5 Penghalang Produktivitas Tim dan Cara Mengatasinya

Produktivitas tim adalah salah satu unsur terpenting dalam bisnis, dan setiap orang bertanggung jawab untuk menjaga diri mereka tetap pada jalurnya. Tanpa produktivitas, proyek dapat ketinggalan tenggat waktu, membuat tim berebut untuk menghadapi konsekuensinya. Masalah-masalah ini dapat menjadi lebih diperburuk oleh kurangnya kantor manajemen proyek untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

Tempat kerja yang mengganggu dapat merugikan Anda jauh lebih banyak daripada produktivitas tim—ini dapat membuat bisnis kehilangan pendapatan miliaran. Menurut survei oleh Salary.com dan America Online, karyawan menghabiskan rata-rata 1,86 jam per delapan jam hari kerja untuk hal lain selain pekerjaan mereka, yang merugikan perusahaan AS sekitar $544 miliar karena kehilangan produktivitas setiap tahun.

Jika produktivitas merupakan masalah dalam tim Anda, pertimbangkan banyak kemungkinan penghambat dan bagaimana Anda dapat memperbaikinya.

1. Masalah Teknologi

Teknologi seharusnya membantu karyawan menjadi lebih efisien dan efektif dalam pekerjaan mereka, bukan membuatnya lebih sulit. Sebuah studi baru, bagaimanapun, menemukan bahwa teknologi sebenarnya melakukan yang terakhir. Menurut Udemy's, Workplace Distraction Report 2018, 33 persen karyawan yang disurvei mengatakan bahwa masalah teknologi dan konektivitas adalah gangguan paling umum dan pengisap produktivitas di tempat kerja.

Pastikan bahwa anggota tim Anda memiliki alat yang efektif untuk manajemen proyek dan kolaborasi yang benar-benar dapat membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan baik, bersama dengan sumber daya untuk mempelajari dan memanfaatkan alat tersebut. Cara mudah untuk menentukan apakah teknologi merupakan penghambat produktivitas bagi tim Anda adalah dengan bertanya.

Kirim survei untuk memeriksa apa yang membantu dan apa yang merugikan, lalu buat penyesuaian berdasarkan informasi yang Anda dapatkan kembali. Sangat mudah untuk terganggu oleh masalah tingkat tinggi dan melupakan pengisap waktu sehari-hari yang dapat menurunkan produktivitas Anda.

2. Kolaborasi yang Buruk

Ketika produktivitas tim menurun, Anda mungkin harus mengambil sebagian besar pekerjaan atau mengambil kelonggaran untuk orang lain. Meskipun ini mungkin hanya terasa seperti bagian dari pekerjaan Anda, itu tidak harus terjadi.

Saat bekerja sebagai tim, penting agar beban kerja seimbang di seluruh anggota tim, sehingga proyek dapat berjalan dengan lancar. Bogdan Carstoiu, CEO Hubgets, mengatakan, “Manajemen proyek membutuhkan banyak upaya untuk para pemimpin tim yang terlibat. Menangani semuanya sendiri dapat dengan cepat menjadi luar biasa, terutama ketika proyek mencapai titik yang sulit. Ketika Anda membuatnya kolaboratif dengan melibatkan orang lain dalam prosesnya, tanggung jawab dapat dibagi, dan jumlah pekerjaan dapat dibagi.”

Kolaborasi meringankan perjuangan produktivitas Anda, memungkinkan Anda menjadi pemimpin yang lebih baik. Dengan menanamkan ini ke dalam budaya tim Anda, Anda dapat memastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya, menghindari kelebihan anggaran dan kepemimpinan tingkat atas yang marah.

Carstoiu melanjutkan, “Pemimpin tim yang terlibat dalam kolaborasi tim lebih mungkin untuk memberikan hasil yang tepat waktu dan dengan hasil yang lebih baik. Dengan menggabungkan kekuatan mereka bersama, manajer proyek dapat menghadapi tantangan dengan lebih mudah, sekaligus memastikan bahwa mereka memiliki tenaga kerja terbaik yang mengerjakan proyek tersebut.”

Terkait: Menggunakan Kerangka DACI untuk Keputusan Kelompok yang Lebih Baik

3. Pertemuan yang Tidak Perlu

Rapat bermanfaat untuk komunikasi, tetapi juga menjadi penghambat produktivitas utama bagi bisnis di mana pun. Dalam survei terhadap 182 manajer senior di berbagai industri:

• 65 persen mengatakan rapat menghentikan mereka menyelesaikan pekerjaan
• 71 persen percaya bahwa rapat tidak produktif dan tidak efisien
• 64 persen mengatakan rapat mengganggu pemikiran mendalam mereka
• 62 persen percaya rapat tidak benar-benar mendekatkan tim

Menemukan keseimbangan antara rapat yang tidak produktif dan memastikan tim berkolaborasi dan terhubung dapat menjadi tantangan. Gunakan tips sederhana ini untuk mendapatkan yang terbaik dari keduanya:

• Berinvestasi dalam perangkat lunak kolaborasi yang memungkinkan anggota tim untuk melaporkan kemajuan mereka menuju tenggat waktu dan tujuan tanpa harus bertemu pada waktu dan tempat tertentu.
• Dorong anggota tim untuk menjadwalkan waktu fokus "di luar batas" di kalender mereka sehingga mereka dapat mendedikasikan waktu bebas gangguan sepanjang hari untuk menyelesaikan tugas-tugas penting. Pemblokiran waktu dapat membantu mempertahankan jadwal ini.
• Tetapkan batas waktu untuk setiap pertemuan. Jika rapat selesai, peserta diperbolehkan untuk pergi. Ini membuat semua orang tetap pada jalurnya.

4. Kurangnya Organisasi

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi dan memakan waktu daripada mencari melalui email lama atau drive komputer untuk dokumen penting. Tim Anda harus dapat mengakses folder dan dokumen yang umum digunakan dengan cepat dan mudah.

Sistem pengarsipan berbasis cloud, seperti Box atau Google Drive, sangat penting untuk menjaga dokumen tetap teratur. Ambil satu langkah lebih jauh dengan memastikan konvensi penamaan Anda untuk dokumen dan folder sederhana dan mudah. Mampu menemukan folder itu bagus, tetapi jika Anda tidak tahu apa itu, Anda kehilangan nilai untuk dapat menemukannya.

Berdayakan tim Anda untuk mengembangkan proses yang sesuai untuk mereka, dan kemudian mengimplementasikannya bersama. Hal ini mendorong mereka untuk mengambil alih kepemilikan organisasi karena merekalah yang paling banyak menambahkan ke folder dan mengakses dokumen. Sebagai seorang pemimpin, ini mengambil satu hal ekstra dari piring Anda, sehingga Anda juga dapat fokus untuk menjadi seproduktif mungkin.

Terkait: Mengapa Tim Saya Tidak Mendengarkan Saya, dan Bagaimana Cara Memperbaikinya?

5. Pelatihan Tidak Cukup

Pelatihan telah terbukti menjadi cara yang efektif untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Menurut studi yang disebutkan sebelumnya dari Udemy, 70 persen responden setuju bahwa pelatihan dapat membantu orang menjadi lebih baik dalam memblokir gangguan dan mencapai fokus.

Pelatihan yang tepat tidak hanya memberi karyawan Anda alat yang mereka butuhkan untuk memenuhi pekerjaan mereka, tetapi juga membantu membangun kepercayaan diri yang pada gilirannya membuat mereka lebih produktif. Saat berinvestasi dalam pelatihan untuk tim Anda, pertimbangkan gaya pembelajaran campuran, yang mencakup perpaduan pembelajaran online dan offline. Lisa Burke, pakar akuisisi bakat, menjelaskan dalam artikel untuk Mengembangkan Kecerdasan:

“Metodologi ini pertama kali digunakan di lingkungan kelas untuk memberikan penyampaian pembelajaran yang berbeda tetapi telah mendapatkan banyak landasan dalam sektor bisnis selama beberapa tahun terakhir karena prinsip-prinsip tersebut dapat diterapkan secara luas untuk kebutuhan pelatihan perusahaan. Ini akan menjadi metode pelatihan pilihan di semua industri.”

Jenis pelatihan ini memungkinkan karyawan untuk belajar dalam format yang terbaik bagi mereka, baik secara langsung atau individual, dengan kursus online. Dengan komponen online, karyawan juga dapat menjadi paling produktif, mengerjakan modul pembelajaran mereka sesuai waktu, daripada menghabiskan terlalu banyak waktu dengan pembelajaran langsung.

Terkait: 15 Pilihan Pelatihan Kepemimpinan

Untuk menjadi yang paling efektif, cari tahu di mana karyawan dapat menggunakan pelatihan paling banyak dalam hal produktivitas, kemudian kembangkan kursus untuk kebutuhan tersebut. Anda dapat melakukannya sendiri atau menyewa konsultan untuk melakukannya untuk Anda. Pada akhirnya, jika Anda dapat mengikat ROI proyek yang telah diselesaikan dengan jumlah yang dihabiskan untuk meningkatkan keterampilan tim Anda, nilainya akan terlihat jelas.

Atasi Pemblokir Produktivitas Anda

Dalam manajemen proyek, produktivitas sangat penting. Gunakan ide-ide ini untuk mencari tahu apa yang memperlambat tim Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkan untuk tetap pada anggaran dan memenuhi tenggat waktu. Anda mungkin menghadapi berbagai masalah—tetapi setelah diidentifikasi, Anda dapat bekerja untuk memperbaikinya dan menjadi tim yang lebih produktif.

Ingat, sangat penting untuk memimpin dengan memberi contoh. Jangan hanya mengadakan rapat dan menguraikan semua cara tim Anda kehilangan sasaran. Terapkan praktik-praktik ini dalam rutinitas Anda sehari-hari. Biarkan orang lain melihat seberapa produktif Anda, dan berusaha meniru Anda. Mempraktikkan apa yang Anda khotbahkan adalah langkah pertama untuk menjadi pemimpin transformasional, yang mungkin merupakan gaya kepemimpinan paling efektif untuk produktivitas tim.

Apakah ada satu alat yang dapat menerapkan sebagian besar kiat produktivitas ini? Ya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mendorong kolaborasi melalui daftar tugas online, papan kanban, dan bagan Gantt. Anggota tim dapat berdialog melalui obrolan dan saluran lainnya, serta menyimpan file proyek di cloud di satu lokasi yang dapat diakses. Lihat bagaimana perangkat lunak kami dapat membantu produktivitas tim Anda dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.