说对不起：我们最好的道歉电子邮件模板和提示

承认你犯了一个错误可能很难，但是当涉及到客户互动时，承认你的错误并真诚地道歉很重要。 道歉电子邮件通常可以加强您与客户或客户的关系，因为它表明您可以为自己的行为负责，并且通过证明您和您的品牌关心客户福祉，您可以建立长期的忠诚度。

撰写完美的道歉电子邮件是修复与客户关系的第一步，正确处理很重要。 我们将看看理想的道歉电子邮件背后的一些指导原则，并提供一些模板，如果一切都出错，您可以放在口袋里。

完美道歉的八个技巧

“道歉电子邮件模板很棒，但如果没有个人风格，道歉就会失败。 Next Coursework 和 Brit Student 的电子邮件作者 Christina Thompson 说，根据客户和客户的需求调整模板并承认错误的严重性很重要。 以下是我们如何解决任何错误并向您的客户道歉的指导原则。

• 个人风格

无论您的错误只影响了一个人还是您的大部分客户，道歉电子邮件都必须带有个人风格，这样道歉才能让人感到真诚。 一个错误会让您的客户感到不被关心，而机器人道歉只会加强您与客户之间的距离。 始终以个性化的问候开始电子邮件，并从组织中的特定人员处签字。

• 承认你的失败

为我们的失败寻找借口是人类的一种冲动，但真诚的道歉必须包括承认出了什么问题。 1Day2Write 和 Write My X 的技术专家 Shelly Randall 说：“为电子邮件中的错误承担责任可以让您的客户放心，您正在从错误中吸取教训并继续前进。”不要把你的错误当真。”

• 准备好解释自己

一些小错误不需要任何进一步的解释，只要对您的客户的影响可以忽略不计，您甚至可以利用这是一个幽默的机会，正如您将在下面的模板中看到的那样 - 通过责怪天气或星座或“销售中的鲍勃”，您正在展示您的品牌特色并加强您与客户的关系。

然而，当您严重未能满足客户的期望时，他们会希望得到一个解释，说明如何允许这种情况发生。 这让客户放心，这个问题正在得到认真对待。

• 提供解决方案

客户和客户都明白错误是可能发生的——但如果企业没有从错误中吸取教训，他们就会发现不可原谅。 一封可靠的道歉电子邮件应该包括一个行动计划，以防止再次犯同样的错误。

道歉电子邮件是向您的客户展示领导力的机会 - 提出问题的解决方案将在您的组织中建立未来的信任。

• 获得宽恕——不要指望它

信任是赢得的，而在竞争激烈的数字环境中，信任往往来之不易。 你不能指望你的客户原谅你的错误，而应该将原谅和未来的关系视为你需要获得的东西。

提供折扣代码或免费商品是一项重要举措，可以让您的客户放心，您希望摆脱错误。 但是，重要的是，您不要显得投机取巧，并且任何报价都不会增加商品的销售量。 例如，要求客户购买的免费送货可能​​不是合适的优惠。

• 保持对话开放

对于小错误，道歉和礼物可以让您继续前进，但对于导致客户真正问题的重大问题，您需要保持沟通渠道畅通。 如果有少数客户受到重大问题的影响，提供个人联系电话可以提供恢复对您组织的信任的关键接触点。

在发生错误后为客户提供反馈的机会也很重要：给客户一个发泄不满的出口，并确保他们感到被倾听，可以治愈您的业务失误造成的伤口。

• 不要冲动

道歉电子邮件中使用的语言是一种重要的方式，您可以在客户中加强您的忏悔。 避免在您的电子邮件中提出要求，以便尊重客户的自主权，并且您对关系造成的任何损害都会被接受。

虽然使用诸如“请接受我们的道歉”之类的短语通常是给客户和客户的道歉电子邮件的标准，但应避免使用权威性语言，因为它为电子邮件设定了糟糕的基调。 “我们想道歉”表达了您的组织的愿望，但不强制要求您的客户收到它。

• 选择合适的人发送电子邮件

最后，从组织中的合适人员处签署电子邮件与电子邮件正文中的任何内容一样重要。 对于小问题，电子邮件来自团队成员是可以的，这可以为非正式的、自嘲的语气创造空间，从而建立对您品牌的信任。 对于在您的客户中造成严重问题的严重错误，来自 CEO 个人电子邮件地址的电子邮件将使问题的严重程度得到适当的承认。

适用于任何场景的四个模板

尽管组织中​​可能会出现许多问题，但它们可能会落在两个变量之间——错误的影响和受影响的人数。 这里有四个很棒的模板，您可以用来为个人或一组客户的小错误和大错误道歉。

1) 一个小错误，对于个人客户

“嗨 [这里的客户名称]

哎呀，我们搞砸了！

您可能已经注意到，我们[在此处描述错误]。 对于由此造成的任何不便，我们深表歉意——我们将把这件事归咎于销售部的鲍勃！

作为道歉，请让我们提供[例如折扣代码]。
我们希望很快再见到你，

[个人签字]”

2) 对个人客户的重大错误

“嗨 [这里的客户名称]

我今天写信给你，代表[你的组织]为[在此处详细说明错误]道歉。 我们知道这一定是导致您 [在此处简要承认您的错误的影响]。

我们认为这个问题的发生是由于[对错误的简要、诚实的描述]。 无论如何，这本不应该发生，我们将来会从这个问题中吸取教训。

虽然我们理解我们无法消除您所遭受的不便，但请接受 [报价] 以表达我们对发生这种情况的遗憾以及我们对您的持续习俗的感谢。

如果您有任何进一步的问题，或者认为我们可以做得更好，请随时与我们联系 [此处最好提供联系电话，以进行个人接触]

祝一切顺利，

[个人签字 - 理想情况下，首席执行官或组织内的高层人士]

3）一个小错误，对多个客户

“嗨 [这里的客户名称]

嗯，这很尴尬。

您可能已经注意到，我们[在此处描述错误]。 对于由此造成的任何不便，我们深表歉意——我们现在已经解决了这个问题。

向所有受此影响的客户道歉，请享受[例如折扣代码]。

我们希望很快再见到你，

[个人签字]”

4）一个重大错误，对多个客户

“嗨 [这里的客户名称]

我今天写信给你，代表[你的组织]为[在此处详细说明错误]道歉。 我们努力为我们的客户提供最好的服务，但这次我们让您失望了。

这个问题是由于[对错误的简短而诚实的描述]引起的。 无论如何，这本不应该发生，我们将来会从这个问题中吸取教训。

作为道歉，请接受 [报价]，以表达我们对发生这种情况的遗憾以及我们对您作为客户的感谢。 感谢您此时的耐心等待。

如果您有任何进一步的问题，或认为我们可以做得更好，请随时联系：[电子邮件地址或电话号码，如果只有少数客户受到影响]

祝一切顺利，

[个人签字 - 理想情况下，首席执行官或组织内的高层人士]

签收

没有人总是完美的，不幸的是，您的业务不可避免地会出现失误并让客户感到不安。 您现在可以做的是通过构建完美的道歉电子邮件来为这种可能性做好准备。 商业失误的好处在于，它提供了与客户互动的机会——通过这些理想的道歉电子邮件模板与您的客户建立牢固的关系。

George J. Newton 是Write My Essay and Thesis Writing Service的业务开发经理。 他结婚十年，自始至终都在完善道歉的艺术。 他还为学术论文帮助撰稿。