最初から最後までコンテンツ管理をマスターする方法

コンテンツ管理は、マーケティング チームによって見落とされることがよくありますが、それは理解できます。 一貫したプロセスの構築に専念するのに十分な時間やリソースがありません。それがチェックされない時間が長ければ長いほど、問題は大きくなります。 あなたの資産が積み重なっているような気がしますか？ 昨年公開したコンテンツが見つかりませんか? 生産プロセスの重要なステップを見失っていませんか? これらのいずれかに「はい」と答えた場合、コンテンツ管理プロセスが必要です。 この投稿では、コンテンツ管理に関するいくつかの誤解を明らかにし、それが何であり、なぜそれを行う必要があるのか​​を正確に理解できるようにします. また、チーム全体が個々のアセットを計画、作成、および整理するために使用できる独自のコンテンツ管理プロセスの構築を開始できるように、手順とリソースも提供します。 管理が不十分で見つけにくいコンテンツ資産の山から自分自身を掘り起こすのに今ほど適した時期はないので、始めましょう。

これらのテンプレートでコンテンツ管理を簡単に

本題に入る前に、無料のコンテンツ管理バンドルをダウンロードしてください。 編集ワークフロー、コンテンツ監査、フォルダー構造など、これから説明するすべてのテンプレートが含まれています。

コンテンツ管理とは正確には何を意味するのでしょうか?

「コンテンツ管理」が実際に何を意味するのか疑問に思っていますか? Google で用語をざっとスキャンすると、さまざまなことがわかります。 コンテンツ管理が 2 つの異なるものとして言及されているのを目にするかもしれません。 確かに、この 2 つは絡み合っています。 コンテンツを作成するには、WordPress などの CMS を使用する必要がある場合があります。 ただし、コンテンツ管理の実践面、つまりあなたとあなたのチームがコンテンツを世に送り出すために必要なタスクに焦点を当てます. そのため、次の作業定義を使用します。コンテンツ管理戦略は、作成中のコンテンツをどのように作成、開発、編成、および管理するかを詳述します。 それが、このガイド全体で焦点を当てていることです。

コンテンツ管理に必要なツールは?

コンテンツの管理に CMS が必要であることはすでにわかっていますが、他に本当に必要なツールは何でしょうか? コンテンツ管理に必要なすべてをチームに提供するために連携する 3 つを次に示します。

CMS ソフトウェア

コンテンツ管理システムは、ビジネスのバックエンドで作成しているコンテンツを格納します。 複数の人がコンテンツを作成、編集、公開できるツールです。 通常、次のような e コマース サイトを実行するために使用しているプラ​​ットフォームです。

• ワードプレス
• Drupal
• ジュムラ
• スクエアスペース
• マジェント
• ウィックス
• サイトコア
• アドビ エクスペリエンス マネージャー

コンテンツ管理プラットフォーム (CMS プラットフォーム)

CMS とともにコンテンツ管理プラットフォームを使用することもできます。 特にWordPressに関しては、たくさんのオプションがあります。 WordPress は CMS 市場で65.1% の市場シェアを持ち、そのディレクトリには55,000 を超えるプラグインがあり、いくつかのコンテンツ管理ツールも含まれています。 CMS と統合して Web サイトやデジタル マーケティング コンテンツを管理する、次のようなコンテンツ管理アプリケーションを選択する必要があります。

• CoSchedule Marketing Suite ( WordPress と統合)
• いらっしゃいませ
• 浸透する
• DivvyHQ

注: これらは「エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) システム」と呼ばれることもあります。 彼らは同じ仕事をしていますが、大企業向けに販売されているだけです. 1つの中にメールを保存することもできます。

デジタル資産管理ソフトウェア

おそらく、制作しているデジタル コンテンツの各部分には複数のアセットがあります。 たとえば、ブログの投稿を考えてみてください。 アウトライン、最初のドラフト、およびコンテンツと一緒に使用する 5 つのグラフィックがある場合があります。 以下に示すようなデジタル資産管理ソフトウェアは、個々のコンテンツを追跡するのに役立ちます。 各ファイルの場所が正確にわかります。

• CoSchedule のアセット オーガナイザー
• バインダー
• できること

コンテンツ管理に適した技術スタックは、チームに何をする力を与えますか?

いろいろありますが、いくつか挙げてみます。

IT を必要とせずにコンテンツを公開および更新する

コンテンツ制作を遅らせる要因が 1 つあるとすれば、それは承認待ちです。 確かに、コンテンツ ライフサイクルの重要な段階で編集者の承認が必要になる場合があります。 適切なコンテンツ管理技術スタックを導入すれば、IT チームからの承認を待つ必要がなくなります。 コンテンツをアップロードしたり、ビデオを埋め込んだり、見つけやすい場所に物を保存したりできます。 最終結果は？ コンテンツ クリエーターとコンテンツ マネージャーは、できるだけ早く仕事を終わらせることができ、別の作品の制作を開始するための余分な時間を確保できます。

あらゆるタイプのコンテンツを効果的に整理

コンテンツを管理するための堅牢な技術スタックは、作成している各タイプのコンテンツを整理できることを意味します。 もう「先週作ったインフォグラフィックはどこに置いたの？」 必要です。

コンテンツの変更を追跡し、バージョン管理を管理する

コンテンツの作成プロセスは、「作成して公開する」という単純なものではありません。 あなたのチームには、コンテンツを校正する必要がある編集者がいる可能性があります。 また、複数の人が同時に 1 つのコンテンツに取り組んでいる場合もあります。 コンテンツ管理プロセスがあるということは、チームが混乱しないことを意味します。 ファイルの数に関係なく、どのバージョンで作業する必要があるかがわかります。

簡単にアクセスできるコンテンツ

どこで何かを見つけることができるかを誰かに尋ねられたことは何回ありますか? ドキュメントやファイルを掘り下げることに時間を費やすのは賢明ではありません。 ものすごいタイムサックです。 定義されたコンテンツ管理プロセスは、アセット管理ソフトウェア内で人々がコンテンツを検索する方法を説明します。 そうすれば、必要な人は誰でも簡単にコンテンツにアクセスできます。

コンテンツ管理プロセスを開発する方法

チームがコンテンツを管理するのに役立つ文書化されたプロセスを持つことの価値を売り込みましたか? より迅速に行動できるようになるだけでなく、競争上の優位性にもなります。コンテンツをビジネス資産として管理するための文書化された戦略を持っているマーケティング担当者はわずか 42% です。 それらの約 63% は、プロセスの欠如が原因であると述べています。 私たちはその問題を解決するためにここにいます。 ここでは、作成しているすべての種類のコンテンツのコンテンツ管理プロセスを最初から最後まで開発するために使用できるステップバイステップ ガイドを示します。

1. 管理するコンテンツの種類を決定する

高度なコンテンツ管理の手順に入る前に、制作しているコンテンツの種類について考えてみましょう。 これは、必要なソフトウェアにドミノ効果をもたらします。 これを実践して、このマルチメディア コンテンツを制作しているとしましょう。

• 動画
• オーディオ ポッドキャストの録音
• グラフィック
• メールのコピー
• テキストベースのブログ投稿

この場合、堅牢なコンテンツ管理ソリューションのツールスタックが必要になります。 これには、高品質のビデオを保持するのに十分なストレージを備えたエンタープライズ レベルの CMS とデジタル アセット管理ソフトウェアが含まれる場合があります。 ただし、テキストベースのブログ投稿など、小さなコンテンツのみを作成している場合は、すべての機能を備えた CMS プラットフォームは必要ないでしょう。

2. コンテンツ管理ツールスタックを組み立てる

必要なソフトウェアといえば、今こそツールスタックをまとめるときです。 簡単なリマインダーとして、投資する必要がある 3 つのことを以下に示します。

1. CMS ソフトウェア (WordPress など)
2. コンテンツ管理プラットフォーム (Kapost など)
3. デジタル資産管理ソフトウェア(CoSchedule など)

出典: Content Marketing Suite この段階では、それらを使用する必要がある他のチームについて考えてください。 これらのプラットフォームを使用する必要があるチームは、コンテンツ マーケティング部門だけではありません。 他の部門もコンテンツを作成しています — それがあなたが一般に公開しているコンテンツでなくても. 営業チームは、リードの質問に答えるためにコンテンツを見つける必要がある場合があります。 ブランディング チームのメンバーは、すべての初心者が一読できるように、ブランド メッセージのフレームワークを作成する必要があります。 各ツールの会話を各部門の責任者に持ち出します。 彼らがすでにコンテンツをどのように管理しているか、またそれに関して抱えている問題を把握してください。 たとえば、ブログ チームが、外部ライターによって送信されたブログ投稿の管理に問題を抱えていることに気付く場合があります。 マーケティング チームだけでなく、会社全体を支援するための投資として各ツールを位置づけることができれば、賛同を得やすくなります。

3.クリアファイルのフォルダ構造を設定する

コンテンツ管理用の堅牢なツールスタックを用意したら、次は基本ルールを設定します。 同僚がどこかに保存したファイルを見つけようとして、コンピューター内のいくつかのフォルダーを受動的に攻撃的に掘り下げることがどのくらいの頻度で行われますか? これは頻繁に発生し、最悪の場合、コンテンツが失われる可能性があります。 そのため、資産管理ツール内で明確なファイルとフォルダー構造を設定する必要があります。 これらは次のガイドラインです。

• あなたが持っているフォルダ。
• 新しいフォルダーを作成する場合と既存のフォルダーを使用する場合。
• 他のフォルダー内に作成するフォルダー。

混乱している？ 心配しないで; 思ったほど複雑ではありません。 実際には次のようになります。

• フォルダ: ブログ投稿
  • フォルダー: 2021
    • フォルダー: ブログ投稿の書き方
      • ファイル: ブログ記事の下書き
      • ファイル: 編集者のフィードバック
      • ファイル: サポート画像

このステップの目標は、アセット管理ソフトウェアをセットアップして、チームの誰もが探しているコンテンツを簡単に見つけられるようにすることです。 必要なファイルを別のチーム メンバーが作成または保存している場合は特に、検索に費やす時間が大幅に短縮されます。

4. 明確なファイル命名規則を確立する

フォルダ構造が整ったら、各ファイルに付ける名前について考え始めます。 現実を直視しましょう: ブログ投稿の最新バージョンを見つけようとして、最後に「FINAL」が付いた 3 つの個別のファイルしか表示されないという状況に誰もが遭遇したことがあります。 しかし、もっと良い方法があります。 これをファイル命名規則と呼ぶことができます。これは基本的に、コンテンツ チームの全員がファイルを保存する方法について作成しているルールです。 アセット管理ソフトウェア内にコンテンツを保存するときは、誰もが同じ形式を使用します。 ファイルの命名規則は、何かを簡単に検索するのにも役立ちます。 資産管理システム内のすべてに一貫した名前を付けることで、10 通りの組み合わせを推測することなく、正確なファイル名を入力できます。 それらのフォーマット規則はどのように見えますか? ここではいくつかの例を示します。

• スペースの外観(「final-blog-post」や「FinalBlogPost」など)。
• ファイル名にコンテンツのタイプを含めるかどうか(「image-blogging-statistics」など)。
• 何かの最終バージョンに名前を付ける方法(未承認のドキュメントに「ドラフト」を追加し、承認されたときに名前を「最終」に変更するなど)。
• ファイル名に日付または部門を含める場合(「2021-blogging-team」という名前のフォルダーなど)。

命名規則に関係なく、ファイルをアップロードしたりフォルダを作成したりするときは、チームの全員が命名規則に従うようにしてください。 名前の形式が一致している場合にのみ、探しているアセットを見つけることができます!

5.明確なタグ付け構造を作成する

コンテンツ管理をさらに簡単にしたいですか? ファイルを保存するときは、タグ付けシステムを作成します。 これは、適切な名前付けよりも一歩進んでおり、ライブラリ全体のすべてのドキュメントをその特定のタグの下に表示できることを意味します。 つまり、次のことができます。

• コンテンツ監査を行うときに、「ブログ投稿」とタグ付けされたすべてのファイルを表示します。
• 「メール」とタグ付けされたファイルを参照して、メール チームによって作成されたフォルダーを確認します。
• 「レビューが必要」とタグ付けされたファイルを表示し、一度にすべて承認します。
• タグ「非営利」でフィルタリングして、支援する非営利団体のために作成したアセットを確認します。

CoSchedule を含むほとんどのアセット管理ツールで、これらのタグを作成できます。 タグを視覚的に魅力的にするために、それらを色分けすることもできます: これまでに説明した他の命名規則と同様に、タグは一貫している必要があることを覚えておいてください。 チームの全員がファイルやフォルダーにタグを付けるのを忘れていては効果がありません。

6. 他の関連するメタデータを構造化するためのガイドラインを設定する

一貫性について言えば、同じ構造に従う必要があるコンテンツ ライブラリ内のデータの他のスニペットがあります。 チーム全体でこのメタデータの一貫性を保つことで、物事を見つけやすくなります。 そうすれば、さまざまな人から送信された大量のコンテンツを管理しているときに、従うべき規則がわかります。

7. バージョン管理のガイドラインを確立する

コンテンツは共同作業です。 ライター、編集者、ビデオグラファー、ソーシャル メディア マネージャーなど、さまざまな人が CMS または資産管理システム内のファイルで作業している可能性があります。 誰かがアセットを更新するたびにアセットの末尾に「FINAL」を追加すると、4 つの「最終」ブログ投稿が残る可能性があります。 どれが実際の最終ファイルであるかをどのようにして知ることができますか。 あなたが発行できるもの？ 答えはバージョン管理ルールにあります。 コンテンツを作成しているすべての人に、特定のアセットのステータスをどのように表示する必要があるかを伝えます。 繰り返しますが、使用するフォーマットにルールはありません。 それは次のようになります。

• 各ファイルの末尾に「V + バージョン番号」を追加します (例: 「video-v3」)。
• コンテンツ作成プロセスの段階 (「podcast-raw-recording」など)。
• ファイル名を最後に編集した人にラベルを付けます (例: 「video-john-edits」)。

覚えておいてください: コンテンツを管理するときは、探しているものをできるだけ簡単に見つけられるようにしたいと考えています。 バージョン管理のガイドラインは、それを行うのに役立ちます — また、チームがどのバージョンを使用すべきかについて混乱するのを防ぎます。

8. コンテンツ作成のワークフローを構築する

新しいコンテンツを作成するとき、パンツの座席で飛んでいますか? おそらく、各ビデオのカスタム サムネイルを作成したり、ブログ投稿の HARO クエリを送信したりすることがありますが、覚えている場合のみです。 ワークフローは、実行することを覚えている場合にのみ、実行を停止します。 これは、各タイプのコンテンツを作成するときに実行する手順のリストです。これにより、どのチーム メンバーが作成したかに関係なく、各部分に一貫性が保たれます。 ビデオ制作のワークフローは次のようになります。 コンテンツの最終的な部分を作成するために必要な個々のサブタスクをリストし、誰が責任を負い、いつ期限を迎えるかを示します。 一部のタスクがチェックオフを待機している場合、タスク全体に「進行中」というラベルが付けられます。 優れたコンテンツ管理プラットフォームは、このステップを見た目よりも簡単にします。 たとえば、CoSchedule では、コンテンツごとにワークフローを作成し、タスク テンプレートとして保存できます。 各ワークフローを 1 回だけ作成する必要があります。 新しいコンテンツを作成するときはいつでも、テンプレートを複製するだけです。 真実は、コンテンツ管理の成功はすべて優れた組織にかかっているということです。マーケティング担当者が成功を報告する可能性が 397% 高くなることがわかりました。 明確なコンテンツ ワークフローにより、公園を散歩することができます。

9. 明確なガバナンス ガイドラインを設定する

マーケティング チームが複数ある場合、翻訳で物事が失われがちです。 それぞれが一度に複数のコンテンツに取り組んでいます。 コンテンツ ガバナンスはその問題を解決します。 土壇場での Slack メッセージで、人々が「待って… それが私の仕事だったの?」と言います。 もうありません。 コンテンツ管理プロセスの一環として、次のような質問について明確なガイドラインを設定する必要があります。

• 編集者または SEO チームはコンテンツの更新に責任がありますか?
• 営業チームまたはサポート チームがコンテンツの引用を提供しますか? それとも、人々にインタビューするのはライターの仕事ですか?
• ブログ投稿に画像を追加するのは誰ですか? ライターですか、それともグラフィック チームですか?
• ゲスト投稿の管理を担当するのはどの編集者ですか?
• ライター、編集者、または部門の責任者は、各チャネルで新しいコンテンツを公開していますか?

明確なガバナンス ガイドラインがあることの利点は、特にタスク テンプレートを複製している場合に、ワークフローが適切に機能することです。 さらに、新しいチーム メンバーは、コンテンツを作成するときに誰と一緒に作業する必要があるかなど、自分が何をする必要があるかをすぐに把握できます。 これを文書化すると、コンテンツ管理ツールへのアクセスを誰に許可するかがわかります。 これにより、必要のない場合、すべてのユーザーがパブリッシング プラットフォームへの管理アクセスを取得できなくなります。 率直に言って、スタッフが退職したときに管理するのは悪夢になる可能性があります。

10. コンテンツを監査するためのプロセスを作成する

コンテンツ管理の責任者として、答えなければならない重要な質問が 1 つあります。それは、作成しているコンテンツのパフォーマンスはどの程度かということです。 ビジネス目標を達成するためにコンテンツ戦略を作成しました。 さて、その目標に対してどれだけ前進したかを確認し、何が機能していて、何が機能していないかを理解する時が来ました. コンテンツ監査は、答えを見つけるのに役立ちます。 1 つは、特定の期間中に作成したすべてのアセットのリストを作成します。 監査の頻度は、作成しているコンテンツの量によって異なります。 毎月 4 つのコンテンツしか公開していない小規模でまとまりのないチームの場合は、年 1 回監査を実行することをお勧めします。 ライブラリに多くのコンテンツがある大規模なチームの場合、四半期ごとに監査を行うと、物事をより集中的に保つことができます。 これらのアセットを一覧表示したら、各アセットをパフォーマンス データにマッピングします。 どの傑出したアセットがコンテンツの目標に最大の影響を与え、どれが望んでいたほどの進歩を遂げていないかを確認し始めます。 そのデータをコンテンツ ストラテジストにフィードバックすると、それらのインサイトが推奨事項に変わります。 最終結果: 機能していないものを削減し、機能しているものに焦点を当てた、常に更新される戦略。

11. チームメンバーを教育する

おめでとう！ コンテンツの管理を簡単にするコンテンツ管理プロセスを作成しましたが、これは、チームが実際にガイドラインとワークフローに従っている場合に限られます。 コンテンツのあり方を説明する簡単なドキュメントを作成します。

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....そのコンテンツの存続期間全体にわたって、チームと共有します。 ここで紹介する手法のほとんどは、全員が参加しないと機能しません。そのため、コンテンツ チームの全員が、ファイルに名前を付けたり、自分が何を担当しているかを把握したりして、それぞれの方法を理解していることを確認してください。 そうすれば、苦労が無駄にならず、コンテンツ管理が 10 倍簡単になります。

コンテンツ ライブラリを管理する

文書化されたコンテンツ管理プロセスが、探しているものをすばやく見つけるのに役立つことは間違いありませんが、チーム全体が参加している場合にのみ機能します。 ファイル命名規則、コンテンツ作成ワークフロー、バージョン管理規則など、これまでに取り組んできた各ガイドラインを説明するドキュメントを作成します。 そうすれば、次に誰かがあなたのライブラリーで何かを探すように頼んだときに、どこを見ればよいかを正確に知ることができます。