Come creare una linea di base per la misurazione delle prestazioni per i tuoi progetti

I progetti sono pianificati e poi la vita accade. Idealmente, i project manager sanno meglio che eseguire i loro piani di progetto senza una linea di base per la misurazione delle prestazioni. Hanno bisogno di sapere immediatamente se la loro squadra è sulla buona strada o resta indietro.

Senza questa conoscenza, il progetto funziona alla cieca e chiunque l'abbia provato conosce i pericoli. Una linea di base per la misurazione delle prestazioni fornisce una finestra sul progetto che consente ai project manager di vedere i blocchi stradali e risolverli prima che il progetto raggiunga un vicolo cieco.

Che cos'è una linea di base per la misurazione delle prestazioni?

La baseline di misurazione delle prestazioni (spesso abbreviata in PMB) fa parte del piano di progetto che definisce l'ambito, il budget e la pianificazione. La baseline di misurazione delle prestazioni acquisisce queste parti del piano di progetto per misurarle rispetto allo stato di avanzamento effettivo del progetto.

Questo è uno strumento utilizzato dai project manager per vedere dove si trovano rispetto a dove hanno pianificato di essere. Se ciò non si allinea, il project manager può riallocare le risorse per riportare il progetto in carreggiata. Una linea di base per la misurazione delle prestazioni è anche un ottimo strumento per aggiornare i clienti, le parti interessate e i dirigenti.

L'intero progetto fa parte di una linea di base per la misurazione delle prestazioni, ma è suddiviso in base all'ambito del progetto, alla pianificazione del progetto e alle linee di base dei costi del progetto. La baseline dell'ambito viene creata combinando la dichiarazione dell'ambito e il lavoro definito sulla struttura di scomposizione del lavoro (WBS). La previsione della schedulazione è costituita dalle attività del progetto e la previsione dei costi è il budget assegnato a tali attività.

La baseline di misurazione delle prestazioni può significare tutte queste linee di base o ciascuna individualmente. Tuttavia, la baseline di misurazione delle prestazioni è uno strumento per il project manager per guidare il progetto, controllarne l'avanzamento e le prestazioni e fornire trasparenza alle parti interessate e all'uso delle risorse del progetto.

Per ottenere il massimo dalla baseline di misurazione delle prestazioni, sono necessari dati in tempo reale. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che acquisisce dati in tempo reale per un processo decisionale più approfondito. È facile impostare una linea di base con un semplice clic sul nostro diagramma di Gantt, che ti consente di tenere traccia della varianza del progetto in tempo reale. Ciò significa che puoi rispondere rapidamente quando i costi, l'ambito o il tempo non corrispondono al tuo piano di progetto, in modo che il tuo progetto rimanga in pista. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Qual è lo scopo di una linea di base per la misurazione delle prestazioni?

Come spiegato in precedenza, una linea di base per la misurazione delle prestazioni è un modo per controllare l'ambito, la pianificazione e i costi del progetto. La linea di base della misurazione delle prestazioni acquisisce il tuo piano di progetto, quindi quando lo esegui, hai qualcosa da confrontare con i tuoi progressi effettivi.

La linea di base riflette quindi dove dovresti essere in qualsiasi momento del progetto mentre le tue prestazioni effettive mostrano fino a che punto sei progredito. Il divario tra questi due punti mostra quanto sei indietro (o forse avanti) rispetto al tuo piano di progetto. Questo può includere pietre miliari, percentuale di lavoro completato o budget consumato.

Questi dati preziosi consentono al project manager di monitorare e tenere traccia del progetto. Se la base di misurazione delle prestazioni indica che il progetto è in ritardo, il project manager può scoprire perché e riallocare le risorse per correggere il progetto. Naturalmente, più accurati sono i tuoi dati, migliore sarà il funzionamento della baseline di misurazione delle prestazioni. Vuoi uno strumento che raccolga dati in tempo reale o sarai sempre un passo indietro.

Come creare una linea di base per la misurazione delle prestazioni

L'importanza di una linea di base per la misurazione delle prestazioni per tenere traccia del tuo progetto e mantenere aggiornati gli stakeholder è chiara, ma non abbiamo esplorato come realizzarne una. Il processo dovrebbe far parte della fase di pianificazione di ogni project manager durante lo sviluppo del piano di progetto.

Inizia nella pianificazione, ma si concentra in modo specifico sull'ambito del progetto, sulla pianificazione e sui costi. Catturare questi tre aspetti distinti del progetto quando sono finalizzati nel piano del progetto è la linea di base della misurazione delle prestazioni, fungendo da stella polare del progetto assicurandoti di essere sempre sulla buona strada.

Per creare una linea di base per la misurazione delle prestazioni, segui questi cinque passaggi.

1. Creare una linea di base dell'ambito

Lo scopo del progetto è il lavoro che deve essere completato per ricevere il risultato finale. Per determinare tali attività, devi prima sviluppare una dichiarazione di scopo, che raccoglie tutto il lavoro che deve essere svolto; una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), decostruzione gerarchica del progetto orientata ai risultati dall'alto verso il basso; e un dizionario WBS, che descrive in dettaglio i compiti, le attività e i risultati della WBS.

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La creazione di questi tre documenti è essenziale per comprendere il progetto. Una volta che sono stati approvati dalle parti interessate del progetto, hai una linea di base dell'ambito. Delinea il lavoro che deve essere svolto e consente di vedere se il lavoro viene svolto durante la fase di esecuzione in modo tempestivo.

2. Creare una previsione di pianificazione

La baseline dell'ambito informerà i tuoi costi in quanto delinea tutte le attività necessarie per realizzare un progetto di successo. Ma è anche necessario collegare eventuali dipendenze che potrebbero influire sulla sequenza delle attività. Un diagramma di rete di pianificazione è uno strumento comune per questo lavoro.

Più che elencare le attività, i compiti e i risultati, è necessario stimare la durata di ciascuno. È importante sapere quanto tempo ci vuole per completare un'attività e le risorse necessarie per farlo. Tali informazioni sono incorporate nelle ipotesi e nei vincoli di pianificazione. La pianificazione di tali risorse è fondamentale per il buon funzionamento del progetto.

Quando hai una pianificazione con le dipendenze delle attività, la durata e le risorse necessarie che è stata approvata dalle parti interessate, ora hai una linea di base della pianificazione del progetto.

3. Creare una linea di base dei costi

A questo punto, abbiamo lo scopo e il programma, ma dobbiamo ancora determinare l'investimento finanziario che rende possibile il lavoro. I costi vengono previsti esaminando i requisiti di risorse che hai compilato nell'ultimo passaggio. Questi includono il tuo team, materiali, attrezzature, software e qualsiasi altra cosa utilizzata nell'esecuzione del tuo progetto.

Come altri menzionati sopra, il budget del progetto deve essere approvato dalle parti interessate. Questa è la tua linea di base dei costi ed è impostata in tutte le fasi del progetto. Simile ad altre linee di base, questi numeri possono cambiare. Se uno cambia, gli altri due devono adeguarsi per assicurarsi che il progetto soddisfi le aspettative.

4. Definire gli indicatori di prestazione

Hai l'ambito, la pianificazione e le linee di base dei costi, ma ora devi definire gli indicatori di prestazione relativi a tali linee di base. Questi indicatori possono fare riferimento all'Earned Value Analysis (EVA) o ad altri indicatori che hanno senso per il progetto. Ma tutti vengono misurati rispetto all'ambito, alla pianificazione e al budget pianificati.

5. Consolidare una linea di base per la misurazione delle prestazioni

Sebbene sia possibile utilizzare individualmente l'ambito, la pianificazione e le linee di base dei costi, molti progetti utilizzano una combinazione dei tre per ottenere un quadro più completo delle prestazioni del progetto durante la fase di esecuzione.

Qualunque cosa tu scelga, avrai bisogno di uno strumento che raccolga le prestazioni effettive dell'ambito, della pianificazione e dei costi del progetto rispetto all'ambito, alla pianificazione e ai costi pianificati. Questo è chiamato varianza del progetto e mostra dove ti trovi in ​​relazione a dove dovresti essere.

Il confronto della linea di base della misurazione delle prestazioni con le prestazioni effettive indica se sei in linea con l'obiettivo. Se non stai rispettando le linee di base, il project manager deve riallocare le risorse per tornare in pista.

Tuttavia, la previsione può cambiare se l'ambito, la sequenza temporale o il budget vengono modificati. Le modifiche approvate si riflettono quindi nelle tre linee di base. Ciò influenza la linea di base della misurazione della performance combinata.

ProjectManager è l'ideale per la misurazione delle prestazioni

ProjectManager è un software di gestione dei progetti che crea una linea di base per la misurazione delle prestazioni con un solo clic. Dopo aver aggiunto i dati del piano di progetto al diagramma di Gantt, imposta semplicemente la linea di base in modo da poter sempre vedere la percentuale di lavoro completato, i costi effettivi che hai speso e molto altro.

Ottieni una visione di alto livello con dashboard in tempo reale

I dati salvati nella linea di base vengono alimentati automaticamente in tutto il software. Puoi vedere una percentuale di attività completate in una qualsiasi delle viste multiple del progetto. Ma la dashboard in tempo reale va ancora oltre. Non richiede alcuna configurazione e fa tutto il lavoro per te. Tutto quello che devi fare è guardare i grafici e i grafici che genera per monitorare tempo, costi, carico di lavoro, salute, attività e progressi. C'è anche una dashboard del portfolio se stai gestendo più di un progetto.

Approfondisci i dati con report personalizzabili

Gli stakeholder hanno aspettative e i project manager devono riferire loro con aggiornamenti regolari. In un clic, hai rapporti che approfondiscono i dati rispetto alla visualizzazione di alto livello della dashboard in tempo reale. I report possono essere generati sullo stato del progetto o del portfolio, sul piano del progetto, sulle attività, sulle schede attività, sulla disponibilità, sul carico di lavoro e sulla varianza. Quest'ultimo utilizzerà la linea di base della misurazione delle prestazioni per dirti dove ti trovi e dove dovresti essere. Tutti i report possono essere personalizzati per concentrarsi solo sui dettagli per i project manager o prospettive più generali per le parti interessate.

Se hai scoperto di essere in ritardo, il nostro strumento ha funzionalità di gestione delle risorse che possono aiutarti a visualizzare il carico di lavoro del tuo team e bilanciarlo per mantenerlo produttivo. Qualsiasi modifica apportata al piano del progetto può essere eseguita semplicemente trascinando e rilasciando le date di inizio o le scadenze nella nuova posizione. Lo strumento si aggiorna automaticamente per riflettere queste modifiche e i team vengono informati tramite e-mail e avvisi in-app. È questa collaborazione in tempo reale che consente ai tuoi team di lavorare meglio insieme.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a pianificare, monitorare e creare report sui progetti in tempo reale. Imposta una linea di base dopo aver creato il tuo piano di progetto e vedi in tempo reale dove ti trovi effettivamente in relazione allo sforzo pianificato. Unisciti ai team della NASA, Siemens e Nestlé che utilizzano i nostri strumenti per guidare il successo. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.