如何防止電子郵件變成垃圾郵件：終極指南

當電子郵件最終進入垃圾郵件文件夾時，營銷人員沒有心情開玩笑。 這是一個嚴重的問題，會損害發件人的聲譽和電子郵件的可傳遞性。 讓我們了解如何防止電子郵件變成垃圾郵件並最大限度地提高電子郵件的送達率。

建立一致的發送身份

發送標識由發送IP地址和發送域組成。 總之，它允許郵箱提供商查明傳入電子郵件的來源。 建立和維護一致的發送身份是防止電子郵件成為垃圾郵件的第一步。

使用受信任的 IP 地址發送電子郵件

IP 地址是一組唯一的數字，由 Internet 服務提供商 (ISP) 分配給發件人。 它列在域名系統中，用於代表您的域名發送電子郵件。

有兩種類型的 IP 地址：

• 共享 IP 地址。 這樣的地址被多個發件人使用，增加了發送頻率和發送量，使地址默認預熱。 但是，在這種情況下，您無法控制 IP 地址的信譽，因為它也取決於其他發件人的操作。
• 專用IP地址。 該地址由單個發件人使用，該發件人對其聲譽負全部責任。 這意味著沒有其他營銷人員或公司可以從該 IP 地址發送電子郵件。 如果您的每月發送量超過 50,000 封電子郵件，則專用 IP 是一個不錯的選擇。

您應該選擇一個合適的 IP 地址並堅持使用。 避免從多個 IP 地址發送電子郵件，以防止出現任何聲譽問題。 垃圾郵件發送者試圖通過使用大量 IP 地址來操縱系統，每當他們的電子郵件開始成為垃圾郵件或被阻止時，就會從一個地址跳到另一個地址。 這種方法在垃圾郵件過濾器中廣為人知，並且會使經常更改 IP 的發件人面臨被列入黑名單的風險。

記得預熱一個新的 IP 地址。 慢慢來，因為新的 IP 地址，無論是專用的還是共享的，都被認為是冷的，因為該 IP 還沒有信譽評分。 為了在您的新 IP 上建立良好的聲譽並讓您的電子郵件送達，您需要證明您是合法發件人。

假設您需要發送 60,000 封電子郵件。 如果您一次發送如此大的數量，接收服務器可能會拒絕它。 但是您可以將郵件列表分為六組，每組包含 10,000 個收件人。 在第一周每天向第一組發送電子郵件。 在第二週，將另一組 10,000 名用戶添加到您的郵件列表，依此類推。 如果您的退回率高於 10% 並且您的投訴率超過 0.1%，請將您的發送量減少到每天 5,000 條消息。

從您自己的域發送電子郵件

發送域是在@ 符號之後列出的電子郵件地址的一部分。 它是在網絡上註冊的域名，允許收件人和郵箱提供商識別電子郵件的來源。

在確定域信譽時，郵箱提供商會考慮以下指標：

• 收件箱放置率——從給定域發送到收件箱的電子郵件的百分比。
• 垃圾郵件放置率— 由於 IP 地址或域聲譽問題，從域發送的電子郵件進入垃圾郵件文件夾的百分比。
• “這不是垃圾郵件”率— 收到來自該域的電子郵件到其垃圾郵件文件夾並將其標記為“非垃圾郵件”的收件人的百分比。
• 投訴率— 將來自給定域的電子郵件報告為垃圾郵件的收件人百分比。

由於郵箱提供商非常重視用戶的反饋，因此投訴率會極大地影響域的聲譽和整體電子郵件的可傳遞性。 以下是一些避免投訴的建議：

• 建立自己的郵件列表。 始終避免從第三方租用或購買郵件列表——了解您獲得的電子郵件地址的來源將使您了解垃圾郵件投訴的趨勢。
• 及時發送歡迎電子郵件。 您的訂閱者應該認出您的品牌並記住加入您的郵件列表； 否則，他們很可能會抱怨。
• 添加醒目的退訂鏈接。 您的訂閱者無需採取太多步驟即可取消訂閱您的電子郵件。
• 註冊來自不同郵箱提供商的反饋循環。 訂閱後，每次收件人將您的電子郵件報告為垃圾郵件時，您都會收到通知，您將有機會立即從列表中刪除投訴者。

一般來說，為了防止電子郵件變成垃圾郵件，您的任務是將投訴率保持在 0.1% 以下。

使用 SPF、DKIM 和 DMARC 驗證您的電子郵件

2019 年 9 月，垃圾郵件幾乎佔全球電子郵件流量的 55%。

郵箱提供商擔心他們的安全級別； 因此，他們正在通過加強對垃圾郵件的製裁來解決這個問題。 這就是身份驗證很重要的原因：郵箱提供商使用身份驗證技術來確認發件人的數字身份。 如果後者未通過身份驗證，郵箱提供商可能會直接拒絕該郵件，或者將其通過額外的過濾器來確定是否應該傳遞該郵件。

在電子郵件營銷中，有三種主要類型的身份驗證用於向郵箱提供商證明您的電子郵件值得放入收件箱：

• SPF （發件人策略框架）是一種基於 IP 地址的身份驗證方法，用於將域的 DNS 記錄中指示的發件人 IP 與授權從該域發送的 IP 列表進行比較。
• DKIM （域密鑰識別郵件）是一種通過公開可用的加密簽名來驗證域的方法。 此簽名在接收端使用 DNS 記錄進行驗證。
• DMARC （基於域的消息身份驗證、報告和一致性）是一種旨在減少電子郵件網絡釣魚和欺騙的協議。 它允許發件人使用 DKIM 和 SPF 記錄指定他們的電子郵件是否經過正確驗證。

使用所有三種方法對郵件進行身份驗證的發件人可能會看到更少的過濾和更少的垃圾郵件。

監控您的發件人聲譽

發件人信譽是 ISP 分配給特定發件人的分數 - 一個介於 0 和 100 之間的數字，以表明來自該發件人的電子郵件的可信度。 它基於發送域和 IP 地址的聲譽，包括不同的指標，如垃圾郵件投訴、退訂、退回、垃圾郵件陷阱命中等。 此分數會影響郵箱提供商將電子郵件過濾到不同文件夾或阻止它們的方式。

以下是一些工具，您可以使用這些工具來保持您的發送信譽正常運行。

嘗試發件人分數

Sender Score 是 Return Path 提供的免費工具，用於檢查您的發件人信譽並用 0 到 100 之間的數字表示。與您的發送量的相關性，以及上個月收集的統計數據。

嘗試 Talos 智能

Tallos Intelligence 會檢查您的域或 IP 地址，並讓您知道 ISP 是否將您的發件人聲譽視為“好”、“中立”或“差”：

• 良好意味著沒有來自您的 IP 地址或域的威脅活動；
• 中立表明你的聲譽需要一些改善；
• 差表示您來自該 IP 的電子郵件可能無法進入收件人的收件箱。

查看此免費工具的 IP 地址檢查報告的摘錄：

根據黑名單檢查您的發送 IP 和域

電子郵件黑名單是已報告並列為已知發送垃圾郵件的域和 IP 地址的數據庫。 如果發送域或 IP 地址被列入黑名單，來自它的電子郵件將不會發送到用戶的收件箱或需要額外的垃圾郵件過濾器。

黑名單根據用戶的反饋或發件人是否將電子郵件發送到可能已變成垃圾郵件陷阱的非活動電子郵件地址，將發件人識別為垃圾郵件發送者。

大多數情況下，有兩種類型的垃圾郵件陷阱：

• 原始陷阱。 這些是從未用於註冊接收電子郵件的電子郵件地址和域。 它們的設置完全是為了捕獲惡意發件人。 當發件人購買、租用或獲取電子郵件地址時，原始垃圾郵件陷阱通常會出現在郵件列表中。
• 回收的陷阱。 這些電子郵件地址曾經屬於真人，但已長期處於休眠狀態或被遺棄。 在電子郵件地址從接收服務器退回一年後，它可能成為回收垃圾郵件陷阱的候選者。

郵箱提供商在做出過濾決定時會注意將黑名單列入黑名單，因此立即知道您是否被列入黑名單以及在何處列入黑名單非常重要。 這些工具可以幫助您檢查黑名單狀態：

• MX工具箱
• 我的 IP 地址是什麼
• DNSBL
• 多線程
• RBL觀察者

為了降低最終被列入黑名單的風險，請考慮使用雙重選擇訂閱。 您最終可能會得到一個較小的列表，但您會在質量上取勝，因為它將保護您的郵件列表免受因人為輸入錯誤和垃圾郵件陷阱而導致的機器人和無效或不存在的電子郵件地址的侵害。

雙重選擇加入方法的前提是訂閱者通過您的訂閱表格進行註冊，然後收到一封電子郵件，其中包含他們必須單擊以確認他們願意接收您的電子郵件的鏈接。 您可以在下面看到確認電子郵件的示例：

在發送電子郵件之前始終獲得許可

基於許可的電子郵件營銷是指您僅向已表示同意接收電子郵件的用戶發送電子郵件。 實際上，這些用戶採取了他們知道選擇加入您的郵件列表的操作。

何時可以發送電子郵件：

• 用戶已在您的網站上訂閱了您的電子郵件。 但是，如果用戶創建了帳戶或從您的在線商店購買了任何東西，您應該請求允許向他們發送電子郵件。
• 人們已訂閱在展覽期間在您的展位接收您的電子郵件。

當您無法發送電子郵件時：

• 郵件列表是從信譽良好的賣家那裡購買或租用的。
• 屬於展覽或會議參與者的電子郵件地址。 無論贊助商告訴您什麼，這都不是合法的郵件列表。
• 你有一個你組織的成員、追隨者、Facebook 粉絲的列表，你認為可以。 這也不是合法的郵件列表。 只有在您獲得向他們發送電子郵件的許可後才能使用它。

當您可以發送電子郵件但應注意細微差別時：

• 人們在您的網站上訂閱了您的電子郵件，但您已經有一段時間沒有向他們發送電子郵件了。 他們有可能已經忘記了您，因此最好從重新訂閱的請求開始。
• 您有一份在您的網站或論壇上註冊並同意隱私政策的用戶列表。 為了讓您的發送合法，這些用戶應該勾選一個方框，說明他們同意接收您的電子郵件。

查看被視為允許發送電子郵件的完整列表。

驗證郵件列表中的電子郵件地址

郵件列表中的無效電子郵件地址可能會導致垃圾郵件放置率很高。 如果您忽略重複發送錯誤並繼續向無效收件人發送電子郵件，郵箱提供商更有可能阻止您的發送 IP 地址。

電子郵件驗證器可以幫助您維護一個乾淨的郵件列表。 理想情況下，您應該通過此類服務運行您的列表，以驗證您列表中的電子郵件地址是否屬於真人。 所有驗證器的功能都相同——您可以從計算機上傳電子郵件地址列表，或者直接從 Google Drive 或 Evernote 等雲服務導入列表。 完全驗證您的列表後，您可以將報告下載為 CSV 或 XLS 文件。

來自電子郵件驗證器的報告通常包括不同的可送達性狀態：

• 可交付成果。 此狀態表示收件人的電子郵件有效。
• 無效。 由於驗證報告中將詳細說明的原因之一，電子郵件地址不存在。
• 全部接受。 這些電子郵件地址無法完全驗證。 此類電子郵件地址始終會從某些域返回有效狀態。 通常，這些域試圖通過告訴發送郵件服務器他們將接受給定電子郵件地址的郵件，然後丟棄郵件或發送退回郵件來保護其合法用戶。
• 一次性的。 地址由用戶創建，臨時有效以註冊促銷。 最好的選擇是刪除這些地址，因為它們會降低您的打開率並損害發件人的聲譽。
• 未知。 此狀態意味著收件人的郵件服務器沒有響應。 如果目標郵件服務器太慢或不工作，這可能是一種臨時狀態。
• 垃圾郵件陷阱。 這些地址由郵箱提供商、過濾公司和反垃圾郵件服務創建，以便通過網絡進一步傳播，以便對其進行解析。 它們用於識別垃圾郵件發送者或購買郵件列表或使用非法手段收集地址的發件人。 您的列表中出現垃圾郵件陷阱是郵箱提供商將您的電子郵件過濾到垃圾郵件文件夾的原因。

注意：電子郵件驗證器無法找到您列表中的所有垃圾郵件陷阱。 因此，保護自己免受垃圾郵件陷阱的唯一 100% 確定方法是有機地和合乎道德地收集電子郵件地址。

例如，Snov.io 電子郵件驗證程序返回一個用不同顏色圖標標記的聯繫人列表：綠色代表有效的電子郵件地址，黃色代表全部，橙色代表無效的電子郵件地址。

以下是一些其他電子郵件驗證程序，您可以嘗試防止電子郵件變成垃圾郵件：

• SendPulse 的電子郵件驗證程序
• 數據驗證
• BriteVerify
• Bounceless.io
• 通過正確電子郵件的電子郵件檢查器
• 快速電子郵件驗證

管理退回的電子郵件地址

當一個電子郵件服務器嘗試向另一台服務器發送消息失敗時，通常會導致自動電子郵件響應，稱為退回。 此類消息通常包括三位數的傳遞錯誤代碼和退回原因的描述。 要了解電子郵件無法到達收件人的原因，請在手邊保留一組增強的傳遞錯誤狀態代碼及其含義。

一般來說，反彈分為兩類：軟反彈和硬反彈。

軟彈跳錯誤代碼以 4 開頭，通常由臨時原因引起：

• 收件人的郵箱已滿；
• 接收郵件中轉代理端的技術問題；
• 大電子郵件大小。

硬退回通常用 500 系列 SMTP 回复代碼標識。 它們的產生是由於以下原因：

• 不存在的郵箱域；
• 電子郵件地址中的語法錯誤；
• 郵件傳輸代理 (MTA)、垃圾郵件過濾器或 MTA 保護軟件已將您的內容識別為垃圾郵件。 在這種特定情況下，您需要修改電子郵件佈局和內容。

當硬退回率達到 5% 時，接收郵件服務器將阻止發件人。

提高訂戶參與度

您的用戶參與率越高，郵箱提供商對您的評價就越高。

定期為一段時間不活躍的訂閱者發起重新參與活動。 首先，確定可能被視為不活躍的訂閱者，例如，那些已經三六個月沒有打開和點擊您的電子郵件的訂閱者。 然後將非活躍用戶分為從您那裡購買過商品的用戶和未購買過商品的用戶，並向這些組發送不同的重新參與電子郵件活動。

再參與活動有不同的選擇。 例如，您可以提供折扣或選擇上個月最有趣的內容。 以下是來自國家地理雜誌的重新參與電子郵件的示例，其中鼓勵訂閱者更新他們的偏好。

通過刪除忽略您的再參與活動的用戶來清理您的郵件列表，這將使您能夠應對低參與率並開始體驗更高的送達率。

注意您的電子郵件內容

郵箱提供商通過使用自動過濾技術來對抗垃圾郵件。 其中一些會掃描您電子郵件的每個部分，以確定是否應將其標記為垃圾郵件或發送到用戶的收件箱。 檢查的元素包括頁眉、頁腳、HTML 代碼、URL、主題行、文本與圖像的比率、附件、垃圾郵件等。

有一些工具可以在您發送電子郵件之前測試您的電子郵件是否存在風險元素。 例如，Mail-Tester 檢查您的郵件的格式和損壞的鏈接，分析您的電子郵件服務器，並針對流行的黑名單運行您的發送 IP 地址。 除了從 0 到 10 的分數（越高越好），該工具還返回有關配置正確以及缺少或錯誤的數據。

以下是成功通過垃圾郵件過濾器的注意事項列表：

• 不要使用縮短的 URL 或鏈接重定向。 郵箱提供商對這些技術保持警惕，因為垃圾郵件發送者經常使用它們來隱藏真實鏈接。
• 不要使用從外部 CSS、Meta Refresh 網站上傳的複雜代碼，如 JavaScript、ActiveX、VBScript、Java 小程序、框架和 Iframe。
• 不要在主題行或電子郵件中使用垃圾郵件。 網絡上有許多不同的垃圾郵件觸發詞列表，最近最受歡迎的是：區塊鏈、銷售、價格、免費等。
• 不要過度使用大寫鎖定。 當涉及到垃圾郵件過濾器時，在主題行中使用所有大寫字母是一種遊戲結束的情況。 考慮使用不同的文案公式、心理技巧或表情符號來引起對您的主題行的注意。
• 不要過度使用感嘆號。 感嘆號不會表達您的興奮，而是垃圾郵件過濾器的危險信號。 此類主題行類似於用於欺騙收件人的垃圾郵件。
• 不要忽視檢查您的 HTML。 損壞的 HTML 會導致消息呈現不佳並引發投訴。
• 不要過度使用圖像。 電子郵件內容的通用經驗法則是保持 80/20 的文本與圖像比例。 具有良好聲譽和高度參與的訂閱者的發件人當然可以負擔得起使用更多圖像。 儘管如此，垃圾郵件過濾器永遠不會原諒只包含圖像的電子郵件。

底線

要防止電子郵件變成垃圾郵件，請使用以下清單：

• 建立一致的發件人身份 - 選擇合適的 IP 地址和發送域。 以低發送音量緩慢預熱新 IP 地址。 從未預熱的 IP 地址一次發送過多電子郵件很容易使您的電子郵件最終進入垃圾郵件文件夾。
• 確保您的 SPF、DKIM 和 DMARC 記錄設置正確。
• 使用可靠的工具監控您的發件人聲譽。
• 根據黑名單檢查您的發送 IP 和域。 為避免最終選擇一個，請考慮使用雙重選擇訂閱方法。
• 收集高質量的郵件列表。 僅向允許您接收消息的人發送電子郵件。 向不感興趣的用戶發送電子郵件會使您的發件人聲譽處於危險之中。
• 通過電子郵件驗證器運行您的郵件列表，以從您的數據庫中刪除無效的電子郵件地址和未知用戶。
• 刪除硬反彈並解決軟反彈的原因。
• 啟動再參與電子郵件活動並發送相關內容以應對低參與率。
• 注意您的電子郵件內容和佈局，避免與垃圾郵件相關的元素。

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