการรวมจุดดำเนินการที่มีรายละเอียดเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการจากผู้รับ

3. ตรวจสอบความเข้าใจ

อะไรคือวิธีที่ง่ายที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณได้รับอย่างมีประสิทธิภาพคืออะไร? ถาม. สิ่งนี้อาจง่ายพอๆ กับการถามว่า “นั่นสมเหตุสมผลไหม” หรือให้ผู้รับสรุปสิ่งที่คุณกล่าวถึง

4. ให้การยอมรับ

การฟังเป็นองค์ประกอบสำคัญของการสื่อสาร ดังนั้นแสดงว่าคุณกำลังฟังหรือได้รับข้อความแล้ว คุณสามารถทำได้โดยการพยักหน้า ถามคำถามต่อเนื่อง หรือแม้กระทั่ง "คลิก" ไลค์หรือใช้อีโมจิหากคุณกำลังสื่อสารออนไลน์

5. ขอความคิดเห็น

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณพัฒนาทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างต่อเนื่องคือการขอให้ผู้คนแบ่งปันความคิดเห็นกับคุณเป็นประจำ

เคล็ดลับการสื่อสารระหว่างบุคคลสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

คุณสามารถใช้เคล็ดลับที่อธิบายข้างต้นเพื่อพัฒนาทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลได้ ไม่ว่าสถานการณ์ในการทำงานของคุณจะเป็นอย่างไร อย่างไรก็ตาม การสื่อสารระหว่างบุคคลอาจเป็นสิ่งที่ท้าทายเป็นพิเศษสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลและไม่ค่อยมีเวลาพบปะสังสรรค์กับเพื่อนร่วมทีมเลย

มาดูวิธีการเฉพาะที่ผู้ปฏิบัติงานระยะไกลสามารถพัฒนาทักษะการสื่อสารระหว่างบุคคลของตนได้

1. เรียนรู้การตั้งค่าการสื่อสาร

เราทุกคนต่างก็มีวิธีที่เราชอบในการทำสิ่งต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเก็บการสื่อสารทั้งหมดไว้ใน Slack เพื่อนร่วมงานของคุณอาจต้องการคุยโทรศัพท์

และการสื่อสารบางรูปแบบก็เหมาะกับบางสถานการณ์มากกว่า ตัวอย่างเช่น การประเมินประสิทธิภาพ เหมาะสมกว่าสำหรับการพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน แม้ว่าจะผ่านการซูมก็ตาม เพราะจะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจความหมายที่ไม่ใช่คำพูดได้ง่ายขึ้น

พิจารณาทั้งสถานการณ์ที่อยู่ในมือและความชอบของเพื่อนร่วมทีมของคุณในการพิจารณาวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารเพื่อให้แน่ใจว่าการพูดคุยของคุณจะประสบความสำเร็จสำหรับคุณทั้งคู่

2. สนทนาด้วยวาจา

แม้ว่าทั้งคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณต้องการส่งอีเมลถึงกันหรือแชทผ่าน Slack ก็ตาม การสนทนาด้วยวาจาเป็นประจำยังคงเป็นสิ่งสำคัญ

การสื่อสารระหว่างบุคคลจำนวนมากเกิดขึ้นนอกเหนือคำที่เราใช้ ดังนั้นการใช้เวลาในการสนทนาทางโทรศัพท์หรือพูดคุยแบบเห็นหน้ากันผ่าน Google Meet เป็นสิ่งสำคัญในการเปิดช่องทางการสื่อสารไว้

3. กำหนดวิธีการสื่อสาร

การตั้งค่ามีความสำคัญที่จะต้องพิจารณาเมื่อทำการสื่อสาร แต่การกำหนดนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการสื่อสารบางอย่างก็อาจเป็นประโยชน์เช่นกัน

องค์กรอาจต้องการให้ความคิดเห็นของพนักงานเป็นแบบตัวต่อตัวและแบบเห็นหน้ากันผ่าน Zoom เป็นต้น อย่างไรก็ตาม การสื่อสารแบบวันต่อวันที่ส่งผลกระทบต่อทั้งทีมหรือทั้งองค์กรอาจถูกเก็บไว้ใน Slack เพื่อความโปร่งใสและเพื่อป้องกันไม่ให้มีการสร้างไซโลการสื่อสารขึ้น

4. คำนึงถึงความแตกต่างของเวลา

ทีมทางไกลมักจะไม่ได้ทำงานในสถานที่ต่างๆ เท่านั้น แต่ยังทำงานในเขตเวลาต่างๆ ด้วย

ระวังความแตกต่างเหล่านี้เมื่อส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานและจัดตารางเวลาเพื่อแชท

ต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อยในการติดตามทีมที่กระจายไปของคุณหรือไม่? แอปและ Slack ที่ผสานกันไม่มีปัญหาขาดแคลนเพื่อให้เป็นเรื่องง่าย

5. กำหนดเวลา 'การแชทด้วยเครื่องทำน้ำเย็น' เสมือนจริง

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าวันทำงานทางไกลส่วนใหญ่ของคุณนั้นอุทิศให้กับการสื่อสารในการทำงาน แต่สิ่งสำคัญคือต้องพูดคุยอย่างไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมทีมเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้นและช่วยให้คุณทั้งคู่สื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น ที่ EveryoneSocial เรามีการพบปะประจำเดือนที่เรียกว่า Nosh ซึ่งกลุ่มพนักงานจะประชุมกันแบบเสมือนจริงเพื่อรับประทานอาหารกลางวัน

อีกวิธีง่ายๆ ในการแชทกับทีมแบบกระจายของคุณคือการใช้แอพ Donut สำหรับ Slack ซึ่งจับคู่เพื่อนร่วมทีมเพื่อพูดคุยกันเป็นประจำ

ดูวิธีอื่นๆ ในการมีส่วนร่วมกับพนักงานที่อยู่ห่างไกล

เครื่องมือที่คุณต้องใช้ในการปรับปรุงการสื่อสารระหว่างบุคคลในที่ทำงาน

มีเครื่องมือสื่อสารมากมายในปัจจุบัน แต่มีเพียงเครื่องมือสนับสนุนพนักงานอย่าง EveryoneSocial เท่านั้นที่สร้างชุมชนในที่ทำงานอย่างแท้จริง

แพลตฟอร์มที่เป็นเอกลักษณ์ของเราเชื่อมต่อพนักงานทุกระดับในองค์กร ช่วยให้พวกเขามีส่วนร่วมกับผู้อื่น สร้างเนื้อหา และทำให้ทุกคนตั้งแต่ฝึกงานจนถึง C-Suite เป็นปัจจุบัน

ดูวิธีที่ EveryoneSocial ทำทุกอย่างตั้งแต่ปรับปรุงการสื่อสารภายในเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานของคุณโพสต์เกี่ยวกับบริษัท

จองการสาธิตเพื่อเรียนรู้ว่าเราจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายด้านการสื่อสารทั้งหมดได้อย่างไร