วิธีจัดการเนื้อหาให้เชี่ยวชาญตั้งแต่ต้นจนจบ

การจัดการเนื้อหามักถูกมองข้ามโดยทีมการตลาด และเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ มีเวลาหรือทรัพยากรไม่เพียงพอที่จะอุทิศให้กับการสร้างกระบวนการที่สอดคล้องกัน และยิ่งไม่มีการตรวจสอบนานเท่าไร ปัญหาก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น รู้สึกว่าทรัพย์สินของคุณยังคงซ้อนอยู่หรือไม่? ไม่พบเนื้อหาที่คุณเผยแพร่เมื่อปีที่แล้ว? สูญเสียขั้นตอนสำคัญในกระบวนการผลิตหรือไม่? หากคุณตอบว่าใช่ คุณต้องมีกระบวนการจัดการเนื้อหา ในโพสต์นี้ เราจะอธิบายความเข้าใจผิดบางประการเกี่ยวกับการจัดการเนื้อหา เพื่อให้คุณรู้ว่ามันคืออะไรและทำไมคุณต้องทำ นอกจากนี้ เราจะจัดเตรียมขั้นตอนและทรัพยากรเพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นสร้างกระบวนการจัดการเนื้อหาของคุณเอง ซึ่งทั้งทีมของคุณสามารถใช้ในการวางแผน สร้าง และจัดระเบียบทรัพย์สินแต่ละรายการ ไม่มีเวลาใดที่จะดีไปกว่าการขุดตัวเองจากกองเนื้อหาที่มีการจัดการที่ผิดพลาดและหายากกว่าตอนนี้ มาเริ่มกันเลย

ทำให้การจัดการเนื้อหาเป็นเรื่องง่ายด้วยเทมเพลตเหล่านี้

ก่อนที่เราจะพูดถึงสิ่งดีๆ ให้ดาวน์โหลดชุดการจัดการเนื้อหาฟรีของคุณก่อน ประกอบด้วยเทมเพลตสำหรับทุกอย่างที่เรากำลังจะพูดถึง รวมถึงเวิร์กโฟลว์ด้านบรรณาธิการ การตรวจสอบเนื้อหา และโครงสร้างโฟลเดอร์

เราหมายถึงอะไรโดยการจัดการเนื้อหา?

คุณสงสัยหรือไม่ว่า "การจัดการเนื้อหา" หมายถึงอะไร? การสแกนคำศัพท์อย่างรวดเร็วใน Google แสดงสิ่งต่างๆ มากมาย คุณอาจเห็นการจัดการเนื้อหาถูกกล่าวถึงเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน: จริงอยู่ ทั้งสองมีความเกี่ยวพันกัน คุณอาจต้องใช้ CMS เช่น WordPress เพื่อสร้างเนื้อหา อย่างไรก็ตาม เราจะเน้นที่ด้านการ ปฏิบัติ ในการจัดการเนื้อหา หรืองานที่คุณและทีมของคุณจำเป็นต้องใช้ในการนำเนื้อหาบางส่วนมาสู่โลก ดังนั้น เราจะใช้คำจำกัดความการทำงานนี้: กลยุทธ์การจัดการเนื้อหาให้รายละเอียดว่าคุณสร้าง พัฒนา จัดระเบียบ และควบคุมเนื้อหาที่คุณกำลังสร้างอย่างไร นั่นคือสิ่งที่เราจะเน้นตลอดคู่มือนี้

คุณต้องการเครื่องมืออะไรในการจัดการเนื้อหา?

เราทราบดีอยู่แล้วว่าคุณจะต้องใช้ CMS เพื่อช่วยคุณจัดการเนื้อหา แต่คุณต้องการเครื่องมืออื่นใดอีกบ้าง ต่อไปนี้คือสามวิธีที่ทำงานร่วมกันเพื่อให้ทีมของคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการจัดการเนื้อหา

ซอฟต์แวร์ CMS

ระบบจัดการเนื้อหาเป็นที่เก็บเนื้อหาที่คุณกำลังสร้างในแบ็กเอนด์ของธุรกิจของคุณ เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้หลายคนสามารถสร้าง แก้ไข และเผยแพร่เนื้อหาได้ โดยปกติแล้ว จะเป็นแพลตฟอร์มที่คุณใช้เพื่อเรียกใช้ไซต์อีคอมเมิร์ซของคุณ เช่น:

• WordPress
• Drupal
• Joomla
• Squarespace
• Magento
• Wix
• Sitecore
• Adobe Experience Manager

แพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหา (แพลตฟอร์ม CMS)

คุณอาจใช้แพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาควบคู่ไปกับ CMS ของคุณ มีตัวเลือกมากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึง WordPress WordPress มี ส่วนแบ่งการตลาด 65.1% ในตลาด CMS และมี ปลั๊กอินมากกว่า 55,000 รายการในไดเรกทอรี รวมถึงเครื่องมือการจัดการเนื้อหาต่างๆ คุณควรเลือกแอปพลิเคชันการจัดการเนื้อหาที่ผสานรวมกับ CMS ของคุณเพื่อจัดการเว็บไซต์และเนื้อหาการตลาดดิจิทัล เช่น:

• CoSchedule Marketing Suite (ซึ่ง ทำงานร่วมกับ WordPress )
• ยินดีต้อนรับ
• Percolate
• DivvyHQ

หมายเหตุ: คุณอาจเห็นสิ่งเหล่านี้เรียกว่า "ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM)" พวกเขาทำงานเหมือนกัน แต่ทำการตลาดกับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น คุณยังสามารถเก็บอีเมลไว้ในที่เดียวได้

ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

เป็นไปได้ว่าเนื้อหาดิจิทัลแต่ละชิ้นที่คุณผลิตจะมีเนื้อหาหลายรายการ ลองนึกถึงการโพสต์บล็อกเป็นต้น คุณอาจมีโครงร่าง ฉบับร่างแรก และกราฟิกห้าภาพเพื่อควบคู่ไปกับเนื้อหา ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล เช่น รายการด้านล่าง ช่วยติดตามเนื้อหาแต่ละส่วน คุณรู้ว่าแต่ละไฟล์อยู่ที่ไหน:

• ผู้จัดสินทรัพย์ของ CoSchedule
• Bynder
• คันโต

Tech Stack ที่เหมาะสมสำหรับการจัดการเนื้อหาช่วยให้ทีมทำอะไรได้บ้าง

มีหลายสิ่งหลายอย่าง แต่เราจะบอกแค่บางส่วน

เผยแพร่และอัปเดตเนื้อหาโดยไม่ต้องใช้ไอที

หากมีสิ่งหนึ่งที่จะทำให้การผลิตเนื้อหาของคุณช้าลง แสดงว่ากำลังรอการอนุมัติ จริงอยู่ คุณอาจต้องได้รับการอนุมัติจากบรรณาธิการในขั้นตอนสำคัญตลอดวงจรชีวิตเนื้อหา ด้วยสแต็คเทคโนโลยีการจัดการเนื้อหาที่เหมาะสม คุณสามารถตัดความจำเป็นในการรอการอนุมัติจากทีมไอทีของคุณ คุณจะสามารถอัปโหลดเนื้อหา ฝังวิดีโอ และจัดเก็บสิ่งต่างๆ ไว้ในที่ที่หาได้ง่าย ผลลัพธ์สุดท้าย? ครีเอเตอร์เนื้อหาและผู้จัดการเนื้อหาสามารถทำงานให้เสร็จโดยเร็วที่สุด โดยเหลือเวลาไว้เริ่มผลิตอีกชิ้น

จัดระเบียบเนื้อหาทุกประเภทอย่างมีประสิทธิภาพ

กองเทคโนโลยีที่แข็งแกร่งเพื่อจัดการเนื้อหาของคุณหมายความว่าคุณสามารถจัดระเบียบ เนื้อหาแต่ละประเภทที่ คุณกำลังสร้างได้ ไม่มีอีกแล้ว "ฉันใส่อินโฟกราฟิกที่ฉันทำงานเมื่อสัปดาห์ที่แล้วไว้ที่ไหน" จำเป็น

ติดตามการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาและจัดการการควบคุมเวอร์ชัน

ขั้นตอนการสร้างเนื้อหาไม่ง่ายเหมือน "สร้างและเผยแพร่" เป็นไปได้ว่าคุณมีบรรณาธิการในทีมที่ต้องการตรวจทานเนื้อหา คุณอาจมีหลายคนที่ทำงานเกี่ยวกับเนื้อหาหนึ่งๆ พร้อมกัน การมีกระบวนการจัดการเนื้อหาหมายความว่าทีมของคุณจะไม่สับสน พวกเขาจะรู้ว่าควรใช้งานเวอร์ชันใด ไม่ว่าคุณจะมีไฟล์กี่ไฟล์ก็ตาม

เนื้อหาที่เข้าถึงได้ง่าย

กี่ครั้งแล้วที่คุณมีคนถามว่าพวกเขาสามารถหาอะไรได้บ้าง? มันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะใช้เวลาของคุณในการค้นหาเอกสารและไฟล์ต่างๆ มันเป็นช่วงเวลาที่ยิ่งใหญ่ กระบวนการจัดการเนื้อหาที่กำหนดไว้จะอธิบายว่าผู้คนควรค้นหาเนื้อหาภายในซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ของคุณอย่างไร ด้วยวิธีนี้ ทุกคนที่ต้องการสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างง่ายดาย

วิธีการพัฒนากระบวนการจัดการเนื้อหา

ขายด้วยคุณค่าของการมีกระบวนการเขียนที่ช่วยให้ทีมของคุณจัดการเนื้อหา? ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณเคลื่อนไหวเร็วขึ้น แต่ยังมีความได้เปรียบในการแข่งขัน — เพียง 42% ของนักการตลาด มีกลยุทธ์ที่จัดทำเป็นเอกสารสำหรับจัดการเนื้อหาของพวกเขาเป็นทรัพย์สินทางธุรกิจ 63% ของพวกเขา กล่าวว่าเป็นเพราะขาดกระบวนการ เราอยู่ที่นี่เพื่อแก้ปัญหานั้น นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนที่คุณสามารถใช้เพื่อพัฒนากระบวนการจัดการเนื้อหาสำหรับเนื้อหาทุกประเภทที่คุณกำลังสร้าง ตั้งแต่ต้นจนจบ

1. กำหนดประเภทของเนื้อหาที่จะจัดการ

ก่อนที่เราจะลงลึกไปยังขั้นตอนการจัดการเนื้อหาขั้นสูงใดๆ โปรดใช้เวลาพิจารณาเกี่ยวกับประเภทของเนื้อหาที่คุณผลิต ซึ่งจะมีผลโดมิโนกับซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการ ลองนำไปปฏิบัติและสมมติว่าคุณกำลังผลิตเนื้อหามัลติมีเดียนี้:

• วีดีโอ
• บันทึกเสียงพอดคาสต์
• กราฟิก
• สำเนาอีเมล
• โพสต์บล็อกแบบข้อความ

ในกรณีนี้ คุณจะต้องมีชุดเครื่องมือของโซลูชันการจัดการเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจรวมถึง CMS ระดับองค์กรและซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลที่มีพื้นที่จัดเก็บเพียงพอสำหรับเก็บวิดีโอคุณภาพสูง อย่างไรก็ตาม หากคุณผลิตเฉพาะเนื้อหาที่มีขนาดเล็กกว่า เช่น บล็อกโพสต์แบบข้อความ คุณไม่จำเป็นต้องมีแพลตฟอร์ม CMS ที่มีเสียงระฆังและนกหวีดทั้งหมด

2. รวบรวม Toolstack การจัดการเนื้อหาของคุณ

เมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการ ตอนนี้ก็ถึงเวลารวบรวมชุดเครื่องมือของคุณแล้ว เพื่อเป็นการเตือนความจำอย่างรวดเร็ว นี่คือสามสิ่งที่คุณต้องลงทุน:

1. ซอฟต์แวร์ CMS (เช่น WordPress)
2. แพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหา (เช่น Kapost)
3. ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (เช่น CoSchedule)

ที่มา: Content Marketing Suite ในระหว่างขั้นตอนนี้ ให้นึกถึงทีมอื่นๆ ที่อาจจำเป็นต้องใช้พวกเขา แผนกการตลาดเนื้อหาของคุณไม่ใช่ทีมเดียวที่จะต้องใช้แพลตฟอร์มเหล่านี้ แผนกอื่นๆ ก็สร้างเนื้อหาเช่นกัน แม้ว่าจะไม่ใช่เนื้อหาที่คุณกำลังเผยแพร่ต่อสาธารณะก็ตาม ทีมขายของคุณอาจต้องค้นหาเนื้อหาเพื่อตอบคำถามของลูกค้าเป้าหมาย บุคลากรในทีมสร้างแบรนด์ของคุณจะต้องการสร้าง กรอบการส่งข้อความถึงแบรนด์ เพื่อให้ผู้เริ่มต้นใหม่ทุกคนได้อ่าน นำการสนทนาของแต่ละเครื่องมือมาสู่หัวหน้าของแต่ละแผนก ดูว่าพวกเขากำลังจัดการเนื้อหาอยู่แล้วและปัญหาที่พวกเขามีกับเนื้อหาอย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่าทีมเขียนบล็อกของคุณมีปัญหาในการจัดการโพสต์บล็อกที่ส่งโดยผู้เขียนภายนอก หากคุณสามารถวางตำแหน่งเครื่องมือแต่ละอย่างเป็นการลงทุนเพื่อช่วยทั้งบริษัท — แทนที่จะเป็นเพียงทีมการตลาดของคุณ — การซื้อเข้าก็จะง่ายขึ้น

3. ตั้งค่าโครงสร้างโฟลเดอร์ไฟล์ที่ชัดเจน

เมื่อคุณมีชุดเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการเนื้อหาแล้ว ก็ถึงเวลากำหนดกฎพื้นฐานบางประการ คุณค้นดูหลาย ๆ โฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณโดยไม่ตั้งใจและพยายามค้นหาไฟล์ที่เพื่อนร่วมงานของคุณบันทึกไว้ที่ไหนสักแห่งบ่อยแค่ไหน? มันเกิดขึ้นบ่อยเกินไป และในกรณีที่เลวร้ายที่สุด อาจทำให้เนื้อหาหายไปได้ นั่นเป็นเหตุผลที่คุณจะต้องการตั้งค่า โครงสร้างไฟล์และโฟลเดอร์ที่ชัดเจน ภายในเครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ของคุณ เป็นแนวทางสำหรับ:

• โฟลเดอร์ใดที่คุณจะมี
• เมื่อใดควรสร้างโฟลเดอร์ใหม่กับการใช้โฟลเดอร์ที่มีอยู่
• ควรสร้างโฟลเดอร์ใดในโฟลเดอร์อื่น

สับสน? ไม่ต้องกังวล; มันไม่ซับซ้อนอย่างที่คิด นี่คือสิ่งที่อาจดูเหมือนในทางปฏิบัติ:

• โฟลเดอร์: บล็อกโพสต์
  • โฟลเดอร์: 2021
    • โฟลเดอร์: วิธีเขียนบล็อกโพสต์
      • ไฟล์: บล็อกโพสต์แบบร่าง
      • ไฟล์: คำติชมของบรรณาธิการ
      • ไฟล์: รองรับภาพ

ด้วยขั้นตอนนี้ เป้าหมายคือการตั้งค่าซอฟต์แวร์ การจัดการสินทรัพย์ ของคุณ เพื่อให้ทุกคนในทีมของคุณสามารถค้นหาเนื้อหาที่กำลังมองหาได้อย่างง่ายดาย จะช่วยลดเวลาที่พวกเขาใช้ค้นหาสิ่งต่างๆ ลงอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสมาชิกในทีมคนอื่นได้สร้างหรือจัดเก็บไฟล์ที่ต้องการ

4. กำหนดข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์ที่ชัดเจน

เมื่อเราได้โครงสร้างโฟลเดอร์แล้ว ให้เริ่มคิดถึงชื่อที่คุณจะตั้งให้กับแต่ละไฟล์ มาเผชิญหน้ากัน เราทุกคนเคยอยู่ในสถานการณ์ที่คุณกำลังพยายามค้นหาบล็อกโพสต์เวอร์ชันล่าสุด เพียงเพื่อดูไฟล์สามไฟล์แต่ละไฟล์ โดยแต่ละไฟล์มี "FINAL" ต่อท้าย แต่มีวิธีที่ดีกว่า เราสามารถเรียกสิ่งนี้ว่ารูป แบบการตั้งชื่อไฟล์ โดยพื้นฐานแล้วมันเป็นกฎที่คุณกำลังสร้างสำหรับวิธีที่ทุกคนในทีมเนื้อหาของคุณควรจัดเก็บไฟล์ของพวกเขา ทุกคนจะใช้รูปแบบเดียวกันเมื่อบันทึกเนื้อหาในซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ของคุณ ข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์ช่วยให้คุณค้นหาบางสิ่งได้อย่างง่ายดายเช่นกัน ด้วยการตั้งชื่อที่สอดคล้องกันสำหรับทุกสิ่งในระบบการจัดการสินทรัพย์ของคุณ คุณสามารถพิมพ์ชื่อไฟล์ที่แน่นอนโดยไม่ต้องเดา 10 ชุดที่แตกต่างกัน กฎการจัดรูปแบบเหล่านั้นมีลักษณะอย่างไร นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• Space ของคุณหน้าตาเป็นอย่างไร (เช่น “final-blog-post” หรือ “FinalBlogPost”)
• จะรวมประเภทของเนื้อหาในชื่อไฟล์ หรือไม่ (เช่น “image-blogging-statistics”)
• วิธีตั้งชื่อเวอร์ชันสุดท้ายของบางสิ่งบางอย่าง (เช่น การเพิ่ม "ฉบับร่าง" ให้กับเอกสารที่ไม่ได้รับอนุมัติและเปลี่ยนชื่อเป็น "ขั้นสุดท้าย" เมื่อลงนามแล้ว)
• หากคุณรวมวันที่หรือแผนกในชื่อไฟล์ (เช่น โฟลเดอร์ชื่อ “2021-blogging-team”)

ไม่ว่าคุณจะมีหลักการตั้งชื่อแบบใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณยึดถือตามนั้นเมื่อพวกเขากำลังอัปโหลดไฟล์หรือสร้างโฟลเดอร์ คุณจะพบเนื้อหาที่กำลังมองหาได้ก็ต่อเมื่อรูปแบบชื่อสอดคล้องกัน!

5. สร้างโครงสร้างการติดแท็กที่ชัดเจน

ต้องการทำให้การจัดการเนื้อหาง่ายยิ่งขึ้นหรือไม่ เมื่อบันทึกไฟล์ ให้สร้างระบบการแท็ก มันใช้ขั้นตอนเหนือการตั้งชื่อที่เหมาะสม และหมายความว่าคุณสามารถดูเอกสารทั้งหมดในไลบรารีทั้งหมดของคุณภายใต้แท็กเฉพาะนั้น นั่นหมายความว่าคุณสามารถ:

• ดูไฟล์ทั้งหมดที่ติดแท็ก “โพสต์บล็อก” เมื่อทำการตรวจสอบเนื้อหา
• เรียกดูไฟล์ที่แท็ก "อีเมล" เพื่อดูโฟลเดอร์ที่สร้างโดยทีมอีเมลของคุณ
• ดูไฟล์ที่แท็กว่า "ต้องการการตรวจสอบ" และอนุมัติไฟล์ทั้งหมดในคราวเดียว
• กรองหาแท็ก "ไม่แสวงหากำไร" เพื่อดูว่าเนื้อหาใดที่คุณสร้างให้กับองค์กรไม่แสวงหากำไรที่คุณสนับสนุน

เครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ส่วนใหญ่ รวมถึง CoSchedule สามารถสร้างแท็กเหล่านี้ให้คุณได้ คุณยังสามารถ กำหนดรหัสสี เพื่อทำให้แท็กของคุณดูน่าสนใจ: เพียงจำไว้ว่า เช่นเดียวกับข้อตกลงการตั้งชื่ออื่นๆ ที่เราได้กล่าวไปแล้ว แท็กของคุณต้องสอดคล้องกัน จะไม่เป็นผลหากทุกคนในทีมของคุณลืมแท็กไฟล์หรือโฟลเดอร์

6. กำหนดแนวทางสำหรับการจัดโครงสร้างข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องอื่นๆ

เมื่อพูดถึงความสอดคล้อง คุณจะมีตัวอย่างข้อมูลอื่นๆ ในไลบรารีเนื้อหาของคุณซึ่งต้องเป็นไปตามโครงสร้างเดียวกัน การรักษาข้อมูลเมตาให้สอดคล้องกันทั่วทั้งทีมทำให้ค้นหาสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณจัดการเนื้อหาจำนวนมากที่ส่งมาจากบุคคลอื่น พวกเขารู้ว่าต้องปฏิบัติตามข้อตกลงใด

7. กำหนดแนวทางสำหรับการควบคุมเวอร์ชัน

เนื้อหาเป็นกระบวนการทำงานร่วมกัน คุณน่าจะมีหลายคนที่ทำงานกับไฟล์ใน CMS หรือระบบการจัดการทรัพย์สินของคุณ — รวมถึงนักเขียน บรรณาธิการ นักถ่ายวิดีโอ และ ผู้จัดการโซเชียลมีเดีย หากคุณกำลังเพิ่ม “FINAL” ต่อท้ายเนื้อหาทุกครั้งที่มีคนอัปเดต คุณอาจจะเหลือโพสต์บล็อก “สุดท้าย” สี่โพสต์ คุณรู้ได้อย่างไรว่าไฟล์ใดเป็นไฟล์สุดท้ายที่ แท้จริง หนึ่งที่คุณสามารถเผยแพร่? คำตอบอยู่ในกฎการควบคุมเวอร์ชัน โดยจะบอกทุกคนที่สร้างเนื้อหาว่าควรแสดงสถานะของเนื้อหาอย่างไร อีกครั้งไม่มีกฎสำหรับการจัดรูปแบบที่คุณควรใช้ นั่นอาจเป็น:

• การเพิ่ม “V + the version number” ต่อท้ายไฟล์แต่ละไฟล์ (เช่น “video-v3”)
• ขั้นตอนใน กระบวนการสร้างเนื้อหา (เช่น “podcast-raw-recording”)
• การติดป้ายกำกับชื่อไฟล์ให้กับบุคคลที่แก้ไขไฟล์ล่าสุด (เช่น “video-john-edits”)

ข้อควรจำ: เมื่อจัดการเนื้อหา คุณต้องทำให้การค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหาเป็นเรื่องง่ายที่สุด แนวทางสำหรับการควบคุมเวอร์ชันช่วยได้ — ในขณะที่ยังทำให้ทีมของคุณไม่สับสนว่าควรใช้เวอร์ชันใด

8. สร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับการสร้างเนื้อหา

คุณกำลังบินโดยที่นั่งกางเกงของคุณเมื่อสร้างเนื้อหาใหม่หรือไม่? บางครั้งคุณอาจ สร้างภาพขนาดย่อที่กำหนดเอง สำหรับแต่ละวิดีโอหรือส่งแบบสอบถาม HARO สำหรับโพสต์ในบล็อก — เฉพาะในกรณีที่คุณจำได้ เวิร์กโฟลว์จะหยุดคุณไม่ให้ทำสิ่งต่างๆ ต่อ เมื่อคุณไม่ลืมที่จะทำ นี่คือรายการขั้นตอนที่คุณจะต้องดำเนินการเมื่อสร้างเนื้อหาแต่ละประเภท ซึ่งทำให้แน่ใจได้ว่าแต่ละส่วนมีความสอดคล้องกัน ไม่ว่าสมาชิกในทีมคนใดจะเป็นคนสร้างเนื้อหานั้น นี่คือ ลักษณะเวิร์กโฟลว์ สำหรับการผลิตวิดีโอ โดยจะแสดงรายการงานย่อยแต่ละรายการที่จำเป็นในการสร้างเนื้อหาชิ้นสุดท้าย แสดงว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ และเมื่อถึงกำหนด งานโดยรวมจะ มีป้ายกำกับว่า "กำลังดำเนินการ" เมื่องานบางอย่างกำลังรอการตรวจสอบ แพลตฟอร์มการจัดการเนื้อหาที่ดีทำให้ขั้นตอนนี้ง่ายกว่าที่คิด ตัวอย่างเช่น ใน CoSchedule คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับเนื้อหาแต่ละชิ้นและบันทึกเป็นเทมเพลตงาน คุณจะต้องสร้างแต่ละเวิร์กโฟลว์เพียงครั้งเดียว เพียงทำซ้ำเทมเพลตทุกครั้งที่คุณสร้างเนื้อหาใหม่ ความจริงก็คือ: ความสำเร็จของคุณกับการจัดการเนื้อหาล้วนมาจากการจัดระเบียบที่ยอดเยี่ยม สิ่งที่เราพบทำให้นักการตลาด มีแนวโน้มที่จะรายงานความสำเร็จ 397% เวิร์กโฟลว์เนื้อหาที่ชัดเจนทำให้การเดินเล่นในสวนสาธารณะ

9. กำหนดแนวทางการกำกับดูแลที่ชัดเจน

เป็นเรื่องง่ายสำหรับสิ่งต่าง ๆ ที่จะหลงทางในการแปลเมื่อคุณมีทีมการตลาดหลายทีม แต่ละรายการทำงานบนเนื้อหาหลายชิ้นพร้อมกัน การกำกับดูแลเนื้อหา ช่วยแก้ปัญหานั้นได้ ข้อความ Slack ในนาทีสุดท้ายที่ผู้คนพูดว่า “เดี๋ยวก่อน… นั่นคืองานของฉัน” ไม่มีอีกแล้ว ในกระบวนการจัดการเนื้อหา คุณจะต้องกำหนดหลักเกณฑ์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับคำถาม เช่น

• บรรณาธิการหรือทีม SEO มีหน้าที่อัปเดตเนื้อหาหรือไม่
• ทีมขายหรือทีมสนับสนุนเสนอราคาให้กับเนื้อหาหรือเป็นหน้าที่ของนักเขียนในการสัมภาษณ์ผู้คน
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเพิ่มรูปภาพในบล็อกโพสต์: ผู้เขียนหรือทีมกราฟิกของคุณ?
• บรรณาธิการคนใดบ้างที่รับผิดชอบในการจัดการ ผลงานโพสต์ของแขก ?
• ผู้เขียน บรรณาธิการ หรือหัวหน้าแผนกเผยแพร่เนื้อหาใหม่ในแต่ละช่องหรือไม่

ประโยชน์ของการมีแนวทางการกำกับดูแลที่ชัดเจนคือเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำซ้ำเทมเพลตงาน นอกจากนี้ สมาชิกในทีมใหม่จะได้รับการแนะนำอย่างรวดเร็วด้วยสิ่งที่พวกเขาต้องทำ รวมถึงใครที่พวกเขาจะต้องทำงานด้วยเมื่อสร้างเนื้อหา เมื่อคุณมีเอกสารนี้แล้ว คุณจะรู้ว่าใครควรให้สิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือการจัดการเนื้อหาของคุณ สิ่งนี้จะหยุดทุกคนไม่ให้เข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบในแพลตฟอร์มการเผยแพร่ของคุณหากไม่ต้องการ ซึ่งเอาเข้าจริง อาจเป็นฝันร้ายในการจัดการเมื่อพนักงานจากไป

10. สร้างกระบวนการตรวจสอบเนื้อหา

ในฐานะผู้รับผิดชอบการจัดการเนื้อหา คุณมีคำถามสำคัญข้อหนึ่งที่ต้องตอบ: เนื้อหาที่คุณผลิตมีประสิทธิภาพดีเพียงใด คุณสร้างกลยุทธ์เนื้อหาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ ถึงเวลาแล้วที่จะดูว่าเป้าหมายนั้นคืบหน้าไปมากเพียงใดและหาว่าสิ่งใดที่ได้ผลและไม่ได้ผล การ ตรวจสอบเนื้อหา ช่วยให้คุณหาคำตอบได้ ในที่เดียว คุณจะสร้างรายการของสินทรัพย์ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนด ความถี่ของการตรวจสอบของคุณขึ้นอยู่กับปริมาณเนื้อหาที่คุณผลิต หากคุณเป็นทีมเล็กๆ ที่กระท่อนกระแท่นที่เผยแพร่เนื้อหาเพียงสี่ชิ้นในแต่ละเดือน คุณอาจต้องการทำการ ตรวจสอบเป็นประจำทุกปี หากคุณเป็นทีมที่ใหญ่ขึ้นและมีเนื้อหามากขึ้นในไลบรารีของคุณ การตรวจสอบทุกไตรมาสจะช่วยให้สิ่งต่างๆ มีสมาธิมากขึ้น เมื่อคุณแสดงรายการเนื้อหาเหล่านั้นแล้ว คุณจะต้องแมปเนื้อหาแต่ละรายการกับข้อมูลประสิทธิภาพ คุณจะเริ่มเห็นว่าเนื้อหาที่โดดเด่นใดที่ส่งผลกระทบมากที่สุดต่อเป้าหมายเนื้อหาของคุณ และรายการใดที่ยังไม่มีความคืบหน้าเท่าที่คุณจะชอบ ตอบกลับข้อมูลนั้นไปยังนักวางกลยุทธ์เนื้อหาของคุณ และพวกเขาจะเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นเป็นคำแนะนำ ผลลัพธ์สุดท้าย: กลยุทธ์ที่รีเฟรชอย่างต่อเนื่องซึ่งจะตัดสิ่งที่ไม่ได้ผลและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ทำ

11. ให้ความรู้แก่สมาชิกในทีมของคุณ

ยินดีด้วย! คุณได้ทำกระบวนการจัดการเนื้อหาที่จะทำให้การจัดการเนื้อหาเป็นเรื่องง่าย แต่ถ้าทีมของคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และเวิร์กโฟลว์ที่คุณวางไว้จริงๆ สร้างเอกสารง่ายๆ ที่อธิบายว่าเนื้อหาควรเป็นอย่างไร:

• สร้าง
• เก็บไว้
• Tagged
• จัดการ

....ตลอดอายุของเนื้อหานั้น และแบ่งปันกับทีมของคุณ เทคนิคส่วนใหญ่ที่เราแชร์ที่นี่จะไม่ทำงานเว้นแต่ทุกคนจะเข้าร่วม ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมเนื้อหาของคุณรู้วิธีการทำแต่ละอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการตั้งชื่อไฟล์หรือรู้ว่าพวกเขารับผิดชอบอะไร ด้วยวิธีนี้ การทำงานหนักของคุณจะไม่สูญเปล่าและการจัดการเนื้อหาจะง่ายขึ้น 10 เท่า

ควบคุมไลบรารีเนื้อหาของคุณ

ไม่ต้องสงสัยเลยว่ากระบวนการจัดการเนื้อหาที่มีเอกสารประกอบจะช่วยให้คุณค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แต่จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อทั้งทีมของคุณอยู่ในทีม สร้างเอกสารที่อธิบายแนวทางปฏิบัติแต่ละข้อที่คุณได้ดำเนินการ รวมถึงข้อตกลงการตั้งชื่อไฟล์ เวิร์กโฟลว์การสร้างเนื้อหา และกฎการควบคุมเวอร์ชัน จากนั้น ครั้งหน้ามีคนขอให้คุณค้นหาบางอย่างในห้องสมุดของคุณ คุณจะรู้ว่าต้องดูที่ไหน