วิธีสร้างพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพสำหรับโครงการของคุณ

โครงการมีการวางแผนแล้วชีวิตจะเกิดขึ้น ตามหลักการแล้ว ผู้จัดการโครงการรู้ดีกว่าดำเนินการตามแผนโครงการโดยไม่มีพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพ พวกเขาจำเป็นต้องรู้ทันทีว่าทีมของพวกเขาอยู่ในเส้นทางหรือตามหลัง

หากปราศจากความรู้นั้น โปรเจ็กต์ก็กำลังดำเนินไปอย่างสุ่มสี่สุ่มห้า และใครก็ตามที่พยายามทำสิ่งนี้จะรู้ถึงอันตราย ข้อมูลพื้นฐานในการวัดประสิทธิภาพเป็นหน้าต่างของโครงการที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเห็นอุปสรรคและแก้ไขปัญหาก่อนที่โครงการจะถึงทางตัน

พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพคืออะไร?

พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพ (มักย่อว่า PMB) เป็นส่วนหนึ่งของแผนโครงการที่กำหนดขอบเขต งบประมาณ และกำหนดการ พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพจะรวบรวมส่วนต่างๆ ของแผนโครงการเพื่อวัดเทียบกับความคืบหน้าที่แท้จริงของโครงการ

นี่เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ผู้จัดการโครงการใช้เพื่อดูว่าพวกเขาอยู่ที่ไหนกับที่วางแผนไว้ หากไม่สอดคล้องกัน ผู้จัดการโครงการสามารถจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้โครงการกลับมาดำเนินการได้ พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการอัพเดทลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้บริหาร

ทั้งโปรเจ็กต์เป็นส่วนหนึ่งของการวัดประสิทธิภาพพื้นฐาน แต่จะแยกย่อยตามขอบเขตของโปรเจ็กต์ กำหนดการของโปรเจ็กต์ และพื้นฐานต้นทุนของโปรเจ็กต์ ขอบเขตพื้นฐานถูกสร้างขึ้นโดยการรวมคำสั่งขอบเขตและงานที่กำหนดไว้ในโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) พื้นฐานของกำหนดการประกอบด้วยกิจกรรมโครงการ และต้นทุนพื้นฐานคืองบประมาณที่จัดสรรให้กับกิจกรรมเหล่านั้น

พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพอาจหมายถึงเส้นฐานทั้งหมดเหล่านี้หรือแต่ละรายการ อย่างไรก็ตาม พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพเป็นเครื่องมือสำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อเป็นแนวทางในโครงการ ควบคุมความคืบหน้าและประสิทธิภาพ และให้ความโปร่งใสสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการใช้ทรัพยากรของโครงการ

เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพของคุณ คุณต้องมีข้อมูลแบบเรียลไทม์ ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ที่รวบรวมข้อมูลสดเพื่อการตัดสินใจที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น ตั้งค่าพื้นฐานได้ง่ายๆ เพียงคลิกบนแผนภูมิ Gantt ของเรา ซึ่งช่วยให้คุณติดตามความแปรปรวนของโครงการเมื่อเกิดขึ้นได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้นทุน ขอบเขต หรือเวลาไม่ตรงกับแผนโครงการของคุณ ดังนั้นโครงการของคุณจึงดำเนินไปอย่างราบรื่น เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี

วัตถุประสงค์ของพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพคืออะไร

ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพเป็นวิธีควบคุมขอบเขตโครงการ กำหนดการ และต้นทุนของคุณ พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพจะรวบรวมแผนโครงการของคุณ ดังนั้นเมื่อคุณดำเนินการ คุณมีสิ่งที่จะเปรียบเทียบกับความคืบหน้าที่แท้จริงของคุณ

ข้อมูลพื้นฐานจะสะท้อนถึงตำแหน่งที่คุณควรจะอยู่ที่จุดใดๆ ของโครงการ ในขณะที่ประสิทธิภาพที่แท้จริงของคุณแสดงให้เห็นว่าคุณก้าวหน้าแค่ไหน ช่องว่างระหว่างสองจุดนี้จะแสดงให้เห็นว่าแผนโครงการของคุณล้าหลัง (หรืออาจอยู่ข้างหน้า) มากเพียงใด ซึ่งอาจรวมถึงเหตุการณ์สำคัญ เปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ หรืองบประมาณที่ใช้ไป

ข้อมูลที่มีค่านี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถตรวจสอบและติดตามโครงการได้ หากพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพบ่งชี้ว่าโครงการมีความล่าช้า ผู้จัดการโครงการสามารถค้นหาสาเหตุและจัดสรรทรัพยากรใหม่ให้เหมาะสมกับโครงการ ยิ่งข้อมูลของคุณแม่นยำมากเท่าไร พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพก็จะยิ่งทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น คุณต้องการเครื่องมือที่รวบรวมข้อมูลตามเวลาจริงหรือคุณจะล้าหลังเสมอ

วิธีสร้างบรรทัดฐานการวัดประสิทธิภาพ

ความสำคัญของพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพในการติดตามโครงการของคุณและทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอัปเดตนั้นชัดเจน แต่เรายังไม่ได้สำรวจวิธีการสร้าง กระบวนการควรเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการวางแผนของผู้จัดการโครงการทุกรายเมื่อแผนโครงการพัฒนาขึ้น

มันเริ่มต้นในการวางแผน แต่เน้นเฉพาะที่ขอบเขตโครงการ กำหนดการ และต้นทุน การจับภาพสามแง่มุมที่แตกต่างกันของโครงการเมื่อเสร็จสิ้นในแผนโครงการคือพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพ ซึ่งทำหน้าที่เป็นดาวเหนือของโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะอยู่ในเส้นทางเสมอ

ในการสร้างพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพ ให้ทำตามห้าขั้นตอนเหล่านี้

1. สร้างขอบเขตพื้นฐาน

ขอบเขตของโครงการคืองานที่ต้องทำให้แล้วเสร็จจึงจะได้รับการส่งมอบขั้นสุดท้าย ในการพิจารณากิจกรรมเหล่านั้น คุณต้องพัฒนาคำสั่งขอบเขตก่อน ซึ่งจะรวบรวมงานทั้งหมดที่ต้องทำ โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) การแยกโครงสร้างแบบลำดับขั้นที่ส่งมอบได้ของโครงการจากบนลงล่าง และพจนานุกรม WBS ซึ่งให้รายละเอียดงาน กิจกรรม และผลงานของ WBS

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตขอบเขตโครงการฟรีสำหรับ Word

การสร้างเอกสารทั้งสามนี้มีความสำคัญต่อการทำความเข้าใจโครงการ เมื่อได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ คุณก็จะมีขอบเขตพื้นฐาน มันสรุปงานที่ต้องทำและช่วยให้คุณดูว่างานนั้นเสร็จสิ้นผ่านขั้นตอนการดำเนินการในเวลาที่เหมาะสมหรือไม่

2. สร้างกำหนดการพื้นฐาน

ขอบเขตพื้นฐานจะแจ้งต้นทุนของคุณในขณะที่สรุปกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นในการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ แต่คุณต้องเชื่อมโยงการขึ้นต่อกันที่อาจส่งผลต่อลำดับของกิจกรรมด้วย ไดอะแกรมเครือข่ายกำหนดการเป็นเครื่องมือทั่วไปสำหรับงานนี้

มากกว่าการลงรายการกิจกรรม งาน และผลงาน คุณต้องประมาณระยะเวลาสำหรับแต่ละรายการ สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าต้องใช้เวลานานเท่าใดในการดำเนินกิจกรรมให้เสร็จสิ้นและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการนี้ ข้อมูลดังกล่าวรวมอยู่ในสมมติฐานและข้อจำกัดของกำหนดการของคุณ การจัดกำหนดการทรัพยากรเหล่านั้นเป็นหัวใจสำคัญของโครงการที่ดำเนินไปอย่างราบรื่น

เมื่อคุณมีกำหนดการที่มีการขึ้นต่อกันของงาน ระยะเวลา และทรัพยากรที่จำเป็นซึ่งได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตอนนี้ คุณมีกำหนดการพื้นฐานของโครงการแล้ว

3. สร้างพื้นฐานต้นทุน

ณ จุดนี้ เรามีขอบเขตและกำหนดการ แต่ยังไม่สามารถกำหนดการลงทุนทางการเงินที่ทำให้งานเป็นไปได้ ต้นทุนมีการคาดการณ์โดยดูจากข้อกำหนดของทรัพยากรที่คุณได้รวบรวมไว้ในขั้นตอนสุดท้าย ซึ่งรวมถึงทีม วัสดุ อุปกรณ์ ซอฟต์แวร์ และสิ่งอื่นใดที่ใช้ในการดำเนินโครงการของคุณ

เช่นเดียวกับคนอื่น ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น งบประมาณโครงการต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นั่นคือพื้นฐานต้นทุนของคุณและตั้งค่าตามระยะของโครงการ เช่นเดียวกับเส้นฐานอื่นๆ ตัวเลขเหล่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หากมีการเปลี่ยนแปลง อีกสองคนต้องปรับเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการตรงตามความคาดหวัง

4. กำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

คุณมีขอบเขต กำหนดการ และพื้นฐานต้นทุน แต่ตอนนี้ คุณต้องกำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้องกับพื้นฐานเหล่านั้น ตัวชี้วัดเหล่านี้สามารถอ้างถึงการวิเคราะห์มูลค่าที่ได้รับ (EVA) หรือตัวชี้วัดอื่นๆ ที่เหมาะสมสำหรับโครงการ แต่ทั้งหมดจะถูกวัดโดยเทียบกับขอบเขต กำหนดการ และงบประมาณที่วางแผนไว้

5. รวมข้อมูลพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพ

แม้ว่าคุณสามารถใช้ขอบเขต กำหนดการ และพื้นฐานต้นทุนแต่ละรายการได้ หลายโครงการใช้ทั้งสามร่วมกันเพื่อให้ได้ภาพที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นของประสิทธิภาพของโครงการในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ

ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไร คุณจะต้องมีเครื่องมือที่รวบรวมประสิทธิภาพที่แท้จริงของขอบเขตของโครงการ กำหนดการ และต้นทุนเทียบกับขอบเขต กำหนดการ และต้นทุนที่วางแผนไว้ สิ่งนี้เรียกว่าความแปรปรวนของโครงการและแสดงว่าคุณอยู่ที่ใดสัมพันธ์กับตำแหน่งที่คุณควรอยู่

การเปรียบเทียบพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพของคุณกับประสิทธิภาพจริงระบุว่าคุณอยู่ในเป้าหมายหรือไม่ หากคุณไม่ผ่านเกณฑ์พื้นฐาน ผู้จัดการโครงการต้องจัดสรรทรัพยากรใหม่เพื่อให้กลับมาทำงานได้

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลพื้นฐานสามารถเปลี่ยนแปลงได้หากมีการปรับขอบเขต ไทม์ไลน์ หรืองบประมาณ การเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติจะสะท้อนให้เห็นในสามข้อมูลพื้นฐาน สิ่งนี้ส่งผลต่อพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพแบบรวม

ProjectManager เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการวัดประสิทธิภาพ

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สร้างพื้นฐานการวัดประสิทธิภาพด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลแผนโครงการในแผนภูมิแกนต์ของคุณแล้ว เพียงตั้งค่าพื้นฐานเพื่อให้คุณสามารถดูเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ ต้นทุนจริงที่คุณใช้ไป และอื่นๆ อีกมากมายได้เสมอ

รับมุมมองระดับสูงด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

ข้อมูลที่บันทึกไว้ในข้อมูลพื้นฐานของคุณจะป้อนโดยอัตโนมัติตลอดทั้งซอฟต์แวร์ คุณสามารถดูเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสิ้นในมุมมองโครงการต่างๆ ได้ แต่แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ยังก้าวไปไกลกว่านั้นอีก ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ และทำงานทั้งหมดให้คุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือดูกราฟและแผนภูมิที่สร้างขึ้นเพื่อตรวจสอบเวลา ต้นทุน ปริมาณงาน สุขภาพ งาน และความคืบหน้า มีแม้กระทั่งแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอหากคุณจัดการมากกว่าหนึ่งโครงการ

เจาะลึกข้อมูลด้วยรายงานที่ปรับแต่งได้

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความคาดหวังและผู้จัดการโครงการต้องรายงานให้พวกเขาทราบโดยมีการอัปเดตเป็นประจำ ในคลิกเดียว คุณมีรายงานที่เจาะลึกข้อมูลมากกว่ามุมมองระดับสูงของแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ สามารถสร้างรายงานตามสถานะโครงการหรือพอร์ตโครงการ แผนโครงการ งาน ใบเวลา ความพร้อมใช้งาน ปริมาณงาน และความแปรปรวน อย่างหลังจะใช้พื้นฐานการวัดประสิทธิภาพของคุณเพื่อบอกคุณว่าคุณอยู่ที่ไหนและควรอยู่ที่ไหน รายงานทั้งหมดสามารถปรับแต่งให้เน้นเฉพาะรายละเอียดสำหรับผู้จัดการโครงการหรือมุมมองทั่วไปสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หากคุณพบว่าคุณกำลังล้าหลัง เครื่องมือของเรามีฟีเจอร์การจัดการทรัพยากรที่สามารถช่วยคุณดูปริมาณงานของทีมและปรับสมดุลเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับแผนโครงการของคุณสามารถทำได้โดยเพียงแค่ลากและวางวันที่เริ่มต้นหรือกำหนดเวลาไปยังตำแหน่งใหม่ เครื่องมือจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อแสดงการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ และทีมจะได้รับแจ้งทางอีเมลและการแจ้งเตือนในแอป นี่คือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้ทีมของคุณทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้คุณวางแผน ตรวจสอบ และรายงานโครงการแบบเรียลไทม์ กำหนดเส้นฐานหลังจากที่คุณสร้างแผนโครงการของคุณ และดูแบบเรียลไทม์ว่าคุณอยู่ในตำแหน่งใดที่เกี่ยวข้องกับความพยายามตามแผนของคุณ เข้าร่วมทีมจาก NASA, Siemens และ Nestle ที่ใช้เครื่องมือของเราเพื่อขับเคลื่อนความสำเร็จ เริ่มต้นกับ ProjectManager วันนี้ฟรี