Comment maîtriser la gestion de contenu du début à la fin

La gestion de contenu est souvent négligée par les équipes marketing, et c'est compréhensible ; il n'y a tout simplement pas assez de temps ou de ressources à consacrer à la construction d'un processus cohérent, et plus il reste incontrôlé, plus le problème devient grave. Vous avez l'impression que vos actifs ne cessent de s'accumuler ? Vous ne parvenez pas à trouver des éléments de contenu que vous avez publiés l'année dernière ? Vous perdez la trace d'étapes importantes du processus de production ? Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, vous avez besoin d'un processus de gestion de contenu. Dans cet article, nous clarifierons certaines idées fausses sur la gestion de contenu afin que vous sachiez exactement de quoi il s'agit et pourquoi vous devez le faire. Nous vous fournirons également les étapes et les ressources nécessaires pour que vous puissiez commencer à créer votre propre processus de gestion de contenu que toute votre équipe pourra utiliser pour planifier, créer et organiser chaque ressource individuelle. Il n'y a pas de meilleur moment pour vous sortir de cette pile d'actifs de contenu mal gérés et difficiles à trouver que maintenant, alors commençons.

Facilitez la gestion de contenu avec ces modèles

Avant d'entrer dans les bonnes choses, allez-y et téléchargez votre pack de gestion de contenu gratuit. Il comprend des modèles pour tout ce dont nous allons discuter, y compris les flux de travail éditoriaux, les audits de contenu et les structures de dossiers.

Qu'entendons-nous exactement par gestion de contenu ?

Vous vous demandez ce que signifie réellement « gestion de contenu » ? Une analyse rapide du terme dans Google montre beaucoup de choses différentes. Vous pourriez voir la gestion de contenu être mentionnée comme deux choses différentes : Certes, les deux sont entrelacés; vous devrez peut-être utiliser un CMS, comme WordPress, pour produire du contenu. Cependant, nous nous concentrerons sur le côté pratique de la gestion de contenu , ou sur les tâches dont vous et votre équipe avez besoin pour mettre un élément de contenu dans le monde. En tant que tel, nous utiliserons cette définition de travail : une stratégie de gestion de contenu détaille la façon dont vous créez, développez, organisez et gérez le contenu que vous créez. C'est ce sur quoi nous nous concentrerons tout au long de ce guide.

De quels outils avez-vous besoin pour la gestion de contenu ?

Nous savons déjà que vous aurez besoin d'un CMS pour vous aider à gérer le contenu, mais de quels autres outils avez-vous vraiment besoin ? En voici trois qui fonctionnent ensemble pour fournir à votre équipe tout ce dont vous aurez besoin pour la gestion de contenu.

Logiciel CMS

Un système de gestion de contenu héberge le contenu que vous créez dans le backend de votre entreprise. C'est un outil qui permet à plusieurs personnes de créer, modifier et publier du contenu. Il s'agit généralement de la plate-forme que vous utilisez pour gérer votre site de commerce électronique, par exemple :

• Wordpress
• Drupal
• Joomla
• Espace carré
• Magento
• Wix
• Sitecore
• Gestionnaire d'expérience Adobe

Plateformes de gestion de contenu (plateformes CMS)

Vous pouvez également utiliser une plateforme de gestion de contenu parallèlement à votre CMS. Il existe de nombreuses options, en particulier en ce qui concerne WordPress. WordPress détient 65,1% de part de marché sur le marché des CMS et plus de 55 000 plugins disponibles sur leur répertoire, y compris plusieurs outils de gestion de contenu. Vous devez choisir une application de gestion de contenu qui s'intègre à votre CMS pour gérer le contenu du site Web et du marketing numérique, par exemple :

• CoSchedule Marketing Suite (qui s'intègre à WordPress )
• Accueillir
• Filtrer
• DivvyHQ

Remarque : vous pouvez également les voir appelés « système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ». Ils font le même travail, mais sont simplement commercialisés auprès de plus grandes entreprises. Vous pouvez également stocker des e-mails à l'intérieur d'un seul.

Logiciel de gestion des actifs numériques

Il y a de fortes chances que chaque élément de contenu numérique que vous produisez ait plusieurs actifs. Pensez à un article de blog, par exemple. Vous pouvez avoir un aperçu, un premier brouillon et cinq graphiques pour accompagner le contenu. Un logiciel de gestion des ressources numériques, tel que ceux répertoriés ci-dessous, permet de garder une trace de chaque élément de contenu individuel. Vous savez exactement où se trouve chaque fichier :

• Organisateur d'actifs de CoSchedule
• Bynder
• Chant

Qu'est-ce que la bonne pile technologique pour la gestion de contenu permet aux équipes de faire ?

Eh bien, il y a beaucoup de choses, mais nous n'en nommerons que quelques-unes.

Publiez et mettez à jour du contenu sans avoir besoin de l'informatique

S'il y a une chose qui ralentira votre production de contenu, c'est en attente d'approbation. Certes, vous pourriez avoir besoin de l'approbation des éditeurs à des étapes clés tout au long du cycle de vie du contenu. Avec la bonne pile technologique de gestion de contenu en place, vous pouvez éviter d'attendre l'approbation de votre équipe informatique. Vous pourrez télécharger du contenu, intégrer des vidéos et stocker des éléments dans un endroit facile à trouver. Le résultat final ? Les créateurs de contenu et les gestionnaires de contenu peuvent faire leur travail le plus rapidement possible, ce qui leur laisse plus de temps pour commencer à produire une autre pièce.

Organisez efficacement tous les types de contenu

Une pile technologique robuste pour gérer votre contenu signifie que vous pouvez organiser chaque type de contenu que vous créez. Plus de "Où ai-je mis cette infographie sur laquelle j'ai travaillé la semaine dernière ?" nécessaire.

Suivre les modifications apportées au contenu et gérer le contrôle de version

Le processus de création de contenu n'est pas aussi simple que « créer et publier ». Il y a de fortes chances que vous ayez des éditeurs dans votre équipe qui doivent relire le contenu. Vous pouvez également avoir plusieurs personnes travaillant simultanément sur un élément de contenu. Avoir un processus de gestion de contenu signifie que votre équipe ne sera pas confuse. Ils sauront sur quelle version ils doivent travailler, quel que soit le nombre de fichiers dont vous disposez.

Contenu facilement accessible

Combien de fois avez-vous eu quelqu'un qui vous a demandé où trouver quelque chose ? Il n'est tout simplement pas judicieux de passer votre temps à fouiller dans des documents et des fichiers. C'est un temps énorme. Un processus de gestion de contenu défini explique comment les utilisateurs doivent trouver du contenu dans votre logiciel de gestion des ressources. De cette façon, tout élément de contenu est facilement accessible à quiconque en a besoin.

Comment développer un processus de gestion de contenu

Vendu sur la valeur d'avoir un processus écrit qui aide votre équipe à gérer le contenu ? Non seulement cela vous aide à aller plus vite, mais c'est aussi un avantage concurrentiel. Seuls 42 % des spécialistes du marketing ont une stratégie documentée pour gérer leur contenu en tant qu'actif commercial. Quelque 63 % d'entre eux disent que c'est à cause d'un manque de processus. Nous sommes ici pour résoudre ce problème. Voici un guide étape par étape que vous pouvez utiliser pour développer un processus de gestion de contenu pour chaque type de contenu que vous créez, du début à la fin.

1. Déterminez les types de contenu à gérer

Avant de plonger dans l'une des étapes avancées de gestion de contenu, prenez le temps de réfléchir aux types de contenu que vous produisez. Cela aura un effet domino sur le logiciel dont vous aurez besoin. Mettons cela en pratique et supposons que vous produisez ce contenu multimédia :

• Vidéos
• Enregistrements de podcasts audio
• Graphique
• Copie par e-mail
• Articles de blog textuels

Dans ce cas, vous auriez besoin d'une pile d'outils de solutions de gestion de contenu robustes. Cela peut inclure un CMS de niveau entreprise et un logiciel de gestion des actifs numériques avec suffisamment de stockage pour contenir des vidéos de haute qualité. Cependant, si vous ne produisez que de plus petits éléments de contenu, comme des articles de blog textuels, vous n'aurez probablement pas besoin d'une plate-forme CMS avec toutes les cloches et tous les sifflets.

2. Assemblez votre pile d'outils de gestion de contenu

En parlant du logiciel dont vous auriez besoin, il est maintenant temps de mettre en place votre pile d'outils. Pour rappel rapide, voici les trois choses dans lesquelles vous devrez investir :

1. Logiciel CMS (par exemple WordPress)
2. Une plateforme de gestion de contenu (par exemple Kapost)
3. Logiciel de gestion des actifs numériques (par exemple CoSchedule)

Source : Content Marketing Suite Au cours de cette étape, pensez aux autres équipes qui pourraient avoir besoin de les utiliser. Votre service de marketing de contenu n'est pas la seule équipe qui devra utiliser ces plateformes. D'autres départements créent également du contenu, même s'il ne s'agit pas de contenu que vous diffusez auprès du public. Votre équipe de vente peut avoir besoin de trouver du contenu pour répondre à la question d'un prospect ; les membres de votre équipe de marque voudront créer un cadre de messagerie de marque que chaque nouveau débutant pourra lire. Amenez la conversation de chaque outil aux responsables de chaque département. Déterminez comment ils gèrent déjà le contenu et les problèmes qu'ils rencontrent avec celui-ci. Par exemple, vous pourriez constater que votre équipe de blogs a des problèmes avec la gestion des articles de blog soumis par des rédacteurs externes. Si vous pouvez positionner chaque outil comme un investissement pour aider l'ensemble de l'entreprise - par opposition à votre équipe marketing uniquement - il sera plus facile d'obtenir l'adhésion.

3. Définir des structures de dossiers de fichiers claires

Une fois que vous avez mis en place une pile d'outils robuste pour la gestion de contenu, il est temps de définir quelques règles de base. À quelle fréquence fouillez-vous de manière passive-agressive dans plusieurs dossiers de votre ordinateur, en essayant de trouver un fichier que votre collègue a enregistré quelque part ? Cela arrive trop souvent - et dans le pire des cas, cela pourrait entraîner la disparition du contenu. C'est pourquoi vous souhaiterez définir des structures de fichiers et de dossiers claires dans votre outil de gestion des actifs. Ce sont des lignes directrices pour :

• Quels dossiers vous aurez.
• Quand créer un nouveau dossier ou utiliser un dossier existant.
• Quels dossiers doivent être créés dans d'autres dossiers.

Confus? Ne vous inquiétez pas; ce n'est pas aussi complexe que cela puisse paraître. Voici à quoi cela pourrait ressembler dans la pratique :

• Dossier : Articles de blog
  • Dossier : 2021
    • Dossier : Comment rédiger un article de blog
      • Fichier : brouillon d'article de blog
      • Fichier : commentaires de l'éditeur
      • Fichier : image à l'appui

Avec cette étape, l'objectif est de configurer votre logiciel de gestion des actifs , afin que tous les membres de votre équipe puissent facilement trouver le contenu qu'ils recherchent. Cela réduira considérablement le temps qu'ils passent à rechercher des éléments, en particulier si un autre membre de l'équipe a créé ou stocké le fichier dont ils ont besoin.

4. Établir des conventions de dénomination de fichiers claires

Une fois la structure des dossiers en place, commencez à réfléchir aux noms que vous donnerez à chaque fichier. Avouons-le : nous avons tous été dans la situation où vous essayez de trouver la dernière version d'un article de blog, seulement pour voir trois fichiers individuels, chacun avec « FINAL » à la fin. Mais il y a un meilleur moyen. Nous pouvons appeler cela une convention de nommage de fichiers : il s'agit essentiellement de la règle que vous créez pour la manière dont chaque membre de votre équipe de contenu doit stocker ses fichiers. Tout le monde utilisera alors le même format lorsqu'il enregistrera un élément de contenu dans votre logiciel de gestion d'actifs. Les conventions de dénomination des fichiers vous aident également à rechercher facilement quelque chose. Avec une dénomination cohérente dans tout votre système de gestion des actifs, vous pouvez saisir le nom de fichier exact sans avoir à deviner 10 combinaisons différentes. À quoi ressemblent ces règles de formatage ? Voici quelques exemples:

• À quoi ressemblent vos espaces (comme "final-blog-post" ou "FinalBlogPost").
• S'il faut inclure le type de contenu dans le nom du fichier (par exemple, "image-blogging-statistics").
• Comment nommer la version finale de quelque chose (par exemple, ajouter « brouillon » à des documents non approuvés et le renommer en « final » lorsqu'il a été signé).
• Si vous incluez des dates ou des départements dans le nom du fichier (comme un dossier nommé "2021-blogging-team").

Quelles que soient les conventions de dénomination que vous avez, assurez-vous que tous les membres de votre équipe s'y tiennent lorsqu'ils téléchargent des fichiers ou créent des dossiers. Vous ne pouvez trouver l'actif que vous recherchez que si les formats de nom sont cohérents !

5. Créer une structure de balisage claire

Vous voulez rendre la gestion de contenu encore plus simple ? Lors de l'enregistrement des fichiers, créez un système de marquage. Cela va une étape au-dessus de la dénomination appropriée et signifie que vous pouvez voir tous les documents de votre bibliothèque entière sous cette balise spécifique. Cela signifie que vous pouvez :

• Voir tous les fichiers marqués "articles de blog" lors d'un audit de contenu.
• Parcourez les fichiers marqués « e-mail » pour voir les dossiers créés par votre équipe de messagerie.
• Consultez les fichiers marqués comme "nécessite une révision" et approuvez-les tous en une seule fois.
• Filtrez la balise "à but non lucratif" pour voir quels actifs vous avez créés pour une organisation à but non lucratif que vous soutenez.

La plupart des outils de gestion des actifs, y compris CoSchedule, peuvent créer ces balises pour vous. Vous pouvez même les coder par couleur pour rendre vos balises visuellement attrayantes : N'oubliez pas que, tout comme les autres conventions de dénomination que nous avons mentionnées jusqu'à présent, vos balises doivent être cohérentes. Ce n'est pas efficace si tous les membres de votre équipe oublient de taguer des fichiers ou des dossiers.

6. Établir des directives pour structurer d'autres métadonnées pertinentes

En parlant de cohérence, vous aurez d'autres extraits de données dans votre bibliothèque de contenu qui doivent suivre la même structure. La cohérence de ces métadonnées dans toute votre équipe facilite la recherche. De cette façon, lorsque vous gérez de gros volumes de contenu soumis par différentes personnes, elles savent quelles conventions suivre.

7. Établir des lignes directrices pour le contrôle de version

Le contenu est un processus collaboratif. Différentes personnes travaillent probablement sur les fichiers dans votre CMS ou votre système de gestion d'actifs, notamment des rédacteurs, des éditeurs, des vidéastes et des gestionnaires de médias sociaux . Si vous ajoutez "FINAL" à la fin d'un élément chaque fois que quelqu'un l'a mis à jour, il se peut que vous vous retrouviez avec quatre articles de blog "finals". Comment savez-vous quel est le vrai fichier final ? celui que vous pouvez publier? La réponse réside dans les règles de contrôle de version. Il indique à tous ceux qui créent du contenu comment ils doivent afficher le statut d'un actif particulier. Encore une fois, il n'y a pas de règle pour le formatage que vous devez utiliser. Cela pourrait être :

• Ajouter "V + le numéro de version" à la fin de chaque fichier (par exemple "vidéo-v3").
• L'étape du processus de création de contenu (par exemple "podcast-raw-recording").
• Étiqueter le nom du fichier à la personne qui l'a édité en dernier (par exemple "video-john-edits").

N'oubliez pas : lorsque vous gérez du contenu, vous souhaitez qu'il soit aussi simple que possible de trouver ce que vous recherchez. Les directives de contrôle de version aident à le faire, tout en empêchant votre équipe de se confondre quant à la version qu'elle doit utiliser.

8. Construire des flux de travail pour la création de contenu

Volez-vous par le siège de votre pantalon lors de la création d'un nouveau contenu ? Peut-être créez-vous parfois une vignette personnalisée pour chaque vidéo ou envoyez-vous une requête HARO pour un article de blog, uniquement si vous vous en souvenez. Un flux de travail vous empêche de faire des choses uniquement si vous vous souvenez de le faire. Il s'agit d'une liste d'étapes que vous suivrez lors de la création de chaque type de contenu, ce qui garantit que chaque élément est cohérent, quel que soit le membre de l'équipe qui l'a créé. Voici à quoi pourrait ressembler un flux de travail pour la production vidéo. Il répertorie les sous-tâches individuelles nécessaires pour créer le contenu final, indique qui en assumera la responsabilité et quand il est dû. La tâche globale est étiquetée "en cours" lorsque certaines tâches attendent d'être cochées. Une bonne plateforme de gestion de contenu rend cette étape plus facile qu'il n'y paraît. Dans CoSchedule, par exemple, vous pouvez créer des flux de travail pour chaque élément de contenu et les enregistrer en tant que modèle de tâche. Vous n'aurez qu'à créer chaque flux de travail une seule fois. Dupliquez simplement le modèle chaque fois que vous créez un nouveau contenu. La vérité est que votre succès en matière de gestion de contenu se résume à une excellente organisation - ce que nous avons découvert rend les spécialistes du marketing 397 % plus susceptibles de signaler le succès. Des flux de travail de contenu clairs en font une promenade dans le parc.

9. Établissez des directives de gouvernance claires

Il est facile de se perdre dans la traduction lorsque vous avez plusieurs équipes marketing ; chacun travaillant sur plusieurs éléments de contenu à la fois. La gouvernance du contenu résout ce problème. Messages Slack de dernière minute où les gens disent « Attendez… c'était mon travail ? » ne sont plus. Dans le cadre de votre processus de gestion de contenu, vous devrez définir des directives claires concernant des questions telles que :

• Les éditeurs ou les équipes de référencement sont-ils responsables de la mise à jour du contenu ?
• Les équipes de vente ou d'assistance fournissent-elles des citations au contenu, ou est-ce le travail de l'auteur d'interviewer les gens ?
• Qui est responsable de l'ajout d'images aux articles de blog : les rédacteurs ou votre équipe graphique ?
• Quels éditeurs sont chargés de gérer les contributions des articles invités ?
• L'écrivain, l'éditeur ou le responsable du département publie-t-il de nouveaux contenus sur chaque chaîne ?

L'avantage d'avoir des directives de gouvernance claires est que vos workflows font leur travail correctement, surtout si vous dupliquez des modèles de tâches. De plus, tout nouveau membre de l'équipe est rapidement mis au courant de ce qu'il doit faire, y compris avec qui il devra travailler lors de la production de contenu. Une fois cela documenté, vous saurez à qui donner accès à vos outils de gestion de contenu. Cela empêche tout le monde d'obtenir un accès administratif à votre plateforme de publication s'ils n'en ont pas besoin. Ce qui, avouons-le, peut être un cauchemar à gérer lorsque le personnel part.

10. Créer un processus pour auditer le contenu

En tant que responsable de la gestion du contenu, vous avez une question importante à laquelle répondre : quelle est la performance du contenu que vous produisez ? Vous avez créé votre stratégie de contenu pour atteindre un objectif commercial. Maintenant, il est temps de voir combien de progrès vous avez réalisés sur cet objectif et de déterminer ce qui fonctionne et ne fonctionne pas. Un audit de contenu vous aide à trouver les réponses. Dans l'un, vous allez créer une liste de tous les actifs que vous avez créés au cours d'une période spécifique. La fréquence de vos audits dépend de la quantité de contenu que vous produisez. Si vous êtes une petite équipe décousue qui ne publie que quatre éléments de contenu par mois, vous souhaiterez peut-être effectuer un audit sur une base annuelle . Si vous êtes une grande équipe avec plus de contenu dans votre bibliothèque, faire un audit tous les trimestres vous aidera à garder les choses plus ciblées. Une fois que vous avez répertorié ces actifs, vous souhaiterez mapper chaque actif aux données de performance. Vous commencerez à voir quels actifs remarquables ont eu le plus grand impact sur votre objectif de contenu et lesquels n'ont pas fait autant de progrès que vous l'auriez souhaité. Faites part de ces données à vos stratèges de contenu, et ils transformeront ces informations en recommandations. Le résultat final : une stratégie constamment renouvelée qui coupe les choses qui ne fonctionnent pas et se concentre sur celles qui fonctionnent.

11. Éduquez les membres de votre équipe

Toutes nos félicitations! Vous avez mis en place un processus de gestion de contenu qui facilitera la gestion du contenu, mais uniquement si votre équipe suit réellement les directives et les flux de travail que vous avez mis en place. Créez un document simple qui explique comment le contenu doit être :

• Établi
• Stockée
• Tagué
• Géré

....pour toute la durée de vie de ce contenu, et partagez-le avec votre équipe. La plupart des techniques que nous avons partagées ici ne fonctionneront que si tout le monde est à bord, alors assurez-vous que tous les membres de votre équipe de contenu savent comment faire chaque chose, qu'il s'agisse de nommer un fichier ou de savoir de quoi ils sont responsables. De cette façon, votre travail acharné n'est pas perdu et la gestion de contenu devient 10 fois plus facile.

Prenez le contrôle de votre bibliothèque de contenu

Il ne fait aucun doute qu'un processus de gestion de contenu documenté vous aide à trouver rapidement ce que vous cherchez, mais cela ne fonctionne que si toute votre équipe est à bord. Créez un document qui explique chaque directive que vous avez suivie, y compris les conventions de dénomination des fichiers, les workflows de création de contenu et les règles de contrôle de version. Ainsi, la prochaine fois que quelqu'un vous demandera de trouver quelque chose dans votre bibliothèque, vous saurez exactement où chercher.