8 Must-Haves in Ihren Inhaltsrichtlinien: Was Ihre Autoren wissen müssen

Marken wenden sich oft an freiberufliche Autoren oder Marketingagenturen, um die Produktion von Inhalten zu erweitern.

Aber das ist nicht immer ein reibungsloser Prozess.

Ein Semrush-Bericht aus dem Jahr 2021 teilt mit, dass interne Content-Teams häufig mit ausgelagerten Autoren konfrontiert sind:

• Mangel an praktischer Erfahrung oder Wissen (49 %).
• Inhalte von geringer Qualität (42 %).
• Mehrere Bearbeitungen (36 %).
• Mangelnde Konsistenz aufgrund unterschiedlicher Schreibstile (27 %).

Diese Probleme bedeuten, dass Ihr Content-Team mehr Arbeit zu erledigen hat – genau das, was Sie nicht wollten und was Sie dazu veranlasst hat, den Content überhaupt auszulagern!

Jetzt können Sie versuchen, einen Wortmagier zu finden, der Ihre Sorgen vertreiben kann und alles in Ordnung bringt.

Aber es funktioniert nicht immer so – Sie treffen hier und da auf einige fehlgeleitete Zauberer.

Anstatt die Dinge dem Zufall zu überlassen, arbeiten Sie an der Erstellung von Inhaltsrichtlinien, die Sie den ausgelagerten Autoren geben können, um die Herausforderungen der Zusammenarbeit zu minimieren

Inhaltsrichtlinien 101

Inhaltsrichtlinien (oder Schreibrichtlinien) beziehen sich auf die Informationen, die Marken oder ihre internen Inhaltsteams ihren ausgelagerten Autoren geben, um in Auftrag gegebene Inhalte zu erstellen.

Dazu gehören Styleguides, Produktinformationen und der Zugriff auf Tools.

Detaillierte Inhaltsrichtlinien bieten mehrere Vorteile:

Sparen Sie Zeit und Geld.

Autoren mögen Profis sein, aber sie können Ihre Gedanken nicht lesen, besonders wenn sie nicht zu Ihrem Team gehören.

Indem Sie die erforderlichen Details mit ihnen teilen, können Sie die Überarbeitungen auf beiden Seiten reduzieren.

Mit anderen Worten, Inhaltsrichtlinien geben Autoren eine Vorstellung und einen Kontext dessen, was Sie von einem Inhaltsstück wollen und erwarten, bevor sie mit dem Entwurf beginnen.

Dadurch können sie das Ziel sehen, bevor sie versuchen, ins Schwarze zu treffen, und Sie müssen die Gesamtrichtung nach dem ersten Entwurf nicht neu ausrichten.

Fördert Konsistenz.

Ein Inhaltsbriefing stellt sicher, dass sowohl Autoren als auch Redakteure in Bezug auf Stil, Ton und Ziele des Inhalts auf derselben Seite sind.

Richtet Ihre Arbeit in die richtige Richtung: Großartige Inhalte sind das Ergebnis der Zusammenarbeit zwischen Marken und Autoren. Indem Sie detaillierte Schreibrichtlinien bereitstellen, leisten Sie Ihren Beitrag und zeigen den Autoren, was Sie von dem Inhalt erwarten.

Hilft Ihnen, die Inhaltsproduktion zu skalieren.

Mit einem Standardsatz von Schreibrichtlinien können Sie die Inhaltsproduktion erweitern und skalieren, da Sie problemlos mehr Autoren und Redakteure an Bord holen können, um Inhalte in der Stimme und im Ton Ihrer Marke zu schreiben und zu bearbeiten.

Wenn Sie also Inhaltsrichtlinien angeben, sind Ihre Probleme weg?

Nein, das allein reicht nicht. Ihre Ergebnisse hängen von den Details ab, die Sie zu diesen Inhaltsrichtlinien hinzufügen.

Was in Inhaltsrichtlinien aufzunehmen ist

• Willkommenspaket.
• Redaktioneller Ablauf.
• Styleguide für Marken.
• Visuelle Richtlinien.
• Inhalt kurz.
• Persona-Details.
• Produktinformation.
• Ressourcen der Industrie.

Wieder einmal können externe Autoren Ihre Gedanken nicht lesen .

Sie sind nicht Teil Ihrer täglichen Teambesprechungen. Um diese Lücke auszugleichen, müssen Sie detaillierte Inhaltsrichtlinien bereitstellen.

1. Willkommenspaket

Wenn Sie anfangen, mit neuen Autoren zusammenzuarbeiten, geben Sie ihnen ein Willkommenspaket mit allen Details, die sie wissen müssen, um Inhalte für Sie zu erstellen, einschließlich:

• Ihre Marke und ihr Wertversprechen.
• Ihre Content-Ziele.
• Themen, über die Sie häufig schreiben.
• Häufig gestellte Fragen zur Zusammenarbeit mit Ihnen.
• Personen in Ihrem Team, an die sich die Autoren bei Inhalts- und Abrechnungsfragen wenden können.

Ihr Willkommenspaket hilft dabei, neue Autoren an Bord zu holen und sie in die richtige Richtung zu lenken.

Aber Sie brauchen noch mehr Richtlinien, um alltägliche Details abzudecken.

2. Redaktionsprozess

Der redaktionelle Prozess beschreibt, womit sich die Autoren regelmäßig befassen sollten – der Content-Workflow Ihrer Marke.

Es definiert den erwarteten Zeitplan für jede Aktion, nachdem beide Parteien eine Vereinbarung unterzeichnet haben.

So geht mein Team beispielsweise aus Kundensicht damit um:

Der Schreibprozess kann sicherlich von Fall zu Fall unterschiedlich sein, aber es ist gut, den Autoren Erwartungen darüber zu setzen, was vor, während und nach der Abgabe eines Entwurfs passiert.

3. Marken-Styleguide

Wenn es bei den Schreibrichtlinien, die Sie Autoren geben, ein Muss gibt, dann ist es ein Styleguide.

Ein Styleguide deckt die Dos und Don'ts des Schreibens für Ihre Marke ab. Es bietet internen und ausgelagerten Content-Teams eine Anleitung und stellt sicher, dass Ihre Inhalte mit dem Markenethos übereinstimmen.

Diese Konsistenz verbessert das Kundenerlebnis und baut die Kundenbindung auf.

Nach jahrelanger Arbeit als freiberuflicher Autor wechselte ich zu einem Content-Agentur-Modell.

Eines der ersten Dinge, die ich getan habe, um meine Agentur zum Erfolg zu führen, war die Erstellung des Blogsmith Style Guide – ein Dokument, das meine Best Practices aus jahrelanger Erfahrung in der Arbeit mit verschiedenen Kunden beschreibt.

Es hilft Autoren, die Stimme und den Ton einzufangen, für die The Blogsmith bekannt ist, und gibt Redakteuren einen unkomplizierten Standard für die Bearbeitung von Inhalten.

Ein Styleguide umfasst:

• Grammatik (Aktiv vs. Passiv).
• Anforderungen an Stil und Formatierung .
• Ton (umgangssprachlich oder förmlich).
• Interpunktionspräferenzen (Oxford-Komma oder nicht).
• Wortverwendung (Verwendung von Abkürzungen, inklusiver Sprache oder Jargon).
• Rechtschreibpräferenzen (z. B. E-Commerce vs. E-Commerce).
• Standpunkt oder Verwendung von Pronomen (erste Person oder zweite Person).
• Zitate .

Wenn Sie keinen Styleguide haben, dient das Stylebook von Associated Press (AP) als gute Grundlage.

4. Visuelle Richtlinien

Die meisten Marken nehmen visuelle Richtlinien in ihren Styleguide auf, aber manche halten sie lieber getrennt.

Wie auch immer, visuelle Richtlinien sind ein unverzichtbarer Teil Ihrer Inhaltsrichtlinien, da Markenvisualisierungen den schriftlichen Aspekt der Inhaltserstellung beeinflussen.

Ganz zu schweigen davon, dass visuelle Richtlinien eine konsistente Ausgabe gewährleisten, wenn Sie Ihre Grafiken auslagern.

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes in Ihre visuellen Richtlinien aufnehmen:

Bildrichtungen

Fügen Sie alles hinzu, was Autoren und Grafikdesigner über das Erstellen oder Auswählen von Bildern für Ihre Website wissen müssen, wie z.

Bevorzugte Formate

Geben Sie Formate frei, die Sie für Bilder und Videos bevorzugen, z. B. .PNG, .JPEG oder .webP.

Bildauflösungen und Größen

Teilen Sie Ihre bevorzugte Bildauflösung und Dateigröße. Beispielsweise ist es besser, die Dateigröße von Bildern auf 250–300 KB zu begrenzen, um sie schnell auf Ihre Website zu laden und in Core Web Vitals besser abzuschneiden.

Farben

Schließen Sie die Markenpalette und Hex-, RGB-, CMYK- und Pantone-Farbcodes ein, um Print vs. Digital (und so weiter) zu berücksichtigen. Sie können auch den Zweck jeder Farbe angeben (z. B. Haupt vs. Akzent, Überschriften vs. Hauptinhalt usw.).

Schriftarten

Schließen Sie die Schriftarten ein, die Sie für verschiedene Zwecke verwenden. Zum Beispiel verwendet Kinsta Brandon Text für Überschriften und Roboto für Fließtext.

Logos und Symbole

Schließen Sie alle Versionen Ihrer Logos und ihre richtigen Anwendungsfälle ein.

Du kannst deine visuellen Richtlinien auf deiner Website teilen, damit Freiberufler und Agenturen darauf zurückgreifen können – wie Kinsta.

5. Inhaltsübersicht

Ein Content Briefing ist ein Schreibleitfaden, dem freiberufliche Autoren folgen können, wenn sie einen bestimmten Inhalt für Ihr Unternehmen erstellen.

Im Vergleich zu den anderen Inhaltsrichtlinien auf der Liste unterscheiden sich die Inhaltsanweisungen je nach Aufgabe in den Themen – aber sie sind für die Erstellung eines herausragenden Inhaltsstücks unerlässlich.

Das Inhaltsverzeichnis muss grundlegende Informationen enthalten, wie z.

• Kundenname.
• Thema.
• Wortzahl.
• Artikeltyp (Blogbeitrag, Fallstudie oder Whitepaper).
• Rate.
• Geburtstermin.

Ausführlichere Briefings enthalten auch zusätzliche Informationen, die dem Autor einen Kontext geben, wie zum Beispiel:

Zielgruppe

Für wen schreiben Sie die Inhalte?

Das Hinzufügen Ihrer Zielgruppe ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie mehrere Zielgruppen haben.

Es informiert den Winkel, den Sie nehmen werden.

Zum Beispiel unterscheiden sich Inhalte für Führungskräfte der C-Suite von Inhalten, die auf Berufseinsteiger abzielen.

Während einige Inhaltskurzdetails wie Wettbewerber wiederverwendbar sein können, können die beabsichtigte Zielgruppe und die Inhaltsziele je nach Stück variieren.

Füllen Sie am besten alle Informationen aus, unabhängig davon, ob sie variieren, damit Sie nichts verpassen.

Inhaltliche Ziele und Ziele

Was ist der Zweck der Erstellung des Inhaltsstücks?

Eine Sichtweise der Content-Marketing-Matrix legt nahe, dass die vier Hauptzwecke von Inhalten darin bestehen, zu bilden, zu unterhalten, zu inspirieren und zu überzeugen.

Was auch immer das Inhaltsziel ist, teilen Sie es dem Autor mit.

Wenn Sie sich über Ihre inhaltlichen Ziele und Ziele im Klaren sind, ist es auch einfacher, Keyword-Recherchen durchzuführen, die Suchabsicht zu bestimmen und einen relevanten Call-to-Action (CTA) für den Beitrag zu entwickeln.

Sie können auch eine kurze Zusammenfassung hinzufügen, die die wichtigen Punkte hervorhebt, die Sie in dem Stück haben möchten, oder dem Autor eine vorgeschlagene Gliederung geben.

Stichwortforschung

Wenn Sie SEO-Inhalte erstellen, fügen Sie die primären Keywords, für die Sie optimieren möchten, sowie Anweisungen oder Best Practices hinzu.

Beispielsweise können Sie Autoren bitten, Folgendes aufzunehmen:

• Primäres Keyword im Titel und innerhalb der ersten 100 Wörter.
• Keywords mit hohem Volumen in Unterüberschriften.
• Keywords mit geringem Volumen in Absätzen.

In den meisten Fällen wird Ihr Autor oder Ihre Agentur dies bereitstellen. Aber Sie sollten trotzdem planen, es zu überprüfen und zu genehmigen, damit alle vor dem Entwurf auf derselben Seite sind.

Konkurrenten

Beziehen Sie Konkurrenten und hochrangige Blogs ein, um Autoren beim Benchmarking von Inhalten zu unterstützen.

Es lässt Autoren beobachten, was andere Marken gut gemacht haben und wie sie das Problem angegangen sind.

Ganz zu schweigen davon, dass es ihnen hilft, fehlende Informationen zu identifizieren, um eine Strategie zu entwickeln, wie Sie Ihre Inhalte hervorheben können.

6. Persona-Details

Käuferpersönlichkeiten repräsentieren die Zielgruppe in verschiedenen Phasen der Käuferreise.

Wenn Sie diese Informationen in Ihre Inhaltsrichtlinien aufnehmen, erhalten Autoren ein besseres Bild davon, was Ihre Kunden wollen und brauchen. Sie können Lücken füllen und Nachrichten an jede Person anpassen.

Wenn Sie noch keine Gelegenheit hatten, Ihre Personas zu definieren, ist das Make My Persona-Tool von HubSpot ein ausgezeichneter Ausgangspunkt.

7. Produktinformationen

Wenn Sie freiberufliche Autoren bitten, produktorientierte Inhalte zu erstellen, geben Sie ihnen die Tools, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Ein Dummy-Konto, mit dem sie herumspielen und Screenshots für Tutorials machen können.
• Fallstudien, die zeigen, wie Kunden Ihr Produkt verwendet und Ergebnisse erzielt haben .
• Möglichkeiten, KMU (Fachexperten) über das Produkt zu interviewen .

Mit anderen Worten, der Autor sollte genug über das Tool und das Problem wissen, das es löst, um die Schwachstellen der Kunden anzugehen und sie zur Konvertierung zu bewegen.

8. Branchenkenntnisse

Geben Sie Autoren für Vordenkerinhalte Zugang zu Informationen von Branchenvordenkern und KMUs.

Aus Höflichkeit, bevor Sie Autoren die Details eines KMU geben, das sie kontaktieren können, lassen Sie das KMU wissen, dass sich ein Autor mit Ihnen in Verbindung setzen wird, um ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren.

Manchen KMU ist es vielleicht unangenehm, mit anderen Menschen zu sprechen (oder zu beschäftigt, um eine bestimmte Zeit für ein Live-Interview festzulegen), also geben Sie ihnen die Möglichkeit, ein Interview über ein Meeting, einen E-Mail-Austausch oder eine vorab aufgezeichnete Video- oder Audioantwort zu führen.

Machen Sie es beiden Parteien bequem, die Informationen zu erhalten, die sie benötigen.

Fazit

Gutes Schreiben ist oft das Ergebnis der Zusammenarbeit zwischen der Marke und den Autoren.

Sei kein Klient aus der Hölle. Verbessern Sie die Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit ausgelagerten Content-Teams, indem Sie Schreibrichtlinien bereitstellen, die sie verwenden können, um Inhalte zu erstellen, die Ihren Zielen näher kommen.

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