Apa itu Jadwal Dasar & Bagaimana Saya Membuatnya?

Sebelum Anda memulai sebuah proyek, Anda harus memikirkan waktu. Ini adalah variabel terpenting yang dapat memengaruhi rencana Anda. Bagaimana Anda bisa mendapatkan apa yang Anda butuhkan untuk dilakukan pada waktu Anda harus melakukannya? Untuk mencapai ini, seseorang harus membuat jadwal.

Jadwal adalah kunci untuk perencanaan proyek, tetapi jadwal sebenarnya hanyalah sebuah kerangka kerja. Setelah Anda menindaklanjutinya, menjalankan tugas proyek Anda demi tugas, jadwalnya berubah. Bagaimana Anda bisa memastikan Anda tetap sesuai jadwal dan menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya?

Di situlah membuat garis dasar masuk. Dengan membuat rencana proyek dasar, dan jadwal dasar, Anda memiliki sarana untuk membandingkan di mana Anda berada dalam menjalankan proyek—dan jika itu selaras dengan tujuan Anda saat itu.

Apa itu Jadwal Dasar?

Apakah Anda menyebutnya jadwal garis dasar atau garis dasar jadwal, istilah ini mengacu pada jadwal yang telah selesai dan disetujui. Jadwal baseline dapat digunakan sebagai alat untuk mengukur kinerja dengan melaporkan varians jadwal. Artinya, garis dasar jadwal dapat digunakan untuk membandingkan di mana Anda berencana berada pada waktu tertentu dalam proyek dengan di mana data menunjukkan Anda sebenarnya.

Terkait: Template Penjadwalan Proyek

Seperti yang Anda ketahui, jadwal untuk sebuah proyek adalah kumpulan tugas yang harus diselesaikan selama jangka waktu tertentu untuk mencapai hasil akhir untuk proyek tersebut. Oleh karena itu, baseline jadwal adalah cara untuk menangkap jadwal final ini dan menggunakannya sebagai tolok ukur untuk mengukur kemajuan Anda dalam melaksanakan proyek.

Garis dasar jadwal menangkap perubahan dalam jadwal Anda yang terjadi karena perkembangan risiko. Menggunakan jadwal dasar berarti Anda dapat melihat variasi ini dalam jadwal Anda lebih cepat, daripada nanti, dan membuat penyesuaian dengan cepat agar tetap pada jalurnya.

Mengapa Menggunakan Jadwal Dasar?

Alasan yang jelas untuk menggunakan jadwal dasar adalah, ini membantu Anda tetap pada jadwal. Tanpa satu, itu seperti Anda bekerja di luar konteks proyek Anda saat ini. Tidak ada cara untuk mengetahui di mana seharusnya berada dalam jadwal karena tidak ada patokan untuk membandingkan kemajuan Anda.

Proyek jarang berlalu tanpa banyak masalah muncul. Bisa ada kecelakaan kecil atau besar. Terlepas dari beratnya masalah, dampaknya pasti dapat mengganggu jadwal Anda, meninggalkan tenggat waktu terganggu di belakangnya. Anda harus mengalokasikan kembali sumber daya untuk memantapkan proyek Anda.

Itu berarti mengubah bagian dari jadwal untuk menanggapi perubahan dan tetap di jalur untuk memenuhi tenggat waktu akhir Anda. Namun, dalam fluks perubahan dan kemunduran yang konstan, garis dasar jadwal tetap kokoh. Ini adalah konstanta di lautan perubahan yang merupakan proyek, memungkinkan Anda untuk menavigasi dengan sukses ketika badai membawa Anda ke perairan yang belum dipetakan.

Tentu saja, ada banyak jenis dasar yang berbeda. Semuanya penting. Jadwal dasar membuat Anda tetap pada target dan terkait dengan rencana proyek dasar, karena jadwal adalah bagian dari rencana proyek yang lebih besar. Tetapi jadwal dasar menggabungkan aset dan sumber daya bisnis, sehingga Anda dapat mengalokasikannya dengan benar agar tetap sesuai jadwal.

Cara Membuat Jadwal Dasar

Sebelum Anda dapat membuat dasar jadwal Anda, Anda harus memiliki jadwal. Itu dimulai dengan mengumpulkan semua tugas yang harus Anda jalankan untuk menghasilkan hasil akhir Anda.

Identifikasi Tugas

Gunakan struktur rincian kerja untuk bekerja mundur dari hasil akhir Anda. Alat ini memastikan Anda tidak melewatkan langkah apa pun. Untuk membuat jadwal yang sukses, Anda harus terlebih dahulu benar-benar menentukan setiap tugas. Melakukan pertemuan perencanaan dengan tim dan pemangku kepentingan Anda akan membantu memastikan Anda tidak meninggalkan langkah penting apa pun dari jadwal Anda. Anda juga dapat menggunakan data historis saat meneliti proyek serupa.

Tentukan Durasi

Setelah Anda menyelesaikan semua aktivitas, Anda perlu memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Ada sejumlah teknik untuk membantu Anda mendapatkan angka yang akurat. Untuk hasil yang lebih cepat, ada perkiraan analog, yang merujuk kembali ke waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek serupa sebelumnya. Ada juga estimasi tiga titik, yang menggunakan rumus untuk menghitung parameter kemungkinan besar, optimis dan pesimis. Tentu saja, ada alat lain. Pilih yang tepat untuk Anda dan proyek Anda.

Tetapkan Tonggak

Proyek besar dan tugas kecil. Milestones adalah langkah-langkah di antara dua titik tersebut. Mereka biasanya digunakan untuk menandai akhir dari satu fase proyek dan awal dari yang berikutnya. Namun, Anda dapat menggunakan tonggak untuk menentukan titik utama dalam proyek.

Identifikasi Dependensi

Beberapa tugas yang Anda kumpulkan akan berdiri sendiri, sementara yang lain akan bergantung pada orang lain. Artinya, mereka tidak akan dapat memulai atau berhenti sampai yang lain mulai atau berhenti. Tugas-tugas dependen ini dapat menyebabkan masalah di kemudian hari dalam proyek jika Anda tidak mengidentifikasinya.

Tambahkan Sumber Daya

Tugas tidak selesai dengan sendirinya. Anda perlu melampirkan sumber daya kepada mereka. Sumber daya dapat berupa anggota tim, bahan, alat, dll. Semua ini memiliki biaya terkait dan juga perkiraan durasi untuk menentukan berapa lama Anda akan membutuhkannya.

Tetapkan Dasar

Sekarang Anda memiliki jadwal proyek. Menyetel baseline hanya membekukan data ini—mengambil snapshot-nya. Anda akan membutuhkannya untuk membandingkan kemajuan Anda saat Anda memasuki fase eksekusi proyek.

Di bagian berikutnya, kami akan menunjukkan kepada Anda betapa mudahnya melakukan ini di ProjectManager atau, jika Anda mau, Anda dapat menonton video tutorial singkat ini.

Cara Membuat Jadwal Dasar di ProjectManager

Setelah Anda membuat jadwal, simpan. Sekarang, Anda memiliki garis dasar jadwal dan dapat menggunakan dokumen ini untuk membandingkan kemajuan Anda yang sebenarnya saat Anda menjalankan proyek. Tetapi ada cara yang lebih efisien untuk menghitung varians proyek Anda.

Waktu adalah sumber daya yang berharga dalam proyek apa pun, dan menggunakan perangkat lunak penjadwalan proyek berbasis cloud seperti ProjectManager adalah cara Anda dapat menghemat waktu dan uang sambil meningkatkan produktivitas proyek Anda. Berikut cara kerjanya.

Pertama, Anda ingin menyusun jadwal Anda di bagan Gantt online kami. Impor tugas atau gunakan salah satu templat khusus industri kami untuk memulai. Sama seperti jadwal lainnya, Anda ingin menambahkan tanggal mulai dan berakhir. Kemudian, Gantt memetakan proyek Anda melalui garis waktu. Tapi di sinilah hal-hal menjadi menarik.

Bagi jadwal yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola dengan fitur tonggak sejarah kami, yang dapat membagi proyek menjadi beberapa fase atau menunjukkan tenggat waktu utama. Gantt dapat disesuaikan lebih lanjut dengan warna.

Kemudian, hubungkan dependensi, sehingga mereka tidak menyelinap pada Anda selama eksekusi. Jika ada perubahan selama eksekusi, Gantt kami dapat diedit hanya dengan menyeret dan melepaskan tugas ke tanggal baru.

Mengatur Baseline

Seperti yang disebutkan, menetapkan garis dasar adalah cara Anda mengukur varians proyek saat Anda menjalankan tugas. Oleh karena itu, setelah Anda menyelesaikan rencana Anda, Anda ingin menetapkan garis dasar jadwal. Yang harus Anda lakukan dengan alat Gantt kami adalah mengklik pengaturan lanjutan. Di sana, Anda akan melihat opsi untuk mengatur baseline. Semudah itu.

Ketika Anda telah menetapkan garis dasar, tanggal mulai dan selesai yang direncanakan akan mengisi kolom awal dan akhir garis dasar. Tanggal-tanggal ini tidak akan berubah kecuali Anda mengatur ulang garis dasar dan menimpanya.

Laporan sekali klik kami menyertakan laporan varians proyek yang akan membandingkan kemajuan aktual Anda dengan yang direncanakan. Ini adalah cara yang bagus untuk menghitung buffer proyek, yaitu berapa banyak waktu yang dapat Anda tambahkan ke tugas tanpa memengaruhi jadwal keseluruhan.

ProjectManager adalah alat pemenang penghargaan yang membantu manajer menjadwalkan dan memberi mereka alat yang mereka butuhkan untuk menjaga jadwal itu tetap pada jalurnya. Dari penjadwalan baseline hingga pelacakan varians proyek, Anda memiliki kendali. Atur tugas, tetapkan sumber daya, dan pantau semuanya secara real-time.