Kualitas Penting dalam Manajer Proyek Jarak Jauh

Yang benar adalah bahwa sebagian besar bisnis dan perusahaan masih memilih untuk mempertahankan pengaturan kerja jarak jauh bahkan dengan meningkatkan status kesehatan di hampir semua negara hanya menunjukkan bahwa kerja jarak jauh telah mencapai relevansi di zaman kita sekarang, dan industri ini akan tetap ada. Itulah sebabnya lebih banyak pekerja dan lebih banyak manajer jarak jauh diperlukan untuk memfasilitasi kinerja kerja yang luar biasa.

Manajer jarak jauh adalah faktor kunci yang memengaruhi hasil pekerjaan yang dapat diberikan oleh pekerja jarak jauh. Gagasan ini terutama berlaku di perusahaan yang mempekerjakan banyak staf untuk beroperasi, dan seorang supervisor menangani mereka.

Manajer jarak jauh harus dapat menggambarkan tugas secara efektif, memantau penyelesaiannya, mengevaluasi hasil, dan memberikan umpan balik sambil menjaga agar setiap anggota tim tetap terlibat dan termotivasi.

Mereka juga harus bertemu setiap saat dan menggunakan alternatif pemecahan masalah jika ada kemungkinan yang terkait dengan pekerjaan itu terjadi. Ia juga berperan sebagai jembatan atau penghubung antara pekerja jarak jauh dengan perusahaan.

Apakah mereka menangani sekelompok seniman grafis, pemasar media sosial, asisten virtual, atau dukungan administratif untuk bisnis, mereka harus memiliki beberapa kualitas penting untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan sangat baik. Beberapa kualitas tersebut antara lain:

• Keterampilan Kepemimpinan yang Luar Biasa

Manajer jarak jauh mengawasi dan bertanggung jawab atas seluruh tim setiap saat. Misi utama mereka adalah membuat setiap anggota memahami tugas dan memberikan hasil yang memuaskan pada akhirnya. Mereka harus selalu berada di atas untuk memeriksa dan merampingkan aliran pekerjaan dalam proyek.

Mereka harus tahu bagaimana membuat tim mereka fokus pada pekerjaan dan tujuan. Jika beberapa kekhawatiran muncul di antara situasi, mereka harus menyadari arah tim dan selalu membawa seluruh tim menuju niat besar untuk mencapai target.

• Mengetahui Pekerjaan

Manajer jarak jauh harus memiliki kesadaran penuh tentang pekerjaan itu, dan keahlian dalam tanggung jawab harus jelas dan nyata. Jika ini tentang memimpin tim asisten e-commerce virtual, manajer jarak jauh harus mengetahui detail pekerjaan mereka dan bagaimana mereka mengukurnya.

Jika asisten virtual mengalami beberapa kesulitan, mereka harus dapat memberikan tanggapan langsung dan ahli tentang masalah tersebut. Pengetahuan mereka juga harus mencakup jika masalahnya sudah membutuhkan bantuan dari atasan lain. Mereka juga harus selalu waspada terhadap keterlambatan atau kekhawatiran apa pun dan harus tahu untuk memberikan saran dan alternatif yang tepat waktu untuk membantunya.

• Cerdas Teknologi

Kesadaran dan pemahaman mereka tentang perangkat lunak dan platform digital seharusnya tidak hanya cukup tetapi juga luar biasa untuk melatih tim dengan baik. Setiap program yang merupakan utilitas untuk proyek harus akrab bagi mereka, dan mereka tahu teknik tentang cara memanfaatkan aplikasinya.

Pengetahuan mendalam tentang atribut perangkat keras dan perangkat lunak merupakan keunggulan dalam melakukan tugas-tugas manajer jarak jauh.

• Manajer Waktu yang Baik

Menyusun garis waktu yang efektif adalah salah satu kualitas yang harus dipelajari oleh manajer jarak jauh. Mereka harus dapat mengomunikasikan jumlah waktu yang dialokasikan untuk tugas tertentu. Mereka tidak boleh mengabaikan kemungkinan penyimpangan dalam alur kerja untuk menunda waktu pengiriman. Mereka harus belajar untuk meramalkan produksi dan hasil pada kesempatan terdekat dan memasukkan tunjangan.

Mereka harus melakukannya dengan baik dalam mendistribusikan beban kerja di awal proyek. Mereka harus berhati-hati dalam mengikuti rencana dan fleksibel jika ada kemungkinan terjadi di luar kendali tim.

Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek tertentu yang tersedia saat ini dan disetujui oleh perusahaan mereka seperti NTask, Asana, dan Monday.com akan membantu memantau kinerja dan kemajuan tugas kerja setiap anggota.

Platform ini menawarkan akun gratis dengan fitur dasar yang penting untuk tugas pelacakan. Mereka juga memiliki akun premium yang solid yang cocok untuk memantau pekerjaan dan kemajuan dari setiap anggota dan memberikan wawasan tentang kinerja tim secara real-time.

Manajer jarak jauh juga tidak boleh mengabaikan untuk merencanakan ke kalendernya jam konsultasi yang ingin dia habiskan untuk setiap anggota tim mereka pada frekuensi yang ideal untuk pengaturan mereka. Melakukan pertemuan 1:1 setiap minggu dengan durasi 30 hingga 60 jam cocok untuk menjaga agar proyek tetap terkoordinasi dengan baik.

Mereka harus memprioritaskan rapat virtual umum seluruh tim dan secara efektif membagi jadwal ke dalam aktivitas khusus untuk mendapatkan perspektif proyek secara keseluruhan; ini melibatkan pekerjaan pelacakan, bantuan penyediaan teknis, umpan balik, dan strategi taktis untuk menyelesaikan hasil yang luar biasa.

Salah satu strategi untuk menghemat waktu selama rapat adalah dengan mengingatkan setiap anggota tentang jadwal konferensi yang telah ditentukan. Minta mereka untuk mempersiapkan presentasi sebelum pertemuan. Yang terbaik adalah menggunakan alat dan aplikasi yang ramah. Biarkan mereka berbicara selama pertemuan dalam waktu yang ditentukan untuk mendiskusikan porsi pekerjaan dan ide mereka.

Mengalahkan tenggat waktu lebih awal adalah bagian penting dari setiap tugas yang harus ditanamkan oleh manajer jarak jauh secara ahli ke dalam kesadaran setiap anggota tim. Mereka perlu mengoordinasikan kegiatan dengan baik dan menghasilkan hasil yang diperlukan dalam waktu yang ditentukan.

• Ketangguhan

Salah satu karakteristik yang harus dimiliki oleh manajer jarak jauh adalah mengatasi secara fisik, mental, dan emosional setelah terjadinya kesulitan dan tantangan. Ini penting karena memungkinkan manajer untuk kembali ke kondisi semula sebelum masalah terjadi. Untuk memimpin tim lagi untuk mengejar target mereka meskipun ada hambatan potensial.

Manajer secara teratur menghadapi ketegangan dan kerepotan terkait pekerjaan; setiap anggota tim memang akan menyampaikan kepadanya segala kekhawatiran atau pertanyaan yang tidak dapat ditangani oleh anggota tim tersebut. Mereka harus menghadapi masalah seperti itu dengan sikap dan keahliannya sebagai perwakilan perusahaan yang paling mudah diakses. Dia harus belajar menarik penghalang antara komplikasi pribadi dan profesional yang mungkin dia tangani.

• berkomunikasi dengan baik

Manajer jarak jauh bertindak sebagai jembatan antara pemangku kepentingan bisnis atau organisasi. Merekalah yang menghubungkan karyawan virtual dengan perusahaan dan klien, juga, jika beberapa pertanyaan memerlukan pengetahuan dan kompetensi mereka. Mereka juga menjelaskan detail produk dan sistem, sehingga anggota tim mereka tetap mendapatkan informasi terbaru tentang pekerjaan mereka.

Mereka harus memiliki keterampilan untuk berkomunikasi dalam semua ini, baik lisan maupun tulisan; kemampuan mereka harus luar biasa. Pada saat yang sama, mereka juga harus memiliki pengetahuan dasar tentang presentasi grafis, karena ini cukup untuk menyampaikan informasi dengan cara yang tepat, menarik, dan efektif. Perkembangan desain web yang penuh warna dan menarik, desain grafis, infografis, grafik, bagan, dan visualisasi data sangat penting di tahun 2022 ini.

• Pandangan Positif

Manajer jarak jauh perlu membuat setiap anggota tim berpartisipasi dan bersemangat untuk melakukan pekerjaan mereka. Mereka harus mampu meningkatkan engagement yang ditunjukkan oleh setiap anggota. Dia harus tahu bagaimana meneruskan program perusahaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan secara halus tapi efektif.

Prosedur dan rencana tindakan mereka harus memungkinkan anggota tim untuk merasakan empati yang tulus terhadap kepentingan mereka dan bukan paksaan persyaratan kerja di pihak mereka. Mereka harus memilih pujian yang tepat dan kata-kata yang tepat untuk menantang tim mencapai produktivitas yang lebih besar dan kinerja yang luar biasa dalam tugas, sehingga meningkatkan kepuasan klien.

• Fleksibel Namun Tegas

Karena pengaturan pekerjaan jarak jauh, manajer jarak jauh perlu memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang situasi dan beberapa kemungkinan yang mungkin terjadi pada anggota tim mereka. Mereka harus membangun hubungan profesional dengan mereka yang akan memungkinkan mereka untuk membuka kekhawatiran yang mempengaruhi produktivitas atau penyerahan laporan sebelum jadwal yang ditentukan. Dengan kerumitan ini, mereka harus memiliki alternatif eksekutif terbaik untuk tidak mengorbankan kualitas pekerjaan yang mereka hasilkan atau berikan.

• Kepemimpinan yang Melayani

Kualitas yang tersedia sebagian besar waktu untuk anggota tim sangat penting. Pilihan yang disengaja untuk memahaminya secara profesional sangat berarti bagi tim untuk melakukan yang terbaik. Kesediaan untuk mengambil tindakan untuk memenuhi tujuan agar proyek dapat dilakukan dengan baik adalah item penting dalam mencapai tujuannya.

Kesiapsiagaan dan antusiasme untuk melangkah lebih jauh dalam memberikan bantuan teknis kepada setiap anggota tim untuk meningkatkan kapasitas mereka merupakan unsur penting untuk sukses. Ini hanyalah beberapa contoh bahwa manajer jarak jauh dapat menunjukkan bahwa dia memimpin tetapi pada saat yang sama bersedia untuk melayani.

• Integritas

Menetapkan harapan dengan jelas dan di awal proyek adalah salah satu praktik terbaik dalam pekerjaan jarak jauh. Memenuhinya hari demi hari adalah batu bata dalam membangun kepercayaan dan integritas meskipun anggota tim tidak saling bertatap muka.

Melakukan hal-hal yang diharapkan darinya dan memenuhi komitmen yang didelegasikan di tingkat mereka terdiri dari beberapa faktor yang membantu membangun skor integritas manajer jarak jauh.

• Kemauan untuk Belajar

Setiap orang selalu memiliki kesempatan untuk tumbuh dan berkembang di setiap tahap karirnya, yang benar dalam kasus setiap manajer jarak jauh. Apakah itu perangkat lunak baru, strategi baru, atau sifat baru untuk dikembangkan, mereka harus selalu bersedia mencobanya dan memutuskan untuk menjadi ahli.

Beberapa pemimpin mungkin memiliki setiap kualitas yang ada, tetapi sebagian besar manajer yang sukses sengaja belajar dan mengembangkan diri untuk pekerjaan itu.

Kesimpulan

Tugas manajer jarak jauh bisa jadi menantang, tetapi memiliki kualitas esensial yang tepat adalah instrumen yang bagus untuk unggul dan berkembang di industri ini. Keterampilan kepemimpinan, komunikasi yang baik, ketahanan, empati yang tulus kepada anggota tim, dan kepedulian yang mendalam terhadap perusahaan yang mereka layani adalah karakteristik penting yang harus ia miliki.

Mereka mungkin sudah memiliki kualitas-kualitas ini atau sengaja berusaha mempelajarinya dengan baik. Apa pun yang paling cocok untuk mereka, kesediaan mereka untuk unggul bergantung pada bagaimana mereka bersedia menjadikan kualitas-kualitas ini sebagai gaya hidup atau bagian sehari-hari dari pekerjaan mereka.