Cinco ferramentas essenciais do Excel e dicas para SEOs

Grande parte do dia a dia dos departamentos e profissionais de marketing digital envolve o manuseio de grandes quantidades de dados. O profissional de marketing digital moderno ou SEO é bombardeado com ferramentas para coletar, agrupar e processar toda uma gama de dados e métricas, desde análises de páginas da Web e backlinks até classificações SERP. Da análise do site à pesquisa de palavras-chave, as apostas são que você encontrará várias ferramentas concorrentes por aí que podem produzi-lo, rastreá-lo e relatar sobre ele.

Seja qual for a aparência dos seus dados, é provável que em algum momento você precise exportar esses dados para manipulá-los ainda mais e, quando fizer isso, quase certamente estará usando o Excel.

Como um SEO em uma empresa de pequeno e médio porte, o Excel é provavelmente a ferramenta de relatório e análise mais versátil e poderosa que você provavelmente usará. Como ferramenta de divulgação é, na minha opinião, sem igual em sua versatilidade. É essa versatilidade que realmente diferencia o carro-chefe da Microsoft, permitindo que ele lide com qualquer tipo de conjunto de dados, filtrando, dinamizando e apresentando-o de várias maneiras úteis.

Um dos maiores ativos do Excel é sua capacidade de usar macros, integrar com complementos e conectar-se a APIs. Abaixo estão alguns dos meus favoritos.

Ferramentas de SEO de Niels Bosma

O pai absoluto dos plugins de SEO. Se você trabalha em marketing digital e já baixou algo relacionado ao Excel, deve ser as ferramentas de SEO da Niels Bosma . Este complemento é gratuito e fácil de instalar, agregando um conjunto completo de utilitários de SEO, ferramentas de pesquisa e raspagem em sua faixa de opções do Excel. Isso inclui pesquisas no local e fora do site que retornam tudo, desde meta descrições e palavras-chave até o PageRank e a contagem de links.

O SEO Tools também permite que você conecte o Excel diretamente à sua conta SEOlytics ou Majestic SEO e extraia dados diretamente de lá. Esses plug-ins de API inevitavelmente economizarão muito tempo, permitindo que você importe os dados necessários diretamente para sua planilha pré-formatada.

Majestic SEO descreve SEO Tools em seu próprio blog portanto:

Muitas das principais funcionalidades que você pode fazer no site principal do Majestic podem ser replicadas diretamente nas Ferramentas de SEO para Excel. A partir daí, você pode aumentar quaisquer dados com os seus, fornecendo informações potencialmente ilimitadas sobre qualquer URL ou link.

Outro recurso brilhante em Ferramentas de SEO (e há muitos para listar todos aqui) é a extensão do Google Analytics. Isso permite que você insira dados de visitantes, dados de origem de tráfego, dados do Adwords e muito mais diretamente em sua planilha do Excel. A versão mais recente (v4.1.1) também possui integração com o Google AdWords.

Abaixo está uma lista completa de todas as funções disponíveis nas Ferramentas de SEO. O próprio site da Niels tem toneladas de informações sobre o uso da ferramenta e apresenta uma lista completa de todas as funções das ferramentas e como elas funcionam .

Gadget de SEO montamos um vídeo de dicas de Excel muito útil apresentando SEO Tools e Find My Blog Way criou um tutorial em vídeo mais detalhado sobre o uso de ferramentas de SEO, que dura mais de meia hora e também vale a pena assistir.

2. Ferramentas de URL

Após o poder e a versatilidade das Ferramentas de SEO, vem um suplemento muito mais modesto para o Excel. Ferramentas de URL é um add-in de James Taylor do iCrossing que achei inestimável nos últimos dois anos. Pode não ter a multiplicidade de funções que o SEO Tools possui, mas o que ele faz, faz muito bem.

Um dos problemas de trabalhar em uma lista enorme de URLs no Excel é a incapacidade de identificar facilmente domínios raiz duplicados. Seja importando, exportando ou colando URLs diretamente em sua planilha, é provável que você acabe com toda uma variedade de estruturas de URLs. Alguns URLs podem apresentar http:// ou www. prefixo enquanto outros não. Alguns podem incluir subdomínios, outros não.

Embora existam fórmulas que permitem extrair o domínio raiz de um determinado URL, elas são complicadas e nem sempre são infalíveis. Uma vez instalado, o URL Tools permite que você insira uma variedade de fórmulas simples para usar, mas a única que você realmente vai precisar é a função =wwwsubdomain.

Esta é, sem dúvida, a maneira mais simples que encontrei de pegar uma lista enorme de URLs e obter o domínio raiz de cada um rapidamente, sem nenhum problema. Depois disso, é um caso simples de copiar e colar como valores e, em seguida, aplicar formatação condicional para destacar duplicatas.

3. Macro de colaboração para Dropbox

Embora o Dropbox não seja a única solução de rede em nuvem para pequenas empresas , certamente é um dos mais populares. Mas tem suas desvantagens. Um dos mais irritantes deles é o temido problema de cópia conflitante.

Muitos de nós já estivemos lá: você passou uma manhã inteira trabalhando em uma planilha apenas para descobrir que um de seus colegas estava trabalhando duro na mesma planilha e o Dropbox criou um arquivo de cópia conflitante, que agora você tem para ir amalgamando com a cópia do seu colega (esses são seus planos para a tarde fora da janela).

Claro que a solução óbvia para o problema das cópias conflitantes é investir em uma rede baseada em servidor, na qual duas ou mais pessoas podem editar o mesmo documento ao mesmo tempo. No entanto, isso custa dinheiro, o que nem sempre vale a pena se você for uma empresa menor com um orçamento apertado.

A macro de colaboração (ou CoMac) efetivamente impede que duas pessoas entrem e editem a mesma planilha ao mesmo tempo, essencialmente verificando a planilha quando um usuário a abre em sua máquina local. Qualquer pessoa que tente abrir a mesma planilha será recebida com uma mensagem na tela informando que a planilha foi verificada e por quem. Tudo o que está envolvido da sua parte é copiar e colar um pouco de código VBA.

O CoMac tem alguns problemas e bugs associados a ele, mas ei, é grátis, certo? Você pode baixar o código VBA aqui e cole-o diretamente no Editor do Visual Basic no Excel (abra-o na guia Desenvolvedor ou Ctrl+F11).

Embora o site Our Community News possa não parecer o fórum mais óbvio para codificadores VBA, posso garantir que o código funciona. A OCN também escreveu código VBA semelhante para documentos colaborativos do Word no Dropbox.

Existem soluções de aparência mais profissional para resolver problemas de colaboração no Dropbox, mas, ao contrário do código CoMac, todas elas parecem custar dinheiro. Cópia em conflito Pro é um dos mais populares que encontrei e vem com um teste gratuito de 30 dias, após o qual custa US $ 7 por mês para a licença.

4. A Macro MyVlookup

O Santo Graal das fórmulas do Excel, o Vlookup tipifica por que o Excel é um software tão confiável para SEOs e profissionais de marketing digital ao interrogar grandes quantidades de dados. Muitos de vocês, sem dúvida, já usaram a fórmula Vlookup antes, mas poucos de vocês encontraram a função MyVlookup antes. Essa é uma variante do Vlookup padrão que usa um bit simples de código VBA e permite que a pesquisa retorne vários valores em vez de um único.

Antes de tudo, você precisa salvar seu arquivo do Excel como uma planilha habilitada para macro. Em seguida, reabra o arquivo e vá para a guia Desenvolvedor (ou pressione Ctrl + F11). Vá para o Menu Inserir e clique em Módulo e cole o seguinte trecho de código.

 Função MYVLOOKUP(lookupval, lookuprange As Range, indexcol As Long)
Dim r como intervalo
Resultado escuro como string
resultado = ""
Para cada r em lookuprange
Se r = lookupval Então
resultado = resultado & " " & r.Offset(0, indexcol - 1)
Fim se
Próxima r
MYVLOOKUP = resultado
Função Final

Salve e saia do Editor VBA e volte para sua planilha. Agora você deve poder usar a função MyVlookup (se não puder tentar salvar, sair e entrar novamente na planilha).

Aqui está a fórmula MyVlookup usada abaixo de um Vlookup padrão. Você notará que o Vlookup original não indicou que Sarah trabalhou em RH e Marketing. O MyVlookup, por outro lado, retornará todos os resultados da coluna 2 relacionados a Sarah.

Os mais experientes no Vlookup de vocês devem ter notado que a sintaxe da fórmula para o MyVlookup é um pouco diferente. Em vez de selecionar toda a matriz da tabela para retornar um valor, você só precisa designar a coluna (neste caso A1:A12) antes de contar as linhas nas quais deseja que a fórmula retorne um valor (neste caso, a linha 2).

5. Limpador de Formato XS 1.1

Por último, mas certamente não menos importante, temos o XS Format Cleaner.xla , um suplemento que irá limpar qualquer excesso de formatação que você possa ter escondido nos recessos da sua planilha do Excel. Recomendado pela Microsoft, este pequeno software reduzirá o tamanho do arquivo e resolverá problemas que você possa ter com problemas de memória ou impressão de muitas páginas.

Ao lidar com grandes quantidades de dados, é muito fácil encontrar formatação excessiva em células que parecem estar em branco. Uma maneira de descobrir onde sua célula final está localizada é pressionando CTRL+SHIFT+END no teclado. Este é o ponto em que a Microsoft também salvará seus dados. Se você encontrar muitas células entre ouvir e seus dados reais estão em branco, talvez queira pensar em obter essa ferramenta.

Uma palavra final

Se você ainda está aprendendo o básico do Excel, há uma série de excelentes dicas, ferramentas e recursos disponíveis para ajudá-lo a se familiarizar com ele. Um dos melhores que encontrei escrito especificamente para SEOs é o guia abrangente do Excel para SEOs da Distilled .

Sem surpresa, a Microsoft tem uma carga de vídeos e tutoriais do Excel disponível para o usuário geral, variando de coisas completas para iniciantes, como bloqueio de painéis e adição de colunas, a operações mais avançadas, como gravação de macros.

O Excel é provavelmente a ferramenta mais versátil que você já terá em seu arsenal ao interrogar as massas de dados que você coletou. Aprender a usá-lo corretamente é uma habilidade que vale a pena ter e com os complementos, fórmulas e macros certos ao seu alcance, não há limite para o que você pode fazer.