8 نصائح لتقديم ملاحظات أكثر فعالية للموظفين

يمكن أن تكون ملاحظات الموظف بمثابة حقل ألغام. من ناحية أخرى ، يحتاج الموظفون إلى ملاحظات بناءة للنمو والتحسين.

ومع ذلك ، قد يكون إعطاء التقييمات وتلقيها أمرًا محرجًا وغير مريح وغير سار تمامًا لجميع المعنيين.

ليس من المستغرب إذن أن 44٪ من المديرين يقولون إن توجيه النقد أمر مرهق و 21٪ منهم يعترفون بأنهم يتجنبون إعطاء الملاحظات تمامًا.

لكن الابتعاد عن مشاركة الملاحظات يحرم كل من المديرين وفرقهم من فرص التعلم. بالإضافة إلى ذلك ، عند القيام بذلك بشكل صحيح ، يؤدي تقديم الملاحظات إلى تحسين الأداء والوفاء بالوظيفة والمشاركة والإنتاجية والاحتفاظ.

ستساعدك هذه النصائح الثمانية على التنقل في طريقك عبر حقل الألغام المحتمل هذا وتقديم ملاحظات فعالة للموظفين. هيا بنا نبدأ.

أفضل نصائح ملاحظات الموظف

1. تقديم ملاحظات متكررة وفي الوقت المناسب.

لا تنتظر مراجعة أداء مجدولة لتقديم ملاحظات الموظف. بدلاً من ذلك ، شارك الانتقادات والاقتراحات والمشورة في الوقت الفعلي.

هذا ما يريده 94٪ من العمال. ومع ذلك ، لا تزال 69٪ من الشركات تعتمد على المراجعات السنوية أو نصف السنوية وحدها.

بينما يمكنك بالتأكيد تخصيص أوقات محددة لتقديم ملاحظاتك ، فإن الانتظار من ستة إلى اثني عشر شهرًا قد يكون مشكلة لعدة أسباب.

أولاً ، لا يمنح الأشخاص فرصًا في الوقت المناسب لإجراء تغييرات أو تحسين أدائهم. وما قد يكون مشكلة ثانوية الآن يمكن أن يصبح عقبة رئيسية إذا لم تتم معالجة المشكلة على الفور.

نادرًا ما يؤدي تقديم الملاحظات إلى إعاقة التقدم لأن الأشخاص قد يكونون دفاعيين عند الإشارة إلى أخطائهم أو عيوبهم بعد شهور أو سنوات.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تشكل التقييمات السنوية أو نصف السنوية تحديًا للمراجع أيضًا لأنه يتعين عليك الاعتماد على الذاكرة عند تقديم الملاحظات. يزيد هذا من تعقيد الأمور بسبب انحياز المسافة ، مما يعني بشكل أساسي أن الأحداث الأخيرة أحدث في ذهن المراجع.

بعبارة أخرى ، قد يكون لأداء الموظف في الأسبوع السابق تأثير أكبر على مراجعته مقارنة بأدائه على مدار العام بأكمله ، مما يؤدي إلى إنشاء نظام ردود فعل غير عادل.

2. إعطاء ملاحظات الموظف شخصيًا.

كلما أمكن ، شارك النقد البناء والثناء عندما تكون وجهاً لوجه.

90٪ من التواصل غير لفظي ، ويتضمن نبرة الصوت وتعبيرات الوجه والإيماءات ولغة الجسد وغير ذلك. لذلك من السهل أن تضيع الرسالة أو يساء تفسيرها إذا كان على المستلم الاعتماد على الاتصال الكتابي وحده.

يتيح التحدث شخصيًا للطرفين استخلاص سياق إضافي من المحادثة.

على سبيل المثال ، فإن سماع نبرة المدير الوجدانية يمكن أن يخفف من وطأة النقد ، أو أن رؤية تعبير مرتبك لأحد أعضاء الفريق يمكن أن يشير إلى أن المدير بحاجة إلى أن يكون أكثر وضوحًا في طريقة تقديمه.

قد يكون تقديم ملاحظات الموظف شخصيًا أمرًا صعبًا بالنسبة للعاملين عن بُعد ، ولكن يمكنك تخصيص وقت للتحدث عبر مؤتمر الفيديو حتى يتمكن كل شخص في المحادثة من الاستفادة من رؤية وسماع الإشارات غير اللفظية.

3. النظر في اختلالات موازين القوى والتحيزات اللاواعية.

من الصعب إعطاء ملاحظات لشخص ما حتى عندما تكون على قدم المساواة ، ولكن عندما يشغل أحدكم منصبًا رفيعًا - مثل مدير يتمتع بصلاحية التوظيف والفصل - فقد يؤدي ذلك إلى زيادة تعقيد ديناميكية ملاحظات الموظف.

قد لا يشعر الموظفون ذوو الرتب الدنيا بالارتياح للتعليقات الصعبة التي يجدونها غير عادلة ، على سبيل المثال.

وهناك تأثيرات أكثر من مجرد القوة وحدها لأننا جميعًا لدينا تحيزات غير واعية.

قد يكون لديك تصورات مسبقة عن أعضاء الفريق بناءً على العرق والجنس وغير ذلك. على سبيل المثال ، قد يفترض المدير أن الموظف الذكر أكثر حزما ، مما يسهل تذكر الحالات التي تولى فيها المسؤولية.

توجد أيضًا تحيزات التشابه ، مما يجعلنا أكثر ميلًا لأن يكون لدينا تقارب مع الأشخاص الذين نعتبرهم مثلنا. على سبيل المثال ، قد يتلقى الموظف الذي يذكر مديرًا بنسخة أصغر منه عن غير قصد تقييمات أفضل أو فرص تدريب.

يمكنك التغلب على هذه التحيزات وتقديم ملاحظات أكثر فاعلية للموظفين من خلال تعزيز السلامة النفسية في مكان العمل وتوفير فرص للتعليقات التصاعدية.

من المهم أيضًا تقييم الموظفين على أكثر من مجرد رأيك فقط. بدلاً من ذلك ، استخدم مصادر متعددة لتقييمها ، بما في ذلك المديرين والزملاء والتقارير.

4. امدح أولا.

أحد أسباب صعوبة تلقي تعليقات الموظفين هو أن أدمغتنا مصممة لتذكر التعليقات والتجارب السلبية أكثر من تلك الإيجابية. لذا ابدأ محادثتك بإخبار الموظف بما يفعله جيدًا أو ما تقدره في عمله.

كن محددًا وصادقًا في مدحك. على سبيل المثال ، بدلاً من أن تقول ، "لقد قمت بعمل رائع" ، جرب ، "أنا أقدر العمل الذي أنجزته في هذا التقرير. من الواضح أنك خبير في هذا الموضوع ".

يقول 63 في المائة من الموظفين إنهم لا يتلقون الثناء الكافي ، ووجدت أبحاث ديلويت أن الموظفين الذين لا يتم الاعتراف بهم هم أكثر تفاعلًا ولديهم معدل دوران طوعي أقل بنسبة 31٪.

بالإضافة إلى ذلك ، القيادة بتقدير تجعل الموظفين أكثر تقبلاً للنقد البناء.

5. كن محددًا.

إذا كانت هناك مسألة تحتاج إلى معالجة ، فاستخدم لغة واضحة ودقيقة لوصف المشكلة ، وقدم أمثلة ، واشرح سبب كونها مشكلة.

على سبيل المثال ، بدلاً من إخبار الموظف بأنه لا يراعي زملائه ، اذكر حالة معينة.

يمكنك أن تقول ، "خلال اجتماع يوم الثلاثاء ، حاولت سوزان التحدث ، لكنك قاطعتها عدة مرات. نريد أن يشعر الجميع بالراحة عند مشاركة الأفكار ".

عندما تكون محددًا ، فمن المرجح أن يتم تلقي رسالتك وفهمها.

6. ممارسة التعاطف.

قبل تقديم ملاحظات الموظف ، خذ لحظة للتفكير في ما قد يشعر به زميلك أثناء حديثك. ضع في اعتبارك خلفيتهم وخبراتهم وحاول فهم منظورهم الفريد.

على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لمناقشة المواعيد النهائية الفائتة للموظف مؤخرًا ، فقم بفحص العوامل التي ربما تكون قد ساهمت فيها. ما هي المهام الأخرى الموجودة على لوحة الموظف؟ ما الذي يمكن أن يحدث في حياتهم الشخصية؟

أيضًا ، كيف يمكن أن يشعر هذا الشخص عندما تقدم ملاحظاتك؟

عندما تلتقي بالموظف ، أخبره أنك تقدم ملاحظات لمساعدته على النمو ولأنك تريده أن ينجح. إن البدء بهذه الملاحظة الإيجابية والتعاطفية سيجعل الموظف يشعر بالراحة ويساعده على أن يكون أكثر انفتاحًا وتقبلًا لملاحظاتك.

قد يكون من المفيد أيضًا طرح الأسئلة قبل الغوص في تعليقات الموظفين.

استفسارات مثل "كيف سارت الأمور؟" ، "ما رأيك في الاجتماع؟" و "ما الذي تعلمته من العمل في هذا المشروع؟" يمكن أن يمنحك رؤى قيمة وتساعدك على الاستفادة من التعاطف.

يمكن أن تجعل هذه الأسئلة أيضًا تقديم الملاحظات وتلقيها أسهل على كلاكما لأن الموظف قد يعبر عن المخاوف ذاتها التي تخطط لمناقشتها.

7. تأطير ملاحظات الموظف كنصيحة.

يميل الأشخاص إلى تقديم المزيد من المعلومات والاقتراحات المفيدة عندما يركزون على تقديم المشورة بدلاً من التعليقات ، وفقًا لأبحاث جامعة هارفارد.

لماذا ا؟ لأن التعليقات تؤكد كيف كان أداء الموظف في الماضي ، بينما تركز النصيحة على تقديم معلومات بناءة للمستقبل .

بمعنى آخر ، حاول تقديم ملاحظات مع اقتراحات للتحسين المستقبلي بدلاً من مجرد تقييم الإجراءات السابقة.

8. اسأل عن الوجبات السريعة الرئيسية .

ربما تكون قد سمعت أنه من الأفضل أن تضع النقد بين المديح والثناء. ومع ذلك ، يمكن أن تؤتي هذه التقنية على أنها غير صادقة.

بدلاً من إنهاء حديثك بعبارة عامة "استمر في العمل الجيد" أو "شكرًا على كل ما تفعله" ، اطلب من الموظف أن يشاركك الوجبات السريعة المحددة التي يغادر معها المحادثة.

سيضمن هذا فهم ملاحظاتك. ستمنحك أيضًا الفرصة لتصحيح أي سوء فهم أو طمأنة الموظف إذا كان يبدو أن لديه نظرة سلبية للغاية لتعليقاتك.

تعرف على موظفيك مع EveryoneSocial

بينما تريد حفظ النقد لمحادثات تعليقات الموظفين الخاصة ، يمكنك استخدام منصة مثل EveryoneSocial لتقديم التقدير والثناء بانتظام.

لن يؤدي ذلك إلى زيادة مشاركة الموظفين فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى زيادة الإنتاجية. في الواقع ، يقول 69٪ من الأشخاص إنهم سيعملون بجد أكبر إذا تم الاعتراف بجهودهم بشكل أفضل.

شاهد كيف يمكن أن يساعد برنامج EveryoneSocial فريقك. احجز عرضًا اليوم!