كيفية إنشاء خط أساس لقياس الأداء لمشاريعك

يتم التخطيط للمشاريع ثم تحدث الحياة. من الناحية المثالية ، يعرف مديرو المشاريع أفضل من تنفيذ خطط مشاريعهم دون خط أساس لقياس الأداء. يجب أن يعرفوا على الفور ما إذا كان فريقهم على المسار الصحيح أم يتخلف عن الركب.

بدون هذه المعرفة ، يعمل المشروع بشكل أعمى ، وأي شخص جرب هذا يعرف المخاطر. يوفر خط الأساس لقياس الأداء نافذة على المشروع تسمح لمديري المشروع برؤية الحواجز وحلها قبل أن يصل المشروع إلى طريق مسدود.

ما هو خط الأساس لقياس الأداء؟

يعد خط الأساس لقياس الأداء (غالبًا ما يُختصر باسم PMB) جزءًا من خطة المشروع التي تحدد النطاق والميزانية والجدول الزمني. يلتقط خط الأساس لقياس الأداء هذه الأجزاء من خطة المشروع لقياسها مقابل التقدم الفعلي للمشروع.

هذه إحدى الأدوات التي يستخدمها مديرو المشاريع لمعرفة أين هم مقابل المكان الذي خططوا ليكونوا فيه. إذا لم تتم محاذاة ذلك ، يمكن لمدير المشروع إعادة تخصيص الموارد لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح. يعد خط الأساس لقياس الأداء أيضًا أداة رائعة لتحديث العملاء وأصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين.

يعد المشروع بأكمله جزءًا من خط أساس قياس الأداء ، ولكنه مقسم حسب نطاق المشروع والجدول الزمني للمشروع وخطوط أساس تكلفة المشروع. يتم إنشاء خط الأساس للنطاق من خلال دمج بيان النطاق والعمل المحدد في هيكل تنظيم العمل (WBS). يتكون خط الأساس للجدول من أنشطة المشروع وخط أساس التكلفة هو الميزانية المخصصة لتلك الأنشطة.

يمكن أن يعني خط الأساس لقياس الأداء كل هذه الخطوط الأساسية أو كل منها على حدة. ومع ذلك ، فإن خط الأساس لقياس الأداء هو أداة لمدير المشروع لتوجيه المشروع ، والتحكم في تقدمه وأدائه وتوفير الشفافية لأصحاب المصلحة واستخدام موارد المشروع.

من أجل تحقيق أقصى استفادة من خط الأساس لقياس الأداء ، تحتاج إلى بيانات في الوقت الفعلي. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يلتقط البيانات الحية لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. من السهل تعيين خط أساس بنقرة بسيطة على مخطط جانت الخاص بنا ، والذي يسمح لك بتتبع تباين المشروع فور حدوثه. هذا يعني أنه يمكنك الاستجابة بسرعة عندما لا تتطابق التكاليف أو النطاق أو الوقت مع خطة مشروعك حتى يظل مشروعك على المسار الصحيح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هو الغرض من قياس الأداء؟

كما هو موضح أعلاه ، فإن الأساس لقياس الأداء هو وسيلة للتحكم في نطاق المشروع والجدول الزمني والتكاليف. يلتقط خط الأساس لقياس الأداء خطة مشروعك ، لذلك عند تنفيذها ، يكون لديك شيء للمقارنة مع تقدمك الفعلي.

يعكس خط الأساس بعد ذلك المكان الذي يجب أن تكون فيه في أي وقت في المشروع بينما يُظهر أدائك الفعلي مدى تقدمك. تكشف الفجوة بين هاتين النقطتين مدى تقدمك (أو ربما تقدمك) عن خطة مشروعك. يمكن أن يشمل ذلك المعالم أو النسبة المئوية للعمل المنجز أو الميزانية المستهلكة.

تسمح هذه البيانات القيمة لمدير المشروع بمراقبة وتتبع المشروع. إذا أشار خط الأساس لقياس الأداء إلى أن المشروع قد تأخر ، فيمكن لمدير المشروع معرفة السبب وإعادة تخصيص الموارد لتصحيح المشروع. وبطبيعة الحال ، كلما زادت دقة بياناتك ، كان الأداء الأساسي لقياس الأداء أفضل. تريد أداة تجمع البيانات في الوقت الفعلي أو ستكون دائمًا متخلفًا.

كيفية إنشاء أساس قياس الأداء

إن أهمية خط الأساس لقياس الأداء لتتبع مشروعك وتحديث أصحاب المصلحة أمر واضح ، لكننا لم نستكشف كيفية إنشاء واحد. يجب أن تكون العملية جزءًا من مرحلة تخطيط كل مدير مشروع مع تطور خطة المشروع.

يبدأ في التخطيط ولكنه يركز بشكل خاص على نطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة. إن الحصول على هذه الجوانب الثلاثة المميزة للمشروع عند الانتهاء منها في خطة المشروع هو خط الأساس لقياس الأداء ، حيث يعمل كنجم المشروع الشمالي مما يضمن أنك دائمًا على المسار الصحيح.

لبناء أساس قياس الأداء ، اتبع هذه الخطوات الخمس.

1. قم بإنشاء خط أساس للنطاق

نطاق المشروع هو العمل الذي يجب إكماله من أجل الحصول على الناتج النهائي. لتحديد تلك الأنشطة ، ستحتاج أولاً إلى تطوير بيان النطاق ، الذي يجمع كل العمل الذي يجب القيام به ؛ هيكل تقسيم العمل (WBS) ، التفكيك الهرمي الموجه نحو التسليم للمشروع من أعلى إلى أسفل ؛ وقاموس WBS ، الذي يوضح بالتفصيل المهام والأنشطة والنواتج الخاصة بـ WBS.

ذات صلة: قالب نطاق مشروع مجاني لبرنامج Word

يعد إنشاء هذه الوثائق الثلاثة أمرًا ضروريًا لفهم المشروع. بمجرد الموافقة عليها من قبل أصحاب المصلحة في المشروع ، يكون لديك خط أساس للنطاق. إنه يحدد العمل الذي يجب القيام به ويسمح لك بمعرفة ما إذا كان العمل يتم خلال مرحلة التنفيذ في الوقت المناسب.

2. إنشاء خط الأساس للجدول

سيبلغ خط الأساس للنطاق التكاليف الخاصة بك لأنه يحدد جميع الأنشطة اللازمة لتقديم مشروع ناجح. لكنك تحتاج أيضًا إلى ربط أي تبعيات قد تؤثر على تسلسل الأنشطة. يعد مخطط شبكة الجدول أداة شائعة لهذا العمل.

أكثر من سرد الأنشطة والمهام والتسليمات ، تحتاج إلى تقدير المدة لكل منها. من المهم معرفة المدة التي يستغرقها تنفيذ النشاط حتى الاكتمال والموارد المطلوبة للقيام بذلك. يتم دمج هذه المعلومات في افتراضاتك وقيود جدولك الزمني. تعد جدولة هذه الموارد مفتاحًا لمشروع يعمل بسلاسة.

عندما يكون لديك جدول يحتوي على تبعيات المهام والمدة والموارد المطلوبة التي تمت الموافقة عليها من قبل المساهمين ، فلديك الآن خط أساس لجدول المشروع.

3. إنشاء أساس التكلفة

في هذه المرحلة ، لدينا النطاق والجدول الزمني ولكن لا يزال يتعين علينا تحديد الاستثمار المالي الذي يجعل العمل ممكنًا. يتم توقع التكاليف من خلال النظر في متطلبات الموارد التي جمعتها في الخطوة الأخيرة. يتضمن ذلك فريقك والمواد والمعدات والبرامج وأي شيء آخر يستخدم في تنفيذ مشروعك.

مثل الآخرين المذكورين أعلاه ، يجب الموافقة على ميزانية المشروع من قبل أصحاب المصلحة. هذا هو خط الأساس للتكلفة وقد تم إعداده عبر مراحل المشروع. على غرار خطوط الأساس الأخرى ، يمكن أن تتغير هذه الأرقام. إذا تغير أحدهما ، يحتاج الآخران إلى التعديل للتأكد من أن المشروع يلبي التوقعات.

4. تحديد مؤشرات الأداء

لديك النطاق والجدول الزمني وخطوط الأساس للتكلفة ، ولكنك الآن تحتاج إلى تحديد مؤشرات الأداء المتعلقة بهذه الخطوط الأساسية. يمكن أن تشير هذه المؤشرات إلى تحليل القيمة المكتسبة (EVA) أو مؤشرات أخرى منطقية للمشروع. ولكن يتم قياسها جميعًا وفقًا للنطاق المخطط والجدول الزمني والميزانية.

5. توحيد قياس الأداء الأساسي

بينما يمكنك استخدام خطوط الأساس للنطاق والجدول الزمني والتكلفة بشكل فردي ، تستخدم العديد من المشاريع مزيجًا من الثلاثة للحصول على صورة أكمل لأداء المشروع أثناء مرحلة التنفيذ.

بغض النظر عن اختيارك ، ستحتاج إلى أداة تجمع الأداء الفعلي لنطاق المشروع والجدول الزمني والتكلفة مقابل النطاق المخطط والجدول الزمني والتكلفة. يُطلق على هذا اسم تباين المشروع ويوضح مكانك فيما يتعلق بالمكان الذي يجب أن تكون فيه.

تشير مقارنة خط الأساس لقياس الأداء بالأداء الفعلي إلى ما إذا كنت على الطريق الصحيح. إذا لم تكن تستوفي الخطوط الأساسية ، فيجب على مدير المشروع إعادة تخصيص الموارد للعودة إلى المسار الصحيح.

ومع ذلك ، يمكن أن يتغير خط الأساس إذا تم تعديل النطاق أو الجدول الزمني أو الميزانية. ثم تنعكس التغييرات المعتمدة في خطوط الأساس الثلاثة. يؤثر هذا على خط الأساس المشترك لقياس الأداء.

مدير المشروع مثالي لقياس الأداء

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يقوم بإنشاء خط أساس لقياس الأداء بنقرة واحدة فقط. بمجرد إضافة بيانات خطة المشروع إلى مخطط جانت الخاص بك ، ما عليك سوى تعيين الأساس حتى تتمكن دائمًا من رؤية النسبة المئوية للعمل المنجز والتكاليف الفعلية التي أنفقتها وغير ذلك الكثير.

احصل على عرض عالي المستوى باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

يتم تغذية البيانات المحفوظة في خط الأساس تلقائيًا عبر البرنامج. يمكنك رؤية النسبة المئوية للمهام المكتملة في أي من طرق عرض المشروع المتعددة. لكن لوحة القيادة في الوقت الفعلي تذهب إلى أبعد من ذلك. لا يتطلب أي إعداد ويقوم بكل العمل نيابة عنك. كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على الرسوم البيانية والمخططات التي تنشئها لمراقبة الوقت والتكلفة وعبء العمل والصحة والمهام والتقدم. توجد حتى لوحة معلومات للمحفظة إذا كنت تدير أكثر من مشروع واحد.

تعمق في البيانات مع التقارير القابلة للتخصيص

أصحاب المصلحة لديهم توقعات ويجب على مديري المشاريع إبلاغهم بتحديثات منتظمة. بنقرة واحدة ، لديك تقارير تتعمق في البيانات أكثر من طريقة العرض عالية المستوى للوحة معلومات الوقت الفعلي. يمكن إنشاء تقارير عن حالة المشروع أو المحفظة وخطة المشروع والمهام والجداول الزمنية والتوافر وعبء العمل والتباين. سيستخدم الأخير خط الأساس لقياس الأداء ليخبرك بمكانك وأين يجب أن تكون. يمكن تخصيص جميع التقارير للتركيز فقط على التفاصيل لمديري المشاريع أو التوقعات العامة لأصحاب المصلحة.

إذا اكتشفت أنك متخلف عن الركب ، فإن أداتنا بها ميزات إدارة الموارد التي يمكن أن تساعدك في عرض عبء عمل فريقك وموازنته للحفاظ على إنتاجيتهم. يمكن إجراء أي تغييرات تجريها على خطة مشروعك ببساطة عن طريق سحب وإفلات تواريخ البدء أو المواعيد النهائية في مكانها الجديد. يتم تحديث الأداة تلقائيًا لتعكس هذه التغييرات ويتم إخطار الفرق عن طريق البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق. هذا التعاون في الوقت الفعلي هو الذي يحافظ على عمل فرقك معًا بشكل أفضل.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يساعدك في تخطيط المشاريع ومراقبتها وإعداد تقارير عنها في الوقت الفعلي. ضع خطًا أساسيًا بعد إنشاء خطة المشروع الخاص بك وانظر في الوقت الفعلي إلى مكانك الفعلي فيما يتعلق بجهودك المخطط لها. انضم إلى فرق من NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون أدواتنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.