8 must-have nelle linee guida sui contenuti: cosa devono sapere i tuoi scrittori

I marchi spesso si rivolgono a scrittori freelance o agenzie di marketing per aumentare la produzione di contenuti.

Ma non è sempre un processo regolare.

Un rapporto Semrush del 2021 condivide che i team di contenuti interni affrontano problemi frequenti con gli autori in outsourcing:

• Mancanza di esperienza o conoscenza pratica (49%).
• Contenuti di bassa qualità (42%).
• Modifiche multiple (36%).
• Mancanza di coerenza a causa di stili di scrittura differenti (27%).

Questi problemi significano che il tuo team di contenuti ha più lavoro da fare, proprio quello che non volevi e cosa ti ha fatto esternalizzare il contenuto in primo luogo!

Ora puoi provare a trovare un mago delle parole che possa allontanare Abracadabra dalle tue preoccupazioni e renda tutto a posto.

Ma non funziona sempre in questo modo: ti imbatti in alcuni maghi fuorviati qua e là.

Invece di lasciare le cose al caso, lavora per preparare linee guida sui contenuti che puoi fornire agli scrittori esternalizzati per ridurre al minimo le sfide del lavorare insieme

Linee guida sui contenuti 101

Le linee guida sui contenuti (o linee guida di scrittura) si riferiscono alle informazioni che i marchi o i loro team di contenuti interni forniscono ai loro scrittori in outsourcing per produrre contenuti su commissione.

Questi includono guide di stile, informazioni sul prodotto e accesso agli strumenti.

Linee guida dettagliate sui contenuti offrono diversi vantaggi:

Risparmia tempo e denaro.

Gli scrittori possono essere professionisti, ma non possono leggere la tua mente, soprattutto se sono esterni al tuo team.

Condividendo con loro i dettagli richiesti, puoi ridurre le revisioni su entrambe le estremità.

In altre parole, le linee guida sui contenuti danno agli scrittori un'idea e un contesto di ciò che si desidera e ci si aspetta da un pezzo prima che inizino la bozza.

Ciò consente loro di vedere il bersaglio prima di tentare di colpire un bersaglio e non è necessario riallineare la direzione generale dopo la prima bozza.

Incoraggia la coerenza.

Un riassunto del contenuto garantisce che scrittori ed editori siano sulla stessa pagina per quanto riguarda lo stile del contenuto, il tono e gli obiettivi.

Imposta il tuo lavoro nella giusta direzione: i grandi contenuti sono il risultato della collaborazione tra marchi e scrittori. Fornendo linee guida dettagliate per la scrittura, fai la tua parte e mostri agli autori ciò che vuoi dal pezzo di contenuto.

Ti aiuta a scalare la produzione di contenuti.

Un set standard di linee guida di scrittura ti consente di far crescere e ridimensionare la produzione di contenuti poiché puoi facilmente integrare più scrittori ed editori per scrivere e modificare i contenuti con la voce e il tono del tuo marchio.

Quindi, se fornisci linee guida sui contenuti, i tuoi problemi sono scomparsi?

No, questo da solo non lo taglierà. I tuoi risultati dipendono dai dettagli che aggiungi a tali linee guida sui contenuti.

Cosa includere nelle linee guida sui contenuti

• Pacchetto di benvenuto.
• Processo editoriale.
• Guida allo stile del marchio.
• Linee guida visive.
• Breve contenuto.
• Dettagli persona.
• Informazioni sul prodotto.
• Risorse del settore.

Ancora una volta, gli scrittori esterni non possono leggere la tua mente .

Non fanno parte delle riunioni quotidiane del tuo team. Per colmare questa lacuna, è necessario fornire linee guida dettagliate sui contenuti.

1. Pacchetto di benvenuto

Quando inizi a lavorare con nuovi scrittori, fornisci loro un pacchetto di benvenuto che includa tutti i dettagli che devono sapere per creare contenuti per te, tra cui:

• Il tuo marchio e la sua proposta di valore.
• I tuoi obiettivi di contenuto.
• Argomenti di cui scrivi comunemente.
• Domande frequenti su come lavorare con te.
• Le persone del tuo team a cui gli autori possono rivolgersi per domande sui contenuti e sulla fatturazione.

Il tuo pacchetto di benvenuto aiuta a inserire nuovi scrittori e a metterli nella giusta direzione.

Ma hai ancora bisogno di più linee guida per coprire i dettagli quotidiani.

2. Processo editoriale

Il processo editoriale descrive in dettaglio ciò che gli autori dovrebbero aspettarsi di affrontare regolarmente: il flusso di lavoro dei contenuti del tuo marchio.

Definisce la tempistica prevista per ogni azione dopo che entrambe le parti hanno firmato un accordo.

Ad esempio, ecco come lo gestisce il mio team, dal punto di vista del cliente:

Il processo di scrittura può certamente variare caso per caso, ma è bene stabilire le aspettative con gli scrittori in termini di ciò che accade prima, durante e dopo la stesura di una bozza.

3. Guida allo stile del marchio

Se c'è un must-have con le linee guida di scrittura che dai agli scrittori, è una guida di stile.

Una guida di stile copre le cose da fare e da non fare per scrivere per il tuo marchio. Fornisce indicazioni ai team di contenuti interni e in outsourcing e garantisce che i tuoi contenuti siano coerenti con l'etica del marchio.

Questa coerenza migliora l'esperienza del cliente e ne aumenta la fedeltà.

Dopo anni di lavoro come scrittore freelance, sono passato a un modello di agenzia di contenuti.

Una delle prime cose che ho fatto per impostare la mia agenzia per il successo è stata creare The Blogsmith Style Guide, un documento che descrive in dettaglio le mie migliori pratiche da anni di esperienza di lavoro con diversi clienti.

Aiuta gli scrittori a catturare la voce e il tono per cui The Blogsmith è noto e offre agli editori uno standard semplice per la modifica dei contenuti.

Una guida di stile copre:

• Grammatica (voce attiva vs. voce passiva).
• Requisiti di stile e formattazione .
• Tono (conversazionale o formale).
• Preferenze di punteggiatura (virgola oxford o meno).
• Uso delle parole (uso di abbreviazioni, linguaggio inclusivo o gergo).
• Preferenze di ortografia (ad es. e-commerce vs. e-commerce).
• Punto di vista o uso del pronome (prima persona o seconda persona).
• Citazioni .

Se non disponi di una guida di stile, l'Associated Press (AP) Stylebook funge da buona base.

4. Linee guida visive

La maggior parte dei marchi include linee guida visive all'interno della propria guida di stile, ma ad alcuni piace tenerle separate.

In ogni caso, le linee guida visive sono una parte indispensabile delle linee guida sui contenuti, poiché le immagini del marchio influiscono sull'aspetto scritto della creazione dei contenuti.

Per non parlare delle linee guida visive che garantiscono un output coerente se esternalizzi la tua grafica.

Assicurati di includere quanto segue nelle tue linee guida visive:

Direzioni dell'immagine

Includi tutto ciò che scrittori e grafici devono sapere sulla creazione o sulla scelta di immagini per il tuo sito web, come ad esempio: attribuzione di immagini, immagini in primo piano, immagini personalizzate rispetto a foto stock, testo e nessun testo nelle immagini in primo piano.

Formati preferiti

Condividi i formati che preferisci per immagini e video, come .PNG, .JPEG o .webP.

Risoluzioni e dimensioni delle immagini

Condividi la risoluzione dell'immagine e la dimensione del file che preferisci. Ad esempio, è meglio limitare la dimensione del file delle immagini a 250–300 KB per caricarle rapidamente sul tuo sito Web e ottenere un punteggio migliore in Core Web Vitals.

Colori

Includi la tavolozza del marchio e i codici colore esadecimali, RGB, CMYK e Pantone per tenere conto della stampa rispetto al digitale (e così via). Puoi anche includere lo scopo di ciascun colore (ad es., principale rispetto a accento, titoli e contenuto del corpo e così via).

Caratteri

Includi i caratteri che usi per scopi diversi. Ad esempio, Kinsta utilizza Brandon Text per i titoli e Roboto per il corpo del testo.

Loghi e icone

Includi tutte le versioni dei tuoi loghi e i loro casi d'uso appropriati.

Puoi condividere le tue linee guida visive sul tuo sito Web per i freelance e le agenzie a cui fare riferimento, come Kinsta.

5. Sintesi del contenuto

Un brief di contenuto è una guida alla scrittura che gli scrittori freelance possono seguire durante la creazione di un particolare contenuto per la tua azienda.

Rispetto alle altre linee guida sui contenuti nell'elenco, le sintesi dei contenuti differiscono negli argomenti a seconda dell'incarico, ma sono essenziali per creare un contenuto eccezionale.

Il riassunto del contenuto deve includere informazioni di base, come ad esempio:

• Nome del cliente.
• Argomento.
• Conteggio parole.
• Tipo di articolo (post del blog, case study o white paper).
• Valutare.
• Scadenza.

Brief più dettagliati includono anche informazioni aggiuntive che forniscono un contesto allo scrittore, come:

Pubblico previsto

Per chi stai scrivendo il contenuto?

L'aggiunta del pubblico previsto è fondamentale, soprattutto se hai più destinatari.

Informa l'angolo che prenderai.

Ad esempio, i contenuti per i dirigenti della C-suite differiscono dai contenuti destinati ai dipendenti di livello base.

Mentre alcuni dettagli brevi del contenuto come i concorrenti possono essere riutilizzabili, il pubblico previsto e gli obiettivi del contenuto possono variare tra i pezzi.

È meglio compilare tutte le informazioni indipendentemente dal fatto che varino per assicurarti di non perdere nulla.

Contenuti Obiettivi e obiettivi

Qual è lo scopo della creazione del contenuto?

Un approccio alla matrice del marketing dei contenuti suggerisce che i quattro scopi principali dei contenuti sono educare, intrattenere, ispirare e convincere.

Qualunque sia l'obiettivo del contenuto, condividilo con lo scrittore.

Essere chiari sui tuoi obiettivi e obiettivi di contenuto semplifica anche la ricerca di parole chiave, determinare l'intento di ricerca e sviluppare un invito all'azione (CTA) pertinente per il post.

Inoltre, puoi aggiungere un breve riassunto che evidenzi i punti importanti che desideri nel pezzo o fornire allo scrittore uno schema suggerito.

Ricerca per parole chiave

Se stai creando contenuti SEO, includi le parole chiave principali per cui stai cercando di ottimizzare e le istruzioni o le migliori pratiche.

Ad esempio, puoi chiedere agli scrittori di includere:

• Parola chiave primaria nel titolo e nelle prime 100 parole.
• Parole chiave ad alto volume nei sottotitoli.
• Parole chiave a basso volume nei paragrafi.

Più che spesso, il tuo scrittore o agenzia fornirà questo. Ma dovresti comunque pianificare di esaminarlo e approvarlo, quindi tutti sono sulla stessa pagina prima di redigere.

Concorrenti

Includi concorrenti e blog di alto livello per aiutare gli scrittori a confrontare i contenuti.

Consente agli scrittori di osservare cosa hanno fatto bene gli altri marchi e come hanno affrontato il problema.

Per non parlare del fatto che li aiuta a identificare le informazioni mancanti per elaborare strategie su come far risaltare i tuoi contenuti.

6. Dettagli persona

Le Buyer Personas rappresentano il pubblico di destinazione nelle diverse fasi del percorso dell'acquirente.

Includere queste informazioni nelle linee guida sui contenuti offre agli autori un quadro migliore di ciò che i tuoi clienti desiderano e di cui hanno bisogno. Possono colmare le lacune e personalizzare i messaggi per ogni persona.

Se non hai ancora avuto la possibilità di definire i tuoi personaggi, lo strumento Make My Persona di HubSpot è un ottimo punto di partenza.

7. Informazioni sul prodotto

Se stai chiedendo a scrittori freelance di creare contenuti basati su prodotti, offri loro gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo come:

• Un account fittizio con cui giocare e fare screenshot per i tutorial.
• Casi di studio che mostrano come i clienti hanno utilizzato il tuo prodotto e ottenuto risultati.
• Possibilità di intervistare PMI (esperti in materia) sul prodotto.

In altre parole, lo scrittore dovrebbe conoscere abbastanza lo strumento e il problema che risolve per affrontare i punti deboli dei clienti e convincerli a convertirsi.

8. Conoscenza del settore

Per i contenuti di leadership di pensiero, offri agli scrittori l'accesso alle informazioni dei leader di pensiero del settore e delle PMI.

A titolo di cortesia, prima di fornire agli autori i dettagli di una PMI che possono contattare, informa la PMI che uno scrittore si metterà in contatto per organizzare un colloquio.

Alcune PMI potrebbero sentirsi a disagio nel parlare con altre persone (o troppo impegnate per fissare un orario specifico per un colloquio dal vivo), quindi dai loro la possibilità di fare un colloquio tramite una riunione, uno scambio di e-mail o una risposta video o audio preregistrata.

Rendi conveniente per entrambe le parti ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.

Conclusione

La buona scrittura è spesso il risultato della collaborazione tra il marchio e gli scrittori.

Non essere un cliente dall'inferno. Migliora l'esperienza di lavoro con i team di contenuti in outsourcing fornendo linee guida di scrittura che possono utilizzare per creare contenuti più vicini ai tuoi obiettivi.

Più risorse:

• Le 7 abitudini degli scrittori di contenuti di successo
• 8 corsi gratuiti per scrittori e marketer di contenuti
• Content Marketing: l'ultima guida per principianti a ciò che funziona

Immagine in primo piano: sutadimages/Shutterstock