如何為您的項目創建績效衡量基準

計劃好項目，然後生活就會發生。 理想情況下，項目經理知道在沒有績效衡量基準的情況下執行他們的項目計劃要好得多。 他們需要立即知道他們的團隊是走上正軌還是落後。

如果沒有這些知識，項目就會盲目運行，任何嘗試過的人都知道其中的危險。 績效測量基線為項目提供了一個窗口，允許項目經理在項目陷入死胡同之前看到障礙並解決它們。

什麼是績效衡量基準？

績效測量基線（通常縮寫為 PMB）是項目計劃的一部分，用於設定範圍、預算和進度。 績效測量基線捕獲項目計劃的這些部分，以根據項目的實際進度來衡量它們。

這是項目經理用來查看他們在哪裡與他們計劃在哪裡的一種工具。 如果不一致，項目經理可以重新分配資源以使項目重回正軌。 績效衡量基準也是更新客戶、利益相關者和高管的絕佳工具。

整個項目是績效衡量基準的一部分，但它被項目範圍、項目進度和項目成本基準分解。 範圍基線是通過組合範圍說明和工作分解結構 (WBS) 上定義的工作來創建的。 進度基準由項目活動組成，成本基準是分配給這些活動的預算。

績效測量基線可以指所有這些基線或每個單獨的基線。 然而，績效測量基線是項目經理指導項目、控制其進度和績效並為利益相關者和項目資源使用提供透明度的工具。

為了充分利用績效衡量基準，您需要實時數據。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，可捕獲實時數據以進行更有洞察力的決策。 只需單擊我們的甘特圖即可輕鬆設置基線，這使您可以隨時跟踪項目差異。 這意味著當成本、範圍或時間與您的項目計劃不匹配時，您可以快速做出響應，從而使您的項目保持在正軌上。 立即免費開始使用 ProjectManager。

績效衡量基準的目的是什麼？

如上所述，績效衡量基準是控制項目範圍、進度和成本的一種方式。 績效測量基線捕獲您的項目計劃，因此當您執行它時，您可以與實際進度進行比較。

然後，基線反映了您在項目中的任何時候都應該處於什麼位置，而您的實際表現則顯示了您的進步程度。 這兩點之間的差距暴露了您的項目計劃落後（或可能領先）多遠。 這可以包括里程碑、已完成工作的百分比或消耗的預算。

這些有價值的數據使項目經理能夠監控和跟踪項目。 如果績效測量基準表明項目延遲，項目經理可以找出原因並重新分配資源以糾正項目。 自然，您的數據越準確，績效衡量基準的效果就越好。 您需要一個收集實時數據的工具，否則您總是會落後一步。

如何創建績效衡量基準

績效測量基線對跟踪您的項目並讓利益相關者保持更新的重要性是顯而易見的，但我們還沒有探索如何制定一個。 隨著項目計劃的製定，該過程應該成為每個項目經理計劃階段的一部分。

它從計劃開始，但特別關注項目範圍、進度和成本。 在項目計劃中最終確定項目的這三個不同方面是績效測量基線，作為項目的北極星，確保您始終在軌道上。

要建立績效衡量基準，請遵循以下五個步驟。

1.創建範圍基線

項目的範圍是為了獲得最終可交付成果而必須完成的工作。 要確定這些活動，您首先需要製定一份範圍說明書，其中收集了所有必須完成的工作； 工作分解結構（WBS），自上而下以可交付成果為導向的項目分層解構； 和 WBS 詞典，詳細說明 WBS 的任務、活動和可交付成果。

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這三個文件的創建對於理解項目至關重要。 一旦項目利益相關者批准了它們，您就有了範圍基線。 它概述了必須完成的工作，並允許您通過執行階段及時查看工作是否正在完成。

2. 創建計劃基準

範圍基準將告知您的成本，因為它概述了交付成功項目所需的所有活動。 但是您還需要鏈接任何可能影響活動順序的依賴項。 進度網絡圖是這項工作的常用工具。

除了列出活動、任務和可交付成果之外，您還需要估算每個活動的持續時間。 了解一項活動執行完成需要多長時間以及執行此操作所需的資源非常重要。 該信息被納入您的日程安排假設和約束中。 安排這些資源是項目順利運行的關鍵。

當您擁有一個包含任務相關性、持續時間和所需資源且已獲得利益相關者批准的日程表時，您現在就有了一個項目日程表基線。

3. 創建成本基準

在這一點上，我們有範圍和時間表，但尚未確定使這項工作成為可能的財務投資。 通過查看您在上一步中編譯的資源需求來預測成本。 這些包括您的團隊、材料、設備、軟件以及項目執行中使用的任何其他內容。

與上述其他人一樣，項目預算必須得到利益相關者的批准。 這是您的成本基準，它是跨項目階段設置的。 與其他基線類似，這些數字可能會發生變化。 如果其中一個發生變化，另外兩個需要調整以確保項目符合預期。

4. 定義績效指標

您擁有範圍、進度和成本基準，但現在您需要定義與這些基準相關的績效指標。 這些指標可以參考掙值分析（EVA）或其他對項目有意義的指標。 但所有這些都是根據計劃的範圍、進度和預算來衡量的。

5. 鞏固績效衡量基準

雖然您可以單獨使用範圍、進度和成本基線，但許多項目使用三者的組合來更全面地了解項目在執行階段的績效。

無論您選擇哪種方式，您都需要一個工具來收集項目範圍、進度和成本與計劃範圍、進度和成本的實際績效。 這被稱為項目差異，它顯示了您所處的位置與您應該在的位置之間的關係。

將您的績效衡量基準與實際績效進行比較表明您是否達到目標。 如果您沒有達到基線，項目經理必須重新分配資源以重回正軌。

但是，如果調整範圍、時間表或預算，基線可能會發生變化。 然後，批准的更改會反映在三個基線中。 這會影響組合的性能測量基線。

ProjectManager 是性能測量的理想選擇

ProjectManager 是項目管理軟件，只需單擊一下即可創建績效測量基線。 將項目計劃數據添加到甘特圖後，只需設置基線，您就可以始終查看已完成工作的百分比、實際花費的成本等等。

使用實時儀表板獲得高級視圖

保存到基線的數據會自動傳送到整個軟件。 您可以在多個項目視圖中的任何一個上查看已完成任務的百分比。 但實時儀表板更進一步。 它不需要設置，並為您完成所有工作。 您所要做的就是查看它生成的圖形和圖表，以監控時間、成本、工作量、健康、任務和進度。 如果您管理多個項目，甚至還有一個投資組合儀表板。

使用可定制的報告更深入地研究數據

利益相關者有期望，項目經理必須定期向他們報告最新情況。 只需單擊一下，您就可以獲得比實時儀表板的高級視圖更深入數據的報告。 可以生成關於項目或項目組合狀態、項目計劃、任務、時間表、可用性、工作量和差異的報告。 後者將使用您的績效衡量基準來告訴您您在哪里以及您應該在哪裡。 所有報告都可以定制為只關注項目經理的細節或利益相關者的更一般的前景。

如果您發現自己落後了，我們的工具具有資源管理功能，可以幫助您查看團隊的工作量並對其進行平衡以保持他們的生產力。 您對項目計劃所做的任何更改都可以通過簡單地將開始日期或截止日期拖放到新位置來完成。 該工具會自動更新以反映這些更改，並通過電子郵件和應用內警報通知團隊。 正是這種實時協作讓您的團隊更好地協同工作。

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