كيفية إتقان إدارة المحتوى من البداية إلى النهاية

غالبًا ما يتم تجاهل إدارة المحتوى من قبل فرق التسويق ، وهذا أمر مفهوم ؛ ببساطة ، ليس هناك ما يكفي من الوقت أو الموارد لتكريسها لبناء عملية متسقة ، وكلما طال أمدها دون رادع ، زادت المشكلة. هل تشعر أن أصولك تتراكم؟ غير قادر على العثور على أجزاء من المحتوى الذي نشرته العام الماضي؟ هل تفقد مسار الخطوات المهمة في عملية الإنتاج؟ إذا أجبت بنعم على أي من هؤلاء ، فأنت بحاجة إلى عملية إدارة المحتوى. سنقوم في هذا المنشور بتوضيح بعض المفاهيم الخاطئة حول إدارة المحتوى حتى تعرف ما هي بالضبط ولماذا تحتاج إلى القيام بذلك. سنوفر أيضًا الخطوات والموارد حتى تتمكن من البدء في بناء عملية إدارة المحتوى الخاصة بك والتي يمكن لفريقك بأكمله استخدامها لتخطيط وإنشاء وتنظيم كل أصل فردي. ليس هناك وقت أفضل للخروج من كومة أصول المحتوى التي تتم إدارتها بشكل سيء ويصعب العثور عليها أكثر من الوقت الحالي ، لذا فلنبدأ.

اجعل إدارة المحتوى سهلة باستخدام هذه القوالب

قبل أن ندخل في الأمور الجيدة ، امض قدمًا وقم بتنزيل حزمة إدارة المحتوى المجانية الخاصة بك. يتضمن قوالب لكل شيء نحن بصدد مناقشته - بما في ذلك تدفقات العمل التحريرية وتدقيق المحتوى وهياكل المجلدات.

ماذا نعني بالضبط بإدارة المحتوى؟

هل تتساءل عما تعنيه "إدارة المحتوى" في الواقع؟ يُظهر الفحص السريع للمصطلح في Google الكثير من الأشياء المختلفة. قد ترى إدارة المحتوى مذكورة على أنها شيئين مختلفين: منحت ، الاثنان متشابكان ؛ قد تحتاج إلى استخدام CMS ، مثل WordPress ، لإنتاج المحتوى. ومع ذلك ، سنركز على جانب ممارسة إدارة المحتوى ، أو المهام التي تحتاجها أنت وفريقك لوضع جزء من المحتوى في العالم. على هذا النحو ، سنستخدم هذا التعريف العملي: توضح استراتيجية إدارة المحتوى كيفية إنشاء المحتوى الذي تقوم بإنشائه وتطويره وتنظيمه وإدارته. هذا ما سنركز عليه في هذا الدليل.

ما هي الأدوات التي تحتاجها لإدارة المحتوى؟

نحن نعلم بالفعل أنك ستحتاج إلى CMS لمساعدتك في إدارة المحتوى ، ولكن ما هي الأدوات الأخرى التي تحتاجها حقًا؟ فيما يلي ثلاثة منها تعمل معًا لتزويد فريقك بكل ما تحتاجه لإدارة المحتوى.

برامج CMS

يضم نظام إدارة المحتوى المحتوى الذي تقوم بإنشائه في الواجهة الخلفية لعملك. إنها أداة تتيح للعديد من الأشخاص إنشاء المحتوى وتحريره ونشره. عادة ، هو النظام الأساسي الذي تستخدمه لتشغيل موقع التجارة الإلكترونية الخاص بك ، مثل:

• ووردبريس
• دروبال
• جملة
• سكوير سبيس
• ماجنتو
• Wix
• سيتكور
• مدير تجربة Adobe

منصات إدارة المحتوى (منصات CMS)

يمكنك أيضًا استخدام نظام أساسي لإدارة المحتوى جنبًا إلى جنب مع نظام إدارة المحتوى الخاص بك. هناك الكثير من الخيارات ، خاصة عندما يتعلق الأمر بـ WordPress. يمتلك WordPress حصة سوقية تبلغ 65.1٪ في سوق CMS ، وأكثر من 55000 مكون إضافي متوفر في دليلهم - بما في ذلك العديد من أدوات إدارة المحتوى. يجب عليك اختيار تطبيق إدارة المحتوى الذي يتكامل مع نظام إدارة المحتوى الخاص بك لإدارة موقع الويب ومحتوى التسويق الرقمي ، مثل:

• CoSchedule Marketing Suite (الذي يتكامل مع WordPress )
• أهلا وسهلا
• ترشح
• DivvyHQ

ملاحظة: قد ترى أيضًا ما يسمى "نظام إدارة محتوى المؤسسة (ECM)". إنهم يقومون بنفس الوظيفة ، لكن يتم تسويقهم فقط تجاه الشركات الأكبر. يمكنك أيضًا تخزين رسائل البريد الإلكتروني داخل واحدة.

برنامج إدارة الأصول الرقمية

من المحتمل أن يكون لكل جزء من المحتوى الرقمي الذي تقوم بإنتاجه أصولًا متعددة. فكر في منشور مدونة ، على سبيل المثال. قد يكون لديك مخطط تفصيلي ومسودة أولى وخمس رسومات لتتماشى مع المحتوى. يساعد برنامج إدارة الأصول الرقمية ، مثل تلك المدرجة أدناه ، في تتبع كل جزء من المحتوى على حدة. أنت تعرف بالضبط مكان كل ملف:

• منظم أصول CoSchedule
• بايندر
• كانتو

ما الذي يمكّن كومة التقنية المناسبة لإدارة المحتوى الفرق من القيام به؟

حسنًا ، هناك الكثير من الأشياء ، لكننا سنذكر القليل منها.

نشر وتحديث المحتوى دون الحاجة إلى تكنولوجيا المعلومات

إذا كان هناك شيء واحد يؤدي إلى إبطاء إنتاج المحتوى الخاص بك ، فهو ينتظر الموافقة. منحت ، قد تحتاج إلى موافقة من المحررين في المراحل الرئيسية طوال دورة حياة المحتوى. مع وجود مجموعة تقنيات إدارة المحتوى المناسبة ، يمكنك التخلص من الحاجة إلى انتظار الموافقة من فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. ستتمكن من تحميل المحتوى وتضمين مقاطع الفيديو وتخزين الأشياء في مكان يسهل العثور عليه. النتيجة النهائية؟ يمكن لمنشئي المحتوى ومديري المحتوى إنجاز مهامهم في أسرع وقت ممكن - مما يترك وقتًا إضافيًا لبدء إنتاج قطعة أخرى.

تنظيم جميع أنواع المحتوى بشكل فعال

يعني وجود مكدس تقني قوي لإدارة المحتوى الخاص بك أنه يمكنك تنظيم كل نوع من أنواع المحتوى الذي تقوم بإنشائه. لا مزيد من السؤال "أين وضعت مخطط المعلومات البياني الذي عملت عليه الأسبوع الماضي؟" بحاجة.

تتبع التغييرات على المحتوى وإدارة التحكم في الإصدار

إن عملية إنشاء المحتوى ليست بسيطة مثل "الإنشاء والنشر". هناك احتمالات ، لديك محررون في فريقك يحتاجون إلى تدقيق المحتوى. قد يكون لديك أيضًا عدة أشخاص يعملون على جزء من المحتوى في وقت واحد. إن وجود عملية لإدارة المحتوى يعني أن فريقك لن يشعر بالارتباك. سيعرفون الإصدار الذي يجب أن يعملوا عليه - بغض النظر عن عدد الملفات التي لديك.

محتوى يسهل الوصول إليه

كم مرة طلبت من شخص ما أن يسأل أين يمكنه العثور على شيء ما؟ ليس من المعقول أن تقضي وقتك في البحث في المستندات والملفات. إنه وقت ممتع للغاية. توضح عملية إدارة المحتوى المحددة كيف يجب على الأشخاص العثور على المحتوى داخل برنامج إدارة الأصول الخاص بك. بهذه الطريقة ، أي جزء من المحتوى يمكن الوصول إليه بسهولة لأي شخص يحتاج إليه.

كيفية تطوير عملية إدارة المحتوى

هل تم البيع على قيمة وجود عملية مكتوبة تساعد فريقك على إدارة المحتوى؟ فهي لا تساعدك على التحرك بشكل أسرع فحسب ، بل إنها ميزة تنافسية - فقط 42٪ من المسوقين لديهم إستراتيجية موثقة لإدارة محتواهم كأصل عمل. يقول حوالي 63٪ منهم أن السبب في ذلك هو الافتقار إلى العملية. نحن هنا لحل هذه المشكلة. فيما يلي دليل تفصيلي يمكنك استخدامه لتطوير عملية إدارة المحتوى لكل نوع من أنواع المحتوى الذي تقوم بإنشائه ، من البداية إلى النهاية.

1. تحديد أنواع المحتوى التي تريد إدارتها

قبل التعمق في أي من خطوات إدارة المحتوى المتقدمة ، خصص بعض الوقت للتفكير في أنواع المحتوى الذي تقوم بإنتاجه. سيكون لهذا تأثير الدومينو على البرنامج الذي ستحتاج إليه. دعنا نضع ذلك موضع التنفيذ ونفترض أنك تنتج محتوى الوسائط المتعددة هذا:

• أشرطة فيديو
• تسجيلات البودكاست الصوتية
• الرسومات
• نسخة البريد الإلكتروني
• منشورات مدونة تستند إلى النص

في هذه الحالة ، ستحتاج إلى مجموعة أدوات من حلول إدارة المحتوى القوية. قد يتضمن ذلك نظام إدارة المحتوى على مستوى المؤسسة وبرنامج إدارة الأصول الرقمية مع مساحة تخزين كافية لعقد مقاطع فيديو عالية الجودة. ومع ذلك ، إذا كنت تقوم فقط بإنتاج أجزاء أصغر من المحتوى ، مثل منشورات المدونات النصية ، فمن المحتمل أنك لن تحتاج إلى نظام أساسي CMS به كل الأجراس والصفارات.

2. تجميع حزمة أدوات إدارة المحتوى

بالحديث عن البرنامج الذي تحتاجه ، حان الوقت الآن لتجميع مجموعة الأدوات الخاصة بك. كتذكير سريع ، إليك الأشياء الثلاثة التي ستحتاج إلى الاستثمار فيها:

1. برنامج CMS (مثل WordPress)
2. منصة إدارة المحتوى (مثل Kapost)
3. برنامج إدارة الأصول الرقمية (مثل CoSchedule)

المصدر: Content Marketing Suite خلال هذه المرحلة ، فكر في الفرق الأخرى التي قد تحتاج إلى استخدامها. قسم تسويق المحتوى الخاص بك ليس الفريق الوحيد الذي سيحتاج إلى استخدام هذه المنصات. تقوم الأقسام الأخرى بإنشاء المحتوى أيضًا - حتى لو لم يكن المحتوى الذي تدفعه للجمهور. قد يحتاج فريق المبيعات الخاص بك إلى العثور على محتوى للإجابة على سؤال العميل المحتمل ؛ سيرغب الأشخاص في فريق العلامة التجارية الخاص بك في إنشاء إطار عمل لمراسلة العلامة التجارية لكل مبتدئ جديد لقراءته. اعرض محادثة كل أداة على رؤساء كل قسم. اكتشف كيف يديرون المحتوى بالفعل والمشكلات التي يواجهونها معه. على سبيل المثال ، قد تجد أن فريق المدونات لديك لديه مشاكل في إدارة منشورات المدونة المرسلة من قبل كتّاب خارجيين. إذا كان بإمكانك وضع كل أداة كاستثمار لمساعدة الشركة بأكملها - على عكس فريق التسويق الخاص بك فقط - فسيكون من الأسهل الحصول على اشتراك.

3. قم بتعيين مسح هياكل مجلد الملفات

بمجرد حصولك على مجموعة أدوات قوية لإدارة المحتوى ، فقد حان الوقت لوضع بعض القواعد الأساسية. كم مرة تقوم بالبحث بشكل عدواني - سلبي في عدة مجلدات في جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، في محاولة للعثور على ملف حفظه زميلك في العمل في مكان ما؟ يحدث هذا كثيرًا - وفي أسوأ الأحوال ، قد يتسبب في فقد المحتوى. لهذا السبب سترغب في تعيين هياكل ملفات ومجلدات واضحة داخل أداة إدارة الأصول الخاصة بك. إنها إرشادات لـ:

• المجلدات التي لديك.
• متى يتم إنشاء مجلد جديد مقابل استخدام مجلد موجود.
• ما هي المجلدات التي يجب إنشاؤها داخل مجلدات أخرى.

خجول؟ لا تقلق؛ إنه ليس معقدًا كما قد يبدو. إليك ما قد يبدو عليه ذلك في الممارسة:

• المجلد: مشاركات المدونة
  • المجلد: 2021
    • المجلد: كيفية كتابة منشور مدونة
      • ملف: مسودة منشور مدونة
      • ملف: ملاحظات المحرر
      • ملف: الصورة الداعمة

من خلال هذه الخطوة ، يتمثل الهدف في إعداد برنامج إدارة الأصول الخاص بك ، بحيث يمكن لأي شخص في فريقك العثور بسهولة على المحتوى الذي يبحثون عنه. سيؤدي ذلك إلى تقليل الوقت الذي يقضونه في البحث عن الأشياء بشكل كبير - خاصةً إذا قام عضو آخر في الفريق بإنشاء أو تخزين الملف الذي يحتاجون إليه.

4. إنشاء اصطلاحات تسمية الملفات الواضحة

بمجرد الانتهاء من وضع بنية المجلد ، ابدأ في التفكير في الأسماء التي ستعطيها لكل ملف. دعنا نواجه الأمر: لقد مررنا جميعًا بالموقف الذي تحاول فيه العثور على أحدث إصدار من منشور مدونة ، فقط لرؤية ثلاثة ملفات فردية ، كل منها مع "نهائي" في النهاية. لكن هناك طريقة أفضل. يمكننا أن نطلق على هذا اصطلاحًا لتسمية الملفات : إنها في الأساس القاعدة التي تنشئها لكيفية تخزين كل فرد في فريق المحتوى لملفاته. سيستخدم الجميع بعد ذلك التنسيق نفسه عندما يقومون بحفظ جزء من المحتوى داخل برنامج إدارة الأصول الخاص بك. تساعدك اصطلاحات تسمية الملفات على البحث بسهولة عن شيء ما أيضًا. من خلال التسمية المتسقة عبر كل شيء في نظام إدارة الأصول الخاص بك ، يمكنك كتابة اسم الملف الدقيق دون الحاجة إلى تخمين 10 مجموعات مختلفة. كيف تبدو قواعد التنسيق هذه؟ وهنا بعض الأمثلة:

• كيف تبدو المساحات الخاصة بك (مثل "post-blog-post" أو "FinalBlogPost").
• ما إذا كان سيتم تضمين نوع المحتوى في اسم الملف (مثل "image-blogging-Statistics").
• كيفية تسمية الإصدار النهائي لشيء ما (مثل إضافة "مسودة" إلى المستندات غير المعتمدة وإعادة تسميتها إلى "نهائي" عند التوقيع عليها).
• إذا كنت تقوم بتضمين التواريخ أو الأقسام في اسم الملف (مثل مجلد باسم "2021-blogging-team").

بغض النظر عن اصطلاحات التسمية لديك ، تأكد من التزام كل فرد في فريقك بها عند تحميل الملفات أو إنشاء المجلدات. لا يمكنك العثور على الأصل الذي تبحث عنه إلا إذا كانت تنسيقات الاسم متسقة!

5. إنشاء هيكل واضح لوضع العلامات

هل تريد جعل إدارة المحتوى أسهل؟ عند حفظ الملفات ، قم بإنشاء نظام وضع علامات. يذهب خطوة فوق التسمية الصحيحة ويعني أنه يمكنك رؤية جميع المستندات في مكتبتك بأكملها تحت تلك العلامة المحددة. هذا يعني أنه يمكنك:

• شاهد جميع الملفات التي تم وضع علامة عليها "مشاركات المدونة" عند إجراء تدقيق المحتوى.
• تصفح الملفات التي تحمل علامة "بريد إلكتروني" لرؤية المجلدات التي أنشأها فريق البريد الإلكتروني الخاص بك.
• شاهد الملفات التي تم وضع علامة عليها على أنها "تحتاج إلى مراجعة" واعتمادها جميعًا دفعة واحدة.
• قم بتصفية العلامة "غير ربحية" لمعرفة الأصول التي أنشأتها لمؤسسة غير ربحية تدعمها.

يمكن لمعظم أدوات إدارة الأصول - بما في ذلك CoSchedule - إنشاء هذه العلامات لك. يمكنك أيضًا ترميزها بالألوان لجعل علاماتك جذابة بصريًا: فقط تذكر أنه ، تمامًا مثل اصطلاحات التسمية الأخرى التي ذكرناها حتى الآن ، يجب أن تكون علاماتك متسقة. لن يكون الأمر فعالاً إذا نسي كل فرد في فريقك وضع علامة على الملفات أو المجلدات.

6. وضع مبادئ توجيهية لهيكلة البيانات الوصفية الأخرى ذات الصلة

عند الحديث عن التناسق ، سيكون لديك مقتطفات أخرى من البيانات داخل مكتبة المحتوى الخاصة بك والتي تحتاج إلى اتباع نفس البنية. إن الحفاظ على اتساق هذه البيانات الوصفية عبر فريقك بأكمله يجعل العثور على الأشياء أسهل. بهذه الطريقة ، عندما تدير كميات كبيرة من المحتوى المُرسَل بواسطة أشخاص مختلفين ، فإنهم يعرفون ما هي الاصطلاحات التي يجب اتباعها.

7. وضع إرشادات للتحكم في الإصدار

المحتوى هو عملية تعاونية. من المحتمل أن يكون لديك أشخاص مختلفون يعملون على الملفات داخل نظام إدارة المحتوى أو نظام إدارة الأصول - بما في ذلك الكتاب والمحررين ومصوري الفيديو ومديري الوسائط الاجتماعية . إذا كنت تضيف "نهائي" إلى نهاية أحد الأصول في كل مرة يقوم فيها شخص ما بتحديثه ، فقد يتبقى لك أربع مشاركات مدونة "نهائية". كيف تعرف ما هو الملف النهائي الحقيقي ؛ الذي يمكنك نشره؟ تكمن الإجابة في قواعد التحكم في الإصدار. إنه يخبر كل شخص ينشئ محتوى كيف يجب أن يُظهر حالة أصل معين. مرة أخرى ، لا توجد قاعدة للتنسيق الذي يجب عليك استخدامه. التي قد تكون:

• إضافة "V + رقم الإصدار" في نهاية كل ملف (مثل "video-v3").
• المرحلة في عملية إنشاء المحتوى (على سبيل المثال ، "تسجيل بودكاست خام").
• تسمية اسم الملف بالشخص الذي قام بتعديله آخر مرة (على سبيل المثال ، "video-john-edits").

تذكر: عند إدارة المحتوى ، تريد أن تجعل العثور على الشيء الذي تبحث عنه أمرًا سهلاً قدر الإمكان. تساعد الإرشادات الخاصة بالتحكم في الإصدار في القيام بذلك - بينما تمنع أيضًا إرباك فريقك بشأن الإصدار الذي يجب عليهم استخدامه.

8. بناء سير العمل لإنشاء المحتوى

هل تطير بالقرب من مقعد بنطالك عند إنشاء محتوى جديد؟ ربما تقوم أحيانًا بإنشاء صورة مصغرة مخصصة لكل مقطع فيديو أو إرسال استعلام HARO لمنشور مدونة - فقط إذا كنت تتذكر. يمنعك سير العمل من القيام بالأشياء فقط إذا كنت تتذكر القيام بذلك. إنها قائمة بالخطوات التي ستتخذها عند إنشاء كل نوع من أنواع المحتوى ، والتي تتأكد من تناسق كل قطعة - بغض النظر عن عضو الفريق الذي قام بإنشائها. إليك ما قد يبدو عليه سير العمل لإنتاج الفيديو. يسرد المهام الفرعية الفردية اللازمة لإنشاء الجزء الأخير من المحتوى ، ويوضح من سيتحمل المسؤولية عنه ، ومتى يحين موعده. تتم تسمية المهمة الإجمالية بأنها "قيد التقدم" عندما تنتظر بعض المهام إلغاء تحديدها. النظام الأساسي الجيد لإدارة المحتوى يجعل هذه الخطوة أسهل مما تبدو عليه. في CoSchedule ، على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مهام سير عمل لكل جزء من المحتوى وحفظها كقالب مهمة. سيكون عليك فقط إنشاء كل سير عمل مرة واحدة. ما عليك سوى نسخ القالب كلما قمت بإنشاء جزء جديد من المحتوى. الحقيقة هي أن نجاحك في إدارة المحتوى يتلخص في مؤسسة رائعة - وهو أمر وجدنا أنه يجعل المسوقين 397٪ أكثر عرضة للإبلاغ عن النجاح. تدفقات سير عمل المحتوى الواضحة تجعل ذلك نزهة في الحديقة.

9. وضع مبادئ توجيهية واضحة للحوكمة

من السهل أن تضيع الأشياء في الترجمة عندما يكون لديك العديد من فرق التسويق ؛ كل منها يعمل على أجزاء متعددة من المحتوى في وقت واحد. حوكمة المحتوى تحل هذه المشكلة. رسائل Slack في اللحظة الأخيرة حيث يقول الناس "انتظر ... كانت هذه وظيفتي؟" لا أكثر. كجزء من عملية إدارة المحتوى ، ستحتاج إلى وضع إرشادات واضحة حول أسئلة مثل:

• هل المحررين أو فرق تحسين محركات البحث مسؤولة عن تحديث المحتوى؟
• هل تساهم فرق المبيعات أو الدعم باقتباسات في المحتوى ، أم أن وظيفة الكاتب هي مقابلة الأشخاص؟
• من المسؤول عن إضافة الصور إلى منشورات المدونة: الكتاب أم فريق الرسومات الخاص بك؟
• من هم المحررين المسؤولين عن إدارة مساهمات منشورات الضيف ؟
• هل يقوم الكاتب أو المحرر أو رئيس القسم بنشر محتوى جديد على كل قناة؟

تتمثل فائدة وجود إرشادات حوكمة واضحة في أن مهام سير العمل تؤدي وظيفتها بشكل صحيح - خاصةً إذا كنت تقوم بتكرار قوالب المهام. بالإضافة إلى ذلك ، يتم تعريف أي أعضاء جدد بالفريق سريعًا بما يحتاجون إلى القيام به ، بما في ذلك الأشخاص الذين سيحتاجون إلى العمل معهم عند إنتاج المحتوى. بمجرد أن يتم توثيق هذا ، ستعرف من الذي يمنح الوصول إلى أدوات إدارة المحتوى الخاصة بك. هذا يمنع الجميع من الوصول الإداري إلى النظام الأساسي للنشر الخاص بك إذا لم يكونوا بحاجة إليه. والذي ، دعنا نواجه الأمر ، يمكن أن يكون كابوسًا يجب إدارته عندما يغادر الموظفون.

10. إنشاء عملية لمراجعة المحتوى

بصفتك الشخص المسؤول عن إدارة المحتوى ، لديك سؤال واحد مهم يجب الإجابة عليه: ما مدى جودة أداء المحتوى الذي تنتجه؟ لقد أنشأت استراتيجية المحتوى الخاصة بك لتحقيق هدف العمل. الآن ، حان الوقت لمعرفة مدى التقدم الذي أحرزته في هذا الهدف ومعرفة ما هو - وما الذي لا يعمل -. يساعدك تدقيق المحتوى في معرفة الإجابات. في إحداها ، ستنشئ قائمة بكل أصل قمت بإنشائه خلال فترة زمنية محددة. يعتمد تكرار عمليات التدقيق الخاصة بك على مقدار المحتوى الذي تقوم بإنتاجه. إذا كنت فريقًا صغيرًا ومتشائمًا ينشر أربعة أجزاء فقط من المحتوى كل شهر ، فقد ترغب في إجراء تدقيق على أساس سنوي . إذا كنت فريقًا أكبر ولديك المزيد من المحتوى في مكتبتك ، فإن إجراء تدقيق كل ربع سنة سيساعد في إبقاء الأمور أكثر تركيزًا. بمجرد إدراج هذه الأصول ، سترغب في تعيين كل أصل لبيانات الأداء. ستبدأ في معرفة الأصول البارزة التي أحدثت أكبر تأثير على هدف المحتوى الخاص بك والتي لم تحقق تقدمًا كبيرًا كما كنت ترغب في ذلك. ردود الفعل على تلك البيانات إلى استراتيجيي المحتوى الخاص بك ، وسوف يحولون تلك الأفكار إلى توصيات. النتيجة النهائية: إستراتيجية يتم تحديثها باستمرار وتبقى تقطع الأشياء التي لا تعمل وتركز على تلك التي تعمل.

11. تثقيف أعضاء فريقك

تهانينا! لقد أجريت عملية إدارة المحتوى التي ستجعل إدارة المحتوى أمرًا سهلاً ، ولكن فقط إذا اتبع فريقك بالفعل الإرشادات ومهام سير العمل التي وضعتها. قم بعمل مستند بسيط يشرح كيف يجب أن يكون المحتوى:

• مخلوق
• مخزن
• الموسومة
• مُدار

.... طوال مدة عمر هذا المحتوى ، وشاركه مع فريقك. لن تنجح معظم الأساليب التي شاركناها هنا إلا إذا كان الجميع على متنها ، لذا تأكد من أن كل فرد في فريق المحتوى لديك يعرف كيفية القيام بكل شيء ، سواء كان ذلك بتسمية ملف أو معرفة ما هو مسؤول عنه. بهذه الطريقة ، لن يذهب عملك الشاق هباءً وتصبح إدارة المحتوى أسهل بمقدار 10 أضعاف.

تحكم في مكتبة المحتوى الخاصة بك

ليس هناك شك في أن عملية إدارة المحتوى الموثقة تساعدك في العثور بسرعة على ما تبحث عنه ، ولكنها لا تعمل إلا إذا كان فريقك بأكمله مشتركًا. قم بإنشاء مستند يشرح كل مبدأ إرشادي عملت من خلاله - بما في ذلك اصطلاحات تسمية الملفات ومهام سير عمل إنشاء المحتوى وقواعد التحكم في الإصدار. بعد ذلك ، في المرة القادمة التي يطلب منك فيها شخص ما العثور على شيء ما في مكتبتك ، ستعرف بالضبط المكان الذي تبحث فيه.