Como evitar que e-mails sejam convertidos em spam: o guia definitivo

Quando os e-mails vão para a pasta de spam, os profissionais de marketing não ficam com humor para brincadeiras. É um problema sério que fere a reputação do remetente e a capacidade de entrega do e-mail. Vamos descobrir como evitar que emails sejam enviados para spam e maximizar a capacidade de entrega de emails.

Construir uma identidade de envio consistente

A identidade de envio consiste em um endereço IP de envio e um domínio de envio. Ao todo, ele permite que os provedores de caixa de correio identifiquem a origem de um e-mail recebido. Construir e manter uma identidade de envio consistente é uma das primeiras etapas para evitar que os e-mails sejam enviados para spam.

Use um endereço IP confiável para enviar seus e-mails

Um endereço IP é um conjunto exclusivo de números atribuído a um remetente por um provedor de serviços de Internet (ISP). Ele é listado no sistema de nomes de domínio e é usado para enviar e-mails em nome de seu nome de domínio.

Existem dois tipos de endereços IP:

• Endereço IP compartilhado . Esses endereços são usados ​​por vários remetentes, o que aumenta a frequência e o volume de envio, tornando o endereço aquecido por padrão. Nesse caso, entretanto, você não pode controlar a reputação do endereço IP porque ele também depende das ações de outros remetentes.
• Endereço IP dedicado . Esse endereço é usado por um único remetente, que é totalmente responsável por sua reputação. Isso significa que nenhum outro comerciante ou empresa pode enviar e-mails a partir desse endereço IP. Um IP dedicado é uma boa escolha se o volume de envio mensal for superior a 50.000 e-mails.

Você deve escolher um endereço IP apropriado e ficar com ele. Evite enviar e-mails de vários endereços IP para evitar problemas de reputação. Os spammers tentam enganar o sistema usando um grande conjunto de endereços IP, pulando de um para outro sempre que seus e-mails começam a ser spam ou são bloqueados. Essa abordagem é bem conhecida por filtros de spam e coloca os remetentes que mudam de IP geralmente em risco de serem incluídos na lista negra.

Lembre-se de aquecer um novo endereço IP. Vá com calma, pois um novo endereço IP, seja dedicado ou compartilhado, é considerado frio porque o IP ainda não tem uma pontuação de reputação. Para construir uma reputação positiva em seu novo IP e receber seus e-mails, você precisa provar que é um remetente legítimo.

Imagine que você precise enviar 60.000 emails. Se você enviar uma quantidade tão grande de uma só vez, um servidor de recebimento provavelmente irá rejeitá-la. Mas você pode dividir sua lista de mala direta em seis grupos, cada um consistindo de 10.000 destinatários. Envie e-mails para o primeiro grupo todos os dias durante a primeira semana. Pela segunda semana, adicione outro grupo de 10.000 usuários à sua lista de e-mails e assim por diante. Se sua taxa de rejeição for superior a 10% e sua taxa de reclamação exceder 0,1%, reduza o volume de envio para 5.000 mensagens por dia.

Envie e-mails de seu próprio domínio

Um domínio de envio é a parte de um endereço de e-mail listado após o símbolo @. É um nome de domínio registrado na web que permite que destinatários e provedores de caixa de correio identifiquem a origem de um e-mail.

Ao determinar a reputação do domínio, os provedores de caixa de correio levam em consideração as seguintes métricas:

• Taxa de posicionamento da caixa de entrada - a porcentagem de e-mails enviados de um determinado domínio que foram entregues na caixa de entrada.
• Taxa de colocação de spam - a porcentagem de e-mails enviados de um domínio que foram parar na pasta de spam devido a problemas de endereço IP ou reputação de domínio.
• Taxa “Isto não é spam” - a porcentagem de destinatários que receberam um e-mail deste domínio em sua pasta de spam e o marcaram como “não é spam”.
• Taxa de reclamação - a porcentagem de destinatários que relataram um e-mail de um determinado domínio como spam.

Como os provedores de caixa de correio dão grande importância ao feedback de seus usuários, a taxa de reclamação afeta fortemente a reputação de um domínio e a capacidade de entrega geral de e-mail. Aqui estão algumas sugestões para evitar reclamações:

• Construa sua própria lista de discussão. Sempre evite alugar ou comprar listas de mala direta de terceiros - saber a origem dos endereços de e-mail que você adquire permitirá que você veja as tendências em suas reclamações de spam.
• Envie um e-mail de boas-vindas oportuno. Seus assinantes devem reconhecer sua marca e se lembrar de entrar em sua lista de mala direta; caso contrário, eles provavelmente reclamarão no futuro.
• Adicione um link de cancelamento de inscrição em destaque. Seus assinantes não devem ter que tomar muitas etapas para cancelar a assinatura de seus e-mails.
• Registre-se para receber feedback de diferentes provedores de caixa de correio. Uma vez inscrito, você receberá uma notificação sempre que um destinatário denunciar seu e-mail como spam e terá a chance de remover os reclamantes de sua lista imediatamente.

Em geral, para evitar que e-mails sejam enviados para spam, sua tarefa é manter uma taxa de reclamação abaixo de 0,1%.

Autentique seus e-mails com SPF, DKIM e DMARC

Em setembro de 2019, as mensagens de spam representavam quase 55% do tráfego global de e-mail.

Os provedores de caixa de correio estão preocupados com seu nível de segurança; portanto, estão tratando do problema com sanções intensificadas contra spam. É por isso que a autenticação é importante: os provedores de caixa de correio usam tecnologia de autenticação para confirmar a identidade digital de um remetente. Se o último falhar na autenticação, os provedores de caixa de correio podem rejeitar a mensagem imediatamente ou submetê-la a filtros adicionais para determinar se ela deve ser entregue.

No marketing por e-mail, existem três tipos principais de autenticação usados ​​para provar aos provedores de caixa de correio que vale a pena colocar seu e-mail na caixa de entrada:

• SPF (Sender Policy Framework) é um método de autenticação baseado em endereço IP usado para comparar o IP do remetente indicado no registro DNS do domínio com uma lista de IPs autorizados a enviar desse domínio.
• DKIM (Domain Keys Identified Mail) é um método para validar domínios por meio de uma assinatura criptográfica disponível publicamente. Essa assinatura é verificada na extremidade receptora usando o registro DNS.
• DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance) é um protocolo que visa reduzir o phishing e spoofing de e-mail. Ele permite que um remetente especifique que seu e-mail está devidamente autenticado usando registros DKIM e SPF.

Remetentes que autenticam suas mensagens com todos os três métodos podem ver menos filtragem e menos e-mails indo para spam.

Monitore a reputação de seu remetente

Reputação do remetente é a pontuação - um número entre 0 e 100 - que os ISPs atribuem a um remetente específico para indicar a confiabilidade dos emails vindos desse remetente. Baseia-se na reputação de um domínio de envio e endereço IP, incluindo diferentes métricas, como o número de reclamações de spam, cancelamentos, rejeições, acessos de armadilha de spam e outros. Essa pontuação influencia a maneira como os provedores de caixa de correio filtram e-mails para pastas diferentes ou os bloqueiam.

Abaixo estão algumas ferramentas que você pode usar para manter sua reputação de envio no caminho certo.

Experimente o Sender Score

Sender Score é uma ferramenta gratuita da Return Path que verifica sua reputação de remetente e a representa com um número de 0 a 100. Você pode obter um relatório com sua pontuação de reputação de remetente, informações gerais sobre seu endereço IP e um gráfico de sua pontuação em correlação com o seu volume de envio, com estatísticas, coletadas no último mês.

Experimente Talos Intelligence

Tallos Intelligence verifica seu domínio ou endereço IP e permite que você saiba se os ISPs veem a reputação do seu remetente como Boa, Neutra ou Ruim:

• Bom significa que não há atividade de ameaça de seu endereço IP ou domínio;
• Neutro é um sinal de que sua reputação precisa de algumas melhorias;
• Ruim indica que seus e-mails desse IP provavelmente não chegarão à caixa de entrada dos destinatários.

Veja um trecho do relatório de verificação de endereço IP desta ferramenta gratuita:

Verifique o seu IP e domínio de envio em relação às listas negras

Listas negras de e-mail são bancos de dados de domínios e endereços IP relatados e listados como remetentes de spam. Se um domínio de envio ou endereço IP for colocado na lista negra, os e-mails provenientes dele não serão entregues nas caixas de entrada dos usuários ou exigirão filtros de spam adicionais.

As listas negras identificam os remetentes como spammers com base no feedback dos usuários ou se os remetentes estão enviando e-mails para endereços de e-mail inativos que podem ter sido transformados em armadilhas de spam.

Na maior parte, existem dois tipos de armadilhas de spam:

• Armadilhas primitivas . São endereços de e-mail e domínios que nunca foram usados ​​para se inscrever para receber um e-mail. Eles foram configurados exclusivamente para capturar remetentes ruins. As armadilhas de spam originais geralmente acabam nas listas de e-mail quando os remetentes compram, alugam ou colhem endereços de e-mail.
• Armadilhas recicladas . São endereços de e-mail que antes pertenceram a uma pessoa real, mas ficaram inativos por muito tempo ou foram abandonados. Depois que um endereço de e-mail foi devolvido de um servidor de recebimento por um ano, ele é um candidato a se tornar uma armadilha de spam reciclado.

Os provedores de caixa de correio prestam atenção à lista negra quando estão tomando suas decisões de filtragem, por isso é importante saber imediatamente se você está na lista negra e onde. Essas ferramentas podem ajudá-lo a verificar o status de sua lista negra:

• MXtoolbox
• Qual é o meu endereço IP
• DNSBL
• Multirbl
• RBL Watcher

Para reduzir o risco de acabar em uma lista negra, considere o uso de assinaturas opt-in duplas. Você pode acabar com uma lista menor, mas ganha em qualidade, pois protegerá sua lista de e-mails de bots e endereços de e-mail inválidos ou inexistentes causados ​​por erros de digitação humanos e armadilhas de spam.

O método de dupla adesão pressupõe que os assinantes se inscrevam por meio de seu formulário de inscrição e, em seguida, recebam um e-mail com o link no qual devem clicar para confirmar que desejam receber seus e-mails. Abaixo você pode ver o exemplo do e-mail de confirmação:

Sempre obtenha permissão antes de enviar e-mails

O marketing por email com base em permissão ocorre quando você envia emails apenas para usuários que expressaram seu consentimento para recebê-los. Na prática, esses usuários realizaram uma ação que sabiam que estava optando por sua lista de e-mails.

Quando você pode enviar e - mails :

• Os usuários se inscreveram em seus e-mails em seu site. Mas, se um usuário criou uma conta ou comprou algo em sua loja online, você deve pedir permissão para enviar e-mails a ele.
• Pessoas se inscreveram para receber seus e-mails em seu estande durante uma exposição.

Quando você não pode enviar e - mails :

• A lista de mala direta foi comprada ou alugada de um vendedor de boa reputação.
• Endereços de e-mail pertencentes a participantes de exposições ou conferências. Esta não é uma lista de mala direta legal, não importa o que os patrocinadores digam a você.
• Você tem uma lista de membros de sua organização, seguidores, fãs no Facebook, o que você acha que vai servir. Esta também não é uma lista de distribuição legal. Você só pode usá-lo se tiver recebido permissão para enviar e-mails.

Quando você pode enviar e-mails, mas deve estar ciente das nuances :

• As pessoas se inscreveram para receber seus e-mails em seu site, mas você não os envia há algum tempo. Há uma chance de que eles tenham se esquecido de você, então é melhor começar com uma solicitação para se inscrever novamente.
• Você tem uma lista de usuários que se cadastraram em seu site ou fórum e concordaram com a Política de Privacidade. Para que seu envio seja legal, esses usuários devem marcar uma caixa afirmando que concordam em receber seus e-mails.

Dê uma olhada na lista completa do que é considerado permissão para enviar e-mails.

Verifique os endereços de e-mail na sua lista de distribuição

Endereços de e-mail inválidos em sua lista de distribuição podem resultar em uma alta taxa de veiculação de spam. Provedores de caixa de correio têm maior probabilidade de bloquear seu endereço IP de envio se você estiver ignorando erros de entrega repetidos e continuar a enviar emails para destinatários inválidos.

Os validadores de e-mail podem ajudá-lo a manter uma lista de discussão limpa. O ideal é que você execute sua lista por meio desses serviços para validar se os endereços de e-mail em sua lista pertencem a uma pessoa real. Todos os validadores funcionam da mesma maneira - você carrega uma lista de endereços de e-mail de seu computador ou importa sua lista diretamente de serviços em nuvem como Google Drive ou Evernote. Depois que sua lista for completamente validada, você pode baixar seu relatório como um arquivo CSV ou XLS.

Relatórios de validadores de e-mail geralmente incluem diferentes status de entrega:

• Entregável . Este status significa que os e-mails dos destinatários são válidos.
• Inválido . Os endereços de e-mail não existem por um dos motivos que serão detalhados no relatório de validação.
• Aceite tudo . Esses endereços de e-mail não podem ser totalmente validados. Esses endereços de e-mail sempre retornam um status válido de alguns domínios. Normalmente, esses domínios tentam proteger seus usuários legítimos dizendo ao servidor de envio de email que aceitarão a mensagem para um determinado endereço de email, mas descartando a mensagem ou enviando uma mensagem devolvida.
• Descartável . Os endereços são criados pelos usuários para serem válidos temporariamente para se inscreverem nas promoções. A melhor opção é excluir esses endereços, pois eles reduzem suas taxas de abertura e prejudicam a reputação do remetente.
• Desconhecido . Esse status significa que o servidor de e-mail do destinatário não está respondendo. Pode ser um status temporário se o servidor de e-mail de destino for muito lento ou não estiver funcionando.
• Armadilhas de spam . Esses endereços são criados por provedores de caixa de correio, empresas de filtragem e serviços anti-spam para serem disseminados pela web, onde podem ser analisados. Eles são usados ​​para identificar spammers ou remetentes que compraram suas listas de mala direta ou usaram práticas ilegais para coletar endereços. O aparecimento de armadilhas de spam em sua lista é um motivo para os provedores de caixa de correio filtrarem seu e-mail para a pasta de spam.

Observação: os validadores de e - mail não conseguem encontrar todas as armadilhas de spam da sua lista. Portanto, o único método cem por cento seguro de se proteger de armadilhas de spam é coletar endereços de e-mail de forma orgânica e ética.

Por exemplo, Snov.io Email Verifier retorna uma lista de contatos marcados com ícones de cores diferentes: verde para endereços de e-mail válidos, amarelo para pega-tudo e laranja para os inválidos.

Aqui estão alguns outros verificadores de e-mail que você pode tentar evitar que os e-mails sejam enviados para spam:

• Verificador de Email por SendPulse
• Data de validade
• BriteVerify
• Bounceless.io
• Verificador de e-mail por e-mail correto
• QuickEmailVerification

Gerenciar endereços de e-mail que retornam

Quando um servidor de e-mail tenta sem sucesso enviar uma mensagem para outro servidor, normalmente resulta em uma resposta automática de e-mail chamada devolução. Essas mensagens geralmente incluem um código de erro de entrega de três dígitos e uma descrição do motivo da devolução. Para entender por que um e-mail não pode chegar ao destinatário, mantenha um conjunto aprimorado de códigos de status de erro de entrega junto com seu significado.

Em geral, os bounces são classificados em duas categorias: soft bounces e hard bounces.

Os códigos de erro de salto suave começam com quatro e geralmente resultam de causas temporárias:

• a caixa de correio do destinatário está cheia;
• problemas técnicos no recebimento do agente de transferência de correio;
• tamanho de e-mail grande.

Os hard bounces são normalmente identificados com um código de resposta SMTP da série 500. Eles surgem pelos seguintes motivos:

• domínio de caixa de correio inexistente;
• erro de sintaxe em um endereço de e-mail;
• agente de transferência de correio (MTA), filtro de spam ou software de proteção MTA identificou seu conteúdo como spam. Nesse caso específico, você precisa revisar o layout e o conteúdo do seu e-mail.

Quando a taxa de rejeição bruta atinge 5%, o servidor de recebimento de email bloqueia o remetente.

Aumente o envolvimento do assinante

Quanto maior a taxa de engajamento do usuário, mais favoravelmente você será visto pelos provedores de caixa de correio.

Lance campanhas de reengajamento regularmente para assinantes que não estão ativos há algum tempo. Em primeiro lugar, determine os assinantes que podem ser considerados inativos, por exemplo, aqueles que não abriram e clicaram em seus e-mails por três ou seis meses. Em seguida, divida os usuários inativos entre aqueles que compraram algo de você e aqueles que não, e envie a esses grupos diferentes campanhas de e-mail de reengajamento.

Existem diferentes opções para campanhas de reengajamento. Por exemplo, você pode oferecer um desconto ou uma seleção do conteúdo mais interessante do último mês. Abaixo está um exemplo de e-mail de reengajamento da National Geographic, onde os assinantes são incentivados a atualizar suas preferências.

Limpar sua lista de mala direta removendo usuários que ignoraram suas campanhas de reengajamento permitirá que você combata as baixas taxas de engajamento e comece a experimentar taxas de entrega aprimoradas.

Preste atenção ao conteúdo do seu e-mail

Os provedores de caixa de correio combatem o spam usando tecnologias de filtragem automática. Alguns deles verificam todas as partes do seu e-mail para determinar se ele deve ser marcado como spam ou entregue na caixa de entrada do usuário. Entre os elementos verificados estão o cabeçalho, rodapé, código HTML, URLs, linha de assunto, proporção texto-imagem, anexos, palavras de spam e muito mais.

Existem ferramentas que podem testar seu e-mail em busca de elementos de risco antes de enviá-lo. Por exemplo, o Mail-Tester verifica se há formatação e links quebrados em sua mensagem, analisa seu servidor de e-mail e compara seu endereço IP de envio com listas negras populares. Junto com uma pontuação de 0 a 10 - quanto mais alto, melhor - a ferramenta também retorna dados sobre o que está configurado corretamente e o que está faltando ou está errado.

Aqui está uma lista de proibições para passar por um filtro de spam com sucesso :

• Não use URLs encurtados ou redirecionamentos de link. Os provedores de caixa de correio estão atentos a essas técnicas, pois os spammers costumam aplicá-las para ocultar links reais.
• Não use códigos complexos como JavaScript, ActiveX, VBScript, miniaplicativos Java, quadros e Iframes carregados de CSS externo, sites de atualização de meta.
• Não use palavras de spam na linha de assunto ou no e-mail. Existem muitas listas diferentes de palavras desencadeadoras de spam na web, sendo as mais populares ultimamente: blockchain, venda, preço, grátis, etc.
• Não abuse do Caps Lock. Usar todas as letras maiúsculas em uma linha de assunto é uma situação de fim de jogo quando se trata de filtros de spam. Considere diferentes fórmulas de direitos autorais, truques psicológicos ou emoji para chamar a atenção para o assunto.
• Não abuse dos pontos de exclamação. As marcas de exclamação não transmitem sua empolgação, mas são um sinal de alerta para filtros de spam. Essas linhas de assunto se assemelham a e-mails de spam usados ​​para enganar os destinatários.
• Não se esqueça de verificar seu HTML. HTML corrompido pode levar a uma mensagem mal renderizada e gerar reclamações.
• Não abuse das imagens. Uma regra comum para conteúdo de e-mail é manter uma proporção de texto para imagem de 80/20. Remetentes com boa reputação e assinantes altamente engajados podem, é claro, usar mais imagens. Ainda assim, o que nunca é perdoado pelos filtros de spam é um e-mail apenas com imagem.

O resultado final

Para evitar que e-mails sejam enviados para spam, use a seguinte lista de verificação:

• Construa uma identidade de remetente consistente - escolha um endereço IP apropriado e domínio de envio. Aqueça um novo endereço IP lentamente com um baixo volume de envio. Enviar muitos e-mails de uma só vez de um endereço IP que não esteja aquecido pode facilmente fazer com que seus e-mails acabem na pasta de spam.
• Certifique-se de que seus registros SPF, DKIM e DMARC estejam configurados corretamente.
• Monitore a reputação do remetente usando ferramentas confiáveis.
• Verifique o seu IP e domínio de envio em relação às listas negras. Para evitar acabar em um, considere o uso de um método de assinatura dupla opt-in.
• Reúna uma lista de mala direta de qualidade. Envie e-mails apenas para pessoas que lhe deram permissão para receber suas mensagens. Enviar e-mails para usuários desinteressados ​​coloca em risco a reputação do remetente.
• Execute sua lista de mala direta por meio de validadores de e-mail para remover endereços de e-mail inválidos e usuários desconhecidos de seu banco de dados.
• Remova hard bounces e solucione as causas de soft bounces.
• Lance campanhas de e-mail de reengajamento e envie conteúdo relevante para combater as baixas taxas de engajamento.
• Preste atenção ao conteúdo e layout do seu e-mail, evite elementos relacionados a spam.

Seja um bom remetente, preste atenção aos motivos da baixa capacidade de entrega e aproveite o crescimento da eficiência de seu e-mail. E lembre-se de aproveitar SendPulse para enviar seus e-mails, campanhas SMS, notificações push na web e criar chatbots gratuitamente.