如何從頭到尾掌握內容管理

內容管理經常被營銷團隊忽視，這是可以理解的； 根本沒有足夠的時間或資源來致力於建立一個一致的流程，而且不受控制的時間越長，問題就越大。 感覺您的資產不斷堆積？ 找不到您去年發布的內容？ 忘記生產過程中的重要步驟？ 如果您對其中任何一個回答是肯定的，那麼您需要一個內容管理流程。 在這篇文章中，我們將澄清關於內容管理的一些誤解，以便您確切了解它是什麼以及為什麼需要這樣做。 我們還將提供步驟和資源，以便您開始構建自己的內容管理流程，您的整個團隊可以使用這些流程來規劃、創建和組織每個單獨的資產。 現在是讓自己擺脫管理不善且難以找到的內容資產的最佳時機，讓我們開始吧。

使用這些模板簡化內容管理

在我們進入好東西之前，請繼續下載您的免費內容管理包。 它包括我們將要討論的所有內容的模板——包括編輯工作流程、內容審核和文件夾結構。

我們所說的內容管理到底是什麼意思？

您想知道“內容管理”的真正含義嗎？ 快速瀏覽一下谷歌中的這個詞會發現很多不同的東西。 您可能會將內容管理視為兩個不同的事物： 誠然，這兩者是交織在一起的。 您可能需要使用 CMS（如 WordPress）來生成內容。 但是，我們將專注於內容管理實踐方面，或者您和您的團隊需要將一段內容放到世界上的任務。 因此，我們將使用這個工作定義：內容管理策略詳細說明您如何創建、開發、組織和管理您正在創建的內容。 這就是我們將在本指南中重點關注的內容。

內容管理需要哪些工具？

我們已經知道您需要 CMS 來幫助您管理內容，但您真正需要哪些其他工具？ 這裡有三個一起工作，為您的團隊提供內容管理所需的一切。

CMS 軟件

內容管理系統包含您在業務後端創建的內容。 它是一個允許多人創建、編輯和發佈內容的工具。 通常，它是您用來運行電子商務網站的平台，例如：

• WordPress
• 德魯巴
• Joomla
• 廣場空間
• Magento
• 蠟
• 網站核心
• Adobe 體驗管理器

內容管理平台（CMS 平台）

您還可以在 CMS 旁邊使用內容管理平台。 有很多選擇，尤其是在 WordPress 方面。 WordPress 在 CMS 市場擁有65.1% 的市場份額，其目錄中有超過55,000 個插件可用——包括幾個內容管理工具。 您應該選擇與您的 CMS 集成的內容管理應用程序來管理網站和數字營銷內容，例如：

• CoSchedule 營銷套件（與 WordPress 集成）
• 歡迎
• 過濾
• 分部總部

注意：您可能還會看到這些稱為“企業內容管理 (ECM) 系統”。 他們做同樣的工作，但只是針對更大的公司進行營銷。 您還可以將電子郵件存儲在其中。

數字資產管理軟件

很有可能，您製作的每一個數字內容都有多個資產。 例如，考慮一篇博客文章。 您可能有一個大綱、初稿和五個圖形來與內容一起使用。 數字資產管理軟件（例如下面列出的軟件）有助於跟踪每個單獨的內容。 您確切知道每個文件的位置：

• CoSchedule 的資產管理器
• 拜德
• 唱法

內容管理的正確技術堆棧使團隊能夠做什麼？

嗯，有很多東西，但我們只舉幾個例子。

無需 IT 即可發布和更新內容

如果有一件事會減慢您的內容製作速度，那就是等待批准。 當然，您可能需要在整個內容生命週期的關鍵階段獲得編輯的批准。 有了正確的內容管理技術堆棧，您就無需等待 IT 團隊批准。 您將能夠上傳內容、嵌入視頻並將東西存儲在一個容易找到的地方。 最終結果？ 內容創建者和內容管理者可以盡快完成他們的工作——留出額外的時間來開始製作另一件作品。

有效組織所有類型的內容

用於管理內容的強大技術堆棧意味著您可以組織您正在創建的每種類型的內容。 不再是“我把上週工作的信息圖放在哪裡了？” 需要。

跟踪內容更改並管理版本控制

內容創建過程並不像“創建和發布”那麼簡單。 很有可能，您的團隊中有需要校對內容的編輯。 您可能還有幾個人同時處理一個內容。 擁有內容管理流程意味著您的團隊不會感到困惑。 無論您擁有多少文件，他們都會知道他們應該使用哪個版本。

易於訪問的內容

你有多少次有人問他們在哪裡可以找到東西？ 花時間挖掘文檔和文件是不明智的。 這是一個巨大的時間。 定義的內容管理流程解釋了人們應該如何在您的資產管理軟件中找到內容。 這樣，任何需要的人都可以輕鬆訪問任何內容。

如何開發內容管理流程

出售有助於您的團隊管理內容的書面流程的價值？ 它不僅可以幫助您更快地行動，而且是一種競爭優勢——只有42% 的營銷人員制定了將其內容作為業務資產進行管理的書面策略。 大約63% 的人說這是因為缺乏流程。 我們是來解決這個問題的。 這是一個分步指南，您可以使用它來為您正在創建的每種類型的內容開發內容管理流程，從開始到結束。

1. 確定要管理的內容類型

在我們深入研究任何高級內容管理步驟之前，請花一些時間考慮您正在製作的內容類型。 這將對您需要的軟件產生多米諾骨牌效應。 讓我們把它付諸實踐，假設您正在製作這個多媒體內容：

• 視頻
• 音頻播客錄音
• 圖形
• 電子郵件副本
• 基於文本的博客文章

在這種情況下，您需要一個強大的內容管理解決方案的工具包。 這可能包括企業級 CMS 和具有足夠存儲空間來保存高質量視頻的數字資產管理軟件。 但是，如果您只製作較小的內容，例如基於文本的博客文章，您可能不需要一個包含所有花里胡哨的 CMS 平台。

2. 組裝你的內容管理工具棧

說到您需要的軟件，現在是時候整合您的工具堆棧了。 快速提醒一下，以下是您需要投資的三件事：

1. CMS 軟件（例如 WordPress）
2. 內容管理平台（例如 Kapost）
3. 數字資產管理軟件（例如 CoSchedule）

來源：內容營銷套件 在此階段，請考慮可能需要使用它們的其他團隊。 您的內容營銷部門並不是唯一需要使用這些平台的團隊。 其他部門也在創建內容——即使它不是你要推向公眾的內容。 您的銷售團隊可能需要找到內容來回答潛在客戶的問題； 您的品牌團隊中的人員將希望創建一個品牌消息傳遞框架，供每個新手閱讀。 向每個部門的負責人提出每種工具的對話。 弄清楚他們如何管理內容以及他們遇到的問題。 例如，您可能會發現您的博客團隊在管理外部作者提交的博客文章方面存在問題。 如果您可以將每個工具定位為幫助整個公司的投資，而不僅僅是您的營銷團隊，那麼獲得支持會更容易。

3.設置清除文件夾結構

為內容管理準備好強大的工具包後，就該制定一些基本規則了。 您多久被動地翻閱計算機中的多個文件夾，試圖找到您的同事保存在某處的文件？ 它經常發生——在最壞的情況下，可能會導致內容丟失。 這就是為什麼您需要在資產管理工具中設置清晰的文件和文件夾結構。 它們是以下方面的指導方針：

• 您將擁有哪些文件夾。
• 何時創建新文件夾與使用現有文件夾。
• 應該在其他文件夾中創建哪些文件夾。

使困惑？ 不用擔心; 它並不像聽起來那麼複雜。 以下是在實踐中可能的樣子：

• 文件夾：博客文章
  • 文件夾：2021
    • 文件夾：如何撰寫博客文章
      • 文件：博文草稿
      • 文件：編輯反饋
      • 文件：支持圖片

通過此步驟，目標是設置您的資產管理軟件，以便團隊中的任何人都可以輕鬆找到他們正在尋找的內容。 這將大大減少他們花費在搜索東西上的時間——尤其是如果另一個團隊成員已經創建或存儲了他們需要的文件。

4. 建立清晰的文件命名約定

一旦我們確定了文件夾結構，就開始考慮為每個文件命名的名稱。 讓我們面對現實吧：我們都遇到過這樣的情況：您試圖查找博客文章的最新版本，卻只看到三個單獨的文件，每個文件的末尾都帶有“FINAL”。 但是有更好的方法。 我們可以稱之為文件命名約定：它基本上是您為內容團隊中的每個人應該如何存儲他們的文件而創建的規則。 然後，每個人在您的資產管理軟件中保存一段內容時都會使用相同的格式。 文件命名約定也可以幫助您輕鬆搜索某些內容。 通過資產管理系統中所有內容的一致命名，您可以鍵入準確的文件名，而無需猜測 10 種不同的組合。 這些格式化規則是什麼樣的？ 這裡有些例子：

• 您的空間是什麼樣的（例如“final-blog-post”或“FinalBlogPost”）。
• 是否在文件名中包含內容類型（例如“image-blogging-statistics”）。
• 如何命名某事的最終版本（例如在未批准的文件中添加“草稿”並在簽署後將其重命名為“最終”）。
• 如果您在文件名中包含日期或部門（例如名為“2021-blogging-team”的文件夾）。

無論您使用何種命名約定，請確保團隊中的每個人在上傳文件或創建文件夾時都遵守這些約定。 只有名稱格式一致，您才能找到您要查找的資產！

5.創建一個清晰的標籤結構

想讓內容管理更容易嗎？ 保存文件時，創建標記系統。 它比正確命名更上一層樓，意味著您可以在該特定標籤下查看整個庫中的所有文檔。 這意味著您可以：

• 在進行內容審核時查看所有標記為“博客文章”的文件。
• 瀏覽標記為“電子郵件”的文件以查看您的電子郵件團隊創建的文件夾。
• 查看標記為“需要審查”的文件並一次性批准所有文件。
• 過濾標籤“非營利”以查看您為您支持的非營利組織製作的資產。

大多數資產管理工具（包括 CoSchedule）都可以為您創建這些標籤。 您甚至可以對它們進行顏色編碼以使您的標籤具有視覺吸引力： 請記住，就像我們到目前為止提到的其他命名約定一樣，您的標籤必須是一致的。 如果您團隊中的每個人都忘記標記文件或文件夾，這將無效。

6. 為構建其他相關元數據設置指南

說到一致性，您的內容庫中還有其他需要遵循相同結構的數據片段。 在整個團隊中保持此元數據的一致性使事情更容易找到。 這樣，當您管理由不同人提交的大量內容時，他們就知道要遵循哪些約定。

7. 建立版本控制指南

內容是一個協作過程。 您可能有不同的人在處理您的 CMS 或資產管理系統中的文件，包括作家、編輯、攝像師和社交媒體經理。 如果您在每次有人更新資產時都將“最終”添加到資產的末尾，那麼您可能會留下四篇“最終”博客文章。 你怎麼知道哪個是真正的最終文件； 你可以發布的那個？ 答案在於版本控制規則。 它告訴創​​建內容的每個人應該如何顯示特定資產的狀態。 同樣，您應該使用的格式沒有規則。 那可能是：

• 在每個文件的末尾添加“V + 版本號”（例如“video-v3”）。
• 內容創建過程中的階段（例如“podcast-raw-recording”）。
• 將文件名標記為最後編輯它的人（例如“video-john-edits”）。

請記住：在管理內容時，您希望盡可能輕鬆地找到您要查找的內容。 版本控制指南有助於做到這一點——同時還可以防止您的團隊對他們應該使用哪個版本感到困惑。

8. 為內容創建構建工作流程

在創建新內容時，您是否安然無恙？ 也許您有時會為每個視頻創建自定義縮略圖或發送 HARO 查詢以獲取博客文章——前提是您還記得。 只有當您記得做某事時，工作流程才會阻止您做某事。 這是您在創建每種類型的內容時將採取的步驟列表，可確保每個部分都是一致的——無論是哪個團隊成員創建的。 以下是視頻製作的工作流程。 它列出了創建最終內容所需的各個子任務，顯示了誰將負責它，以及它的到期時間。 當一些任務等待被檢查時，整個任務被標記為“進行中” 。 一個好的內容管理平台使這一步比看起來更容易。 例如，在 CoSchedule 中，您可以為每條內容創建工作流並將它們保存為任務模板。 您只需創建每個工作流程一次。 每當您創建新內容時，只需複制模板即可。 事實是：您在內容管理方面的成功都歸結為出色的組織——我們發現這使營銷人員報告成功的可能性增加了 397% 。 清晰的內容工作流程讓您在公園散步。

9. 制定明確的治理指南

當您擁有多個營銷團隊時，很容易在翻譯中迷失方向； 每個人同時處理多個內容。 內容治理解決了這個問題。 最後一刻的 Slack 消息，人們說“等等……那是我的工作？” 沒有了。 作為內容管理流程的一部分，您需要圍繞以下問題制定明確的指導方針：

• 編輯或 SEO 團隊是否負責更新內容？
• 銷售或支持團隊是否會為內容提供報價，還是作家的工作是採訪人？
• 誰負責在博客文章中添加圖片：作者還是您的圖形團隊？
• 哪些編輯負責管理來賓帖子的投稿？
• 作者、編輯或部門負責人是否在每個頻道上發布新內容？

擁有明確的治理指南的好處是您的工作流程可以正常工作——尤其是在您複製任務模板的情況下。 此外，任何新的團隊成員都會很快熟悉他們需要做的事情，包括他們在製作內容時需要與誰一起工作。 一旦你記錄了這個，你就會知道誰可以訪問你的內容管理工具。 這會阻止每個人在不需要時獲得對您的發布平台的管理訪問權限。 讓我們面對現實吧，當員工離開時，管理起來可能是一場噩夢。

10. 創建審核內容的流程

作為負責內容管理的人，您有一個重要問題需要回答：您製作的內容表現如何？ 您創建了內容策略來實現業務目標。 現在，是時候看看你在這個目標上取得了多少進展，並弄清楚什麼是有效的，什麼是無效的。 內容審核可幫助您找出答案。 一方面，您將創建一個在特定時間範圍內創建的每個資產的列表。 您的審核頻率取決於您製作的內容量。 如果您是一個小而鬥志旺盛的團隊，每個月只發布四篇內容，您可能希望每年進行一次審核。 如果您是一個更大的團隊，在您的圖書館中有更多內容，那麼每季度進行一次審計將有助於讓事情更加集中。 列出這些資產後，您需要將每個資產映射到性能數據。 您將開始看到哪些出色的資產對您的內容目標產生了最大的影響，哪些沒有取得您希望的進展。 將該數據反饋給您的內容策略師，他們會將這些見解轉化為建議。 最終結果：一個不斷更新的策略，不斷削減無效的事情並專注於那些有效的事情。

11. 教育你的團隊成員

恭喜！ 您已經制定了一個內容管理流程，這將使管理內容變得輕而易舉，但前提是您的團隊實際上遵循了您制定的指導方針和工作流程。 製作一個簡單的文檔來解釋內容應該如何：

• 已創建
• 已存儲
• 已標記
• 管理

....在該內容的整個生命週期內，並與您的團隊分享。 除非每個人都參與進來，否則我們在這里分享的大多數技術都不會起作用，因此請確保您的內容團隊中的每個人都知道如何做每件事，無論是命名文件還是知道他們負責什麼。 這樣一來，您的辛勤工作就不會白費，內容管理變得容易 10 倍。

控制您的內容庫

毫無疑問，記錄在案的內容管理流程可以幫助您快速找到所需內容，但只有在您的整個團隊都參與的情況下才有效。 創建一個文檔，解釋您已完成的每條指南——包括文件命名約定、內容創建工作流程和版本控制規則。 然後，下次有人要求您在您的圖書館中查找某些內容時，您將確切地知道在哪裡查找。