Come impedire che le e-mail finiscano nello spam: la guida definitiva

Quando le e-mail finiscono nella cartella spam, i marketer non hanno voglia di scherzare. È un problema serio che ferisce sia la reputazione del mittente che la recapitabilità della posta elettronica. Scopriamo come impedire che le e-mail finiscano nello spam e massimizzare la consegna delle e-mail.

Costruisci un'identità di invio coerente

L'identità di invio è costituita da un indirizzo IP di invio e da un dominio di invio. Nel complesso, consente ai provider di cassette postali di individuare l'origine di un'e-mail in arrivo. Creare e mantenere un'identità di invio coerente è uno dei primi passi per evitare che le e-mail finiscano nello spam.

Usa un indirizzo IP affidabile per inviare le tue e-mail

Un indirizzo IP è un insieme univoco di numeri assegnato a un mittente da un provider di servizi Internet (ISP). È elencato nel sistema dei nomi di dominio e viene utilizzato per inviare e-mail per conto del tuo nome di dominio.

Esistono due tipi di indirizzi IP:

• Indirizzo IP condiviso . Tali indirizzi vengono utilizzati da più mittenti, il che aumenta la frequenza e il volume di invio, rendendo l'indirizzo riscaldato per impostazione predefinita. In questo caso, però, non è possibile controllare la reputazione dell'indirizzo IP perché dipende anche dalle azioni di altri mittenti.
• Indirizzo IP dedicato . Questo indirizzo è utilizzato da un unico mittente, che è pienamente responsabile della sua reputazione. Significa che nessun altro marketer o azienda può inviare e-mail da questo indirizzo IP. Un IP dedicato è una buona scelta se il tuo volume di invio mensile ammonta a più di 50.000 email.

Dovresti scegliere un indirizzo IP appropriato e attenersi ad esso. Evita di inviare e-mail da più indirizzi IP per evitare problemi di reputazione. Gli spammer tentano di ingannare il sistema utilizzando un ampio pool di indirizzi IP, saltando da uno all'altro ogni volta che le loro e-mail iniziano a finire nello spam o vengono bloccate. Questo approccio è ben noto ai filtri antispam e mette spesso i mittenti che cambiano IP a rischio di essere inseriti nella lista nera.

Ricorda di riscaldare un nuovo indirizzo IP. Vacci piano, poiché un nuovo indirizzo IP, dedicato o condiviso, è considerato freddo perché l'IP non ha ancora un punteggio di reputazione. Per costruire una reputazione positiva sul tuo nuovo IP e ricevere le tue email, devi dimostrare di essere un mittente legittimo.

Immagina di dover inviare 60.000 email. Se invii una quantità così grande in una volta, un server ricevente probabilmente la rifiuterà. Ma puoi dividere la tua mailing list in sei gruppi, ciascuno composto da 10.000 destinatari. Invia email al primo gruppo ogni giorno durante la prima settimana. Per la seconda settimana, aggiungi un altro gruppo di 10.000 utenti alla tua mailing list e così via. Se la tua frequenza di rimbalzo supera il 10% e la tua percentuale di reclami supera lo 0,1%, riduci il volume di invio a 5.000 messaggi al giorno.

Invia email dal tuo dominio

Un dominio di invio è la parte di un indirizzo email elencata dopo il simbolo @. È un nome di dominio registrato sul Web che consente sia ai destinatari che ai fornitori di cassette postali di identificare l'origine di un'e-mail.

Nel determinare la reputazione del dominio, i provider di cassette postali tengono conto delle seguenti metriche:

• Tasso di posizionamento della Posta in arrivo : la percentuale di email inviate da un determinato dominio che sono state consegnate alla Posta in arrivo.
• Tasso di posizionamento spam : la percentuale di e-mail inviate da un dominio che sono arrivate nella cartella spam a causa di problemi di indirizzo IP o di reputazione del dominio.
• Tasso "Questo non è spam" : la percentuale di destinatari che hanno ricevuto un'e-mail da questo dominio nella loro cartella spam e l'hanno contrassegnata come "non spam".
• Tasso di reclamo : la percentuale di destinatari che hanno segnalato un'e-mail da un determinato dominio come spam.

Poiché i fornitori di cassette postali attribuiscono grande importanza al feedback dei propri utenti, il tasso di reclami influisce notevolmente sulla reputazione di un dominio e sulla consegna complessiva della posta elettronica. Ecco alcuni suggerimenti per evitare reclami:

• Costruisci la tua mailing list. Evita sempre di affittare o acquistare mailing list da terze parti: conoscere la fonte degli indirizzi e-mail acquisiti ti consentirà di vedere le tendenze nei tuoi reclami di spam.
• Invia un'e-mail di benvenuto tempestiva. I tuoi iscritti dovrebbero riconoscere il tuo marchio e ricordarsi di essersi iscritti alla tua mailing list; in caso contrario, è probabile che si lamentino lungo la strada.
• Aggiungi un link di annullamento dell'iscrizione in evidenza. I tuoi iscritti non dovrebbero dover compiere troppi passaggi per annullare l'iscrizione alle tue e-mail.
• Registrati per i cicli di feedback da diversi fornitori di cassette postali. Una volta iscritto, riceverai una notifica ogni volta che un destinatario segnala la tua e-mail come spam e avrai la possibilità di rimuovere prontamente chi si è lamentato dalla tua lista.

In generale, per evitare che le e-mail finiscano nello spam, il tuo compito è mantenere un tasso di reclamo inferiore allo 0,1%.

Autentica le tue email con SPF, DKIM e DMARC

A settembre 2019, i messaggi di spam rappresentavano quasi il 55% del traffico e-mail globale.

I fornitori di cassette postali sono preoccupati per il loro livello di sicurezza; pertanto, stanno affrontando il problema con sanzioni intensificate contro lo spam. Ecco perché l'autenticazione è importante: i fornitori di cassette postali utilizzano la tecnologia di autenticazione per confermare l'identità digitale di un mittente. Se quest'ultimo fallisce l'autenticazione, i provider di cassette postali possono rifiutare il messaggio a titolo definitivo o passarlo attraverso filtri aggiuntivi per determinare se deve essere consegnato.

Nell'email marketing, ci sono tre tipi principali di autenticazione utilizzati per dimostrare ai provider di caselle di posta che la tua email vale la pena di essere inserita nella casella di posta:

• SPF (Sender Policy Framework) è un metodo di autenticazione basato sull'indirizzo IP utilizzato per confrontare l'IP del mittente indicato nel record DNS del dominio con un elenco di IP autorizzati a inviare da quel dominio.
• DKIM (Domain Keys Identified Mail) è un metodo per convalidare i domini tramite una firma crittografica pubblicamente disponibile. Questa firma viene verificata sul lato ricevente utilizzando il record DNS.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) è un protocollo volto a ridurre il phishing e lo spoofing delle e-mail. Consente a un mittente di specificare che la propria email è correttamente autenticata utilizzando i record DKIM e SPF.

I mittenti che autenticano i propri messaggi con tutti e tre i metodi potrebbero vedere meno filtri e meno messaggi di posta elettronica destinati allo spam.

Monitora la reputazione del tuo mittente

La reputazione del mittente è il punteggio, un numero compreso tra 0 e 100, che gli ISP assegnano a un mittente specifico per indicare l'affidabilità delle e-mail provenienti da questo mittente. Si basa sulla reputazione di un dominio di invio e di un indirizzo IP, incluse diverse metriche come il numero di reclami per spam, cancellazioni, bounce, hit trap spam e altro. Questo punteggio influenza il modo in cui i provider di cassette postali filtrano le e-mail in cartelle diverse o le bloccano.

Di seguito sono riportati alcuni strumenti che puoi utilizzare per mantenere la tua reputazione di invio in pista.

Prova punteggio mittente

Sender Score è uno strumento gratuito di Return Path che controlla la reputazione del tuo mittente e lo rappresenta con un numero da 0 a 100. Puoi ottenere un rapporto con il tuo punteggio di reputazione del mittente, informazioni generali sul tuo indirizzo IP e un grafico del tuo punteggio in correlazione al tuo volume di invio, con statistiche, raccolte nell'ultimo mese.

Prova Talos Intelligence

Tallos Intelligence controlla il tuo dominio o indirizzo IP e ti informa se gli ISP vedono la tua reputazione del mittente come Buona, Neutrale o Scarsa:

• Buono significa che non vi è alcuna attività di minaccia dal tuo indirizzo IP o dominio;
• Neutrale è un segno che la tua reputazione ha bisogno di miglioramenti;
• Scarso indica che le tue email da questo IP probabilmente non arriveranno alla posta in arrivo dei destinatari.

Guarda un estratto del rapporto di controllo dell'indirizzo IP di questo strumento gratuito:

Controlla il tuo IP di invio e il tuo dominio rispetto alle liste nere

Le blacklist e-mail sono database di domini e indirizzi IP che sono stati segnalati ed elencati come noti per l'invio di spam. Se un dominio o un indirizzo IP di invio viene inserito nella lista nera, le e-mail provenienti da esso non verranno recapitate nelle caselle di posta degli utenti o richiederanno filtri antispam aggiuntivi.

Le blacklist identificano i mittenti come spammer in base al feedback degli utenti o se i mittenti inviano e-mail a indirizzi e-mail inattivi che potrebbero essere stati trasformati in trappole di spam.

Per la maggior parte, ci sono due tipi di trappole per lo spam:

• Trappole incontaminate . Questi sono indirizzi e-mail e domini che non sono mai stati utilizzati per registrarsi per ricevere un'e-mail. Sono stati istituiti esclusivamente per catturare i mittenti errati. Le trappole di spam pristine di solito finiscono nelle mailing list quando i mittenti acquistano, affittano o raccolgono indirizzi e-mail.
• Trappole riciclate . Si tratta di indirizzi email che una volta appartenevano a una persona reale ma sono rimasti inattivi per molto tempo o sono stati abbandonati. Dopo che un indirizzo e-mail è rimbalzato da un server ricevente per un anno, è un candidato per diventare una trappola di spam riciclata.

I fornitori di cassette postali prestano attenzione alla lista nera quando prendono le loro decisioni di filtraggio, quindi è importante sapere immediatamente se sei nella lista nera e dove. Questi strumenti possono aiutarti a controllare lo stato della tua lista nera:

• MXtoolbox
• Qual è il mio indirizzo IP?
• DNSBL
• Multirbl
• Osservatore RBL

Per ridurre il rischio di finire in una lista nera, prendi in considerazione l'utilizzo di abbonamenti double opt-in. Potresti finire con un elenco più piccolo, ma vinci in termini di qualità, poiché proteggerà la tua mailing list da bot e indirizzi e-mail non validi o inesistenti causati da errori di battitura e trappole di spam.

Il metodo double opt-in presuppone che gli abbonati si iscrivano tramite il modulo di iscrizione e quindi ricevano un'e-mail con il link su cui devono fare clic per confermare la loro disponibilità a ricevere le tue e-mail. Di seguito puoi vedere l'esempio dell'e-mail di conferma:

Ottieni sempre l'autorizzazione prima di inviare e-mail

L'e-mail marketing basato sull'autorizzazione è quando invii e-mail solo agli utenti che hanno espresso il loro consenso a riceverle. In pratica, questi utenti hanno intrapreso un'azione che sapevano fosse l'iscrizione alla tua mailing list.

Quando puoi inviare email :

• Gli utenti si sono iscritti alle tue email sul tuo sito web. Tuttavia, se un utente ha creato un account o ha acquistato qualcosa dal tuo negozio online, dovresti chiedere il permesso di inviare loro e-mail.
• Le persone si sono iscritte per ricevere le tue e-mail al tuo stand durante una fiera.

Quando non puoi inviare email :

• La mailing list è stata acquistata o affittata da un venditore con una buona reputazione.
• Indirizzi di posta elettronica dei partecipanti a mostre o convegni. Questa non è una mailing list legale, indipendentemente da ciò che ti dicono gli sponsor.
• Hai un elenco di membri della tua organizzazione, follower, fan di Facebook che, pensi, andranno bene. Anche questa non è una mailing list legale. Puoi usarlo solo se hai ricevuto il permesso di inviare loro e-mail.

Quando puoi inviare e-mail ma dovresti essere consapevole delle sfumature :

• Le persone si sono iscritte alle tue e-mail sul tuo sito web, ma non le hai inviate per un po' di tempo. È possibile che ti abbiano dimenticato, quindi è meglio iniziare con una richiesta di iscrizione di nuovo.
• Hai un elenco di utenti che si sono registrati sul tuo sito Web o forum e hanno accettato l'Informativa sulla privacy. Affinché il tuo invio sia legale, questi utenti dovrebbero spuntare una casella in cui si afferma che accettano di ricevere email da te.

Dai un'occhiata all'elenco completo di ciò che è considerato permesso di inviare e-mail.

Verifica gli indirizzi email sulla tua mailing list

Indirizzi e-mail non validi nella tua mailing list possono comportare un alto tasso di posizionamento dello spam. È più probabile che i provider di cassette postali blocchino il tuo indirizzo IP di invio se ignori gli errori di recapito ripetuti e continui a inviare e-mail a destinatari non validi.

I validatori di posta elettronica possono aiutarti a mantenere una mailing list pulita. Idealmente, dovresti eseguire la tua lista attraverso tali servizi per verificare se gli indirizzi e-mail sulla tua lista appartengono a una persona reale. Tutti i validatori funzionano allo stesso modo: carichi un elenco di indirizzi e-mail dal tuo computer o importi il ​​tuo elenco direttamente da servizi cloud come Google Drive o Evernote. Dopo che l'elenco è stato completamente convalidato, puoi scaricare il rapporto come file CSV o XLS.

I report dei validatori di posta elettronica di solito includono diversi stati di consegna:

• Consegnabile . Questo stato indica che le email dei destinatari sono valide.
• Non valido . Gli indirizzi e-mail non esistono per uno dei motivi che verranno dettagliati nel rapporto di convalida.
• Accetta tutto . Questi indirizzi email non possono essere completamente convalidati. Tali indirizzi email restituiscono sempre uno stato valido da alcuni domini. In genere, questi domini cercano di proteggere i propri utenti legittimi comunicando al server di posta mittente che accetteranno il messaggio per un determinato indirizzo e-mail, ma poi scartano il messaggio o inviano invece un messaggio di mancato recapito.
• Usa e getta . Gli indirizzi vengono creati dagli utenti per essere validi temporaneamente per iscriversi alle promozioni. L'opzione migliore è eliminare questi indirizzi perché riducono i tassi di apertura e danneggiano la reputazione del mittente.
• Sconosciuto . Questo stato indica che il server di posta del destinatario non risponde. Può essere uno stato temporaneo se il server di posta di destinazione è troppo lento o non funziona.
• Trappole antispam . Questi indirizzi vengono creati dai provider di cassette postali, dalle società di filtraggio e dai servizi antispam per essere ulteriormente diffusi attraverso il Web dove possono essere analizzati. Sono utilizzati per identificare gli spammer oi mittenti che hanno acquistato le loro mailing list o hanno utilizzato pratiche illegali per raccogliere indirizzi. La comparsa di trappole di spam nel tuo elenco è un motivo per cui i provider di cassette postali filtrano la tua posta nella cartella dello spam.

Nota: i validatori e-mail non riescono a trovare tutte le trappole spam nel tuo elenco. Pertanto, l'unico metodo sicuro al cento per cento per proteggersi dalle trappole dello spam è raccogliere indirizzi e-mail in modo organico ed etico.

Ad esempio, Snov.io Email Verifier restituisce un elenco di contatti contrassegnati con icone di diversi colori: verde per indirizzi email validi, giallo per catch-all e arancione per quelli non validi.

Ecco alcuni altri verificatori di posta elettronica che puoi provare a impedire che le email finiscano nello spam:

• Verificatore di posta elettronica di SendPulse
• Convalida dei dati
• BriteVerifica
• Bounceless.io
• Controllo e-mail tramite e-mail corretta
• QuickEmailVerification

Gestisci gli indirizzi email che rimbalzano

Quando un server di posta elettronica tenta senza successo di inviare un messaggio a un altro server, in genere si ottiene una risposta e-mail automatica denominata bounce. Tali messaggi in genere includono un codice di errore di consegna a tre cifre e una descrizione del motivo del mancato recapito. Per capire perché un'e-mail non può raggiungere il destinatario, tieni a portata di mano un set avanzato di codici di stato di errore di consegna insieme al loro significato.

In generale, i bounce sono classificati in due categorie: soft bounce e hard bounce.

I codici di errore di soft bounce iniziano con un quattro e di solito derivano da cause temporanee:

• la casella di posta del destinatario è piena;
• problemi tecnici sulla ricezione della posta da parte dell'agente di trasferimento;
• grandi dimensioni della posta elettronica.

Gli hard bounce sono generalmente identificati con un codice di risposta SMTP serie 500. Nascono per i seguenti motivi:

• dominio della casella di posta inesistente;
• errore di sintassi in un indirizzo email;
• l'agente di trasferimento della posta (MTA), il filtro antispam o il software di protezione MTA ha identificato i tuoi contenuti come spam. In questo caso specifico, devi rivedere il layout e il contenuto della tua email.

Quando la frequenza di hard bounce raggiunge il 5%, il server di posta ricevente blocca il mittente.

Aumenta il coinvolgimento degli iscritti

Più alto è il tasso di coinvolgimento degli utenti, più favorevolmente sarai visto dai fornitori di cassette postali.

Lancia regolarmente campagne di re-engagement per gli abbonati che non sono stati attivi per un po'. Innanzitutto, determina gli abbonati che possono essere considerati inattivi, ad esempio quelli che non hanno aperto e fatto clic sulle tue e-mail per tre o sei mesi. Quindi dividi gli utenti inattivi in ​​quelli che hanno acquistato qualcosa da te e quelli che non l'hanno fatto e invia a questi gruppi diverse campagne email di re-engagement.

Esistono diverse opzioni per le campagne di re-engagement. Ad esempio, puoi offrire uno sconto o una selezione dei contenuti più interessanti dell'ultimo mese. Di seguito è riportato un esempio dell'e-mail di reimpegno da National Geographic, in cui gli abbonati sono incoraggiati ad aggiornare le proprie preferenze.

La pulizia della tua mailing list rimuovendo gli utenti che hanno ignorato le tue campagne di re-engagement ti consentirà di combattere i bassi tassi di coinvolgimento e iniziare a sperimentare tassi di deliverability migliorati.

Presta attenzione al contenuto della tua email

I provider di cassette postali combattono lo spam utilizzando tecnologie di filtraggio automatico. Alcuni di loro scansionano ogni parte della tua email per determinare se dovrebbe essere contrassegnata come spam o consegnata alla casella di posta di un utente. Tra gli elementi controllati ci sono intestazione, piè di pagina, codice HTML, URL, riga dell'oggetto, rapporto testo-immagine, allegati, parole spam e altro.

Esistono strumenti che possono testare la tua email per elementi rischiosi prima di inviarla. Ad esempio, Mail-Tester controlla il tuo messaggio per la formattazione e i collegamenti interrotti, analizza il tuo server di posta elettronica ed esegue il tuo indirizzo IP di invio rispetto alle liste nere popolari. Insieme a un punteggio da 0 a 10 - più alto è, meglio è - lo strumento restituisce anche dati su cosa è configurato correttamente e cosa manca o non va.

Ecco un elenco di cose da non fare per superare con successo un filtro antispam :

• Non utilizzare URL abbreviati o reindirizzamenti di link. I provider di cassette postali sono attenti a queste tecniche poiché gli spammer spesso le applicano per nascondere collegamenti reali.
• Non utilizzare codici complessi come JavaScript, ActiveX, VBScript, applet Java, frame e iframe caricati da CSS esterni, siti Web Meta Refresh.
• Non utilizzare parole spam nella riga dell'oggetto o all'interno della tua email. Ci sono molti elenchi diversi di parole che attivano lo spam sul web, il più popolare ultimamente è: blockchain, vendita, prezzo, gratuito, ecc.
• Non abusare del blocco maiuscole. Usare tutte le maiuscole in una riga dell'oggetto è una situazione di gioco finita quando si tratta di filtri antispam. Prendi in considerazione diverse formule di copywriting, hack psicologici o emoji per attirare l'attenzione sull'oggetto.
• Non abusare dei punti esclamativi. I punti esclamativi non trasmettono la tua eccitazione, ma sono piuttosto una bandiera rossa per i filtri antispam. Tali righe dell'oggetto assomigliano alle e-mail di spam utilizzate per truffare i destinatari.
• Non trascurare di controllare il tuo HTML. HTML non funzionante può portare a un messaggio mal visualizzato e generare reclami.
• Non abusare delle immagini. Una regola empirica comune per il contenuto delle e-mail è mantenere un rapporto testo-immagine di 80/20. I mittenti con una buona reputazione e abbonati molto coinvolti possono, ovviamente, permettersi di utilizzare più immagini. Tuttavia, ciò che non viene mai perdonato dai filtri antispam è un'e-mail di sole immagini.

La linea di fondo

Per evitare che le e-mail finiscano nello spam, utilizza il seguente elenco di controllo:

• Crea un'identità del mittente coerente: scegli un indirizzo IP e un dominio di invio appropriati. Riscaldare lentamente un nuovo indirizzo IP con un volume di invio basso. L'invio di troppe e-mail contemporaneamente da un indirizzo IP non riscaldato può facilmente far finire le tue e-mail nella cartella spam.
• Assicurati che i tuoi record SPF, DKIM e DMARC siano impostati correttamente.
• Monitora la reputazione del tuo mittente utilizzando strumenti affidabili.
• Controlla il tuo IP di invio e il tuo dominio rispetto alle liste nere. Per evitare di finire su uno, prendi in considerazione l'utilizzo di un metodo di abbonamento double opt-in.
• Raccogli una mailing list di qualità. Invia email solo alle persone che ti hanno autorizzato a ricevere i tuoi messaggi. L'invio di e-mail a utenti non interessati mette a rischio la reputazione del mittente.
• Esegui la tua mailing list tramite validatori e-mail per rimuovere indirizzi e-mail non validi e utenti sconosciuti dal tuo database.
• Rimuovi gli hard bounce e risolvi le cause dei soft bounce.
• Lancia campagne e-mail di re-engagement e invia contenuti pertinenti per combattere i bassi tassi di coinvolgimento.
• Presta attenzione al contenuto e al layout della tua email, evita gli elementi relativi allo spam.

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