Cara Mencegah Email Masuk Spam: Panduan Utama

Ketika email berakhir di folder spam, pemasar tidak ingin bercanda. Ini adalah masalah serius yang melukai reputasi pengirim dan kemampuan pengiriman email. Mari cari tahu cara mencegah email masuk ke spam dan memaksimalkan kemampuan pengiriman email Anda.

Bangun identitas pengiriman yang konsisten

Identitas pengirim terdiri dari alamat IP pengirim dan domain pengirim. Secara keseluruhan ini memungkinkan penyedia kotak surat untuk menunjukkan dengan tepat sumber email yang masuk. Membangun dan mempertahankan identitas pengiriman yang konsisten adalah salah satu langkah pertama untuk mencegah email masuk ke spam.

Gunakan alamat IP tepercaya untuk mengirim email Anda

Alamat IP adalah serangkaian nomor unik yang ditetapkan ke pengirim oleh Penyedia Layanan Internet (ISP). Itu terdaftar dalam sistem nama domain dan digunakan untuk mengirim email atas nama nama domain Anda.

Ada dua jenis alamat IP:

• Alamat IP bersama . Alamat tersebut digunakan oleh banyak pengirim, yang meningkatkan frekuensi dan volume pengiriman, membuat alamat menjadi hangat secara default. Namun, dalam kasus ini, Anda tidak dapat mengontrol reputasi alamat IP karena itu juga bergantung pada tindakan pengirim lain.
• Alamat IP khusus . Alamat ini digunakan oleh satu pengirim, yang bertanggung jawab penuh atas reputasinya. Artinya tidak ada pemasar atau perusahaan lain yang dapat mengirim email dari alamat IP ini. IP khusus adalah pilihan yang baik jika volume pengiriman bulanan Anda mencapai lebih dari 50.000 email.

Anda harus memilih alamat IP yang sesuai dan tetap menggunakannya. Hindari mengirim email dari beberapa alamat IP untuk mencegah masalah reputasi. Spammer mencoba mempermainkan sistem dengan menggunakan kumpulan besar alamat IP, melompat dari satu ke yang lain setiap kali email mereka mulai masuk ke spam atau diblokir. Pendekatan ini dikenal oleh filter spam dan menempatkan pengirim yang sering mengubah IP berisiko masuk daftar hitam.

Ingatlah untuk menghangatkan alamat IP baru. Pelan-pelan saja, karena alamat IP baru, baik dedicated atau shared dianggap dingin karena IP tersebut belum memiliki skor reputasi. Untuk membangun reputasi positif pada IP baru Anda dan mengirimkan email Anda, Anda perlu membuktikan bahwa Anda adalah pengirim yang sah.

Bayangkan Anda perlu mengirim 60.000 email. Jika Anda mengirim sejumlah besar sekaligus, server penerima mungkin akan menolaknya. Tetapi Anda dapat membagi milis Anda menjadi enam grup, masing-masing terdiri dari 10.000 penerima. Kirim email ke grup pertama setiap hari selama minggu pertama. Untuk minggu kedua, tambahkan grup lain yang terdiri dari 10.000 pengguna ke milis Anda dan seterusnya. Jika rasio pentalan Anda menjadi lebih tinggi dari 10% dan tingkat keluhan Anda melebihi 0,1%, kurangi volume pengiriman Anda menjadi 5.000 pesan sehari.

Kirim email dari domain Anda sendiri

Domain pengirim adalah bagian dari alamat email yang terdaftar setelah simbol @. Ini adalah nama domain yang terdaftar di web yang memungkinkan penerima dan penyedia kotak surat untuk mengidentifikasi dari mana email berasal.

Saat menentukan reputasi domain, penyedia kotak surat mempertimbangkan metrik berikut:

• Rasio penempatan kotak masuk — persentase email yang dikirim dari domain tertentu yang dikirim ke kotak masuk.
• Tingkat penempatan spam — persentase email yang dikirim dari domain yang masuk ke folder spam karena masalah alamat IP atau reputasi domain.
• Tingkat “Ini bukan spam” — persentase penerima yang menerima email dari domain ini ke folder spam mereka dan menandainya sebagai “bukan spam”.
• Tingkat keluhan — persentase penerima yang melaporkan email dari domain tertentu sebagai spam.

Karena penyedia kotak surat sangat mementingkan umpan balik pengguna mereka, tingkat keluhan sangat memengaruhi reputasi domain dan kemampuan pengiriman email secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa saran untuk menghindari keluhan:

• Bangun milis Anda sendiri. Selalu hindari menyewa atau membeli milis dari pihak ketiga — mengetahui sumber alamat email yang Anda peroleh akan memungkinkan Anda melihat tren dalam keluhan spam Anda.
• Kirim email selamat datang tepat waktu. Pelanggan Anda harus mengenali merek Anda dan ingat bergabung dengan milis Anda; jika tidak, mereka cenderung akan mengeluh di jalan.
• Tambahkan tautan berhenti berlangganan yang menonjol. Pelanggan Anda tidak perlu mengambil terlalu banyak langkah untuk berhenti berlangganan email Anda.
• Daftar untuk loop umpan balik dari penyedia kotak surat yang berbeda. Setelah berlangganan, Anda akan mendapatkan pemberitahuan setiap kali penerima melaporkan email Anda sebagai spam dan Anda akan mendapatkan kesempatan untuk segera menghapus pengeluh dari daftar Anda.

Secara umum, untuk mencegah email masuk ke spam, tugas Anda adalah mempertahankan tingkat keluhan di bawah 0,1%.

Otentikasi email Anda dengan SPF, DKIM, dan DMARC

Pada September 2019, pesan spam mencapai hampir 55% dari lalu lintas email global.

Penyedia kotak surat mengkhawatirkan tingkat keamanan mereka; oleh karena itu, mereka menangani masalah tersebut dengan sanksi yang lebih intensif terhadap spam. Itulah mengapa otentikasi penting: penyedia kotak surat menggunakan teknologi otentikasi untuk mengkonfirmasi identitas digital pengirim. Jika yang terakhir gagal otentikasi, penyedia kotak surat dapat menolak pesan langsung, atau memasukkannya melalui filter tambahan untuk menentukan apakah itu harus dikirim.

Dalam pemasaran email, ada tiga jenis otentikasi utama yang digunakan untuk membuktikan kepada penyedia kotak surat bahwa email Anda layak ditempatkan di kotak masuk:

• SPF (Sender Policy Framework) adalah metode otentikasi berbasis alamat IP yang digunakan untuk membandingkan IP pengirim yang ditunjukkan dalam catatan DNS domain dengan daftar IP yang diizinkan untuk dikirim dari domain tersebut.
• DKIM (Domain Keys Identified Mail) adalah metode untuk memvalidasi domain melalui tanda tangan kriptografi yang tersedia untuk umum. Tanda tangan ini diverifikasi di pihak penerima menggunakan catatan DNS.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) adalah protokol yang ditujukan untuk mengurangi phishing dan spoofing email. Ini memungkinkan pengirim untuk menentukan bahwa email mereka diautentikasi dengan benar menggunakan data DKIM dan SPF.

Pengirim yang mengautentikasi pesan mereka dengan ketiga metode tersebut mungkin melihat lebih sedikit pemfilteran dan lebih sedikit email yang masuk ke spam.

Pantau reputasi pengirim Anda

Reputasi pengirim adalah skor — angka antara 0 dan 100 — yang ditetapkan ISP ke pengirim tertentu untuk menunjukkan kepercayaan email yang berasal dari pengirim ini. Ini didasarkan pada reputasi domain pengirim dan alamat IP, termasuk metrik yang berbeda seperti jumlah keluhan spam, berhenti berlangganan, bouncing, hit perangkap spam, dan lainnya. Skor ini memengaruhi cara penyedia kotak surat memfilter email ke folder berbeda atau memblokirnya.

Berikut adalah beberapa alat yang dapat Anda gunakan untuk menjaga reputasi pengiriman Anda tetap pada jalurnya.

Coba Skor Pengirim

Sender Score adalah alat gratis dari Return Path yang memeriksa reputasi pengirim Anda dan mewakilinya dengan angka dari 0 hingga 100. Anda bisa mendapatkan laporan dengan skor reputasi pengirim Anda, informasi umum tentang alamat IP Anda, dan grafik skor Anda di korelasi dengan volume pengiriman Anda, dengan statistik, yang dikumpulkan dalam sebulan terakhir.

Coba Kecerdasan Talos

Tallos Intelligence memeriksa domain atau alamat IP Anda dan memberi tahu Anda jika ISP melihat reputasi pengirim Anda sebagai Baik, Netral, atau Buruk:

• Bagus artinya tidak ada aktivitas ancaman dari alamat IP atau domain Anda;
• Netral adalah tanda bahwa reputasi Anda perlu diperbaiki;
• Buruk menunjukkan bahwa email Anda dari IP ini mungkin tidak akan sampai ke kotak masuk penerima.

Lihatlah kutipan laporan pemeriksaan alamat IP dari alat gratis ini:

Periksa IP dan domain pengiriman Anda dari daftar hitam

Daftar hitam email adalah database domain dan alamat IP yang telah dilaporkan dan terdaftar sebagai pengirim spam. Jika domain pengirim atau alamat IP masuk daftar hitam, email yang berasal darinya tidak akan dikirim ke kotak masuk pengguna atau akan memerlukan filter spam tambahan.

Daftar hitam mengidentifikasi pengirim sebagai spammer berdasarkan umpan balik dari pengguna atau jika pengirim mengirim email ke alamat email tidak aktif yang mungkin telah berubah menjadi perangkap spam.

Untuk sebagian besar, ada dua jenis perangkap spam:

• Perangkap murni . Ini adalah alamat email dan domain yang belum pernah digunakan untuk mendaftar untuk menerima email. Mereka dibentuk semata-mata untuk menangkap pengirim yang buruk. Perangkap spam murni biasanya berakhir di milis ketika pengirim membeli, menyewa, atau memanen alamat email.
• Perangkap daur ulang . Ini adalah alamat email yang dulunya milik orang sungguhan tetapi sudah lama tidak aktif atau ditinggalkan. Setelah alamat email terpental dari server penerima selama satu tahun, itu adalah kandidat untuk menjadi jebakan spam daur ulang.

Penyedia kotak surat memperhatikan daftar hitam ketika mereka membuat keputusan pemfilteran, jadi penting untuk segera mengetahui apakah Anda masuk daftar hitam dan di mana. Alat-alat ini dapat membantu Anda memeriksa status daftar hitam Anda:

• MXtoolbox
• Apa Alamat IP Saya
• DNSBL
• Multirbl
• Pengamat RBL

Untuk mengurangi risiko berakhir di daftar hitam, pertimbangkan untuk menggunakan langganan pilihan ganda. Anda mungkin berakhir dengan daftar yang lebih kecil, tetapi Anda menang dalam kualitas, karena itu akan melindungi milis Anda dari bot dan alamat email yang tidak valid atau tidak ada yang disebabkan oleh kesalahan ketik manusia dan perangkap spam.

Metode double opt-in mengandaikan bahwa pelanggan mendaftar melalui formulir berlangganan Anda dan kemudian mendapatkan email dengan tautan yang harus mereka klik untuk mengonfirmasi kesediaan mereka untuk menerima email Anda. Di bawah ini Anda dapat melihat contoh email konfirmasi:

Selalu dapatkan izin sebelum Anda mengirim email

Pemasaran email berbasis izin adalah saat Anda hanya mengirim email ke pengguna yang telah menyatakan persetujuannya untuk menerimanya. Dalam praktiknya, para pengguna ini mengambil tindakan yang mereka tahu memilih ikut serta dalam milis Anda.

Kapan Anda dapat mengirim email :

• Pengguna telah berlangganan email Anda di situs web Anda. Namun, jika pengguna telah membuat akun atau membeli sesuatu dari toko online Anda, Anda harus meminta izin untuk mengirimi mereka email.
• Orang-orang telah berlangganan untuk menerima email Anda di stan Anda selama pameran.

Ketika Anda tidak dapat mengirim email :

• Milis dibeli atau disewa dari penjual dengan reputasi baik.
• Alamat email milik peserta pameran atau konferensi. Ini bukan milis resmi, apa pun yang dikatakan sponsor kepada Anda.
• Anda memiliki daftar anggota organisasi Anda, pengikut, penggemar Facebook yang, menurut Anda, akan melakukannya. Ini juga bukan milis resmi. Anda hanya dapat menggunakannya jika Anda telah menerima izin untuk mengirimi mereka email.

Ketika Anda dapat mengirim email tetapi harus menyadari nuansa :

• Orang-orang telah berlangganan email Anda di situs web Anda, tetapi Anda belum mengirim email kepada mereka untuk sementara waktu. Ada kemungkinan mereka melupakan Anda, jadi lebih baik mulai dengan permintaan untuk berlangganan kembali.
• Anda memiliki daftar pengguna yang telah terdaftar di situs web atau forum Anda dan menyetujui Kebijakan Privasi. Agar pengiriman Anda legal, pengguna ini harus mencentang kotak yang menyatakan bahwa mereka setuju untuk menerima email dari Anda.

Lihatlah daftar lengkap dari apa yang dianggap sebagai izin untuk mengirim email.

Verifikasi alamat email di milis Anda

Alamat email yang tidak valid di milis Anda dapat mengakibatkan tingkat penempatan spam yang tinggi. Penyedia kotak surat lebih cenderung memblokir alamat IP pengiriman Anda jika Anda mengabaikan kesalahan pengiriman berulang dan terus mengirim email ke penerima yang tidak valid.

Validator email dapat membantu Anda menjaga milis yang bersih. Idealnya, Anda harus menjalankan daftar Anda melalui layanan tersebut untuk memvalidasi apakah alamat email di daftar Anda milik orang sungguhan. Semua validator berfungsi dengan cara yang sama — Anda mengunggah daftar alamat email dari komputer Anda atau mengimpor daftar Anda langsung dari layanan cloud seperti Google Drive atau Evernote. Setelah daftar Anda sepenuhnya divalidasi, Anda dapat mengunduh laporan Anda sebagai file CSV atau XLS.

Laporan dari validator email biasanya menyertakan status keterkiriman yang berbeda:

• Dapat dikirim . Status ini berarti email penerima adalah valid.
• tidak valid . Alamat email tidak ada karena salah satu alasan yang akan dirinci dalam laporan validasi.
• Terima semua . Alamat email ini tidak dapat sepenuhnya divalidasi. Alamat email tersebut selalu mengembalikan status yang valid dari beberapa domain. Biasanya, domain ini mencoba melindungi pengguna sah mereka dengan memberi tahu server email pengirim bahwa mereka akan menerima pesan untuk alamat email tertentu, tetapi kemudian membuang pesan atau mengirim pesan pentalan.
• Sekali pakai . Alamat dibuat oleh pengguna agar valid sementara untuk mendaftar promosi. Pilihan terbaik adalah menghapus alamat-alamat ini karena mereka mengurangi tarif terbuka Anda dan merusak reputasi pengirim.
• Tidak diketahui . Status ini berarti bahwa server email penerima tidak merespons. Ini bisa menjadi status sementara jika server email tujuan terlalu lambat atau tidak berfungsi.
• Perangkap spam . Alamat-alamat ini dibuat oleh penyedia kotak surat, perusahaan penyaringan, dan layanan anti-spam untuk disebarkan lebih lanjut melalui web tempat mereka dapat diuraikan. Mereka digunakan untuk mengidentifikasi spammer atau pengirim yang membeli milis mereka atau menggunakan praktik ilegal untuk mengumpulkan alamat. Munculnya perangkap spam di daftar Anda menjadi alasan bagi penyedia kotak surat untuk memfilter email Anda ke folder spam.

Catatan: Validator email tidak dapat menemukan semua perangkap spam di daftar Anda. Oleh karena itu, satu-satunya metode yang seratus persen pasti untuk melindungi diri Anda dari perangkap spam adalah dengan mengumpulkan alamat email secara organik dan etis.

Misalnya, Pemverifikasi Email Snov.io mengembalikan daftar kontak yang ditandai dengan ikon warna berbeda: hijau untuk alamat email yang valid, kuning untuk penampung semua, dan oranye untuk alamat email yang tidak valid.

Berikut adalah beberapa pemverifikasi email lain yang dapat Anda coba untuk mencegah email masuk ke spam:

• Pemverifikasi Email oleh SendPulse
• Validasi data
• BriteVerifikasi
• Bounceless.io
• Pemeriksa Email dengan Email yang Benar
• Verifikasi Email Cepat

Kelola alamat email yang terpental

Ketika satu server email gagal mencoba mengirim pesan ke server lain, biasanya akan menghasilkan respons email otomatis yang disebut bouncing. Pesan semacam itu biasanya menyertakan kode kesalahan pengiriman tiga digit dan deskripsi alasan pemantulan. Untuk memahami mengapa email tidak dapat mencapai penerima, simpan serangkaian kode status kesalahan pengiriman yang disempurnakan beserta artinya.

Secara umum, bouncing diklasifikasikan menjadi dua kategori: bouncing lunak dan bouncing keras.

Kode kesalahan bouncing lunak dimulai dengan empat dan biasanya disebabkan oleh penyebab sementara:

• kotak surat penerima penuh;
• masalah teknis penerima akhir agen transfer;
• ukuran email yang besar.

Bounce keras biasanya diidentifikasi dengan kode balasan SMTP seri 500. Mereka muncul karena alasan berikut:

• domain kotak surat tidak ada;
• kesalahan sintaks dalam alamat email;
• agen transfer surat (MTA), filter spam, atau perangkat lunak perlindungan MTA telah mengidentifikasi konten Anda sebagai spam. Dalam kasus khusus ini, Anda perlu merevisi tata letak dan konten email Anda.

Ketika tingkat bouncing keras mencapai 5%, server email penerima memblokir pengirim.

Tingkatkan keterlibatan pelanggan

Semakin tinggi tingkat keterlibatan pengguna Anda, semakin baik Anda akan dilihat oleh penyedia kotak surat.

Luncurkan kampanye re-engagement secara teratur untuk pelanggan yang sudah lama tidak aktif. Pertama, tentukan pelanggan yang mungkin dianggap tidak aktif, misalnya yang belum membuka dan mengklik email Anda selama tiga atau enam bulan. Kemudian bagi pengguna yang tidak aktif menjadi mereka yang telah membeli sesuatu dari Anda dan mereka yang belum, dan kirimkan kampanye email re-engagement yang berbeda kepada grup ini.

Ada berbagai opsi untuk kampanye keterlibatan kembali. Misalnya, Anda bisa memberikan diskon atau pilihan konten paling menarik bulan lalu. Di bawah ini adalah contoh email re-engagement dari National Geographic, di mana pelanggan didorong untuk memperbarui preferensi mereka.

Membersihkan milis Anda dengan menghapus pengguna yang mengabaikan kampanye keterlibatan ulang Anda akan memungkinkan Anda memerangi tingkat keterlibatan yang rendah dan mulai mengalami tingkat keterkiriman yang lebih baik.

Perhatikan konten email Anda

Penyedia kotak surat melawan spam dengan menggunakan teknologi penyaringan otomatis. Beberapa dari mereka memindai setiap bagian dari email Anda untuk menentukan apakah itu harus ditandai sebagai spam atau dikirim ke kotak masuk pengguna. Di antara elemen yang diperiksa adalah header, footer, kode HTML, URL, baris subjek, rasio teks-ke-gambar, lampiran, kata-kata spam, dan banyak lagi.

Ada alat yang dapat menguji email Anda untuk elemen berisiko sebelum Anda mengirimkannya. Misalnya, Mail-Tester memeriksa pesan Anda untuk format dan tautan rusak, menganalisis server email Anda, dan menjalankan alamat IP pengiriman Anda terhadap daftar hitam populer. Seiring dengan skor dari 0 hingga 10 — semakin tinggi, semakin baik — alat ini juga mengembalikan data tentang apa yang dikonfigurasi dengan benar dan apa yang hilang atau salah.

Berikut daftar Larangan untuk berhasil melewati filter spam :

• Jangan gunakan URL yang dipersingkat atau pengalihan tautan. Penyedia kotak surat waspada terhadap teknik ini karena spammer sering menerapkannya untuk menyembunyikan tautan asli.
• Jangan gunakan kode kompleks seperti JavaScript, ActiveX, VBScript, applet Java, Frames, dan Iframe yang diunggah dari CSS eksternal, situs web Meta Refresh.
• Jangan gunakan kata-kata spam di baris subjek Anda atau di dalam email Anda. Ada banyak daftar kata pemicu spam di web, yang paling populer akhir-akhir ini adalah: blockchain, sale, price, free, dll.
• Jangan terlalu sering menggunakan caps lock. Menggunakan huruf besar semua dalam baris subjek adalah situasi permainan-over ketika datang ke filter spam. Pertimbangkan formula copywriting yang berbeda, peretasan psikologis, atau emoji untuk menarik perhatian ke baris subjek Anda.
• Jangan terlalu sering menggunakan tanda seru. Tanda seru tidak menyampaikan kegembiraan Anda tetapi lebih merupakan bendera merah untuk filter spam. Baris subjek seperti itu menyerupai email spam yang digunakan untuk menipu penerima.
• Jangan lupa untuk memeriksa HTML Anda. HTML yang rusak dapat menyebabkan pesan yang ditampilkan dengan buruk dan menimbulkan keluhan.
• Jangan terlalu sering menggunakan gambar. Aturan umum untuk konten email adalah mempertahankan rasio teks-ke-gambar 80/20. Pengirim dengan reputasi baik dan pelanggan yang sangat terlibat tentu saja dapat menggunakan lebih banyak gambar. Namun, apa yang tidak pernah dimaafkan oleh filter spam adalah email yang hanya berisi gambar.

Garis bawah

Untuk mencegah email masuk ke spam, gunakan daftar periksa berikut:

• Bangun identitas pengirim yang konsisten — pilih alamat IP dan domain pengiriman yang sesuai. Panaskan alamat IP baru secara perlahan dengan volume pengiriman rendah. Mengirim terlalu banyak email sekaligus dari alamat IP yang tidak dihangatkan dapat dengan mudah membuat email Anda berakhir di folder spam.
• Pastikan data SPF, DKIM, dan DMARC Anda disiapkan dengan benar.
• Pantau reputasi pengirim Anda menggunakan alat yang andal.
• Periksa IP dan domain pengiriman Anda terhadap daftar hitam. Untuk menghindari berakhir pada satu, pertimbangkan untuk menggunakan metode berlangganan double opt-in.
• Kumpulkan milis berkualitas. Hanya email orang yang telah memberi Anda izin untuk menerima pesan Anda. Mengirim email ke pengguna yang tidak tertarik membahayakan reputasi pengirim Anda.
• Jalankan milis Anda melalui validator email untuk menghapus alamat email yang tidak valid dan pengguna yang tidak dikenal dari database Anda.
• Hapus pantulan keras dan atasi masalah penyebab pantulan lunak.
• Luncurkan kampanye email keterlibatan ulang dan kirim konten yang relevan untuk memerangi tingkat keterlibatan yang rendah.
• Perhatikan konten dan tata letak email Anda, hindari elemen terkait spam.

Jadilah pengirim yang baik, perhatikan alasan pengiriman yang rendah, dan nikmati efisiensi email Anda tumbuh. Dan ingatlah untuk memanfaatkan SendPulse untuk mengirim email, kampanye SMS, pemberitahuan push web, dan membuat chatbot secara gratis.