申し訳ありませんが：私たちの最高の謝罪メールテンプレートとヒント

間違いを犯したことを認めるのは難しいかもしれませんが、顧客とのやり取りに関しては、間違いを認めて心からの謝罪をすることが重要です。 謝罪メールは、あなたが自分の行動に責任を持つことができ、あなたとあなたのブランドが顧客の幸福に関心を持っていることを示すことによって、長期的な忠誠心を築くことができることを示すため、顧客またはクライアントとの関係を強化することができます。

完璧な謝罪メールを作成することは、顧客との関係を修復するための最初のステップであり、それを正しく行うことが重要です。 理想的な謝罪メールの背後にある基本原則のいくつかを見て、すべてがうまくいかない場合に備えてバックポケットに入れておくことができるいくつかのテンプレートを提供します。

完璧な謝罪のための8つのヒント

「謝罪のメールテンプレートは素晴らしいですが、個人的なタッチがなければ、謝罪は失敗します。 テンプレートを顧客やクライアントのニーズに適合させ、間違いの重大さを認識することが重要です」と、Next Coursework and BritStudentのメールライターであるChristinaThompsonは述べています。 間違いに対処し、お客様に謝罪する方法についての基本原則は次のとおりです。

• パーソナルタッチ

あなたの過ちがあなたの顧客のたった一人の個人または幅広いサブセットに影響を与えたかどうかにかかわらず、謝罪の電子メールは謝罪が誠実であると感じるために個人的なタッチを伴う必要があります。 間違いはあなたの顧客を気にかけないと感じさせます、そしてロボットの謝罪はあなたとあなたの顧客の間のこの距離をただ補強します。 常にパーソナライズされたこんにちはで電子メールを開始し、組織内の特定の個人からサインオフします。

• あなたの失敗を認める

私たちの失敗の言い訳を求めるのは人間の衝動ですが、心からの謝罪には何が悪かったのかを認める必要があります。 「メールのエラーに対する責任を受け入れることで、間違いから学び、先に進むことを顧客に安心させることができます」と、1Day2Write and Write MyXの技術専門家であるShellyRandall氏は言います。間違いを真剣に受け止めてはいけません。」

• 自分自身を説明する準備をしてください

いくつかの小さな間違いはそれ以上の説明を必要としません、そしてあなたの顧客への影響がごくわずかである限り、あなたはこれを使うことさえできます-あなたが天気を非難することによって-またはあなたの星占いによって-あなたが下のテンプレートで見るようにユーモアの機会ですまたは「BobinSales」は、ブランドの特徴を示し、顧客との関係を強化します。

ただし、顧客の期待に応えるために重大な失敗を犯した場合、顧客はこれがどのように発生したかについての説明を期待します。 これにより、問題が真剣に受け止められていることをお客様に安心させることができます。

• ソリューションを提供する

顧客とクライアントは、間違いが発生する可能性があることを理解していますが、許されないのは、企業が間違いから学ばない場合です。 しっかりとした謝罪のメールには、同じ過ちが二度と起こらないようにする行動計画を含める必要があります。

謝罪の電子メールは、顧客にリーダーシップを示す機会です。問題の解決策を提示することで、将来の組織への信頼を築くことができます。

• 許しを得る–それを期待しないでください

信頼は獲得され、競争の激しいデジタル環境では、しばしば苦労して獲得されます。 あなたはあなたの顧客があなたに間違いを許すことを期待することはできません、むしろあなたはあなたが稼ぐ必要があるものとして許しと将来の関係を見るべきです。

割引コードまたは無料のアイテムを提供することは、間違いを乗り越えたいと顧客に安心させる重要な動きです。 ただし、日和見主義に見えないこと、およびオファーがアイテムをアップセルしていないことが重要です。 たとえば、顧客が購入する必要がある送料無料は、適切なオファーではない場合があります。

• 対話を開いたままにする

小さな間違いについては、謝罪と贈り物で先に進むことができますが、顧客に真の問題を引き起こした重大な問題については、コミュニケーションの線を開いたままにしておく必要があります。 大きな問題の影響を受ける顧客が少数の場合、個人の連絡先番号を提供することで、組織への信頼を回復する重要な接点を提供できます。

ミスを犯した後は、顧客にフィードバックの機会を提供することも重要です。顧客に欲求不満を解消するための手段を提供し、顧客が耳を傾けていると感じられるようにすることで、ビジネスの失敗によって引き起こされた傷を癒すことができます。

• 強引にならないでください

謝罪メールで使用されている言葉は、顧客の間での不満を強めるための重要な方法です。 あなたの顧客の自律性が尊重され、あなたが関係に与えたどんな損害も額面通りに受け入れられるようにあなたの電子メールで要求をすることを避けてください。

「お詫びを受け入れてください」などのフレーズを使用することは、顧客やクライアントへの謝罪メールでは一般的ですが、信頼できる言葉はメールのトーンを悪くするため、避ける必要があります。 「お詫び申し上げます」とは、お客様に受け入れられることを期待せずに、組織側の要望を表したものです。

• メールを送信する適切な人を選択してください

最後に、組織内の適切な個人からの電子メールをサインオフすることは、電子メールの本文にあるものと同じくらい重要です。 マイナーな問題については、チームメンバーからのメールで問題ありません。これにより、ブランドへの信頼を築く、非公式で自虐的な口調のスペースが生まれる可能性があります。 顧客の間で重大な問題を引き起こした重大な間違いについては、CEOの個人の電子メールアドレスから送信された電子メールにより、問題の大きさを適切に認識することができます。

あらゆるシナリオに対応する4つのテンプレート

組織内で問題が発生する可能性のあるものはたくさんありますが、エラーの影響と影響を受ける個人の数という2つの変数に分類される可能性があります。 個人または顧客のグループのいずれかに、マイナーとメジャーの両方の間違いを謝罪するために使用できる4つの優れたテンプレートを次に示します。

1）個人のお客様への軽微な間違い

「こんにちは[お客様名はこちら]

おっと、めちゃくちゃ！

お気づきかもしれませんが、[ここで間違いを説明します]。 ご不便をおかけして申し訳ありません。これについては、セールスのボブのせいにします。

お詫びとして、【割引コード等】をご提供させていただきます。
またお会いできることを楽しみにしております。

[個人的なサインオフ]」

2）個人のお客様にとっての重大な間違い

「こんにちは[お客様名はこちら]

本日、[あなたの組織]を代表して[間違いの詳細はこちら]をお詫び申し上げます。 これがあなたを引き起こしたに違いないことを私たちは理解しています[ここであなたの間違いの影響を簡単に認めます]。

この問題は、[何が悪かったのかについての簡潔で正直な説明]が原因で発生したと考えられます。 とにかく、これは決して起こらないはずであり、私たちは将来この問題から学ぶでしょう。

ご不便をおかけして申し訳ございませんが、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

ご不明な点がある場合や、もっと改善できることがあると思われる場合は、遠慮なくご連絡ください[個人的な連絡先としては、こちらの連絡先番号が最適です]

ではごきげんよう、

[個人的な承認–理想的には、CEOまたは組織内の高レベルの誰か]

3）複数の顧客にとっての小さな間違い

「こんにちは[お客様名はこちら]

まあ、それは恥ずかしいです。

お気づきかもしれませんが、[ここで間違いを説明します]。 ご不便をおかけして申し訳ありません。この問題は修正されました。

ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げますとともに、【割引コード等】をお楽しみください。

またお会いできることを楽しみにしております。

[個人的なサインオフ]」

4）複数の顧客にとっての重大な間違い

「こんにちは[お客様名はこちら]

本日、[あなたの組織]を代表して[間違いの詳細はこちら]をお詫び申し上げます。 私たちはお客様に最高のサービスを提供するよう努めており、この機会にお客様を失望させます。

この問題は、[何が悪かったのかについての簡潔で正直な説明]が原因で発生しました。 とにかく、これは決して起こらないはずであり、私たちは将来この問題から学ぶでしょう。

申し訳ございませんが、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げますとともに、お客様に感謝申し上げます。 何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

ご不明な点がある場合、または改善できる点があると思われる場合は、遠慮なくご連絡ください。[メールアドレス、または影響を受けたお客様が少ない場合は電話番号]

ではごきげんよう、

[個人的な承認–理想的には、CEOまたは組織内の高レベルの誰か]

サインオフ

常に完璧な人は誰もいません。残念ながら、あなたのビジネスが失敗して顧客を混乱させることは避けられません。 あなたが今できることは、完璧な謝罪の電子メールを作成することによって、その不測の事態に備えることです。 ビジネスの失敗の利点は、顧客と対話する機会を提供することです。これらの理想的な謝罪メールテンプレートを通じて、顧客との強力な関係を構築します。

George J. Newtonは、 Write My Essay and Thesis WritingServiceのビジネス開発マネージャーです。 彼は結婚して10年になり、謝罪の芸術を完成させました。 彼はまた、アカデミックペーパーヘルプのために書いています。