Tra i vari canali di comunicazione digitale utilizzati nei moderni ambienti di lavoro e il numero crescente di dipendenti che lavorano da remoto, la comunicazione interpersonale è più importante che mai.

E la necessità di capacità di comunicazione interpersonale di prim'ordine non farà che aumentare.

Infatti, i lavori che richiedono una comunicazione efficace e alti livelli di interazione sociale sono cresciuti di 12 punti percentuali negli ultimi 30 anni.

La domanda di lavori meno sociali è diminuita di 3,3 punti percentuali nello stesso periodo, secondo una ricerca di Harvard.

Oggi le aziende non possono permettersi di non assumere comunicatori efficaci e i singoli dipendenti devono migliorare le proprie capacità di comunicazione interpersonale se vogliono avere successo.

Cos'è la comunicazione interpersonale?

In parole povere, la comunicazione interpersonale è lo scambio di informazioni tra le persone. Le informazioni possono includere pensieri, idee, sentimenti e altro.

Questa comunicazione avviene sia verbalmente - con le parole - che non verbale, comprendendo espressioni facciali, gesti, linguaggio del corpo e tono di voce.

Sul posto di lavoro, la comunicazione interpersonale avviene in una varietà di forme: nelle riunioni del team, durante le chiamate dei clienti, nei promemoria e nelle e-mail, durante le revisioni delle prestazioni, fornendo feedback ai dipendenti e persino casualmente durante il pranzo o durante le chat del watercooler.

Le nostre capacità di comunicazione interpersonale individuale sono in fase di sviluppo da quando abbiamo iniziato a comunicare da bambini e queste abilità variano da persona a persona. Tuttavia, possiamo adottare misure per migliorare la nostra capacità di comunicare ed esploreremo varie tecniche per farlo più avanti nell'articolo.

Tipi di comunicazione interpersonale

Esistono quattro tipi di comunicazione interpersonale - orale, verbale, non verbale e di ascolto - e padroneggiare ciascuno di questi è la chiave del successo nel posto di lavoro moderno.

1. Comunicazione orale

Questo si riferisce a qualsiasi forma di comunicazione orale, come parlare in pubblico, telefonate, podcasting o parlare durante una riunione del personale.

Implica la scelta delle parole, il tono e il tono della tua voce, la velocità di conversazione e persino l'uso - o la loro mancanza - di parole di riempimento come "uh, "um" e "mi piace".

La ricerca mostra che la nostra capacità di comunicare oralmente è ancora più importante di quanto possiamo immaginare per aiutarci a trovare un lavoro.

Uno studio del 2015 pubblicato dall'Association for Psychological Science ha rilevato che i candidati sono stati valutati come più competenti e intelligenti - e sono stati classificati come più assoldabili - quando i valutatori hanno sentito i candidati fare il loro discorso invece di leggere semplicemente le loro dichiarazioni scritte.

2. Comunicazione verbale

Ciò comprende tutti i tipi di comunicazione scritta, inclusi e-mail, rapporti, messaggi Slack, testi, diapositive di presentazione e altro ancora.

Ma non si tratta solo di parole, ma anche dei vari metodi che utilizziamo per migliorare la comunicazione verbale e chiarire il nostro significato, come l'utilizzo di GIF ed emoji.

Con la forza lavoro sempre più remota di oggi, è più importante che mai che i dipendenti possiedano forti capacità di comunicazione verbale.

La capacità di scrivere in modo chiaro può persino aiutarci ad ottenere un lavoro più facilmente e a ottenere una promozione più veloce. In effetti, uno studio Grammarly che ha analizzato 100 profili LinkedIn ha rilevato che i professionisti con meno errori grammaticali hanno raggiunto posizioni più alte e avevano maggiori probabilità di essere promossi.

3. Comunicazione non verbale

Questo è qualsiasi tipo di comunicazione che non prevede parole. Comprende di tutto, dal linguaggio del corpo e i gesti delle mani al contatto visivo e persino ciò che indossi e ciò che è visibile sullo sfondo della tua chiamata Zoom.

Per avere un'idea di quanto sia importante la comunicazione non verbale, considera quanto facilmente puoi cambiare il significato di un messaggio usando virgolette o anche semplicemente dicendo "Buona giornata!" in modo amichevole contro un tono sarcastico.

La comunicazione con un componente visivo, ad esempio in una videochiamata, è un ottimo modo per garantire che i segnali di comunicazione non verbale non vengano persi durante la trasmissione.

4. Ascolto

L'ascolto è una parte fondamentale della comunicazione che non implica solo ascoltare ciò che qualcuno dice, ma anche comprendere attivamente ciò che dice.

Sentirai spesso le persone sottolineare l'importanza dell'"ascolto attivo" o mostrare a un oratore che hanno la tua attenzione e sei interessato a ciò che hanno da dire.

Gli aspetti dell'ascolto attivo implicano il contatto visivo, l'annuire con la testa, prendere appunti e dire cose come "mm-hmm" per indicare la comprensione.

Perché è importante la comunicazione interpersonale?

Senza dubbio capisci la necessità di essere in grado di comunicare bene e trasmettere informazioni da una parte all'altra.

Ma c'è di più nella comunicazione interpersonale sul posto di lavoro oltre a trasmettere efficacemente un messaggio.

Persone con spiccate capacità di comunicazione interpersonale

• avere una maggiore intelligenza emotiva
• fare collegamenti facilmente
• mantenere le relazioni
• capire come motivare le persone
• saper “leggere una stanza”
• fare dei leader efficaci

In altre parole, padroneggiare queste abilità ti rende più simpatico e più ingaggiabile.

In effetti, le capacità comunicative e interpersonali rimangono in cima alla lista di ciò che conta di più per i reclutatori, secondo un sondaggio sulla business school di Harris Interactive/Wall Street Journal. In un sondaggio condotto su quasi 1.000 datori di lavoro, il Corporate Recruiters Survey Report 2017 ha concluso che le capacità di ascolto e di comunicazione orale sono le più ricercate nelle potenziali assunzioni.

Anche i luoghi di lavoro che assumono persone con eccellenti capacità di comunicazione interpersonale e che lavorano per coltivare queste capacità nei propri dipendenti ottengono numerosi vantaggi, tra cui:

• Sono più produttivi.
• Hanno il morale più alto.
• Vivono meno conflitti tra i lavoratori.
• Hanno un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.
• Hanno meno abbandono dei dipendenti.

Chiaramente, le capacità di comunicazione interpersonale hanno effetti di vasta portata in tutta l'organizzazione, quindi diamo un'occhiata ad alcuni potenti modi in cui puoi migliorare la tua.

Ostacoli a una comunicazione interpersonale efficace

Prima di approfondire come migliorare le capacità di comunicazione, diamo prima un'occhiata a quali barriere interpersonali della comunicazione possono essere dannose per le relazioni di lavoro e l'organizzazione nel suo insieme.

Barriere fisiche

L'accessibilità può creare barriere di comunicazione interpersonale. Questi possono essere particolarmente difficili per i dipendenti remoti che non si trovano nello stesso ufficio e non possono incontrarsi fisicamente di persona.

Ma le barriere fisiche includono anche problemi di connessione, ambienti disturbati, interferenze acustiche, condizioni meteorologiche e altro ancora.

Barriere linguistiche

Quando parliamo lingue diverse, la comunicazione è comprensibilmente più impegnativa.

Ma anche se entrambe le parti parlano la stessa lingua, possono avere diversi livelli di padronanza o possono parlare vari dialetti.

Barriere emotive

Queste barriere interpersonali di comunicazione si riferiscono al modo in cui elaboriamo le informazioni e alle impressioni ed emozioni che attribuiamo alle comunicazioni.

Tutte le nostre comunicazioni, che siamo il mittente o il destinatario, sono filtrate attraverso le nostre esperienze personali e le emozioni ad esse legate, e questo ci apre a differenze di comprensione.

Scopri di più sulle barriere di comunicazione sul posto di lavoro e su come superarle.

5 semplici consigli per migliorare le tue capacità di comunicazione interpersonale

Tutti possono trarre vantaggio dall'imparare a comunicare meglio, quindi ecco delle strategie facili da implementare per aiutarti a fare proprio questo.

1. Considera prima queste domande:

• Chi è il tuo pubblico? Comunichiamo in modo diverso a un pubblico diverso. Considera come ti rivolgeresti al tuo manager rispetto a uno stagista, a un nuovo assunto rispetto a un dipendente esperto o a un madrelingua inglese rispetto a qualcuno che non parla anche la lingua.
• Qual è il tuo obiettivo? Stai informando, persuadendo, chiedendo qualcosa, ecc.?
• Cosa vuoi che faccia il destinatario del messaggio? Considera l'azione che vuoi che il ricevente compia come risultato della tua comunicazione
• Qual è il modo migliore per farlo? Dovresti inviare un'e-mail o un messaggio Slack? Fare una richiesta di passaggio o avviare una discussione formale?

2. Riepiloga i punti chiave.

Al termine di una chiamata, di una presentazione o di una lunga e-mail, fornisci un rapido riepilogo di ciò di cui hai discusso. Potresti anche voler includere punti di azione che descrivono in dettaglio ciò di cui hai bisogno dal destinatario.

3. Verificare la comprensione.

Qual è il modo più semplice per garantire che la tua comunicazione sia stata ricevuta in modo efficace? Chiedere. Questo può essere semplice come chiedere: "Ha senso?" o chiedere al destinatario di riassumere ciò che hai trattato.

4. Dare riconoscimento.

L'ascolto è una componente essenziale della comunicazione, quindi mostra che stai ascoltando o che il messaggio è stato ricevuto. Puoi farlo annuendo, ponendo una domanda di follow-up o anche "facendo clic" come o usando un'emoji se stai comunicando online.

5. Chiedi un feedback.

Il modo migliore per assicurarti di migliorare continuamente le tue capacità di comunicazione interpersonale è chiedere alle persone di condividere feedback con te su base regolare.

Suggerimenti per la comunicazione interpersonale per i lavoratori a distanza

I suggerimenti sopra delineati possono essere utilizzati per migliorare le tue capacità di comunicazione interpersonale, indipendentemente dalla tua situazione lavorativa. Tuttavia, la comunicazione interpersonale può essere particolarmente impegnativa per i dipendenti che lavorano in remoto e hanno poco o nessun tempo di contatto con i loro compagni di squadra.

Diamo un'occhiata ai modi specifici in cui i lavoratori a distanza possono affinare le proprie capacità di comunicazione interpersonale.

1. Impara le preferenze di comunicazione.

Tutti abbiamo il nostro modo preferito di fare le cose. Ad esempio, potresti preferire mantenere tutte le comunicazioni in Slack, il tuo collega potrebbe preferire parlare al telefono.

E alcune forme di comunicazione sono semplicemente più adatte a determinate situazioni. Una valutazione delle prestazioni, ad esempio, è più adatta per un colloquio faccia a faccia, anche se avviene tramite Zoom, perché consente a entrambe le parti di cogliere più facilmente segnali non verbali.

Prendi in considerazione sia la situazione in questione che le preferenze dei tuoi compagni di squadra quando determini il modo migliore per comunicare per assicurarti che i tuoi colloqui abbiano successo per entrambi.

2. Avere conversazioni verbali.

Anche se sia tu che i tuoi colleghi preferite scambiarvi un'e-mail o chattare tramite Slack, è comunque importante impegnarsi in conversazioni verbali regolari.

Gran parte della comunicazione interpersonale avviene al di fuori delle parole che usiamo, quindi prendersi il tempo per chattare al telefono o parlare faccia a faccia tramite Google Meet è importante per mantenere aperte le linee di comunicazione.

3. Definire i mezzi di comunicazione.

Le preferenze sono importanti da considerare quando si comunica, ma può essere utile stabilire politiche aziendali anche su determinate comunicazioni.

Un'organizzazione può richiedere che il feedback dei dipendenti venga fornito uno a uno e faccia a faccia tramite Zoom, ad esempio. Tuttavia, le comunicazioni quotidiane che interessano interi team o l'organizzazione nel suo insieme possono essere mantenute in Slack per motivi di trasparenza e per prevenire la formazione di silos di comunicazione.

4. Presta attenzione alle differenze di orario.

I team remoti spesso non lavorano solo in varie località, ma lavorano anche in vari fusi orari.

Fai attenzione a queste differenze quando invii messaggi ai tuoi colleghi e pianifichi il tempo per chattare.

Hai bisogno di un piccolo aiuto per tenere traccia del tuo team distribuito? Non mancano le app e le integrazioni Slack per renderlo un gioco da ragazzi.

5. Pianifica "chat di raffreddamento dell'acqua" virtuali

Gran parte della tua giornata lavorativa a distanza è senza dubbio dedicata alle comunicazioni di lavoro. Ma è importante impegnarsi in colloqui informali anche con i tuoi compagni di squadra, nonché stabilire relazioni più strette e aiutarti a comunicare e lavorare insieme in modo più efficace.

Qui a EveryoneSocial, ad esempio, abbiamo incontri mensili chiamati Nosh in cui gruppi di dipendenti si incontrano virtualmente per pranzo.

Un altro modo semplice per far chattare la tua squadra distribuita è utilizzare l'app Donut per Slack, che accoppia regolarmente i compagni di squadra per la chat.

Scopri altri modi per coinvolgere i dipendenti remoti.

Lo strumento di cui hai bisogno per migliorare la comunicazione interpersonale sul posto di lavoro

Ci sono innumerevoli strumenti di comunicazione disponibili oggi, ma solo uno strumento di difesa dei dipendenti come EveryoneSocial crea una vera comunità di lavoro.

La nostra piattaforma unica connette i dipendenti a tutti i livelli dell'organizzazione, consente loro di interagire con un altro, consente loro di creare contenuti e mantiene tutti aggiornati, dagli stagisti alla C-Suite.

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