Cómo evitar que los correos electrónicos se conviertan en spam: la guía definitiva

Cuando los correos electrónicos terminan en la carpeta de correo no deseado, los especialistas en marketing no están de humor para bromear. Es un problema grave que daña tanto la reputación del remitente como la capacidad de entrega del correo electrónico. Averigüemos cómo evitar que los correos electrónicos se conviertan en spam y maximice la capacidad de entrega de sus correos electrónicos.

Cree una identidad de envío coherente

La identidad de envío consta de una dirección IP de envío y un dominio de envío. En conjunto, permite a los proveedores de buzones identificar el origen de un correo electrónico entrante. Crear y mantener una identidad de envío coherente es uno de los primeros pasos para evitar que los correos electrónicos se conviertan en spam.

Utilice una dirección IP de confianza para enviar sus correos electrónicos

Una dirección IP es un conjunto único de números que un proveedor de servicios de Internet (ISP) asigna a un remitente. Aparece en el sistema de nombres de dominio y se utiliza para enviar correos electrónicos en nombre de su nombre de dominio.

Hay dos tipos de direcciones IP:

• Dirección IP compartida . Estas direcciones son utilizadas por varios remitentes, lo que aumenta la frecuencia y el volumen de envío, lo que hace que la dirección se caliente de forma predeterminada. En este caso, sin embargo, no puede controlar la reputación de la dirección IP porque también depende de las acciones de otros remitentes.
• Dirección IP dedicada . Esta dirección es utilizada por un solo remitente, que es totalmente responsable de su reputación. Significa que ningún otro comercializador o empresa puede enviar correos electrónicos desde esta dirección IP. Una IP dedicada es una buena opción si su volumen de envío mensual asciende a más de 50,000 correos electrónicos.

Debe elegir una dirección IP adecuada y ceñirse a ella. Evite enviar correos electrónicos desde varias direcciones IP para evitar problemas de reputación. Los spammers intentan engañar al sistema utilizando una gran cantidad de direcciones IP, saltando de una a otra cada vez que sus correos electrónicos comienzan a convertirse en spam o se bloquean. Este enfoque es bien conocido por los filtros de spam y pone a los remitentes que cambian de IP a menudo en riesgo de ser incluidos en la lista negra.

Recuerde calentar una nueva dirección IP. Tómelo con calma, ya que una nueva dirección IP, ya sea dedicada o compartida, se considera fría porque la IP aún no tiene una puntuación de reputación. Para construir una reputación positiva en su nueva IP y recibir sus correos electrónicos, debe demostrar que es un remitente legítimo.

Imagine que necesita enviar 60.000 correos electrónicos. Si envía una cantidad tan grande a la vez, es probable que un servidor receptor la rechace. Pero puede dividir su lista de correo en seis grupos, cada uno de los cuales consta de 10,000 destinatarios. Envíe correos electrónicos al primer grupo todos los días durante la primera semana. Durante la segunda semana, agregue otro grupo de 10,000 usuarios a su lista de correo y así sucesivamente. Si su tasa de rebote es superior al 10% y su tasa de quejas supera el 0,1%, reduzca su volumen de envío a 5.000 mensajes al día.

Envíe correos electrónicos desde su propio dominio

Un dominio de envío es la parte de una dirección de correo electrónico que aparece después del símbolo @. Es un nombre de dominio registrado en la web que permite tanto a los destinatarios como a los proveedores de buzones identificar dónde se originó un correo electrónico.

Al determinar la reputación del dominio, los proveedores de buzones de correo tienen en cuenta las siguientes métricas:

• Tasa de ubicación de la bandeja de entrada : el porcentaje de correos electrónicos enviados desde un dominio determinado que se entregaron a la bandeja de entrada.
• Tasa de ubicación de correo no deseado : el porcentaje de correos electrónicos enviados desde un dominio que llegaron a la carpeta de correo no deseado debido a problemas con la dirección IP o la reputación del dominio.
• Tasa de "Esto no es spam" : el porcentaje de destinatarios que recibieron un correo electrónico de este dominio en su carpeta de spam y lo marcaron como "no spam".
• Tasa de quejas : el porcentaje de destinatarios que notificaron un correo electrónico de un dominio determinado como spam.

Dado que los proveedores de buzones de correo dan mucha importancia a los comentarios de sus usuarios, la tasa de quejas afecta en gran medida la reputación de un dominio y la capacidad de entrega general del correo electrónico. A continuación, se ofrecen algunas sugerencias para evitar quejas:

• Cree su propia lista de correo. Evite siempre alquilar o comprar listas de correo de un tercero; conocer la fuente de las direcciones de correo electrónico que adquiera le permitirá ver las tendencias en sus quejas de spam.
• Envíe un correo electrónico de bienvenida a tiempo. Sus suscriptores deben reconocer su marca y recordar unirse a su lista de correo; de lo contrario, es probable que se quejen en el futuro.
• Agregue un enlace de cancelación de suscripción destacado. Sus suscriptores no deberían tener que tomar demasiados pasos para darse de baja de sus correos electrónicos.
• Regístrese para los bucles de comentarios de diferentes proveedores de buzones de correo. Una vez suscrito, recibirás una notificación cada vez que un destinatario informe tu correo electrónico como spam y tendrás la oportunidad de eliminar a los quejosos de tu lista de inmediato.

En general, para evitar que los correos electrónicos se conviertan en spam, su tarea es mantener una tasa de quejas por debajo del 0,1%.

Autentica tus correos electrónicos con SPF, DKIM y DMARC

En septiembre de 2019, los mensajes de spam constituían casi el 55% del tráfico de correo electrónico global.

Los proveedores de buzones de correo están preocupados por su nivel de seguridad; por lo tanto, están abordando el problema con sanciones intensificadas contra el spam. Por eso la autenticación es importante: los proveedores de buzones utilizan tecnología de autenticación para confirmar la identidad digital de un remitente. Si este último falla en la autenticación, los proveedores de buzones de correo pueden rechazar el mensaje directamente o someterlo a filtros adicionales para determinar si debe entregarse.

En el marketing por correo electrónico, hay tres tipos principales de autenticación que se utilizan para demostrar a los proveedores de buzones de correo que vale la pena colocar su correo electrónico en la bandeja de entrada:

• SPF (Sender Policy Framework) es un método de autenticación basado en direcciones IP que se utiliza para comparar la IP del remitente indicada en el registro DNS del dominio con una lista de IP autorizadas para enviar desde ese dominio.
• DKIM (Domain Keys Identified Mail) es un método para validar dominios a través de una firma criptográfica disponible públicamente. Esta firma se verifica en el extremo receptor mediante el registro DNS.
• DMARC (Autenticación, informes y conformidad de mensajes basados ​​en dominios) es un protocolo destinado a reducir el phishing y la suplantación de identidad en el correo electrónico. Permite al remitente especificar que su correo electrónico está correctamente autenticado mediante registros DKIM y SPF.

Los remitentes que autentican sus mensajes con los tres métodos pueden ver menos filtrado y menos correos electrónicos enviados a spam.

Controle la reputación de su remitente

La reputación del remitente es la puntuación, un número entre 0 y 100, que los ISP asignan a un remitente específico para indicar la confiabilidad de los correos electrónicos que provienen de este remitente. Se basa en la reputación de un dominio de envío y una dirección IP, incluidas diferentes métricas como el número de quejas de spam, cancelaciones de suscripción, rebotes, trampas de spam y otras. Esta puntuación influye en la forma en que los proveedores de buzones filtran los correos electrónicos a diferentes carpetas o los bloquean.

A continuación, se muestran algunas herramientas que puede utilizar para mantener su reputación de envío por buen camino.

Prueba la puntuación del remitente

Sender Score es una herramienta gratuita de Return Path que comprueba la reputación de su remitente y la representa con un número del 0 al 100. Puede obtener un informe con su puntuación de reputación de remitente, información general sobre su dirección IP y un gráfico de su puntuación en correlación con su volumen de envío, con estadísticas, recopiladas durante el último mes.

Prueba Talos Intelligence

Tallos Intelligence verifica su dominio o dirección IP y le permite saber si los ISP ven la reputación de su remitente como buena, neutral o mala:

• Bueno significa que no hay actividad de amenaza desde su dirección IP o dominio;
• Neutral es una señal de que su reputación necesita algunas mejoras;
• Deficiente indica que sus correos electrónicos de esta IP probablemente no llegarán a la bandeja de entrada de los destinatarios.

Mire un extracto del informe de verificación de la dirección IP de esta herramienta gratuita:

Verifique su IP de envío y dominio contra listas negras

Las listas negras de correo electrónico son bases de datos de dominios y direcciones IP que han sido reportadas y listadas como conocidas por enviar spam. Si un dominio de envío o una dirección IP se incluyen en la lista negra, los correos electrónicos que provengan de ellos no se enviarán a las bandejas de entrada de los usuarios o requerirán filtros de spam adicionales.

Las listas negras identifican a los remitentes como spammers según los comentarios de los usuarios o si los remitentes envían correos electrónicos a direcciones de correo electrónico inactivas que pueden haberse convertido en trampas de spam.

En su mayor parte, existen dos tipos de trampas de spam:

• Trampas prístinas . Estas son direcciones de correo electrónico y dominios que nunca se han utilizado para registrarse y recibir un correo electrónico. Fueron configurados únicamente para capturar remitentes incorrectos. Las trampas de spam prístinas generalmente terminan en las listas de correo cuando los remitentes compran, alquilan o recolectan direcciones de correo electrónico.
• Trampas recicladas . Estas son direcciones de correo electrónico que alguna vez pertenecieron a una persona real, pero que han estado inactivas durante mucho tiempo o fueron abandonadas. Después de que una dirección de correo electrónico ha rebotado de un servidor receptor durante un año, es un candidato para convertirse en una trampa de spam reciclada.

Los proveedores de buzones prestan atención a las listas negras cuando toman sus decisiones de filtrado, por lo que es importante saber de inmediato si está en la lista negra y dónde. Estas herramientas pueden ayudarlo a verificar el estado de su lista negra:

• MXtoolbox
• Cuál es mi dirección IP
• DNSBL
• Multirbl
• Vigilante RBL

Para reducir el riesgo de terminar en una lista negra, considere usar suscripciones de doble suscripción. Puede terminar con una lista más pequeña, pero gana en calidad, ya que protegerá su lista de correo de bots y direcciones de correo electrónico no válidas o inexistentes causadas por errores tipográficos humanos y trampas de spam.

El método de doble suscripción presupone que los suscriptores se registran a través de su formulario de suscripción y luego reciben un correo electrónico con el enlace en el que deben hacer clic para confirmar su voluntad de recibir sus correos electrónicos. A continuación puede ver el ejemplo del correo electrónico de confirmación:

Obtenga siempre permiso antes de enviar correos electrónicos

El marketing por correo electrónico basado en permisos es cuando solo envía correos electrónicos a usuarios que han expresado su consentimiento para recibirlos. En la práctica, estos usuarios realizaron una acción que sabían que era participar en su lista de correo.

Cuándo puede enviar correos electrónicos :

• Los usuarios se han suscrito a sus correos electrónicos en su sitio web. Pero, si un usuario ha creado una cuenta o ha comprado algo en su tienda en línea, debe solicitar permiso para enviarle correos electrónicos.
• Las personas se han suscrito para recibir sus correos electrónicos en su stand durante una exposición.

Cuando no puede enviar correos electrónicos :

• La lista de correo fue comprada o alquilada a un vendedor con buena reputación.
• Direcciones de correo electrónico pertenecientes a participantes de exposiciones o conferencias. Esta no es una lista de correo legal, no importa lo que le digan los patrocinadores.
• Tienes una lista de miembros de tu organización, seguidores, fans de Facebook que, crees, funcionarán. Esta tampoco es una lista de correo legal. Solo puede usarlo si ha recibido permiso para enviarles correos electrónicos.

Cuándo puede enviar correos electrónicos pero debe tener en cuenta los matices :

• Las personas se han suscrito a sus correos electrónicos en su sitio web, pero no los ha enviado por un tiempo. Existe la posibilidad de que se hayan olvidado de usted, por lo que es mejor comenzar con una solicitud para volver a suscribirse.
• Tiene una lista de usuarios que se han registrado en su sitio web o foro y han aceptado la Política de privacidad. Para que su envío sea legal, estos usuarios deben marcar una casilla que indique que aceptan recibir correos electrónicos de usted.

Eche un vistazo a la lista completa de lo que se considera permiso para enviar correos electrónicos.

Verifique las direcciones de correo electrónico en su lista de correo

Las direcciones de correo electrónico no válidas en su lista de correo pueden resultar en una alta tasa de colocación de spam. Es más probable que los proveedores de buzones bloqueen su dirección IP de envío si ignora los errores de entrega repetidos y continúa enviando correos electrónicos a destinatarios no válidos.

Los validadores de correo electrónico pueden ayudarlo a mantener una lista de correo limpia. Idealmente, debería ejecutar su lista a través de dichos servicios para validar si las direcciones de correo electrónico de su lista pertenecen a una persona real. Todos los validadores funcionan de la misma manera: usted carga una lista de direcciones de correo electrónico desde su computadora o importa su lista directamente desde servicios en la nube como Google Drive o Evernote. Una vez que su lista esté completamente validada, puede descargar su informe como un archivo CSV o XLS.

Los informes de los validadores de correo electrónico suelen incluir diferentes estados de capacidad de entrega:

• Entregables . Este estado significa que los correos electrónicos de los destinatarios son válidos.
• Inválido Las direcciones de correo electrónico no existen por una de las razones que se detallarán en el informe de validación.
• Acepta todo . Estas direcciones de correo electrónico no se pueden validar por completo. Estas direcciones de correo electrónico siempre devuelven un estado válido de algunos dominios. Por lo general, estos dominios intentan proteger a sus usuarios legítimos diciéndole al servidor de correo remitente que aceptarán el mensaje para una dirección de correo electrónico determinada, pero luego descartarán el mensaje o enviarán un mensaje de devolución.
• Desechables Las direcciones son creadas por los usuarios para que sean válidas temporalmente para suscribirse a promociones. La mejor opción es eliminar estas direcciones porque reducen sus tasas de apertura y dañan la reputación del remitente.
• Desconocido . Este estado significa que el servidor de correo del destinatario no responde. Puede ser un estado temporal si el servidor de correo de destino es demasiado lento o no funciona.
• Trampas de spam . Estas direcciones las crean los proveedores de buzones de correo, las empresas de filtrado y los servicios antispam para que se difundan más a través de la web, donde se pueden analizar. Se utilizan para identificar a los spammers o remitentes que compraron sus listas de correo o utilizaron prácticas ilegales para recopilar direcciones. La aparición de trampas de correo no deseado en su lista es una razón para que los proveedores de buzones de correo filtren su correo electrónico en la carpeta de correo no deseado.

Nota: los validadores de correo electrónico no pueden encontrar todas las trampas de spam en su lista. Por lo tanto, el único método cien por cien seguro para protegerse de las trampas de spam es recopilar direcciones de correo electrónico de forma orgánica y ética.

Por ejemplo, Snov.io Email Verifier devuelve una lista de contactos marcados con iconos de diferentes colores: verde para direcciones de correo electrónico válidas, amarillo para todo y naranja para las no válidas.

Aquí hay algunos otros verificadores de correo electrónico que puede intentar para evitar que los correos electrónicos se conviertan en spam:

• Verificador de correo electrónico de SendPulse
• Validación de datos
• BriteVerify
• Bounceless.io
• Verificador de correo electrónico por correo electrónico correcto
• QuickEmailVerification

Administrar direcciones de correo electrónico que rebotan

Cuando un servidor de correo electrónico intenta sin éxito enviar un mensaje a otro servidor, normalmente dará como resultado una respuesta automática de correo electrónico llamada rebote. Estos mensajes suelen incluir un código de error de entrega de tres dígitos y una descripción del motivo del rebote. Para comprender por qué un correo electrónico no puede llegar al destinatario, tenga a mano un conjunto mejorado de códigos de estado de error de entrega junto con su significado.

En general, los rebotes se clasifican en dos categorías: rebotes suaves y rebotes duros.

Los códigos de error de rebote suave comienzan con cuatro y generalmente son el resultado de causas temporales:

• el buzón del destinatario está lleno;
• problemas técnicos al recibir el final del agente de transferencia de correo;
• gran tamaño de correo electrónico.

Los rebotes duros se identifican normalmente con un código de respuesta SMTP de la serie 500. Surgen por las siguientes razones:

• dominio de buzón inexistente;
• error de sintaxis en una dirección de correo electrónico;
• El agente de transferencia de correo (MTA), el filtro de correo no deseado o el software de protección de MTA han identificado su contenido como correo no deseado. En este caso específico, debe revisar el diseño y el contenido de su correo electrónico.

Cuando la tasa de rebote llega al 5%, el servidor de correo receptor bloquea al remitente.

Impulsar la participación de los suscriptores

Cuanto mayor sea la tasa de participación de los usuarios, más favorablemente recibirán los proveedores de buzones de correo.

Lanzar campañas de reenganche con regularidad para los suscriptores que no han estado activos por un tiempo. En primer lugar, determine los suscriptores que pueden considerarse inactivos, por ejemplo, aquellos que no han abierto y hecho clic en sus correos electrónicos durante tres o seis meses. Luego, divida a los usuarios inactivos en aquellos que le han comprado algo y aquellos que no lo han hecho, y envíe a estos grupos diferentes campañas de correo electrónico de reintegración.

Existen diferentes opciones para las campañas de reintegración. Por ejemplo, puede ofrecer un descuento o una selección del contenido más interesante del último mes. A continuación se muestra un ejemplo del correo electrónico de re-participación de National Geographic, donde se anima a los suscriptores a actualizar sus preferencias.

Limpiar su lista de correo eliminando usuarios que ignoraron sus campañas de re-participación le permitirá combatir las bajas tasas de participación y comenzar a experimentar mejores tasas de entrega.

Preste atención al contenido de su correo electrónico

Los proveedores de buzones de correo luchan contra el spam mediante el uso de tecnologías de filtrado automático. Algunos de ellos escanean cada parte de su correo electrónico para determinar si debe marcarse como spam o enviarse a la bandeja de entrada de un usuario. Entre los elementos marcados se encuentran el encabezado, pie de página, código HTML, URL, línea de asunto, proporción de texto a imagen, archivos adjuntos, palabras no deseadas y más.

Existen herramientas que pueden probar su correo electrónico en busca de elementos de riesgo antes de enviarlo. Por ejemplo, Mail-Tester verifica su mensaje en busca de formato y enlaces rotos, analiza su servidor de correo electrónico y ejecuta su dirección IP de envío contra listas negras populares. Junto con una puntuación de 0 a 10 (cuanto más alto, mejor), la herramienta también devuelve datos sobre lo que está configurado correctamente y lo que falta o está mal.

Aquí hay una lista de lo que no se debe hacer para pasar un filtro de correo no deseado con éxito :

• No utilice URL abreviadas ni redirecciones de enlaces. Los proveedores de buzones de correo están atentos a estas técnicas, ya que los spammers suelen aplicarlas para ocultar enlaces reales.
• No utilice códigos complejos como JavaScript, ActiveX, VBScript, subprogramas de Java, marcos e iframes cargados desde sitios web externos de CSS o Meta Refresh.
• No use palabras no deseadas en su línea de asunto o en su correo electrónico. Hay muchas listas diferentes de palabras desencadenantes de spam en la web, siendo las más populares últimamente: blockchain, venta, precio, gratis, etc.
• No abuses del bloqueo de mayúsculas. Usar todo en mayúsculas en una línea de asunto es una situación de juego terminado cuando se trata de filtros de spam. Considere diferentes fórmulas de redacción publicitaria, trucos psicológicos o emoji para llamar la atención sobre su línea de asunto.
• No abuse de los signos de exclamación. Los signos de exclamación no transmiten su entusiasmo, sino que son una señal de alerta para los filtros de spam. Estas líneas de asunto se parecen a los correos electrónicos no deseados que se utilizan para estafar a los destinatarios.
• No olvide comprobar su HTML. HTML roto puede conducir a un mensaje mal renderizado y generar quejas.
• No abuses de las imágenes. Una regla general común para el contenido del correo electrónico es mantener una proporción de texto a imagen de 80/20. Los remitentes con una buena reputación y suscriptores altamente comprometidos pueden, por supuesto, permitirse utilizar más imágenes. Aún así, lo que nunca perdonan los filtros de spam es un correo electrónico de solo imagen.

La línea de fondo

Para evitar que los correos electrónicos se conviertan en spam, utilice la siguiente lista de verificación:

• Cree una identidad de remitente coherente: elija una dirección IP y un dominio de envío adecuados. Calienta lentamente una nueva dirección IP con un volumen de envío bajo. Enviar demasiados correos electrónicos a la vez desde una dirección IP que no está calentada puede hacer que sus correos electrónicos terminen fácilmente en la carpeta de correo no deseado.
• Asegúrese de que sus registros SPF, DKIM y DMARC estén configurados correctamente.
• Controle la reputación de su remitente utilizando herramientas confiables.
• Verifique su IP de envío y dominio contra listas negras. Para evitar terminar en uno, considere usar un método de suscripción doble opt-in.
• Reúna una lista de correo de calidad. Envíe mensajes de correo electrónico únicamente a las personas que le hayan dado permiso para recibir sus mensajes. Enviar correos electrónicos a usuarios desinteresados ​​pone en riesgo la reputación de su remitente.
• Ejecute su lista de correo a través de validadores de correo electrónico para eliminar direcciones de correo electrónico no válidas y usuarios desconocidos de su base de datos.
• Elimine los rebotes duros y solucione los problemas de las causas de los rebotes suaves.
• Lance campañas de correo electrónico para volver a interactuar y envíe contenido relevante para combatir las bajas tasas de interacción.
• Preste atención al contenido y diseño de su correo electrónico, evite los elementos relacionados con el spam.

Sea un buen remitente, preste atención a las razones de la baja capacidad de entrega y disfrute viendo cómo aumenta la eficiencia de su correo electrónico. Y recuerde aprovechar SendPulse para enviar sus correos electrónicos, campañas de SMS, notificaciones push web y crear chatbots de forma gratuita.