Cinq outils et astuces Excel essentiels pour les référenceurs

Une grande partie de l'activité quotidienne des départements et des professionnels du marketing numérique implique le traitement de grandes quantités de données. Le spécialiste du marketing numérique moderne ou SEO est bombardé d'outils pour collecter, rassembler et analyser toute une gamme de données et de mesures, de l'analyse de pages Web et des backlinks aux classements SERP. De l'analyse de site Web à la recherche de mots clés, les paris sont que vous trouverez plusieurs outils concurrents qui peuvent le produire, le suivre et en faire rapport.

Quelle que soit l'apparence de vos données, il est probable qu'à un moment donné, vous devrez exporter ces données pour les manipuler davantage et lorsque vous le ferez, vous utiliserez presque certainement Excel.

En tant que référenceur dans une petite ou moyenne entreprise, Excel est probablement l'outil de rapport et d'analyse le plus polyvalent et le plus puissant que vous puissiez utiliser. En tant qu'outil de sensibilisation, il est, à mon avis, sans égal dans sa polyvalence. C'est cette polyvalence qui distingue vraiment le produit phare de Microsoft, lui permettant de gérer tout type d'ensemble de données, de le filtrer, de le faire pivoter et de le présenter de nombreuses manières utiles.

L'un des plus grands atouts d'Excel est sa capacité à utiliser des macros, à s'intégrer à des modules complémentaires et à se connecter à des API. Voici quelques-uns de mes favoris.

Les outils SEO de Niels Bosma

Le papa absolu des plugins SEO. Si vous travaillez dans le marketing numérique et que vous téléchargez quelque chose lié à Excel, cela devrait être les outils de référencement de Niels Bosma . Ce module complémentaire est gratuit et facile à installer, intégrant toute une suite d'utilitaires de référencement, d'outils de recherche et de grattage dans votre ruban Excel. Celles-ci incluent des recherches sur site et hors site qui renvoient tout, des méta descriptions et des mots-clés au PageRank et au nombre de liens.

SEO Tools vous permet également de connecter Excel directement à votre compte SEOlytics ou Majestic SEO et d'extraire des données directement à partir de là. Ces plugins API vous feront inévitablement gagner beaucoup de temps en vous permettant d'importer les données dont vous avez besoin directement dans votre feuille de calcul pré-formatée.

Majestic SEO décrit les outils de référencement sur son propre blog Donc:

Une grande partie des principales fonctionnalités que vous pouvez effectuer sur le site principal de Majestic peuvent être répliquées directement dans SEO Tools for Excel. À partir de là, vous pouvez augmenter toutes les données avec les vôtres, vous donnant des informations potentiellement illimitées sur n'importe quelle URL ou lien.

Une autre fonctionnalité brillante des outils de référencement (et il y en a trop pour tous les énumérer ici) est l'extension Google Analytics. Cela vous permet d'extraire des données sur les visiteurs, des données sur les sources de trafic, des données Adwords et bien plus encore directement dans votre feuille de calcul Excel. La dernière version (v4.1.1) propose également une intégration avec Google AdWords.

Vous trouverez ci-dessous une liste complète de toutes les fonctions disponibles dans SEO Tools. Le site Niels lui-même contient des tonnes d'informations sur l'utilisation de l'outil et propose une liste complète de toutes les fonctions des outils et de leur fonctionnement .

Outil de référencement ont mis en place une vidéo de conseils Excel très utile mettant en vedette SEO Tools et Find My Blog Way a créé un didacticiel vidéo plus détaillé sur l'utilisation des outils de référencement, qui dure plus d'une demi-heure et vaut également la peine d'être regardé.

2. Outils d'URL

Après la puissance et la polyvalence des outils de référencement vient un complément beaucoup plus modeste pour Excel. Outils d'URL est un complément de James Taylor d'iCrossing que j'ai trouvé inestimable au cours des deux dernières années. Il n'a peut-être pas la multitude de fonctions dont se vante SEO Tools, mais ce qu'il fait, il le fait très bien.

L'un des problèmes liés au travail sur une énorme liste d'URL dans Excel est l'incapacité d'identifier facilement les domaines racine en double. Qu'il s'agisse d'importer, d'exporter ou de coller des URL directement dans votre feuille de calcul, vous risquez de vous retrouver avec toute une variété de structures d'URL. Certaines URL peuvent comporter le http:// ou le www. préfixe tandis que d'autres ne le font pas. Certains peuvent inclure des sous-domaines, d'autres non.

Bien qu'il existe des formules qui vous permettent d'extraire le domaine racine d'une URL donnée, elles sont compliquées et ne sont pas toujours infaillibles. Une fois installés, les outils d'URL vous permettent d'entrer une variété de formules simples à utiliser, mais la seule dont vous aurez vraiment besoin est la fonction =wwwsubdomain.

C'est sans aucun doute le moyen le plus simple que j'ai trouvé de prendre une énorme liste d'URL et d'obtenir le domaine racine de chacun très rapidement sans aucun problème. Après cela, il s'agit simplement de copier et coller en tant que valeurs, puis d'appliquer une mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les doublons.

3. Macro de collaboration pour Dropbox

Bien que Dropbox ne soit pas la seule solution de mise en réseau cloud pour les petites entreprises , c'est certainement l'un des plus populaires. Mais il a ses inconvénients. L'un des plus exaspérants d'entre eux est le redoutable problème de copie en conflit.

Beaucoup d'entre nous sont passés par là : vous avez passé une matinée entière à travailler sur une feuille de calcul pour découvrir qu'un de vos collègues a travaillé dur sur la même feuille de calcul et que Dropbox a créé un fichier de copie en conflit, que vous avez maintenant pour aller fusionner avec la copie de votre collègue (c'est vos plans pour l'après-midi par la fenêtre).

Bien sûr, la solution évidente au problème des copies conflictuelles est d'investir dans un réseau basé sur un serveur, sur lequel deux personnes ou plus peuvent éditer le même document en même temps. Cela coûte cependant de l'argent, ce qui n'en vaut pas toujours la peine si vous êtes une petite entreprise avec un budget serré.

La macro collaborative (ou CoMac) empêche efficacement deux personnes d'entrer et de modifier la même feuille de calcul en même temps, en vérifiant essentiellement la feuille de calcul une fois qu'un utilisateur l'ouvre sur sa machine locale. Toute personne essayant ensuite d'ouvrir la même feuille de calcul sera accueillie par un message à l'écran lui indiquant que la feuille de calcul a été extraite et par qui. Tout ce qui est impliqué de votre part est de copier et coller un peu de code VBA.

Le CoMac a quelques problèmes et bugs associés, mais bon, c'est gratuit, n'est-ce pas ? Vous pouvez télécharger le code VBA ici puis collez-le directement dans Visual Basic Editor dans Excel (ouvrez-le via l'onglet Développeur ou Ctrl + F11).

Bien que le site Web Our Community News ne semble pas le forum le plus évident pour les codeurs VBA, je peux vous assurer que le code fonctionne. OCN a également écrit un code VBA similaire pour les documents Word collaboratifs sur Dropbox.

Il existe des solutions plus professionnelles pour résoudre les problèmes de collaboration sur Dropbox mais, contrairement au code CoMac, elles semblent toutes coûter de l'argent. Copie conflictuelle Pro est l'un des plus populaires que j'ai trouvé et est livré avec un essai gratuit de 30 jours, après quoi il en coûte 7 USD par mois pour la licence.

4. La macro MyVlookup

Le Saint Graal des formules Excel, le Vlookup illustre pourquoi Excel est un logiciel si fiable pour les référenceurs et les spécialistes du marketing numérique lors de l'interrogation de grandes quantités de données. Beaucoup d'entre vous auront sans aucun doute déjà utilisé la formule Vlookup mais peu d'entre vous auront rencontré la fonction MyVlookup auparavant. Il s'agit d'une variante du Vlookup standard qui utilise un simple morceau de code VBA et permet à la recherche de renvoyer plusieurs valeurs au lieu d'une seule.

Tout d'abord, vous devez enregistrer votre fichier Excel en tant que feuille de calcul avec macro activée. Rouvrez ensuite le fichier et accédez à l'onglet Développeur (ou appuyez sur Ctrl + F11). Allez dans le menu Insertion et cliquez sur Module et collez le morceau de code suivant.

 Fonction MYVLOOKUP(lookupval, lookuprange As Range, indexcol As Long)
Gamme Dim r As
Dim result As String
résultat = ""
Pour chaque r dans la plage de recherche
Si r = lookupval Alors
résultat = résultat & " " & r.Offset(0, indexcol - 1)
Fin si
Suivant r
MYVLOOKUP = résultat
Fonction de fin

Enregistrez et quittez l'éditeur VBA et revenez dans votre feuille de calcul. Vous devriez maintenant pouvoir utiliser la fonction MyVlookup (si vous ne pouvez pas essayer d'enregistrer, de quitter et de ressaisir la feuille de calcul).

Voici la formule MyVlookup utilisée sous un Vlookup standard. Vous remarquerez que le Vlookup d'origine n'a pas indiqué que Sarah a travaillé dans les RH et le marketing. Le MyVlookup renverra par contre tous les résultats de la colonne 2 relatifs à Sarah.

Les connaisseurs de Vlookup auront remarqué que la syntaxe de la formule pour MyVlookup est légèrement différente. Au lieu de sélectionner le tableau entier du tableau pour renvoyer une valeur, il vous suffit de désigner la colonne (dans ce cas A1: A12) avant de compter les lignes à travers lesquelles vous voulez que la formule renvoie une valeur (dans ce cas, la ligne 2).

5. Nettoyeur de format XS 1.1

Enfin et surtout, nous avons le XS Format Cleaner.xla , un complément qui éliminera tout excès de formatage que vous pourriez avoir caché dans les recoins de votre feuille de calcul Excel. Recommandé par Microsoft, ce petit logiciel réduira la taille du fichier et résoudra les problèmes que vous pourriez rencontrer avec des problèmes de mémoire ou l'impression d'un trop grand nombre de pages.

Lorsque vous traitez de grandes quantités de données, il est trop facile de se retrouver avec un formatage excessif dans des cellules qui semblent vides. Une façon de savoir où se trouve votre cellule de fin consiste à appuyer sur CTRL + MAJ + FIN sur le clavier. C'est à ce moment que Microsoft enregistrera également vos données. Si vous trouvez que beaucoup de cellules entre l'écoute et vos données réelles sont vides, vous voudrez peut-être envisager d'obtenir cet outil.

Un dernier mot

Si vous apprenez encore les bases d'Excel, il existe une foule d'excellents conseils, outils et ressources pour vous aider à vous y familiariser. L'un des meilleurs que j'ai trouvé écrit spécifiquement pour les référenceurs est le guide complet Excel pour les référenceurs de Distilled. .

Sans surprise, Microsoft propose une multitude de vidéos et de didacticiels Excel disponible pour l'utilisateur général, allant des trucs complets pour débutants comme le verrouillage des volets et l'ajout de colonnes à des opérations plus avancées comme l'enregistrement de macros.

Excel est probablement l'outil le plus polyvalent que vous aurez jamais dans votre arsenal pour interroger les masses de données que vous avez rassemblées. Apprendre à l'utiliser correctement est une compétence qui en vaut la peine et avec les bons modules complémentaires, formules et macros à portée de main, il n'y a pas de limite à ce que vous pouvez faire.