プロジェクトのパフォーマンス測定ベースラインを作成する方法

プロジェクトが計画され、人生が始まります。 理想的には、プロジェクト マネージャーは、パフォーマンス測定ベースラインなしでプロジェクト計画を実行するよりもよく知っています。 彼らは、チームが順調に進んでいるのか遅れているのかをすぐに知る必要があります。

その知識がなければ、プロジェクトは盲目的に実行され、これを試した人は誰でも危険を知っています. パフォーマンス測定ベースラインは、プロジェクト マネージャが障害を確認し、プロジェクトが行き詰まりに陥る前に解決できるようにするプロジェクトへのウィンドウを提供します。

パフォーマンス測定ベースラインとは?

パフォーマンス測定ベースライン (しばしば PMB と略される) は、範囲、予算、およびスケジュールを設定するプロジェクト計画の一部です。 パフォーマンス測定ベースラインは、プロジェクト計画のこれらの部分をキャプチャして、プロジェクトの実際の進捗状況に対して測定します。

これは、プロジェクト マネージャーが自分の現在地と予定されている場所を確認するために使用するツールの 1 つです。 それが一致しない場合、プロジェクト マネージャーはリソースを再割り当てして、プロジェクトを軌道に戻すことができます。 パフォーマンス測定のベースラインは、クライアント、利害関係者、経営幹部に最新情報を伝えるための優れたツールでもあります。

プロジェクト全体がパフォーマンス測定ベースラインの一部ですが、プロジェクト スコープ、プロジェクト スケジュール、およびプロジェクト コスト ベースラインによって分割されます。 スコープ ベースラインは、スコープ ステートメントと WBS (Work Breakdown Structure) で定義された作業を結合することによって作成されます。 スケジュール ベースラインはプロジェクト活動で構成され、コスト ベースラインはそれらの活動に割り当てられた予算です。

パフォーマンス測定のベースラインは、これらのベースラインのすべてを意味することも、それぞれを個別に意味することもできます。 ただし、パフォーマンス測定ベースラインは、プロジェクト マネージャーがプロジェクトを導き、その進捗とパフォーマンスを管理し、利害関係者とプロジェクト リソースの使用に透明性を提供するためのツールです。

パフォーマンス測定ベースラインを最大限に活用するには、リアルタイム データが必要です。 ProjectManager は、より洞察力のある意思決定のためにライブ データをキャプチャするオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 ガント チャートをクリックするだけでベースラインを簡単に設定できます。これにより、発生したプロジェクトの差異を追跡できます。 これは、コスト、範囲、または時間がプロジェクト計画と一致しない場合に迅速に対応できることを意味し、プロジェクトを順調に進めることができます。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

パフォーマンス測定ベースラインの目的は何ですか?

上で説明したように、パフォーマンス測定ベースラインは、プロジェクトの範囲、スケジュール、およびコストを管理する方法です。 パフォーマンス測定ベースラインはプロジェクト計画をキャプチャするため、プロジェクトを実行すると、実際の進捗状況と比較することができます。

ベースラインはプロジェクトの任意の時点での位置を反映し、実際のパフォーマンスは進捗状況を示します。 これらの 2 つの点の間のギャップは、プロジェクト計画からどれだけ遅れているか (あるいは進んでいるか) を明らかにします。 これには、マイルストーン、完了した作業のパーセンテージ、または消費された予算が含まれます。

この貴重なデータにより、プロジェクト マネージャーはプロジェクトを監視および追跡できます。 パフォーマンス測定ベースラインがプロジェクトの遅延を示している場合、プロジェクト マネージャーはその理由を突き止め、リソースを再割り当てしてプロジェクトを適切に進めることができます。 当然のことながら、データが正確であればあるほど、パフォーマンス測定ベースラインはうまく機能します。 リアルタイム データを収集するツールが必要です。さもないと、常に一歩遅れをとることになります。

パフォーマンス測定ベースラインを作成する方法

プロジェクトを追跡し、関係者を最新の状態に保つためのパフォーマンス測定ベースラインの重要性は明らかですが、作成方法についてはまだ検討していません。 このプロセスは、プロジェクト計画が発展するにつれて、すべてのプロジェクト マネージャーの計画フェーズの一部になる必要があります。

計画から始まりますが、具体的にはプロジェクトの範囲、スケジュール、およびコストに焦点を当てています。 プロジェクト計画で最終決定されたときに、プロジェクトのこれら 3 つの異なる側面を把握することが、パフォーマンス測定ベースラインであり、プロジェクトの北極として機能し、常に順調であることを保証します。

パフォーマンス測定のベースラインを構築するには、次の 5 つの手順に従います。

1. スコープ ベースラインを作成する

プロジェクトの範囲は、最終成果物を受け取るために完了しなければならない作業です。 これらのアクティビティを決定するには、最初に、実行する必要があるすべての作業を収集するスコープ ステートメントを作成する必要があります。 ワーク ブレークダウン ストラクチャー (WBS)、成果物指向のプロジェクトのトップダウンの階層的分解。 WBS のタスク、活動、および成果物を詳述する WBS ディクショナリ。

関連: Word 用の無料のプロジェクト スコープ テンプレート

この 3 つのドキュメントの作成は、プロジェクトを理解するために不可欠です。 プロジェクトの利害関係者によって承認されると、スコープ ベースラインが作成されます。 実行する必要がある作業の概要が示され、実行フェーズを通じて作業がタイムリーに行われているかどうかを確認できます。

2.スケジュールベースラインを作成する

スコープ ベースラインは、プロジェクトを成功させるために必要なすべての活動を概説するため、コストを通知します。 ただし、一連のアクティビティに影響を与える可能性のある依存関係をリンクする必要もあります。 スケジュール ネットワーク ダイアグラムは、この作業の一般的なツールです。

アクティビティ、タスク、および成果物をリストするだけでなく、それぞれの期間を見積もる必要があります。 アクティビティの実行が完了するまでにかかる時間と、これを行うために必要なリソースを把握することが重要です。 その情報は、スケジュールの仮定と制約に組み込まれます。 これらのリソースのスケジュールを立てることは、プロジェクトを円滑に進めるための鍵です。

利害関係者によって承認された、タスクの依存関係、期間、および必要なリソースを含むスケジュールがある場合、プロジェクト スケジュールのベースラインが作成されます。

3. コスト ベースラインを作成する

この時点で、範囲とスケジュールは決まっていますが、作業を可能にするための財政的投資はまだ決定していません。 コストは、最後の手順でまとめたリソース要件を調べることによって予測されます。 これらには、チーム、材料、機器、ソフトウェア、およびプロジェクトの実行に使用されるその他すべてが含まれます。

上記の他のものと同様に、プロジェクト予算は利害関係者によって承認される必要があります。 これがコスト ベースラインであり、プロジェクト フェーズ全体で設定されます。 他のベースラインと同様に、これらの数値は変更される可能性があります。 1 つが変更された場合、プロジェクトが期待どおりになるように、他の 2 つを調整する必要があります。

4. パフォーマンス指標を定義する

スコープ、スケジュール、およびコストのベースラインはありますが、これらのベースラインに関連するパフォーマンス インジケーターを定義する必要があります。 これらの指標は、アーンド バリュー分析 (EVA) またはプロジェクトにとって意味のあるその他の指標を参照できます。 しかし、すべてが計画された範囲、スケジュール、および予算に照らして測定されます。

5. パフォーマンス測定ベースラインを統合する

スコープ、スケジュール、およびコストのベースラインを個別に使用することもできますが、多くのプロジェクトでは、実行フェーズでのプロジェクトのパフォーマンスの全体像を把握するために、3 つを組み合わせて使用​​します。

どちらを選択する場合でも、計画された範囲、スケジュール、およびコストに対するプロジェクトの範囲、スケジュール、およびコストの実際のパフォーマンスを収集するツールが必要になります。 これはプロジェクト差異と呼ばれ、あるべき場所との関係で現在の場所を示します。

パフォーマンス測定基準を実際のパフォーマンスと比較すると、目標を達成しているかどうかがわかります。 ベースラインを満たしていない場合、プロジェクト マネージャーはリソースを再割り当てして軌道に戻す必要があります。

ただし、スコープ、タイムライン、または予算が調整された場合、ベースラインは変更される可能性があります。 承認された変更は、3 つのベースラインに反映されます。 これは、組み合わせたパフォーマンス測定ベースラインに影響を与えます。

ProjectManager はパフォーマンス測定に最適

ProjectManager は、ワンクリックでパフォーマンス測定ベースラインを作成するプロジェクト管理ソフトウェアです。 プロジェクト計画データをガント チャートに追加したら、ベースラインを設定するだけで、完了した作業のパーセンテージ、費やした実際のコストなどを常に確認できます。

リアルタイム ダッシュボードで概要を把握

ベースラインに保存されたデータは、ソフトウェア全体に自動的に供給されます。 複数のプロジェクト ビューのいずれかで、完了したタスクのパーセンテージを確認できます。 しかし、リアルタイム ダッシュボードはさらに先へ進みます。 セットアップは不要で、すべての作業を自動的に行います。 時間、コスト、ワークロード、正常性、タスク、および進行状況を監視するために生成されるグラフとチャートを確認するだけです。 複数のプロジェクトを管理している場合は、ポートフォリオ ダッシュボードもあります。

カスタマイズ可能なレポートでデータを深く掘り下げる

利害関係者には期待があり、プロジェクト マネージャーは定期的に最新情報を報告する必要があります。 ワンクリックで、リアルタイム ダッシュボードの概要ビューよりもデータを深く掘り下げたレポートが表示されます。 プロジェクトまたはポートフォリオのステータス、プロジェクト計画、タスク、タイムシート、可用性、ワークロード、差異に関するレポートを生成できます。 後者は、パフォーマンス測定のベースラインを使用して、現在の状況とあるべき場所を示します。 すべてのレポートは、プロジェクト マネージャー向けの詳細のみに焦点を当てたり、利害関係者向けのより一般的な見通しに焦点を当てたりするようにカスタマイズできます。

遅れをとっていることに気付いた場合、当社のツールにはリソース管理機能があり、チームの作業負荷を確認してバランスを取り、生産性を維持するのに役立ちます。 プロジェクト計画に加えた変更は、開始日または期限を新しい場所にドラッグ アンド ドロップするだけで実行できます。 ツールはこれらの変更を反映するように自動的に更新され、チームはメールとアプリ内アラートで通知されます。 このリアルタイムのコラボレーションにより、チームの連携が向上します。

ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、リアルタイムでプロジェクトを計画、監視、およびレポートするのに役立ちます。 プロジェクト計画を作成した後にベースラインを設定し、計画された作業に関連して実際にどこにいるのかをリアルタイムで確認します。 NASA、シーメンス、ネスレのチームに参加して、当社のツールを使用して成功を推進してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。