Cara Menguasai Manajemen Konten Dari Awal hingga Selesai

Manajemen konten sering diabaikan oleh tim pemasaran, dan itu dapat dimengerti; tidak ada cukup waktu atau sumber daya untuk mendedikasikan untuk membangun proses yang konsisten, dan semakin lama tidak terkendali, semakin besar masalahnya. Merasa aset Anda terus menumpuk? Tidak dapat menemukan potongan konten yang Anda terbitkan tahun lalu? Kehilangan jejak langkah-langkah penting dalam proses produksi? Jika Anda menjawab ya untuk semua ini, Anda memerlukan proses manajemen konten. Dalam posting ini kami akan mengklarifikasi beberapa kesalahpahaman tentang manajemen konten sehingga Anda tahu persis apa itu dan mengapa Anda perlu melakukannya. Kami juga akan memberikan langkah-langkah dan sumber daya sehingga Anda dapat mulai membangun proses manajemen konten Anda sendiri yang dapat digunakan seluruh tim Anda untuk merencanakan, membuat, dan mengatur setiap aset individu. Tidak ada waktu yang lebih baik untuk menggali diri Anda dari tumpukan aset konten yang salah urus dan sulit ditemukan selain sekarang, jadi mari kita mulai.

Jadikan Manajemen Konten Mudah Dengan Template Ini

Sebelum kita masuk ke hal-hal yang baik, lanjutkan dan unduh bundel manajemen konten gratis Anda. Ini mencakup template untuk semua yang akan kita diskusikan — termasuk alur kerja editorial, audit konten, dan struktur folder.

Apa Sebenarnya Yang Kami maksud dengan Manajemen Konten?

Apakah Anda bertanya-tanya apa sebenarnya arti "manajemen konten"? Pemindaian cepat istilah di Google menunjukkan banyak hal berbeda. Anda mungkin melihat manajemen konten disebutkan sebagai dua hal yang berbeda: Memang, keduanya saling terkait; Anda mungkin perlu menggunakan CMS, seperti WordPress, untuk menghasilkan konten. Kami, bagaimanapun, akan fokus pada sisi praktik manajemen konten , atau tugas yang Anda dan tim Anda perlukan untuk menempatkan sepotong konten ke dunia. Dengan demikian, kami akan menggunakan definisi kerja ini: Strategi manajemen konten merinci bagaimana Anda membuat, mengembangkan, mengatur, dan mengatur konten yang Anda buat. Itulah yang akan kami fokuskan di sepanjang panduan ini.

Alat Apa yang Anda Butuhkan untuk Manajemen Konten?

Kami sudah tahu bahwa Anda memerlukan CMS untuk membantu Anda mengelola konten, tetapi alat apa lagi yang benar-benar Anda butuhkan? Berikut adalah tiga yang bekerja bersama untuk menyediakan semua yang Anda perlukan untuk manajemen konten bagi tim Anda.

Perangkat Lunak CMS

Sistem Manajemen Konten menampung konten yang Anda buat di backend bisnis Anda. Ini adalah alat yang memungkinkan banyak orang untuk membuat, mengedit, dan menerbitkan konten. Biasanya, ini adalah platform yang Anda gunakan untuk menjalankan situs eCommerce Anda, seperti:

• WordPress
• drupal
• Joomla
• Ruang persegi
• Magento
• Wix
• Inti situs
• Manajer Pengalaman Adobe

Platform Manajemen Konten (Platform CMS)

Anda juga dapat menggunakan platform manajemen konten bersama CMS Anda. Ada banyak pilihan, terutama ketika datang ke WordPress. WordPress memiliki 65,1% pangsa pasar di pasar CMS, dan lebih dari 55.000 plugin tersedia di direktori mereka — termasuk beberapa alat manajemen konten. Anda harus memilih aplikasi manajemen konten yang terintegrasi dengan CMS Anda untuk mengelola konten situs web dan pemasaran digital, seperti:

• CoSchedule Marketing Suite (yang terintegrasi dengan WordPress )
• Selamat datang
• Meresap
• DivvyHQ

Catatan: Anda mungkin juga melihat ini yang disebut "sistem manajemen konten perusahaan (ECM)". Mereka melakukan pekerjaan yang sama, tetapi hanya dipasarkan ke perusahaan yang lebih besar. Anda juga dapat menyimpan email di dalamnya.

Perangkat Lunak Manajemen Aset Digital

Kemungkinannya adalah, setiap konten digital yang Anda hasilkan memiliki banyak aset. Pikirkan posting blog, misalnya. Anda mungkin memiliki garis besar, draf pertama, dan lima grafik untuk melengkapi konten. Perangkat lunak manajemen aset digital, seperti yang tercantum di bawah ini, membantu melacak setiap bagian konten. Anda tahu persis di mana setiap file:

• Penyelenggara Aset CoSchedule
• Bynder
• Kanto

Apa yang Dapat Dilakukan oleh Tumpukan Teknologi yang Tepat untuk Manajemen Konten?

Nah, ada banyak hal, tapi kami hanya akan menyebutkan beberapa saja.

Publikasikan dan Perbarui Konten Tanpa Perlu IT

Jika ada satu hal yang akan memperlambat produksi konten Anda, itu menunggu persetujuan. Memang, Anda mungkin memerlukan persetujuan dari editor pada tahap-tahap penting sepanjang siklus hidup konten. Dengan tumpukan teknologi manajemen konten yang tepat, Anda tidak perlu menunggu persetujuan dari tim TI Anda. Anda dapat mengunggah konten, menyematkan video, dan menyimpan barang di tempat yang mudah ditemukan. Hasil akhirnya? Pembuat konten dan pengelola konten dapat menyelesaikan pekerjaan mereka secepat mungkin — menyisakan waktu ekstra untuk mulai memproduksi karya lain.

Mengatur Semua Jenis Konten Secara Efektif

Tumpukan teknologi yang kuat untuk mengelola konten Anda berarti Anda dapat mengatur setiap jenis konten yang Anda buat. Tidak ada lagi "Di mana saya meletakkan infografis yang saya kerjakan minggu lalu?" diperlukan.

Lacak Perubahan pada Konten dan Kelola Kontrol Versi

Proses pembuatan konten tidak sesederhana “buat dan publikasikan”. Kemungkinannya adalah, Anda memiliki editor di tim Anda yang perlu mengoreksi konten. Anda mungkin juga memiliki beberapa orang yang mengerjakan suatu konten secara bersamaan. Memiliki proses manajemen konten berarti tim Anda tidak bingung. Mereka akan tahu versi mana yang harus mereka kerjakan — terlepas dari berapa banyak file yang Anda miliki.

Konten yang Mudah Diakses

Berapa kali Anda memiliki seseorang bertanya di mana mereka dapat menemukan sesuatu? Tidak masuk akal menghabiskan waktu Anda untuk menggali dokumen dan file. Ini adalah kesalahan besar. Proses manajemen konten yang ditentukan menjelaskan bagaimana orang harus menemukan konten di dalam perangkat lunak manajemen aset Anda. Dengan begitu, konten apa pun dapat diakses dengan mudah oleh siapa saja yang membutuhkannya.

Bagaimana Mengembangkan Proses Manajemen Konten

Dijual dengan nilai memiliki proses tertulis yang membantu tim Anda mengelola konten? Tidak hanya membantu Anda bergerak lebih cepat, tetapi juga merupakan keunggulan kompetitif — hanya 42% pemasar yang memiliki strategi terdokumentasi untuk mengelola konten mereka sebagai aset bisnis. Sekitar 63% dari mereka mengatakan itu karena kurangnya proses. Kami di sini untuk memecahkan masalah itu. Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang dapat Anda gunakan untuk mengembangkan proses manajemen konten untuk setiap jenis konten yang Anda buat, dari awal hingga akhir.

1. Tentukan Jenis Konten yang Akan Dikelola

Sebelum kita menyelami salah satu langkah manajemen konten lanjutan, luangkan waktu untuk memikirkan jenis konten yang Anda hasilkan. Ini akan memiliki efek domino pada perangkat lunak yang Anda perlukan. Mari kita praktikkan dan katakan Anda memproduksi konten multimedia ini:

• Video
• Rekaman audio podcast
• grafis
• Salinan email
• Posting blog berbasis teks

Dalam hal ini, Anda memerlukan kumpulan alat solusi manajemen konten yang tangguh. Itu mungkin termasuk CMS tingkat perusahaan dan perangkat lunak manajemen aset digital dengan penyimpanan yang cukup untuk menyimpan video berkualitas tinggi. Namun, jika Anda hanya memproduksi konten yang lebih kecil, seperti posting blog berbasis teks, Anda mungkin tidak memerlukan platform CMS dengan semua lonceng dan peluit.

2. Rakit Toolstack Manajemen Konten Anda

Berbicara tentang perangkat lunak yang Anda perlukan, sekaranglah saatnya untuk menyusun toolstack Anda. Sebagai pengingat singkat, berikut adalah tiga hal yang Anda perlukan untuk berinvestasi:

1. Perangkat lunak CMS (misalnya WordPress)
2. Platform manajemen konten (mis. Kapost)
3. Perangkat lunak manajemen aset digital (misalnya CoSchedule)

Sumber: Suite Pemasaran Konten Selama tahap ini, pikirkan tentang tim lain yang mungkin perlu menggunakannya. Departemen pemasaran konten Anda bukan satu-satunya tim yang perlu menggunakan platform ini. Departemen lain juga membuat konten — bahkan jika itu bukan konten yang Anda dorong ke publik. Tim penjualan Anda mungkin perlu menemukan konten untuk menjawab pertanyaan prospek; orang-orang di tim merek Anda ingin membuat kerangka pesan merek untuk dibaca oleh setiap pemula baru. Sampaikan percakapan masing-masing alat kepada kepala masing-masing departemen. Cari tahu bagaimana mereka sudah mengelola konten dan masalah yang mereka hadapi. Misalnya, Anda mungkin menemukan tim blogging Anda memiliki masalah dengan mengelola posting blog yang dikirimkan oleh penulis eksternal. Jika Anda dapat memposisikan setiap alat sebagai investasi untuk membantu seluruh perusahaan — bukan hanya tim pemasaran Anda — akan lebih mudah untuk mendapatkan dukungan.

3. Atur Struktur Folder File yang Jelas

Setelah Anda memiliki toolstack yang kuat untuk manajemen konten, saatnya untuk menetapkan beberapa aturan dasar. Seberapa sering Anda secara pasif-agresif menggali beberapa folder di komputer Anda, mencoba menemukan file yang disimpan rekan kerja Anda di suatu tempat? Itu terlalu sering terjadi — dan dalam kasus terburuk, dapat menyebabkan konten hilang. Itulah mengapa Anda ingin mengatur struktur file dan folder yang jelas di dalam alat manajemen aset Anda. Mereka pedoman untuk:

• Folder mana yang akan Anda miliki.
• Kapan membuat folder baru versus menggunakan yang sudah ada.
• Folder apa yang harus dibuat di dalam folder lain.

Bingung? Jangan khawatir; itu tidak serumit kedengarannya. Inilah yang mungkin terlihat dalam praktik:

• Folder: Posting blog
  • Folder: 2021
    • Folder: Cara Menulis Postingan Blog
      • File: draf posting blog
      • File: umpan balik editor
      • File: gambar pendukung

Dengan langkah ini, tujuannya adalah untuk menyiapkan perangkat lunak manajemen aset Anda, sehingga siapa pun di tim Anda dapat dengan mudah menemukan konten yang mereka cari. Ini akan memangkas waktu yang mereka habiskan untuk mencari barang secara drastis — terutama jika anggota tim lain telah membuat atau menyimpan file yang mereka butuhkan.

4. Tetapkan Konvensi Penamaan File yang Jelas

Setelah kita mendapatkan struktur folder, mulailah memikirkan nama yang akan Anda berikan untuk setiap file. Mari kita hadapi itu: kita semua pernah berada dalam situasi di mana Anda mencoba menemukan versi terbaru dari posting blog, hanya untuk melihat tiga file individual, masing-masing dengan "FINAL" di akhir. Tapi ada cara yang lebih baik. Kita dapat menyebutnya sebagai konvensi penamaan file : pada dasarnya ini adalah aturan yang Anda buat tentang bagaimana setiap orang di tim konten Anda harus menyimpan file mereka. Semua orang kemudian akan menggunakan format yang sama saat mereka menyimpan sepotong konten di dalam perangkat lunak manajemen aset Anda. Konvensi penamaan file juga membantu Anda mencari sesuatu dengan mudah. Dengan penamaan yang konsisten di semua hal dalam sistem manajemen aset Anda, Anda dapat mengetikkan nama file yang tepat tanpa harus menebak 10 kombinasi berbeda. Seperti apa aturan pemformatan itu? Berikut beberapa contohnya:

• Seperti apa tampilan spasi Anda (seperti "postingan blog terakhir" atau "FinalBlogPost").
• Apakah akan menyertakan jenis konten dalam nama file (seperti "gambar-blogging-statistik").
• Cara memberi nama versi final dari sesuatu (seperti menambahkan "draf" ke dokumen yang tidak disetujui dan mengganti namanya menjadi "final" ketika sudah ditandatangani).
• Jika Anda menyertakan tanggal atau departemen dalam nama file (seperti folder bernama “2020-blogging-team”).

Terlepas dari konvensi penamaan yang Anda miliki, pastikan semua orang di tim Anda mematuhinya saat mereka mengunggah file atau membuat folder. Anda hanya dapat menemukan aset yang Anda cari jika format namanya konsisten!

5. Buat Struktur Penandaan yang Jelas

Ingin membuat manajemen konten lebih mudah? Saat menyimpan file, buat sistem penandaan. Ini selangkah di atas penamaan yang tepat dan berarti Anda dapat melihat semua dokumen di seluruh perpustakaan Anda di bawah tag tertentu. Itu berarti Anda dapat:

• Lihat semua file yang diberi tag “posting blog” saat melakukan audit konten.
• Telusuri file yang diberi tag “email” untuk melihat folder yang dibuat oleh tim email Anda.
• Lihat file yang ditandai sebagai “perlu ditinjau” dan setujui semuanya sekaligus.
• Filter tag “nonprofit” untuk melihat aset yang Anda buat untuk lembaga nonprofit yang Anda dukung.

Sebagian besar alat manajemen aset — termasuk CoSchedule — dapat membuat tag ini untuk Anda. Anda bahkan dapat memberi kode warna untuk membuat tag Anda menarik secara visual: Ingatlah bahwa, seperti konvensi penamaan lain yang telah kami sebutkan sejauh ini, tag Anda harus konsisten. Ini tidak efektif jika semua orang di tim Anda lupa memberi tag pada file atau folder.

6. Tetapkan Pedoman untuk Penataan Metadata Relevan Lainnya

Berbicara tentang konsistensi, Anda akan memiliki potongan data lain di dalam pustaka konten Anda yang harus mengikuti struktur yang sama. Menjaga metadata ini tetap konsisten di seluruh tim Anda membuat segalanya lebih mudah ditemukan. Dengan begitu, saat Anda mengelola konten dalam jumlah besar yang dikirimkan oleh orang yang berbeda, mereka tahu konvensi mana yang harus diikuti.

7. Tetapkan Pedoman untuk Kontrol Versi

Konten adalah proses kolaboratif. Anda mungkin memiliki orang yang berbeda yang mengerjakan file di dalam CMS atau sistem manajemen aset Anda — termasuk penulis, editor, videografer, dan manajer media sosial . Jika Anda menambahkan "FINAL" ke akhir aset setiap kali seseorang memperbaruinya, Anda mungkin akan memiliki empat posting blog "final". Bagaimana Anda tahu mana file final yang sebenarnya ; yang dapat Anda publikasikan? Jawabannya terletak pada aturan kontrol versi. Ini memberi tahu semua orang yang membuat konten bagaimana mereka harus menunjukkan status aset tertentu. Sekali lagi, tidak ada aturan untuk format yang harus Anda gunakan. Itu mungkin:

• Menambahkan "V + nomor versi" di akhir setiap file (misalnya "video-v3").
• Tahap dalam proses pembuatan konten (misalnya “podcast-raw-recording”).
• Memberi label nama file kepada orang yang terakhir mengeditnya (misalnya “video-john-edits”).

Ingat: saat mengelola konten, Anda ingin membuatnya semudah mungkin menemukan hal yang Anda cari. Panduan untuk kontrol versi membantu melakukan itu — sementara juga menghentikan tim Anda menjadi bingung tentang versi mana yang harus mereka gunakan.

8. Bangun Alur Kerja untuk Pembuatan Konten

Apakah Anda terbang dengan kursi celana Anda saat membuat konten baru? Mungkin Anda terkadang membuat thumbnail khusus untuk setiap video atau mengirim kueri HARO untuk posting blog — hanya jika Anda ingat. Alur kerja menghentikan Anda dari melakukan sesuatu hanya jika Anda ingat untuk melakukannya. Ini adalah daftar langkah-langkah yang akan Anda ambil saat membuat setiap jenis konten, yang memastikan setiap bagian konsisten — terlepas dari anggota tim mana yang membuatnya. Inilah yang mungkin terlihat seperti alur kerja untuk produksi video. Ini mencantumkan subtugas individu yang diperlukan untuk membuat bagian akhir konten, menunjukkan siapa yang akan bertanggung jawab untuk itu, dan kapan waktunya. Tugas keseluruhan diberi label "sedang berlangsung" ketika beberapa tugas menunggu untuk diperiksa. Platform manajemen konten yang baik membuat langkah ini lebih mudah daripada yang terlihat. Di CoSchedule, misalnya, Anda dapat membuat alur kerja untuk setiap bagian konten dan menyimpannya sebagai Templat Tugas. Anda hanya perlu membuat setiap alur kerja sekali. Cukup duplikat template setiap kali Anda membuat konten baru. Yang benar adalah: kesuksesan Anda dengan manajemen konten semuanya bermuara pada organisasi yang hebat — sesuatu yang kami temukan membuat pemasar 397% lebih mungkin untuk melaporkan kesuksesan. Alur kerja konten yang jelas membuatnya berjalan-jalan di taman.

9. Tetapkan Pedoman Tata Kelola yang Jelas

Sangat mudah untuk tersesat dalam terjemahan ketika Anda memiliki beberapa tim pemasaran; masing-masing mengerjakan beberapa konten sekaligus. Tata kelola konten memecahkan masalah itu. Pesan Slack menit terakhir di mana orang berkata "Tunggu ... itu pekerjaan saya?" tidak ada lagi. Sebagai bagian dari proses pengelolaan konten, Anda harus menetapkan pedoman yang jelas seputar pertanyaan seperti:

• Apakah editor atau tim SEO bertanggung jawab untuk memperbarui konten?
• Apakah tim penjualan atau pendukung menyumbangkan kutipan ke konten, atau apakah tugas penulis untuk mewawancarai orang?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk menambahkan gambar ke posting blog: penulis atau tim grafis Anda?
• Editor mana yang bertanggung jawab untuk mengelola kontribusi posting tamu ?
• Apakah penulis, editor, atau kepala departemen menerbitkan konten baru di setiap saluran?

Manfaat memiliki pedoman tata kelola yang jelas adalah alur kerja Anda melakukan tugasnya dengan benar — terutama jika Anda menduplikasi templat tugas. Selain itu, setiap anggota tim baru dengan cepat mengetahui apa yang perlu mereka lakukan, termasuk dengan siapa mereka harus bekerja saat memproduksi konten. Setelah Anda didokumentasikan, Anda akan tahu siapa yang harus memberikan akses ke alat manajemen konten Anda. Ini menghentikan semua orang untuk mendapatkan akses administratif ke platform penerbitan Anda jika mereka tidak membutuhkannya. Yang, mari kita hadapi itu, bisa menjadi mimpi buruk untuk dikelola ketika staf pergi.

10. Buat Proses untuk Mengaudit Konten

Sebagai orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan konten, Anda memiliki satu pertanyaan penting untuk dijawab: seberapa baik kinerja konten yang Anda hasilkan? Anda membuat strategi konten Anda untuk memenuhi tujuan bisnis. Sekarang, saatnya untuk melihat seberapa banyak kemajuan yang telah Anda buat pada tujuan itu dan mencari tahu apa yang — dan tidak — berhasil. Audit konten membantu Anda mengetahui jawabannya. Dalam satu, Anda akan membuat daftar setiap aset yang Anda buat selama jangka waktu tertentu. Frekuensi audit Anda bergantung pada seberapa banyak konten yang Anda hasilkan. Jika Anda adalah tim kecil yang suka berkelahi yang hanya menerbitkan empat konten setiap bulan, Anda mungkin ingin menjalankan audit setiap tahun . Jika Anda adalah tim yang lebih besar dengan lebih banyak konten di perpustakaan Anda, melakukan audit setiap kuartal akan membantu menjaga hal-hal lebih fokus. Setelah aset tersebut dicantumkan, Anda sebaiknya memetakan setiap aset ke data kinerja. Anda akan mulai melihat aset menonjol mana yang memberikan dampak terbesar pada sasaran konten Anda dan mana yang belum membuat kemajuan sebanyak yang Anda inginkan. Umpan balik data tersebut ke ahli strategi konten Anda, dan mereka akan mengubah wawasan tersebut menjadi rekomendasi. Hasil akhirnya: strategi yang terus diperbarui yang tetap memotong hal-hal yang tidak berhasil dan berfokus pada hal-hal yang berhasil.

11. Didik Anggota Tim Anda

Selamat! Anda telah membuat proses pengelolaan konten yang akan mempermudah pengelolaan konten, tetapi hanya jika tim Anda benar-benar mengikuti pedoman dan alur kerja yang telah Anda buat. Buat dokumen sederhana yang menjelaskan bagaimana konten seharusnya:

• Dibuat
• Disimpan
• Ditandai
• Dikelola

....selama masa konten itu, dan bagikan dengan tim Anda. Sebagian besar teknik yang kami bagikan di sini tidak akan berfungsi kecuali semua orang terlibat, jadi pastikan semua orang di tim konten Anda mengetahui cara melakukan setiap hal, baik itu memberi nama file atau mengetahui tanggung jawab mereka. Dengan begitu, kerja keras Anda tidak sia-sia dan pengelolaan konten menjadi 10x lebih mudah.

Kendalikan Pustaka Konten Anda

Tidak diragukan lagi bahwa proses manajemen konten yang terdokumentasi membantu Anda dengan cepat menemukan apa yang Anda cari, tetapi ini hanya berfungsi jika seluruh tim Anda terlibat. Buat dokumen yang menjelaskan setiap panduan yang telah Anda kerjakan — termasuk konvensi penamaan file, alur kerja pembuatan konten, dan aturan kontrol versi. Kemudian, lain kali seseorang meminta Anda untuk menemukan sesuatu di perpustakaan Anda, Anda akan tahu persis di mana mencarinya.