Cómo crear una línea de base de medición de desempeño para sus proyectos

Los proyectos se planifican y luego la vida sucede. Idealmente, los gerentes de proyecto saben mejor que ejecutar sus planes de proyecto sin una línea de base de medición de desempeño. Necesitan saber de inmediato si su equipo va por buen camino o se está quedando atrás.

Sin ese conocimiento, el proyecto funciona a ciegas, y cualquiera que haya intentado esto conoce los peligros. Una línea base de medición del desempeño proporciona una ventana al proyecto que permite a los gerentes de proyecto ver los obstáculos y resolverlos antes de que el proyecto llegue a un callejón sin salida.

¿Qué es una línea base de medición del desempeño?

La línea base de medición del desempeño (a menudo abreviada como PMB) es parte del plan del proyecto que establece el alcance, el presupuesto y el cronograma. La línea base de medición del desempeño captura estas partes del plan del proyecto para compararlas con el progreso real del proyecto.

Esta es una herramienta que usan los gerentes de proyectos para ver dónde están y dónde planearon estar. Si eso no se alinea, el gerente del proyecto puede reasignar recursos para volver a encarrilar el proyecto. Una línea base de medición del desempeño también es una gran herramienta para actualizar a los clientes, las partes interesadas y los ejecutivos.

Todo el proyecto es parte de una línea base de medición del desempeño, pero está dividido por el alcance del proyecto, el cronograma del proyecto y las líneas base de costos del proyecto. La línea base del alcance se crea combinando la declaración del alcance y el trabajo definido en la estructura de descomposición del trabajo (WBS). La línea base del cronograma se compone de las actividades del proyecto y la línea base del costo es el presupuesto asignado a esas actividades.

La línea base de medición del desempeño puede significar todas estas líneas base o cada una individualmente. Sin embargo, la línea base de medición del desempeño es una herramienta para que el gerente del proyecto guíe el proyecto, controle su progreso y desempeño y brinde transparencia para las partes interesadas y el uso de los recursos del proyecto.

Para aprovechar al máximo su línea de base de medición de rendimiento, necesita datos en tiempo real. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que captura datos en vivo para una toma de decisiones más perspicaz. Es fácil establecer una línea de base con un simple clic en nuestro diagrama de Gantt, que le permite realizar un seguimiento de la variación del proyecto a medida que ocurre. Esto significa que puede responder rápidamente cuando los costos, el alcance o el tiempo no coinciden con el plan de su proyecto para que su proyecto se mantenga encaminado. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Cuál es el propósito de una línea de base de medición de desempeño?

Como se explicó anteriormente, una línea base de medición del desempeño es una forma de controlar el alcance, el cronograma y los costos de su proyecto. La línea de base de medición del rendimiento captura el plan de su proyecto, de modo que cuando lo ejecuta, tiene algo para comparar con su progreso real.

Luego, la línea de base refleja dónde debería estar en cualquier punto del proyecto, mientras que su desempeño real muestra cuánto progresó. La brecha entre esos dos puntos expone cuán atrasado (o posiblemente adelantado) se encuentra con respecto al plan de su proyecto. Esto puede incluir hitos, porcentaje de trabajo completado o presupuesto consumido.

Estos valiosos datos le permiten al gerente del proyecto monitorear y rastrear el proyecto. Si la línea de base de medición del desempeño indica que el proyecto está retrasado, el gerente del proyecto puede averiguar por qué y reasignar recursos para corregir el proyecto. Naturalmente, cuanto más precisos sean sus datos, mejor funcionará la línea base de medición del rendimiento. Quiere una herramienta que recopile datos en tiempo real o siempre estará un paso atrás.

Cómo crear una línea de base de medición de rendimiento

La importancia de una línea de base de medición del desempeño para realizar un seguimiento de su proyecto y mantener actualizados a los interesados ​​es clara, pero no hemos explorado cómo crear una. El proceso debe ser parte de la fase de planificación de cada gerente de proyecto a medida que se desarrolla el plan del proyecto.

Comienza en la planificación, pero se centra específicamente en el alcance, el cronograma y el costo del proyecto. La captura de estos tres aspectos distintos del proyecto cuando se finalizan en el plan del proyecto es la línea base de medición del desempeño, que actúa como la estrella polar del proyecto para garantizar que siempre esté encaminado.

Para construir una línea base de medición del desempeño, siga estos cinco pasos.

1. Crear una línea base de alcance

El alcance del proyecto es el trabajo que debe completarse para recibir el entregable final. Para determinar esas actividades, primero deberá desarrollar una declaración de alcance, que recopile todo el trabajo que se debe realizar; una estructura de desglose del trabajo (EDT), deconstrucción jerárquica orientada a los resultados del proyecto de arriba hacia abajo; y un diccionario WBS, que detalla las tareas, actividades y entregables de la WBS.

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La creación de estos tres documentos es fundamental para entender el proyecto. Una vez que hayan sido aprobados por las partes interesadas del proyecto, tendrá una línea de base del alcance. Describe el trabajo que debe realizarse y le permite ver si el trabajo se está realizando durante la fase de ejecución de manera oportuna.

2. Crear una línea base de programación

La línea base del alcance informará sus costos, ya que describe todas las actividades necesarias para entregar un proyecto exitoso. Pero también necesita vincular cualquier dependencia que pueda afectar la secuencia de actividades. Un diagrama de red de cronograma es una herramienta común para este trabajo.

Más que enumerar las actividades, tareas y entregables, debe estimar la duración de cada uno. Es importante saber cuánto tiempo lleva ejecutar una actividad hasta su finalización y los recursos necesarios para hacerlo. Esa información se incorpora a las suposiciones y restricciones de su horario. Programar esos recursos es clave para un proyecto que funcione sin problemas.

Cuando tiene un cronograma con dependencias de tareas, duración y recursos necesarios que ha sido aprobado por las partes interesadas, ahora tiene una línea base del cronograma del proyecto.

3. Crear una línea base de costos

En este punto, tenemos el alcance y el cronograma, pero aún debemos determinar la inversión financiera que hará posible el trabajo. Los costos se pronostican observando los requisitos de recursos que ha compilado en el último paso. Estos incluyen su equipo, materiales, equipos, software y cualquier otra cosa utilizada en la ejecución de su proyecto.

Al igual que otros mencionados anteriormente, el presupuesto del proyecto debe ser aprobado por las partes interesadas. Esa es su línea de base de costos y se configura a lo largo de las fases del proyecto. Al igual que otras líneas de base, estos números pueden cambiar. Si uno cambia, los otros dos deben ajustarse para asegurarse de que el proyecto cumpla con las expectativas.

4. Definir indicadores de desempeño

Tiene las líneas base de alcance, cronograma y costo, pero ahora necesita definir los indicadores de desempeño relacionados con esas líneas base. Estos indicadores pueden referirse al análisis del valor ganado (EVA) u otros indicadores que tengan sentido para el proyecto. Pero todos se miden en relación con el alcance, el cronograma y el presupuesto planificados.

5. Consolidar una línea base de medición del desempeño

Si bien puede usar las líneas base de alcance, cronograma y costo individualmente, muchos proyectos usan una combinación de los tres para obtener una imagen más completa del desempeño del proyecto durante la fase de ejecución.

Cualquiera que elija, necesitará una herramienta que recopile el rendimiento real del alcance, el cronograma y el costo del proyecto contra el alcance, el cronograma y el costo planificados. Esto se llama la varianza del proyecto y muestra dónde se encuentra en relación con dónde debería estar.

La comparación de su línea de base de medición de rendimiento con el rendimiento real indica si está en el objetivo. Si no está cumpliendo con las líneas de base, el gerente del proyecto debe reasignar recursos para volver a encarrilarse.

Sin embargo, la línea de base puede cambiar si se ajusta el alcance, el cronograma o el presupuesto. Los cambios aprobados se reflejan luego en las tres líneas base. Esto influye en la línea base de medición del rendimiento combinado.

ProjectManager es ideal para la medición del rendimiento

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que crea una línea base de medición del rendimiento con un solo clic. Una vez que agregue los datos del plan del proyecto a su diagrama de Gantt, simplemente establezca la línea de base para que siempre pueda ver el porcentaje de trabajo completado, los costos reales que ha gastado y mucho más.

Obtenga una vista de alto nivel con paneles en tiempo real

Los datos guardados en su línea de base se alimentan automáticamente a través del software. Puede ver un porcentaje de tareas completadas en cualquiera de las múltiples vistas del proyecto. Pero el panel de control en tiempo real va más allá. No requiere configuración y hace todo el trabajo por usted. Todo lo que tiene que hacer es mirar los gráficos y cuadros que genera para monitorear el tiempo, el costo, la carga de trabajo, la salud, las tareas y el progreso. Incluso hay un tablero de cartera si está administrando más de un proyecto.

Profundice en los datos con informes personalizables

Las partes interesadas tienen expectativas y los gerentes de proyecto deben informarles con actualizaciones periódicas. Con un solo clic, tiene informes que profundizan más en los datos que la vista de alto nivel del tablero en tiempo real. Se pueden generar informes sobre el estado del proyecto o la cartera, el plan del proyecto, las tareas, las hojas de tiempo, la disponibilidad, la carga de trabajo y la variación. Este último utilizará su línea de base de medición de rendimiento para decirle dónde se encuentra y dónde debería estar. Todos los informes se pueden personalizar para centrarse solo en detalles para los directores de proyectos o perspectivas más generales para las partes interesadas.

Si descubrió que se está quedando atrás, nuestra herramienta tiene funciones de administración de recursos que pueden ayudarlo a ver la carga de trabajo de su equipo y equilibrarla para mantenerlos productivos. Cualquier cambio que realice en el plan de su proyecto se puede realizar simplemente arrastrando y soltando las fechas de inicio o los plazos en su nuevo lugar. La herramienta se actualiza automáticamente para reflejar estos cambios y los equipos reciben notificaciones por correo electrónico y alertas en la aplicación. Es esta colaboración en tiempo real lo que hace que sus equipos trabajen mejor juntos.

ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a planificar, monitorear e informar sobre proyectos en tiempo real. Establezca una línea de base después de crear su plan de proyecto y vea en tiempo real dónde se encuentra realmente en relación con su esfuerzo planificado. Únase a equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que utilizan nuestras herramientas para impulsar el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.