說對不起：我們最好的道歉電子郵件模板和提示

承認你犯了一個錯誤可能很難，但是當涉及到客戶互動時，承認你的錯誤並真誠地道歉很重要。 道歉電子郵件通常可以加強您與客戶或客戶的關係，因為它表明您可以為自己的行為負責，並且通過證明您和您的品牌關心客戶福祉，您可以建立長期的忠誠度。

撰寫完美的道歉電子郵件是修復與客戶關係的第一步，正確處理很重要。 我們將看看理想的道歉電子郵件背後的一些指導原則，並提供一些模板，如果一切都出錯，您可以放在口袋裡。

完美道歉的八個技巧

“道歉電子郵件模板很棒，但如果沒有個人風格，道歉就會失敗。 Next Coursework 和 Brit Student 的電子郵件作者 Christina Thompson 說，根據客戶和客戶的需求調整模板並承認錯誤的嚴重性很重要。 以下是我們如何解決任何錯誤並向您的客戶道歉的指導原則。

• 個人風格

無論您的錯誤只影響了一個人還是您的大部分客戶，道歉電子郵件都必須帶有個人風格，這樣道歉才能讓人感到真誠。 一個錯誤會讓您的客戶感到不被關心，​​而機器人道歉只會加強您與客戶之間的距離。 始終以個性化的問候開始電子郵件，並從組織中的特定人員處簽字。

• 承認你的失敗

為我們的失敗尋找藉口是人類的一種衝動，但真誠的道歉必須包括承認出了什麼問題。 1Day2Write 和 Write My X 的技術專家 Shelly Randall 說：“為電子郵件中的錯誤承擔責任可以讓您的客戶放心，您正在從錯誤中吸取教訓並繼續前進。”不要把你的錯誤當​​真。”

• 準備好解釋自己

一些小錯誤不需要任何進一步的解釋，只要對您的客戶的影響可以忽略不計，您甚至可以利用這是一個幽默的機會，正如您將在下面的模板中看到的那樣 - 通過責怪天氣或星座或“銷售中的鮑勃”，您正在展示您的品牌特色並加強您與客戶的關係。

然而，當您嚴重未能滿足客戶的期望時，他們會希望得到一個解釋，說明如何允許這種情況發生。 這讓客戶放心，這個問題正在得到認真對待。

• 提供解決方案

客戶和客戶都明白錯誤是可能發生的——但如果企業沒有從錯誤中吸取教訓，他們就會發現不可原諒。 一封可靠的道歉電子郵件應該包括一個行動計劃，以防止再次犯同樣的錯誤。

道歉電子郵件是向您的客戶展示領導力的機會 - 提出問題的解決方案將在您的組織中建立未來的信任。

• 獲得寬恕——不要指望它

信任是贏得的，而在競爭激烈的數字環境中，信任往往來之不易。 你不能指望你的客戶原諒你的錯誤，而應該將原諒和未來的關係視為你需要獲得的東西。

提供折扣代碼或免費商品是一項重要舉措，可以讓您的客戶放心，您希望擺脫錯誤。 但是，重要的是，您不要顯得投機取巧，並且任何報價都不會增加商品的銷售量。 例如，要求客戶購買的免費送貨可能不是合適的優惠。

• 保持對話開放

對於小錯誤，道歉和禮物可以讓您繼續前進，但對於導致客戶真正問題的重大問題，您需要保持溝通渠道暢通。 如果有少數客戶受到重大問題的影響，提供個人聯繫電話可以提供恢復對您組織的信任的關鍵接觸點。

在發生錯誤後為客戶提供反饋的機會也很重要：給客戶一個發洩不滿的出口，並確保他們感到被傾聽，可以治愈您的業務失誤造成的傷口。

• 不要衝動

道歉電子郵件中使用的語言是一種重要的方式，您可以在客戶中加強您的懺悔。 避免在您的電子郵件中提出要求，以便尊重客戶的自主權，並且您對關係造成的任何損害都會被接受。

雖然使用諸如“請接受我們的道歉”之類的短語通常是給客戶和客戶的道歉電子郵件的標準，但應避免使用權威性語言，因為它為電子郵件設定了糟糕的基調。 “我們想道歉”表達了您的組織的願望，但不強制要求您的客戶收到它。

• 選擇合適的人發送電子郵件

最後，從組織中的合適人員處簽署電子郵件與電子郵件正文中的任何內容一樣重要。 對於小問題，電子郵件來自團隊成員是可以的，這可以為非正式的、自嘲的語氣創造空間，從而建立對您品牌的信任。 對於在您的客戶中造成嚴重問題的嚴重錯誤，來自 CEO 個人電子郵件地址的電子郵件將使問題的嚴重程度得到適當的承認。

適用於任何場景的四個模板

儘管組織中可能會出現許多問題，但它們可能會落在兩個變量之間——錯誤的影響和受影響的人數。 這裡有四個很棒的模板，您可以用來為個人或一組客戶的小錯誤和大錯誤道歉。

1) 一個小錯誤，對於個人客戶

“嗨 [這裡的客戶名稱]

哎呀，我們搞砸了！

您可能已經註意到，我們[在此處描述錯誤]。 對於由此造成的任何不便，我們深表歉意——我們將把這件事歸咎於銷售部的鮑勃！

作為道歉，請讓我們提供[例如折扣代碼]。
我們希望很快再見到你，

[個人簽字]”

2) 對個人客戶的重大錯誤

“嗨 [這裡的客戶名稱]

我今天寫信給你，代表[你的組織]為[在此處詳細說明錯誤]道歉。 我們知道這一定是導致您 [在此處簡要承認您的錯誤的影響]。

我們認為這個問題的發生是由於[對錯誤的簡要、誠實的描述]。 無論如何，這本不應該發生，我們將來會從這個問題中吸取教訓。

雖然我們理解我們無法消除您所遭受的不便，但請接受 [報價] 以表達我們對發生這種情況的遺憾以及我們對您的持續習俗的感謝。

如果您有任何進一步的問題，或者認為我們可以做得更好，請隨時與我們聯繫 [此處最好提供聯繫電話，以進行個人接觸]

祝一切順利，

[個人簽字 - 理想情況下，首席執行官或組織內的高層人士]

3）一個小錯誤，對多個客戶

“嗨 [這裡的客戶名稱]

嗯，這很尷尬。

您可能已經註意到，我們[在此處描述錯誤]。 對於由此造成的任何不便，我們深表歉意——我們現在已經解決了這個問題。

向所有受此影響的客戶道歉，請享受[例如折扣代碼]。

我們希望很快再見到你，

[個人簽字]”

4）一個重大錯誤，對多個客戶

“嗨 [這裡的客戶名稱]

我今天寫信給你，代表[你的組織]為[在此處詳細說明錯誤]道歉。 我們努力為我們的客戶提供最好的服務，但這次我們讓您失望了。

這個問題是由於[對錯誤的簡短而誠實的描述]引起的。 無論如何，這本不應該發生，我們將來會從這個問題中吸取教訓。

作為道歉，請接受 [報價]，以表達我們對發生這種情況的遺憾以及我們對您作為客戶的感謝。 感謝您此時的耐心等待。

如果您有任何其他問題，或認為我們可以做得更好，請隨時與我們聯繫：[電子郵件地址或電話號碼，如果只有少數客戶受到影響]

祝一切順利，

[個人簽字 - 理想情況下，首席執行官或組織內的高層人士]

簽收

沒有人總是完美的，不幸的是，您的業務不可避免地會出現失誤並讓客戶感到不安。 您現在可以做的是通過構建完美的道歉電子郵件來為這種可能性做好準備。 商業失誤的好處在於，它提供了與客戶互動的機會——通過這些理想的道歉電子郵件模板與您的客戶建立牢固的關係。

George J. Newton 是Write My Essay and Thesis Writing Service的業務開發經理。 他結婚十年，自始至終都在完善道歉的藝術。 他還為學術論文幫助撰稿。