Utiliser l'excellence opérationnelle pour être plus productif

Les gens pensent souvent à la productivité à l'échelle individuelle : comment puis- je être plus productif ? Mais la plupart d'entre nous travaillons pour des organisations, et si l'organisation n'est pas productive, alors vous ne pouvez pas être productif non plus.

La vérité est que, peu importe votre productivité, il peut y avoir des obstacles externes qui bloquent votre progression. Si vous cherchez à devenir plus productif, vous devez utiliser des outils et des méthodes de gestion du travail qui aident chaque aspect de votre organisation à atteindre cet objectif.

Existe-t-il vraiment une formule magique capable de percer les complexités de la collaboration et de faire travailler tout le monde ensemble ? L'excellence opérationnelle est une de ces techniques. Si vous en avez assez d'attendre des collègues en mission et de faire face à des formalités administratives accablantes, l'excellence opérationnelle peut remédier à ce qui vous afflige.

Qu'est-ce que l'Excellence Opérationnelle ?

L'excellence opérationnelle, c'est quand une organisation exécute sa stratégie commerciale avec cohérence et est plus fiable dans cette action que ses concurrents. Les mesures qui indiquent qu'une organisation atteint son objectif d'excellence opérationnelle comprennent un risque opérationnel inférieur, des coûts d'exploitation inférieurs et des revenus accrus par rapport à la concurrence. Tout cela crée de la valeur tant pour le client que pour l'actionnaire.

Pour s'assurer qu'une organisation peut adopter efficacement l'excellence opérationnelle, elle doit être réalisable et mesurable. Mais l'excellence opérationnelle à elle seule ne garantit pas le succès. Il doit être cohérent et avoir une exécution fiable, ce qui signifie mettre en œuvre la stratégie de l'entreprise de manière continue. De plus, l'excellence opérationnelle est systémique. Il doit influencer positivement tous les aspects d'une entreprise, y compris les revenus, les coûts et les risques. Il ne se concentre pas sur un aspect particulier, mais élève tout au même niveau.

En relation: 10 citations de cohérence pour vous aider à continuer

Bien sûr, pour que l'excellence opérationnelle réussisse, elle doit compléter votre stratégie d'entreprise. En un sens, les deux, l'excellence opérationnelle et la stratégie commerciale, sont la formule pour atteindre de solides performances sur le marché. Sans l'un ou l'autre, une entreprise sera aux prises avec de faibles performances.

L'excellence est cependant relative. Cela peut (et changera probablement) avec le temps. Il est important de ne pas rester complaisant avec les changements de gestion, de technologie ou autre, mais de rester flexible et de s'adapter.

Éléments d'excellence opérationnelle

Pour exceller dans l'excellence opérationnelle, il doit y avoir deux composants : un système de gestion intégré et une discipline opérationnelle dans toutes les parties d'une organisation.

Système de gestion intégré

Un système de gestion intégré est un cadre de processus et de normes. Ce cadre est conçu pour savoir où une entreprise veut aller, et les risques inhérents à un tel parcours. Cela permet à une entreprise d'identifier et d'atténuer ces risques tout en gérant le changement et en s'améliorant continuellement.

L'utilisation d'un système de gestion intégré permet également de gérer ces tâches plus efficacement. Il y a moins de risques de chevauchement, de redondance ou de conflit.

Discipline opérationnelle

Quand on parle de discipline opérationnelle, cela signifie que l'organisation fait toujours la bonne chose, de la bonne manière, à chaque fois. Bien qu'apparemment impossible, il existe des principes qui guident la discipline opérationnelle afin qu'une équipe puisse atteindre ces objectifs.

10 principes d'excellence opérationnelle

Il existe un prix décerné aux organisations du monde entier pour l'excellence opérationnelle exceptionnelle appelée le prix Shingo. Il a débuté en 1988 et est présenté par le Shingo Institute de l'Utah State University. Il juge les gagnants en fonction de leur adhésion à ces 10 principes clés :

1. Respecter chaque individu
2. Diriger avec humilité
3. Rechercher la perfection
4. Assurer la qualité à la source
5. Valeur de débit et de tirage
6. Adopter la pensée scientifique
7. Se concentrer sur le processus
8. Penser de manière systémique
9. Créer la constance du but
10. Créer de la valeur pour le client

Quelques méthodologies pour l'excellence opérationnelle

Il existe de nombreuses façons d'exécuter l'excellence opérationnelle, mais il y en a quelques-unes qui ont été codifiées et sont régulièrement adoptées à travers le monde. Explorons-en quelques-uns.

Méthode Okapi

Iris Tsidon, co-fondatrice et PDG d'Okapi, une plateforme d'amélioration de la gestion des organisations, et Maya Gal, CTO d'Okapi, ont créé la méthode Okapi, qui intègre des indicateurs de performance clés (KPI) SMART. Okapi tire son nom d'un mammifère unique qui a les caractéristiques d'une girafe, d'un cher et d'un zèbre.

SMART est un acronyme pour spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et opportun. L'application de cette technique aide à avoir des KPI plus précis, qui sont mesurés par des actions et non par des comportements. Ils sont difficiles mais réalisables, pertinents par rapport à l'objectif de l'organisation et planifiés dans un délai défini.

La méthode Okapi note plusieurs défis majeurs pour toute organisation dans l'atteinte de l'excellence opérationnelle.

1. Okapi se débat lorsque les gens sont déconnectés des besoins commerciaux plus larges de l'entreprise.
2. Un manque de progrès peut contrecarrer Okapi. C'est alors que les tâches nécessaires à la croissance de l'entreprise sont bloquées. Les gens sont dévoués et travailleurs, mais la priorité des tâches assignées est mal structurée.
3. Si une entreprise est incapable de changer pour rester compétitive et d'adapter l'infrastructure de gestion afin de s'adapter et de prospérer dans cet environnement changeant, alors l'entreprise ne reste pas compétitive. Un processus de changement doit être appliqué rapidement et efficacement pour qu'Okapi prospère. (En savoir plus sur l'importance d'être flexible.)
4. Lorsque les données sont trop compliquées, comprendre ce que ces données signifient peut devenir un problème. La complexité ne sert pas l'entreprise. Au sein d'Okapi, les rapports doivent être opportuns, ajouter de la valeur et être faciles à digérer, afin qu'ils puissent être efficacement exploités.

Enfin, sans plan de management cohérent, tout effort d'excellence opérationnelle est voué à l'échec. Si les membres de l'organisation n'utilisent pas le système de gestion ou ne prennent pas la peine de le configurer et de suivre un plan pour l'utiliser, la capacité d'atteindre l'excellence opérationnelle est gravement compromise. Bien qu'il soit important de faciliter les transactions, de diriger le développement des affaires et de résoudre les problèmes immédiats, les gestionnaires doivent déléguer la responsabilité.

Méthode FLEX ou PBED

Il existe également la méthodologie d'exécution sans faille (FLEX), également connue sous le nom de PBED, pour le plan, le briefing, l'exécution et le débriefing, qui est basée sur ce que les pilotes de chasse utilisent au combat. La méthodologie a été transférée au secteur privé en 1998 et trouve ses racines dans le manifeste agile créé par les développeurs de logiciels.

Il s'agit d'un processus itératif qui valorise l'adaptation de la stratégie commerciale aux influences changeantes du monde réel. Cela se fait par le biais d'une pratique appelée débriefing, qui est un outil que les organisations peuvent utiliser pour conduire un changement culturel. Il offre une voix à tous les employés, qui peut ensuite être entendue dans toute l'organisation. Cela commence par l'établissement d'une stratégie à long terme axée sur un objectif commun, qui est la partie « plan » du PBED. Il doit se fixer un objectif clair, mesurable et atteignable. Assurez-vous d'identifier les risques et les ressources nécessaires pour les éviter. Pour vous aider, utilisez les leçons tirées du débriefing après les tâches et développez des objectifs pour les membres de l'équipe qui s'alignent sur les objectifs généraux.

En relation : Comment rédiger un énoncé de mission inoubliable (avec exemples)

En ce qui concerne les autres parties de l'acronyme PBED, le « brief » fait référence à la façon dont le plan est communiqué aux équipes qui doivent l'exécuter. « Exécuter » consiste à agir sur le plan et à se concentrer sur ses objets, tout en restant flexible au changement culturel. Enfin, le "débriefing" est le moment où l'équipe examine l'exécution quotidienne et la mesure par rapport au plan. Toute différence est analysée, puis les modifications sont appliquées.

Quelle que soit la méthode choisie, l'excellence opérationnelle favorise la simplicité plutôt que la complexité. Les équipes apprennent de leurs erreurs et sont récompensées pour les résoudre et trouver des solutions plus élégantes. Le but de l'excellence opérationnelle est de travailler constamment à l'amélioration du processus.

L'excellence opérationnelle nécessite un plan qui est ensuite suivi et mesuré par rapport à ses progrès. C'est un projet, et comme tout projet, il a besoin du bon outil. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des fonctionnalités qui permettent aux responsables de planifier avec des diagrammes de Gantt en ligne et de suivre les modifications avec un tableau de bord en temps réel. Découvrez comment il peut aider votre organisation à atteindre l'excellence opérationnelle en prenant cet essai gratuit de 30 jours.