Come padroneggiare la gestione dei contenuti dall'inizio alla fine

La gestione dei contenuti viene spesso trascurata dai team di marketing ed è comprensibile; semplicemente non c'è abbastanza tempo o risorse da dedicare alla costruzione di un processo coerente e più a lungo non viene controllato, maggiore diventa il problema. Ti sembra che i tuoi beni continuino ad accumularsi? Non riesci a trovare i contenuti che hai pubblicato l'anno scorso? Perdere le tracce di passaggi importanti nel processo produttivo? Se hai risposto sì a qualcuno di questi, hai bisogno di un processo di gestione dei contenuti. In questo post chiariremo alcune idee sbagliate sulla gestione dei contenuti in modo da sapere esattamente di cosa si tratta e perché è necessario farlo. Forniremo anche i passaggi e le risorse in modo che tu possa iniziare a creare il tuo processo di gestione dei contenuti che l'intero team può utilizzare per pianificare, creare e organizzare ogni singola risorsa. Non c'è momento migliore per tirarti fuori da quella pila di risorse di contenuti mal gestite e difficili da trovare di adesso, quindi iniziamo.

Semplifica la gestione dei contenuti con questi modelli

Prima di entrare nelle cose buone, vai avanti e scarica il tuo pacchetto gratuito di gestione dei contenuti. Include modelli per tutto ciò di cui stiamo per discutere, inclusi flussi di lavoro editoriali, audit dei contenuti e strutture di cartelle.

Cosa intendiamo esattamente per gestione dei contenuti?

Ti stai chiedendo cosa significhi effettivamente "gestione dei contenuti"? Una rapida scansione del termine in Google mostra molte cose diverse. Potresti vedere la gestione dei contenuti menzionata come due cose diverse: Certo, i due sono intrecciati; potrebbe essere necessario utilizzare un CMS, come WordPress, per produrre contenuti. Tuttavia, ci concentreremo sul lato pratico della gestione dei contenuti o sui compiti di cui tu e il tuo team avete bisogno per mettere un contenuto nel mondo. Pertanto, utilizzeremo questa definizione di lavoro: una strategia di gestione dei contenuti descrive in dettaglio come crei, sviluppi, organizzi e governi i contenuti che stai creando. Questo è ciò su cui ci concentreremo in questa guida.

Di quali strumenti hai bisogno per la gestione dei contenuti?

Sappiamo già che avrai bisogno di un CMS per aiutarti a gestire i contenuti, ma di quali altri strumenti hai davvero bisogno? Eccone tre che lavorano insieme per fornire al tuo team tutto ciò di cui hai bisogno per la gestione dei contenuti.

Software CMS

Un sistema di gestione dei contenuti ospita il contenuto che stai creando nel back-end della tua attività. È uno strumento che consente a più persone di creare, modificare e pubblicare contenuti. Di solito, è la piattaforma che stai utilizzando per eseguire il tuo sito di eCommerce, ad esempio:

• WordPress
• Drupale
• Joomla
• Spazio quadrato
• Magento
• Wix
• Sitecore
• Gestore esperienza Adobe

Piattaforme di gestione dei contenuti (Piattaforme CMS)

Potresti anche utilizzare una piattaforma di gestione dei contenuti insieme al tuo CMS. Ci sono molte opzioni, soprattutto quando si tratta di WordPress. WordPress ha una quota di mercato del 65,1% nel mercato dei CMS e oltre 55.000 plugin disponibili nella loro directory, inclusi diversi strumenti di gestione dei contenuti. Dovresti scegliere un'applicazione di gestione dei contenuti che si integri con il tuo CMS per gestire il sito web e i contenuti di marketing digitale, come ad esempio:

• CoSchedule Marketing Suite (che si integra con WordPress )
• Ben arrivato
• Percolare
• DivvyHQ

Nota: potresti anche vederli chiamati "sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM)". Fanno lo stesso lavoro, ma sono solo commercializzati per le aziende più grandi. Puoi anche archiviare le email all'interno di uno.

Software per la gestione delle risorse digitali

È probabile che ogni contenuto digitale che stai producendo abbia più risorse. Pensa a un post sul blog, per esempio. Potresti avere uno schema, una prima bozza e cinque elementi grafici da affiancare al contenuto. Un software di gestione delle risorse digitali, come quelli elencati di seguito, aiuta a tenere traccia di ogni singolo contenuto. Sai esattamente dove si trova ogni file:

• Asset Organizer di CoSchedule
• Passante
• Canto

Che cosa consente ai team di fare lo stack tecnologico giusto per la gestione dei contenuti?

Bene, ci sono molte cose, ma ne nomineremo solo alcune.

Pubblica e aggiorna i contenuti senza bisogno dell'IT

Se c'è una cosa che rallenterà la tua produzione di contenuti, è in attesa di approvazione. Certo, potresti aver bisogno dell'approvazione degli editori nelle fasi chiave dell'intero ciclo di vita dei contenuti. Con il giusto stack tecnologico di gestione dei contenuti in atto, puoi eliminare la necessità di attendere l'approvazione del tuo team IT. Potrai caricare contenuti, incorporare video e archiviare elementi in un luogo facile da trovare. Il risultato finale? I creatori di contenuti e i gestori di contenuti possono portare a termine il loro lavoro il più rapidamente possibile, lasciando più tempo per iniziare a produrre un altro pezzo.

Organizza efficacemente tutti i tipi di contenuto

Un solido stack tecnologico per gestire i tuoi contenuti significa che puoi organizzare ogni tipo di contenuto che stai creando. Non più "Dove ho messo quell'infografica su cui ho lavorato la scorsa settimana?" necessario.

Tieni traccia delle modifiche al contenuto e gestisci il controllo della versione

Il processo di creazione dei contenuti non è semplice come "creare e pubblicare". È probabile che tu abbia redattori nel tuo team che hanno bisogno di correggere il contenuto. Potresti anche avere più persone che lavorano su un contenuto contemporaneamente. Avere un processo di gestione dei contenuti significa che il tuo team non si confonde. Sapranno su quale versione dovrebbero lavorare, indipendentemente dal numero di file che hai.

Contenuti facilmente accessibili

Quante volte qualcuno ha chiesto dove può trovare qualcosa? Non è sensato passare il tempo a scavare tra documenti e file. È un'enorme perdita di tempo. Un processo di gestione dei contenuti definito spiega come le persone dovrebbero trovare i contenuti all'interno del tuo software di gestione delle risorse. In questo modo, qualsiasi contenuto è facilmente accessibile a chiunque ne abbia bisogno.

Come sviluppare un processo di gestione dei contenuti

Venduti sul valore di avere un processo scritto che aiuti il ​​tuo team a gestire i contenuti? Non solo ti aiuta a muoverti più velocemente, ma è un vantaggio competitivo: solo il 42% degli esperti di marketing ha una strategia documentata per gestire i propri contenuti come risorsa aziendale. Circa il 63% di loro afferma che è a causa della mancanza di processo. Siamo qui per risolvere questo problema. Ecco una guida passo passo che puoi utilizzare per sviluppare un processo di gestione dei contenuti per ogni tipo di contenuto che stai creando, dall'inizio alla fine.

1. Determina quali tipi di contenuto gestire

Prima di addentrarci in uno qualsiasi dei passaggi avanzati di gestione dei contenuti, prenditi del tempo per pensare ai tipi di contenuti che stai producendo. Ciò avrà un effetto domino sul software di cui avrai bisogno. Mettiamolo in pratica e diciamo che stai producendo questo contenuto multimediale:

• Video
• Registrazioni di podcast audio
• Grafica
• Copia e-mail
• Post di blog basati su testo

In questo caso, avresti bisogno di una serie di strumenti di solide soluzioni di gestione dei contenuti. Ciò potrebbe includere un CMS di livello aziendale e un software di gestione delle risorse digitali con spazio di archiviazione sufficiente per contenere video di alta qualità. Tuttavia, se stai producendo solo contenuti più piccoli, come post di blog basati su testo, probabilmente non avresti bisogno di una piattaforma CMS con tutti i campanelli e i fischietti.

2. Assembla il tuo stack di strumenti di gestione dei contenuti

Parlando del software di cui avresti bisogno, ora è il momento di mettere insieme il tuo stack di strumenti. Come rapido promemoria, ecco le tre cose in cui dovrai investire:

1. Software CMS (es. WordPress)
2. Una piattaforma di gestione dei contenuti (ad es. Kapost)
3. Software di gestione delle risorse digitali (es. CoSchedule)

Fonte: Content Marketing Suite Durante questa fase, pensa agli altri team che potrebbero aver bisogno di usarli. Il tuo dipartimento di marketing dei contenuti non è l'unico team che dovrà utilizzare queste piattaforme. Anche altri dipartimenti creano contenuti, anche se non sono contenuti che stai spingendo verso il pubblico. Il tuo team di vendita potrebbe aver bisogno di trovare contenuti per rispondere alla domanda di un lead; le persone del tuo team di branding vorranno creare un framework di messaggistica del marchio che ogni nuovo principiante può leggere. Porta in primo piano la conversazione di ogni strumento con i capi di ogni dipartimento. Scopri come stanno già gestendo i contenuti e i problemi che hanno con essi. Ad esempio, potresti scoprire che il tuo team di blog ha problemi con la gestione dei post del blog inviati da autori esterni. Se riesci a posizionare ogni strumento come un investimento per aiutare l'intera azienda, anziché solo il tuo team di marketing, sarà più facile ottenere il consenso.

3. Impostare Cancella strutture cartelle file

Una volta che hai messo a punto un solido pacchetto di strumenti per la gestione dei contenuti, è il momento di impostare alcune regole di base. Quante volte scavi in ​​modo passivo-aggressivo attraverso diverse cartelle nel tuo computer, cercando di trovare un file che il tuo collega ha salvato da qualche parte? Succede troppo spesso e, nel peggiore dei casi, potrebbe far sparire i contenuti. Ecco perché ti consigliamo di impostare strutture di file e cartelle chiare all'interno del tuo strumento di gestione delle risorse. Sono linee guida per:

• Quali cartelle avrai.
• Quando creare una nuova cartella rispetto all'utilizzo di una esistente.
• Quali cartelle devono essere create all'interno di altre cartelle.

Confuso? Non preoccuparti; non è così complesso come potrebbe sembrare. Ecco come potrebbe apparire in pratica:

• Cartella: post del blog
  • Cartella: 2021
    • Cartella: come scrivere un post sul blog
      • File: bozza del post del blog
      • File: feedback dell'editore
      • File: immagine di supporto

Con questo passaggio, l'obiettivo è configurare il tuo software di gestione delle risorse , in modo che chiunque nel tuo team possa trovare facilmente il contenuto che sta cercando. Ridurrà drasticamente il tempo dedicato alla ricerca di materiale, soprattutto se un altro membro del team ha creato o archiviato il file di cui ha bisogno.

4. Stabilire convenzioni di denominazione dei file chiare

Una volta stabilita la struttura delle cartelle, inizia a pensare ai nomi che darai a ciascun file. Ammettiamolo: ci siamo trovati tutti nella situazione in cui stai cercando l'ultima versione di un post del blog, solo per vedere tre singoli file, ognuno con "FINAL" alla fine. Ma c'è un modo migliore. Possiamo chiamarla una convenzione di denominazione dei file : è fondamentalmente la regola che stai creando per il modo in cui tutti i membri del tuo team di contenuti dovrebbero archiviare i propri file. Tutti utilizzeranno quindi lo stesso formato quando salvano un contenuto all'interno del software di gestione delle risorse. Anche le convenzioni di denominazione dei file ti aiutano a cercare facilmente qualcosa. Con una denominazione coerente in tutto il tuo sistema di gestione delle risorse, puoi digitare il nome esatto del file senza dover indovinare 10 diverse combinazioni. Che aspetto hanno queste regole di formattazione? Ecco alcuni esempi:

• Che aspetto hanno i tuoi spazi (come "post-blog-finale" o "Post-blog finale").
• Se includere il tipo di contenuto nel nome del file (come "statistiche di blog-immagine").
• Come dare un nome alla versione finale di qualcosa (come aggiungere "bozza" a documenti non approvati e rinominarla in "finale" quando è stata firmata).
• Se includi date o reparti nel nome del file (ad esempio una cartella denominata "2021-blogging-team").

Indipendentemente dalle convenzioni di denominazione che hai, assicurati che tutti i membri del tuo team si attengano ad esse quando caricano file o creano cartelle. Puoi trovare la risorsa che stai cercando solo se i formati dei nomi sono coerenti!

5. Creare una struttura di etichettatura chiara

Vuoi rendere ancora più semplice la gestione dei contenuti? Quando si salvano i file, creare un sistema di tag. Va un gradino sopra la denominazione corretta e significa che puoi vedere tutti i documenti nell'intera libreria con quel tag specifico. Ciò significa che puoi:

• Visualizza tutti i file contrassegnati come "post del blog" quando esegui un controllo dei contenuti.
• Sfoglia i file contrassegnati con "email" per vedere le cartelle create dal tuo team di posta elettronica.
• Visualizza i file contrassegnati come "da rivedere" e approvali tutti in una volta.
• Filtra per il tag "non profit" per vedere quali risorse hai creato per un'organizzazione non profit che sostieni.

La maggior parte degli strumenti di gestione delle risorse, incluso CoSchedule, possono creare questi tag per te. Puoi persino codificarli a colori per rendere i tuoi tag visivamente accattivanti: Ricorda solo che, proprio come le altre convenzioni di denominazione che abbiamo menzionato finora, i tuoi tag devono essere coerenti. Non è efficace se tutti i membri del tuo team dimenticano di taggare file o cartelle.

6. Stabilire linee guida per la strutturazione di altri metadati rilevanti

A proposito di coerenza, avrai altri frammenti di dati all'interno della tua libreria di contenuti che devono seguire la stessa struttura. Mantenere questi metadati coerenti in tutto il tuo team rende le cose più facili da trovare. In questo modo, quando gestisci grandi volumi di contenuti inviati da persone diverse, loro sanno quali convenzioni seguire.

7. Stabilire linee guida per il controllo della versione

Il contenuto è un processo collaborativo. Probabilmente hai diverse persone che lavorano sui file all'interno del tuo CMS o sistema di gestione delle risorse, inclusi scrittori, editori, operatori video e gestori di social media . Se aggiungi "FINAL" alla fine di una risorsa ogni volta che qualcuno la aggiorna, potresti rimanere con quattro post sul blog "finali". Come fai a sapere qual è il vero file finale; quello che puoi pubblicare? La risposta si trova all'interno delle regole di controllo della versione. Dice a tutti coloro che creano contenuti come dovrebbero mostrare lo stato di una particolare risorsa. Ancora una volta, non esiste una regola per la formattazione che dovresti usare. Potrebbe essere:

• Aggiungendo “V + il numero di versione” alla fine di ogni file (es. “video-v3”).
• La fase del processo di creazione del contenuto (ad es. "registrazione non elaborata di podcast").
• Assegnare il nome del file all'ultima persona che lo ha modificato (es. “video-john-edits”).

Ricorda: quando gestisci i contenuti, vuoi rendere il più semplice possibile trovare ciò che stai cercando. Le linee guida per il controllo della versione aiutano a farlo, impedendo anche al tuo team di confondersi su quale versione dovrebbe usare.

8. Crea flussi di lavoro per la creazione di contenuti

Stai volando per il sedere dei pantaloni quando crei un nuovo contenuto? Forse a volte crei una miniatura personalizzata per ogni video o invii una query HARO per un post del blog, solo se ricordi. Un flusso di lavoro ti impedisce di fare le cose solo se ti ricordi di farlo. È un elenco di passaggi da eseguire durante la creazione di ogni tipo di contenuto, che assicura che ogni pezzo sia coerente, indipendentemente dal membro del team che lo ha creato. Ecco come potrebbe essere un flusso di lavoro per la produzione video. Elenca le singole attività secondarie necessarie per creare il contenuto finale, mostra chi se ne assumerà la responsabilità e quando è dovuto. L'attività complessiva è etichettata come "in corso" quando alcune attività sono in attesa di essere spuntate. Una buona piattaforma di gestione dei contenuti rende questo passaggio più semplice di quanto sembri. In CoSchedule, ad esempio, puoi creare flussi di lavoro per ogni contenuto e salvarli come un modello di attività. Dovrai creare ogni flusso di lavoro solo una volta. Duplica semplicemente il modello ogni volta che crei un nuovo contenuto. La verità è: il tuo successo con la gestione dei contenuti si riduce a un'ottima organizzazione: qualcosa che abbiamo riscontrato rende i marketer il 397% più propensi a segnalare il successo. Flussi di lavoro di contenuto chiari rendono tutto ciò una passeggiata.

9. Stabilire linee guida di governance chiare

È facile che le cose si perdano nella traduzione quando hai diversi team di marketing; ognuno lavora su più contenuti contemporaneamente. La governance dei contenuti risolve questo problema. Messaggi Slack dell'ultimo minuto in cui le persone dicono "Aspetta... quello era il mio lavoro?" non ci sono più. Come parte del tuo processo di gestione dei contenuti, dovrai definire linee guida chiare su domande come:

• Gli editori o i team SEO sono responsabili dell'aggiornamento dei contenuti?
• I team di vendita o di supporto contribuiscono con citazioni ai contenuti o è compito dello scrittore intervistare le persone?
• Chi è responsabile dell'aggiunta di immagini ai post del blog: gli autori o il tuo team grafico?
• Quali editori sono responsabili della gestione dei contributi dei guest post ?
• Lo scrittore, l'editore o il capo del dipartimento pubblicano nuovi contenuti su ciascun canale?

Il vantaggio di avere linee guida di governance chiare è che i tuoi flussi di lavoro svolgono correttamente il loro lavoro, soprattutto se stai duplicando modelli di attività. Inoltre, tutti i nuovi membri del team vengono rapidamente aggiornati su ciò che devono fare, incluso con chi dovranno lavorare durante la produzione di contenuti. Una volta documentato, saprai a chi dare accesso ai tuoi strumenti di gestione dei contenuti. Ciò impedisce a tutti di ottenere l'accesso amministrativo alla tua piattaforma di pubblicazione se non ne hanno bisogno. Che, ammettiamolo, può essere un incubo da gestire quando il personale se ne va.

10. Creare un processo per il controllo del contenuto

In qualità di responsabile della gestione dei contenuti, hai una domanda importante a cui rispondere: qual è il rendimento dei contenuti che stai producendo? Hai creato la tua strategia di contenuto per raggiungere un obiettivo aziendale. Ora è il momento di vedere quanti progressi hai fatto su quell'obiettivo e capire cosa sta funzionando e cosa non sta funzionando. Un controllo del contenuto ti aiuta a capire le risposte. In uno, creerai un elenco di ogni risorsa che hai creato durante un periodo di tempo specifico. La frequenza dei tuoi audit dipende dalla quantità di contenuti che stai producendo. Se sei un team piccolo e frammentario che pubblica solo quattro contenuti al mese, potresti voler eseguire un controllo su base annuale . Se sei una squadra più grande con più contenuti nella tua libreria, fare un controllo ogni trimestre ti aiuterà a mantenere le cose più concentrate. Dopo aver elencato queste risorse, ti consigliamo di mappare ciascuna risorsa ai dati sul rendimento. Inizierai a vedere quali risorse straordinarie hanno avuto il maggiore impatto sul tuo obiettivo di contenuto e quali non hanno fatto i progressi che avresti voluto. Invia i dati ai tuoi strateghi dei contenuti e loro trasformeranno queste informazioni in consigli. Il risultato finale: una strategia costantemente aggiornata che rimane taglia le cose che non funzionano e si concentra su quelle che funzionano.

11. Istruisci i membri del tuo team

Congratulazioni! Hai creato un processo di gestione dei contenuti che renderà la gestione dei contenuti un gioco da ragazzi, ma solo se il tuo team segue effettivamente le linee guida e i flussi di lavoro che hai messo in atto. Crea un semplice documento che spieghi come dovrebbero essere i contenuti:

• Creato
• Immagazzinato
• Contrassegnato
• Gestito

....per l'intera durata della vita di quel contenuto e condividilo con il tuo team. La maggior parte delle tecniche che abbiamo condiviso qui non funzioneranno a meno che tutti non siano a bordo, quindi assicurati che tutti i membri del tuo team di contenuti sappiano come fare ogni cosa, sia che si tratti di nominare un file o di sapere di cosa sono responsabili. In questo modo, il tuo duro lavoro non va sprecato e la gestione dei contenuti diventa 10 volte più semplice.

Prendi il controllo della tua libreria di contenuti

Non c'è dubbio che un processo di gestione dei contenuti documentato ti aiuta a trovare rapidamente ciò che stai cercando, ma funziona solo se l'intero team è a bordo. Crea un documento che spieghi ogni linea guida su cui hai lavorato, comprese le convenzioni di denominazione dei file, i flussi di lavoro per la creazione di contenuti e le regole di controllo della versione. Quindi, la prossima volta che qualcuno ti chiederà di trovare qualcosa nella tua libreria, saprai esattamente dove cercare.