Comment créer une base de référence de mesure de performance pour vos projets

Les projets sont planifiés et puis la vie se passe. Idéalement, les chefs de projet savent qu'il ne faut pas exécuter leurs plans de projet sans référence de mesure de la performance. Ils doivent savoir immédiatement si leur équipe est sur la bonne voie ou en retard.

Sans cette connaissance, le projet se déroule à l'aveugle, et quiconque a essayé cela connaît les dangers. Une ligne de base de mesure des performances fournit une fenêtre sur le projet qui permet aux chefs de projet de voir les obstacles et de les résoudre avant que le projet n'atteigne une impasse.

Qu'est-ce qu'une référence de mesure des performances ?

La référence de mesure du rendement (souvent abrégée en PMB) fait partie du plan de projet qui définit la portée, le budget et le calendrier. La référence de mesure du rendement saisit ces parties du plan de projet pour les mesurer par rapport à l'avancement réel du projet.

Il s'agit d'un outil que les chefs de projet utilisent pour voir où ils en sont par rapport à où ils avaient prévu d'être. Si cela ne correspond pas, le chef de projet peut réaffecter des ressources pour remettre le projet sur les rails. Une base de référence de mesure du rendement est également un excellent outil pour mettre à jour les clients, les intervenants et les cadres.

L'ensemble du projet fait partie d'une ligne de base de mesure des performances, mais il est divisé par la portée du projet, le calendrier du projet et les lignes de base des coûts du projet. La référence de portée est créée en combinant l'énoncé de portée et le travail défini sur la structure de répartition du travail (WBS). La ligne de base du calendrier est composée des activités du projet et la ligne de base des coûts est le budget alloué à ces activités.

La ligne de base de mesure des performances peut signifier toutes ces lignes de base ou chacune individuellement. Cependant, la référence de mesure de la performance est un outil permettant au chef de projet de guider le projet, de contrôler son avancement et ses performances et d'assurer la transparence pour les parties prenantes et l'utilisation des ressources du projet.

Afin de tirer le meilleur parti de votre référence de mesure des performances, vous avez besoin de données en temps réel. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui capture des données en direct pour une prise de décision plus éclairée. Il est facile de définir une ligne de base d'un simple clic sur notre diagramme de Gantt, qui vous permet de suivre la variance du projet au fur et à mesure. Cela signifie que vous pouvez réagir rapidement lorsque les coûts, la portée ou le temps ne correspondent pas à votre plan de projet afin que votre projet reste sur la bonne voie. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Quel est le but d'une base de référence de mesure des performances ?

Comme expliqué ci-dessus, une référence de mesure de la performance est un moyen de contrôler la portée, le calendrier et les coûts de votre projet. La ligne de base de mesure des performances capture votre plan de projet afin que, lorsque vous l'exécutez, vous ayez quelque chose à comparer à vos progrès réels.

La ligne de base reflète alors où vous devriez être à n'importe quel moment du projet tandis que votre performance réelle montre à quel point vous avez progressé. L'écart entre ces deux points révèle à quel point vous êtes en retard (ou éventuellement en avance) sur votre plan de projet. Cela peut inclure des jalons, le pourcentage de travail achevé ou le budget consommé.

Ces données précieuses permettent au chef de projet de surveiller et de suivre le projet. Si la ligne de base de mesure du rendement indique que le projet est retardé, le chef de projet peut découvrir pourquoi et réaffecter les ressources pour redresser le projet. Naturellement, plus vos données sont précises, plus la ligne de base de mesure des performances fonctionne. Vous voulez un outil qui collecte des données en temps réel ou vous serez toujours en retard.

Comment créer une ligne de base de mesure des performances

L'importance d'une base de référence de mesure des performances pour suivre votre projet et tenir les parties prenantes informées est claire, mais nous n'avons pas exploré comment en créer une. Le processus devrait faire partie de la phase de planification de chaque chef de projet au fur et à mesure que le plan de projet se développe.

Il commence par la planification mais se concentre spécifiquement sur la portée, le calendrier et le coût du projet. La capture de ces trois aspects distincts du projet lorsqu'ils sont finalisés dans le plan de projet constitue la référence de mesure du rendement, agissant comme l'étoile polaire du projet, garantissant que vous êtes toujours sur la bonne voie.

Pour créer une base de référence de mesure des performances, suivez ces cinq étapes.

1. Créer une ligne de base de portée

La portée du projet est le travail qui doit être complété afin de recevoir le livrable final. Pour déterminer ces activités, vous devrez d'abord développer un énoncé de portée, qui rassemble tout le travail qui doit être fait ; une structure de répartition du travail (WBS), déconstruction hiérarchique orientée livrable du projet de haut en bas ; et un dictionnaire WBS, qui détaille les tâches, les activités et les livrables du WBS.

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La création de ces trois documents est essentielle à la compréhension du projet. Une fois qu'ils ont été approuvés par les parties prenantes du projet, vous disposez d'une référence de portée. Il décrit le travail qui doit être fait et vous permet de voir si le travail est fait à travers la phase d'exécution en temps opportun.

2. Créer une planification de base

La base de référence de la portée informera vos coûts car elle décrit toutes les activités nécessaires pour mener à bien un projet réussi. Mais vous devez également lier toutes les dépendances qui pourraient avoir un impact sur la séquence des activités. Un schéma de réseau horaire est un outil commun pour ce travail.

Plus que d'énumérer les activités, les tâches et les livrables, vous devez estimer la durée de chacun. Il est important de savoir combien de temps il faut pour qu'une activité soit exécutée jusqu'à son terme et les ressources nécessaires pour ce faire. Ces informations sont intégrées dans vos hypothèses et contraintes de calendrier. La planification de ces ressources est essentielle au bon déroulement d'un projet.

Lorsque vous disposez d'un calendrier avec des dépendances de tâches, la durée et les ressources nécessaires qui ont été approuvées par les parties prenantes, vous disposez désormais d'une ligne de base du calendrier du projet.

3. Créer une ligne de base des coûts

À ce stade, nous avons la portée et le calendrier, mais nous devons encore déterminer l'investissement financier qui rend les travaux possibles. Les coûts sont prévus en examinant les besoins en ressources que vous avez compilés à la dernière étape. Il s'agit notamment de votre équipe, des matériaux, de l'équipement, des logiciels et de tout ce qui est utilisé dans l'exécution de votre projet.

Comme d'autres mentionnés ci-dessus, le budget du projet doit être approuvé par les parties prenantes. Il s'agit de votre coût de base et il est configuré à travers les phases du projet. Comme pour les autres lignes de base, ces chiffres peuvent changer. Si l'un change, les deux autres doivent s'adapter pour s'assurer que le projet répond aux attentes.

4. Définir des indicateurs de performance

Vous disposez des lignes de base de la portée, du calendrier et des coûts, mais vous devez maintenant définir les indicateurs de performance liés à ces lignes de base. Ces indicateurs peuvent faire référence à l'analyse de la valeur acquise (EVA) ou à d'autres indicateurs qui ont du sens pour le projet. Mais tous sont mesurés par rapport à la portée, au calendrier et au budget prévus.

5. Consolider une référence de mesure du rendement

Bien que vous puissiez utiliser les références de portée, de planification et de coût individuellement, de nombreux projets utilisent une combinaison des trois pour obtenir une image plus complète des performances du projet pendant la phase d'exécution.

Quel que soit votre choix, vous aurez besoin d'un outil qui collecte les performances réelles de la portée, du calendrier et du coût du projet par rapport à la portée, au calendrier et au coût prévus. C'est ce qu'on appelle la variance du projet et montre où vous en êtes par rapport à où vous devriez être.

La comparaison de votre référence de mesure des performances avec les performances réelles indique si vous êtes sur la cible. Si vous ne respectez pas les lignes de base, le chef de projet doit réaffecter les ressources pour se remettre sur la bonne voie.

Cependant, la base de référence peut changer si la portée, le calendrier ou le budget sont ajustés. Les changements approuvés sont ensuite reflétés dans les trois lignes de base. Cela influence la base de référence de la mesure du rendement combiné.

ProjectManager est idéal pour la mesure des performances

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui crée une ligne de base de mesure des performances en un seul clic. Une fois que vous avez ajouté les données du plan de projet à votre diagramme de Gantt, définissez simplement la ligne de base afin que vous puissiez toujours voir le pourcentage de travail achevé, les coûts réels que vous avez dépensés et bien plus encore.

Obtenez une vue de haut niveau avec des tableaux de bord en temps réel

Les données enregistrées dans votre ligne de base alimentent automatiquement tout le logiciel. Vous pouvez voir un pourcentage de tâches terminées sur l'une des multiples vues du projet. Mais le tableau de bord en temps réel va encore plus loin. Il ne nécessite aucune configuration et fait tout le travail pour vous. Tout ce que vous avez à faire est de regarder les graphiques et les diagrammes qu'il génère pour surveiller le temps, le coût, la charge de travail, la santé, les tâches et les progrès. Il existe même un tableau de bord de portefeuille si vous gérez plusieurs projets.

Allez plus loin dans les données avec des rapports personnalisables

Les parties prenantes ont des attentes et les chefs de projet doivent leur rendre compte avec des mises à jour régulières. En un clic, vous avez des rapports qui vont plus loin dans les données que la vue de haut niveau du tableau de bord en temps réel. Des rapports peuvent être générés sur l'état du projet ou du portefeuille, le plan de projet, les tâches, les feuilles de temps, la disponibilité, la charge de travail et la variance. Ce dernier utilisera votre référence de mesure de performance pour vous dire où vous en êtes et où vous devriez être. Tous les rapports peuvent être personnalisés pour se concentrer uniquement sur les détails pour les chefs de projet ou sur des perspectives plus générales pour les parties prenantes.

Si vous découvrez que vous prenez du retard, notre outil dispose de fonctionnalités de gestion des ressources qui peuvent vous aider à visualiser la charge de travail de votre équipe et à l'équilibrer pour la maintenir productive. Toute modification que vous apportez à votre plan de projet peut être effectuée simplement en faisant glisser et en déposant les dates de début ou les échéances à leur nouvel emplacement. L'outil se met à jour automatiquement pour refléter ces changements et les équipes sont averties par e-mail et par des alertes intégrées à l'application. C'est cette collaboration en temps réel qui permet à vos équipes de mieux travailler ensemble.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à planifier, surveiller et rendre compte des projets en temps réel. Définissez une ligne de base après avoir créé votre plan de projet et voyez en temps réel où vous en êtes réellement par rapport à votre effort planifié. Rejoignez des équipes de la NASA, de Siemens et de Nestlé qui utilisent nos outils pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.