8 สิ่งที่ต้องมีในเนื้อหาของคุณ: สิ่งที่นักเขียนของคุณต้องรู้

แบรนด์มักหันไปหานักเขียนอิสระหรือเอเจนซี่การตลาดเพื่อขยายการผลิตเนื้อหา

แต่นั่นไม่ใช่กระบวนการที่ราบรื่นเสมอไป

รายงาน Semrush ในปี 2564 ระบุว่าทีมเนื้อหาภายในประสบปัญหาบ่อยครั้งกับผู้เขียนเอาต์ซอร์ซ:

• ขาดประสบการณ์ตรงหรือความรู้ (49%)
• เนื้อหาคุณภาพต่ำ (42%)
• แก้ไขหลายครั้ง (36%)
• ขาดความสม่ำเสมอเนื่องจากรูปแบบการเขียนที่แตกต่างกัน (27%)

ปัญหาเหล่านี้หมายความว่าทีมเนื้อหาของคุณมีงานต้องทำมากขึ้น – สิ่งที่คุณไม่ต้องการและสิ่งที่ทำให้คุณจ้างงานเนื้อหาตั้งแต่แรก!

ตอนนี้คุณสามารถลองหาคำวิเศษณ์ที่สามารถ Abracadabra ความกังวลของคุณออกไปและทำให้ทุกอย่างเรียบร้อย

แต่วิธีนี้ไม่ได้ผลเสมอไป คุณพบพ่อมดที่เข้าใจผิดอยู่ที่นี่และที่นั่น

แทนที่จะปล่อยให้สิ่งต่าง ๆ มีโอกาสทำงานเพื่อเตรียมแนวทางเนื้อหาคุณสามารถให้นักเขียนเอาท์ซอร์สเพื่อลดความท้าทายในการทำงานร่วมกัน

หลักเกณฑ์ด้านเนื้อหา 101

หลักเกณฑ์ด้านเนื้อหา (หรือแนวทางในการเขียน) หมายถึงแบรนด์ข้อมูลหรือทีมเนื้อหาภายในของตนให้นักเขียนที่จ้างงานผลิตเนื้อหาที่ได้รับมอบหมาย

ซึ่งรวมถึงคู่มือสไตล์ ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และการเข้าถึงเครื่องมือ

หลักเกณฑ์เนื้อหาโดยละเอียดมีประโยชน์หลายประการ:

ประหยัดเวลาและเงิน

นักเขียนอาจเป็นมืออาชีพ แต่พวกเขาไม่สามารถอ่านใจคุณได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่เกี่ยวข้องกับทีมของคุณ

เมื่อแบ่งปันรายละเอียดที่จำเป็นกับพวกเขา คุณสามารถลดการแก้ไขทั้งสองด้านได้

กล่าวอีกนัยหนึ่ง หลักเกณฑ์ด้านเนื้อหาช่วยให้ผู้เขียนมีแนวคิดและบริบทเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการและคาดหวังจากเนื้อหาก่อนที่จะเริ่มร่าง

ซึ่งช่วยให้พวกเขาเห็นเป้าหมายก่อนที่จะพยายามตีเป้า และคุณไม่จำเป็นต้องปรับทิศทางโดยรวมหลังจากร่างครั้งแรก

ส่งเสริมความสม่ำเสมอ

สรุปเนื้อหาช่วยให้มั่นใจว่าทั้งผู้เขียนและบรรณาธิการอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับรูปแบบเนื้อหา น้ำเสียง และเป้าหมาย

กำหนดงานของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้อง: เนื้อหาที่ยอดเยี่ยมเป็นผลมาจากการทำงานร่วมกันระหว่างแบรนด์และนักเขียน คุณทำหน้าที่ของคุณและแสดงให้ผู้เขียนเห็นว่าคุณต้องการอะไรจากเนื้อหาโดยการให้แนวทางการเขียนโดยละเอียด

ช่วยให้คุณปรับขนาดการผลิตเนื้อหา

ชุดแนวทางการเขียนมาตรฐานช่วยให้คุณเติบโตและปรับขนาดการผลิตเนื้อหา เนื่องจากคุณสามารถจ้างนักเขียนและบรรณาธิการเพิ่มเติมเพื่อเขียนและแก้ไขเนื้อหาในเสียงและโทนของแบรนด์ของคุณได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้น หากคุณให้แนวทางเกี่ยวกับเนื้อหา ปัญหาของคุณจะหมดไป?

ไม่ นั่นเพียงอย่างเดียวจะไม่ตัดมัน ผลลัพธ์ของคุณขึ้นอยู่กับรายละเอียดที่คุณเพิ่มในหลักเกณฑ์เนื้อหาเหล่านั้น

สิ่งที่จะรวมไว้ในหลักเกณฑ์ของเนื้อหา

• แพ็คเก็ตต้อนรับ.
• กระบวนการแก้ไข
• คู่มือสไตล์แบรนด์
• แนวทางการมองเห็น
• เนื้อหาสั้นๆ.
• รายละเอียดบุคลิค.
• ข้อมูลสินค้า.
• ทรัพยากรของอุตสาหกรรม

เป็นอีกครั้งที่ ผู้เขียนภายนอกไม่สามารถอ่านความคิดของคุณ ได้

พวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการประชุมทีมในแต่ละวันของคุณ เพื่อชดเชยช่องว่างนี้ คุณต้องระบุหลักเกณฑ์ด้านเนื้อหาโดยละเอียด

1. แพ็คเก็ตต้อนรับ

เมื่อคุณเริ่มทำงานกับนักเขียนหน้าใหม่ ให้จัดเตรียมแพ็คเก็ตต้อนรับที่มีรายละเอียดทั้งหมดที่พวกเขาจำเป็นต้องรู้เพื่อสร้างเนื้อหาสำหรับคุณ ซึ่งรวมถึง:

• แบรนด์ของคุณและคุณค่าที่นำเสนอ
• เป้าหมายเนื้อหาของคุณ
• หัวข้อที่คุณมักจะเขียนเกี่ยวกับ
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการร่วมงานกับคุณ
• ผู้เขียนในทีมของคุณสามารถติดต่อเพื่อขอเนื้อหาและคำถามเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน

แพ็กเก็ตต้อนรับของคุณช่วยให้นักเขียนใหม่รู้จักและกำหนดทิศทางที่ถูกต้อง

แต่คุณยังต้องการแนวทางเพิ่มเติมเพื่อให้ครอบคลุมรายละเอียดในชีวิตประจำวัน

2. กระบวนการบรรณาธิการ

ขั้นตอนบรรณาธิการให้รายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้เขียนควรคาดหวังในการจัดการเป็นประจำ – เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของแบรนด์ของคุณ

กำหนดไทม์ไลน์ที่คาดหวังสำหรับการดำเนินการแต่ละอย่างหลังจากที่ทั้งสองฝ่ายได้ลงนามในข้อตกลง

ตัวอย่างเช่น นี่คือวิธีที่ทีมของฉันจัดการกับมัน จากมุมมองของลูกค้า:

ขั้นตอนการเขียนอาจแตกต่างกันไปในแต่ละกรณี แต่ควรตั้งความคาดหวังกับนักเขียนในแง่ของสิ่งที่เกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลังจากที่พวกเขาส่งร่างเป็นฉบับร่าง

3. คู่มือสไตล์แบรนด์

หากมีแนวทางในการเขียนที่คุณมอบให้กับนักเขียนต้องมีข้อใดข้อหนึ่งก็คือคู่มือสไตล์

คู่มือสไตล์ครอบคลุมสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการเขียนแบรนด์ของคุณ เป็นแนวทางให้กับทีมเนื้อหาภายในและภายนอกองค์กร และทำให้มั่นใจว่าเนื้อหาของคุณสอดคล้องกับร๊อคของแบรนด์

ความสอดคล้องนี้จะช่วยเพิ่มประสบการณ์ของลูกค้าและสร้างความภักดีของลูกค้า

หลังจากทำงานเป็นนักเขียนอิสระมาหลายปี ฉันก็เปลี่ยนไปใช้โมเดลหน่วยงานด้านเนื้อหา

สิ่งแรกที่ฉันทำเพื่อทำให้เอเจนซีของฉันพร้อมสำหรับความสำเร็จคือสร้าง The Blogsmith Style Guide ซึ่งเป็นเอกสารที่ให้รายละเอียดเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของฉันจากประสบการณ์หลายปีในการทำงานกับลูกค้าหลายราย

ช่วยให้ผู้เขียนจับเสียงและน้ำเสียงที่ Blogsmith เป็นที่รู้จักและให้มาตรฐานที่ตรงไปตรงมาสำหรับการแก้ไขเนื้อหาแก่ผู้แก้ไข

คู่มือสไตล์ครอบคลุม:

• ไวยากรณ์ (เสียงที่ใช้งานกับเสียงแฝง)
• ข้อกำหนดด้านรูปแบบและการจัดรูปแบบ
• น้ำเสียง (สนทนาหรือเป็นทางการ)
• การตั้งค่าเครื่องหมายวรรคตอน (เครื่องหมายจุลภาคอ็อกซ์ฟอร์ดหรือไม่)
• การใช้คำ (การใช้ตัวย่อ ภาษาที่ครอบคลุม หรือศัพท์แสง)
• การตั้งค่าการสะกดคำ (เช่น อีคอมเมิร์ซเทียบกับอีคอมเมิร์ซ)
• มุมมองหรือการใช้สรรพนาม (บุรุษที่หนึ่งหรือบุรุษที่สอง)
• การอ้างอิง

หากคุณไม่มีคู่มือสไตล์ Associated Press (AP) Stylebook จะทำหน้าที่เป็นพื้นฐานที่ดี

4. แนวทางภาพ

แบรนด์ส่วนใหญ่มีแนวทางที่มองเห็นได้ภายในแนวทางสไตล์ของพวกเขา แต่บางแบรนด์ก็ต้องการแยกพวกเขาออกจากกัน

ไม่ว่าในกรณีใด หลักเกณฑ์ด้านภาพเป็นส่วนที่ต้องมีในหลักเกณฑ์ด้านเนื้อหาของคุณ เนื่องจากภาพลักษณ์ของแบรนด์ส่งผลต่อด้านการเขียนของการสร้างเนื้อหา

ไม่ต้องพูดถึง แนวทางการแสดงภาพช่วยให้มั่นใจถึงผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอหากคุณจ้างกราฟิกจากภายนอก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมสิ่งต่อไปนี้ไว้ในแนวทางภาพของคุณ:

ทิศทางของภาพ

รวมทุกสิ่งที่นักเขียนและนักออกแบบกราฟิกจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างหรือเลือกรูปภาพสำหรับเว็บไซต์ของคุณ เช่น การระบุแหล่งที่มาของรูปภาพ รูปภาพเด่น รูปภาพที่กำหนดเองกับรูปภาพในสต็อก ข้อความเทียบกับไม่มีข้อความในภาพเด่น

รูปแบบที่ต้องการ

แชร์รูปแบบที่คุณต้องการสำหรับรูปภาพและวิดีโอ เช่น .PNG, .JPEG หรือ .webP

ความละเอียดและขนาดของภาพ

แบ่งปันความละเอียดของภาพและขนาดไฟล์ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น เป็นการดีกว่าที่จะจำกัดขนาดไฟล์ของรูปภาพไว้ที่ 250–300 KB เพื่อโหลดรูปภาพบนเว็บไซต์ของคุณอย่างรวดเร็วและทำคะแนนได้ดีขึ้นใน Core Web Vitals

สี

รวมจานสีแบรนด์และรหัสสี Hex, RGB, CMYK และ Pantone สำหรับการพิมพ์เทียบกับดิจิทัล (และอื่นๆ) คุณยังสามารถรวมวัตถุประสงค์ของแต่ละสีได้ (เช่น หลักเทียบกับส่วนเน้น ส่วนหัวเทียบกับเนื้อหา และอื่นๆ)

แบบอักษร

รวมแบบอักษรที่คุณใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น Kinsta ใช้ Brandon Text สำหรับส่วนหัวและ Roboto สำหรับข้อความเนื้อหา

โลโก้และไอคอน

รวมโลโก้ของคุณทุกเวอร์ชันและกรณีการใช้งานที่เหมาะสม

คุณสามารถแบ่งปันแนวทางภาพของคุณบนเว็บไซต์ของคุณสำหรับฟรีแลนซ์และเอเจนซี่เพื่ออ้างอิง – เช่น Kinsta

5. สรุปเนื้อหา

สรุปเนื้อหาคือคู่มือการเขียนที่นักเขียนอิสระสามารถติดตามได้เมื่อสร้างเนื้อหาเฉพาะสำหรับบริษัทของคุณ

เมื่อเทียบกับแนวทางเนื้อหาอื่น ๆ ในรายการ บทสรุปเนื้อหาจะแตกต่างกันไปตามหัวข้อขึ้นอยู่กับงาน แต่จำเป็นต่อการสร้างชิ้นเนื้อหาที่เป็นตัวเอก

สรุปเนื้อหาต้องมีข้อมูลพื้นฐาน เช่น:

• ชื่อลูกค้า.
• หัวข้อ.
• การนับจำนวนคำ.
• ประเภทบทความ (บล็อกโพสต์ กรณีศึกษา หรือเอกสารไวท์เปเปอร์)
• ประเมินค่า.
• วันครบกำหนด.

บทสรุปโดยละเอียดเพิ่มเติมยังรวมถึงข้อมูลเพิ่มเติมที่ให้บริบทของผู้เขียน เช่น:

กลุ่มเป้าหมาย

คุณเขียนเนื้อหาเพื่อใคร

การเพิ่มกลุ่มเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีกลุ่มเป้าหมายหลายกลุ่ม

มันบอกมุมที่คุณจะถ่าย

ตัวอย่างเช่น เนื้อหาสำหรับผู้บริหาร C-suite แตกต่างจากเนื้อหาที่กำหนดเป้าหมายไปยังพนักงานระดับเริ่มต้น

แม้ว่ารายละเอียดโดยย่อของเนื้อหาบางอย่าง เช่น คู่แข่งอาจใช้ซ้ำได้ แต่กลุ่มเป้าหมายและเป้าหมายของเนื้อหาอาจแตกต่างกันไปตามแต่ละส่วน

ทางที่ดีควรกรอกข้อมูลทั้งหมดโดยไม่คำนึงว่าข้อมูลจะแตกต่างกันหรือไม่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดสิ่งใด

เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของเนื้อหา

จุดประสงค์ในการสร้างชิ้นเนื้อหาคืออะไร?

หนึ่งในเมทริกซ์การตลาดเนื้อหาแนะนำว่าจุดประสงค์หลักสี่ประการของเนื้อหาคือการให้ความรู้ สร้างความบันเทิง สร้างแรงบันดาลใจ และโน้มน้าวใจ

ไม่ว่าเป้าหมายของเนื้อหาจะเป็นอย่างไร แชร์สิ่งนั้นกับผู้เขียน

ความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของเนื้อหายังทำให้การวิจัยคีย์เวิร์ด กำหนดจุดประสงค์ในการค้นหา และพัฒนาคำกระตุ้นการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง (CTA) ที่เกี่ยวข้องสำหรับโพสต์ได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มบทคัดย่อสั้น ๆ ที่เน้นประเด็นสำคัญที่คุณต้องการในงานชิ้นนี้หรือจัดเตรียมโครงร่างที่แนะนำแก่ผู้เขียน

การวิจัยคำหลัก

หากคุณกำลังสร้างเนื้อหา SEO ให้ใส่คีย์เวิร์ดหลักที่คุณพยายามเพิ่มประสิทธิภาพและคำแนะนำหรือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้ผู้เขียนรวม:

• คีย์เวิร์ดหลักในชื่อและภายใน 100 คำแรก
• คำหลักที่มีปริมาณมากในหัวข้อย่อย
• คำสำคัญที่มีปริมาณน้อยในย่อหน้า

บ่อยครั้ง นักเขียนหรือเอเจนซี่ของคุณจะให้ข้อมูลนี้ แต่คุณยังควรวางแผนทบทวนและอนุมัติ เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนร่าง

คู่แข่ง

รวมคู่แข่งและบล็อกอันดับต้น ๆ เพื่อช่วยนักเขียนเปรียบเทียบเนื้อหา

ช่วยให้นักเขียนสังเกตสิ่งที่แบรนด์อื่นๆ ทำได้ดีและแก้ปัญหาอย่างไร

ไม่ต้องพูดถึง มันช่วยให้พวกเขาระบุข้อมูลที่ขาดหายไปเพื่อวางกลยุทธ์ในการทำให้เนื้อหาของคุณโดดเด่น

6. รายละเอียดบุคคล

ผู้ซื้อเป็นตัวแทนของผู้ชมเป้าหมายในระยะต่างๆ ของเส้นทางของผู้ซื้อ

การรวมข้อมูลนี้ไว้ในแนวทางเนื้อหาของคุณจะช่วยให้ผู้เขียนเห็นภาพที่ดีขึ้นว่าลูกค้าของคุณต้องการอะไรและต้องการอะไร พวกเขาสามารถเติมช่องว่างและปรับแต่งข้อความให้เหมาะกับแต่ละบุคคล

หากคุณยังไม่มีโอกาสกำหนดบุคลิกของคุณ เครื่องมือ Make My Persona ของ HubSpot เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยม

7. ข้อมูลผลิตภัณฑ์

หากคุณกำลังขอให้นักเขียนอิสระสร้างเนื้อหาที่เน้นผลิตภัณฑ์ ให้เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับพวกเขาในการประสบความสำเร็จ เช่น:

• บัญชีจำลองที่พวกเขาสามารถเล่นได้ และจับภาพหน้าจอสำหรับบทช่วยสอน
• กรณีศึกษาที่แสดงให้เห็นว่าลูกค้าใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ และบรรลุผลอย่างไร
• โอกาสในการสัมภาษณ์ SMEs (ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน) เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้เขียนควรรู้เพียงพอเกี่ยวกับเครื่องมือและปัญหาที่จะแก้ไขเพื่อจัดการกับจุดบอดของลูกค้าและทำให้พวกเขาเปลี่ยนใจเลื่อมใส

8. ความรู้ด้านอุตสาหกรรม

สำหรับเนื้อหาภาวะผู้นำทางความคิด ให้ผู้เขียนเข้าถึงข้อมูลจากผู้นำทางความคิดในอุตสาหกรรมและ SMEs

ก่อนที่คุณจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับ SME ที่พวกเขาสามารถติดต่อได้ให้กับนักเขียน โปรดแจ้งให้ SME ทราบว่าผู้เขียนจะติดต่อไปเพื่อนัดสัมภาษณ์

SMEs บางคนอาจรู้สึกอึดอัดที่จะพูดคุยกับคนอื่น ๆ (หรือยุ่งเกินกว่าจะระบุช่วงเวลาสำหรับการสัมภาษณ์สดได้) ดังนั้นให้พวกเขามีตัวเลือกในการสัมภาษณ์ผ่านการประชุม การแลกเปลี่ยนอีเมล หรือวิดีโอหรือเสียงตอบกลับที่บันทึกไว้ล่วงหน้า

ทำให้สะดวกสำหรับทั้งสองฝ่ายในการรับข้อมูลที่ต้องการ

บทสรุป

การเขียนที่ดีมักเป็นผลมาจากการทำงานร่วมกันระหว่างแบรนด์และนักเขียน

อย่าเป็นลูกค้าจากนรก ปรับปรุงประสบการณ์การทำงานกับทีมเนื้อหาที่จ้างภายนอกโดยให้แนวทางการเขียนที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อสร้างเนื้อหาที่ใกล้เคียงกับเป้าหมายของคุณมากขึ้น

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม:

• นิสัย 7 ประการของนักเขียนคอนเทนต์ที่ประสบความสำเร็จ
• 8 หลักสูตรฟรีสำหรับนักเขียนและนักการตลาดเนื้อหา
• การตลาดเนื้อหา: คู่มือเริ่มต้นที่ดีที่สุดสำหรับสิ่งที่ได้ผล

ภาพเด่น: sutadimages/Shutterstock