Как освоить управление контентом от начала до конца

Маркетинговые команды часто упускают из виду управление контентом, и это понятно; просто не хватает времени или ресурсов, чтобы посвятить построению согласованного процесса, и чем дольше он остается без контроля, тем больше становится проблема. Чувствуете, что ваши активы продолжают накапливаться? Не можете найти фрагменты контента, которые вы опубликовали в прошлом году? Потеряли важные этапы производственного процесса? Если вы ответили утвердительно на любой из этих вопросов, вам нужен процесс управления контентом. В этом посте мы проясним некоторые заблуждения об управлении контентом, чтобы вы точно знали, что это такое и зачем вам это нужно. Мы также предоставим шаги и ресурсы, чтобы вы могли приступить к созданию собственного процесса управления контентом, который вся ваша команда сможет использовать для планирования, создания и организации каждого отдельного актива. Нет лучшего времени, чтобы выкопать себя из этой кучи неуправляемого и труднодоступного контента, чем сейчас, так что давайте начнем.

Упростите управление контентом с помощью этих шаблонов

Прежде чем мы перейдем к хорошему, загрузите бесплатный пакет управления контентом. Он включает в себя шаблоны для всего, что мы собираемся обсудить, включая редакционные рабочие процессы, аудит контента и структуры папок.

Что именно мы подразумеваем под управлением контентом?

Вам интересно, что на самом деле означает «управление контентом»? Быстрое сканирование термина в Google показывает много разных вещей. Вы можете заметить, что управление контентом упоминается как две разные вещи: Конечно, они переплетены; вам может понадобиться использовать CMS, например WordPress, для создания контента. Мы, однако, сосредоточимся на практике управления контентом или на задачах, которые вам и вашей команде нужно выполнить, чтобы поместить часть контента в мир. Таким образом, мы будем использовать следующее рабочее определение: стратегия управления контентом подробно описывает, как вы создаете, разрабатываете, организуете и управляете контентом, который создаете. Это то, на чем мы сосредоточимся в этом руководстве.

Какие инструменты вам нужны для управления контентом?

Мы уже знаем, что вам понадобится CMS, чтобы помочь вам управлять контентом, но какие еще инструменты вам действительно нужны? Вот три, которые работают вместе, чтобы предоставить вашей команде все, что вам нужно для управления контентом.

Программное обеспечение CMS

Система управления контентом хранит контент, который вы создаете, в бэкэнде вашего бизнеса. Это инструмент, который позволяет нескольким людям создавать, редактировать и публиковать контент. Обычно это платформа, которую вы используете для запуска своего сайта электронной коммерции, например:

• Вордпресс
• Друпал
• Джумла
• Квадратное пространство
• Мадженто
• Викс
• Сайткор
• Менеджер опыта Adobe

Платформы управления контентом (платформы CMS)

Вы также можете использовать платформу управления контентом вместе с вашей CMS. Есть много вариантов, особенно когда речь идет о WordPress. Доля WordPress на рынке CMS составляет 65,1% , и в их каталоге доступно более 55 000 плагинов , включая несколько инструментов управления контентом. Вам следует выбрать приложение для управления контентом, которое интегрируется с вашей CMS для управления веб-сайтом и цифровым маркетинговым контентом, например:

• CoSchedule Marketing Suite (который интегрируется с WordPress )
• Добро пожаловать
• просачиваться
• DivvyHQ

Примечание. Вы также можете увидеть их под названием «система управления корпоративным контентом (ECM)». Они выполняют ту же работу, но предназначены только для более крупных компаний. Вы также можете хранить электронные письма внутри одного.

Программное обеспечение для управления цифровыми активами

Скорее всего, каждый фрагмент цифрового контента, который вы создаете, имеет несколько активов. Подумайте, например, о записи в блоге. У вас может быть план, первый набросок и пять рисунков, которые будут сопровождать контент. Программное обеспечение для управления цифровыми активами, подобное перечисленным ниже, помогает отслеживать каждый отдельный фрагмент контента. Вы точно знаете, где находится каждый файл:

• Организатор активов CoSchedule
• Байндер
• Песнь

Что дает командам правильный набор технологий для управления контентом?

Ну, есть много вещей, но мы назовем только некоторые.

Публикуйте и обновляйте контент без помощи ИТ-специалистов

Если и есть что-то, что замедлит производство вашего контента, так это ожидание одобрения. Конечно, вам может потребоваться одобрение редакторов на ключевых этапах жизненного цикла контента. Имея правильный стек технологий управления контентом, вы можете избавиться от необходимости ждать одобрения от вашей ИТ-команды. Вы сможете загружать контент, вставлять видео и хранить вещи в месте, которое легко найти. Конечный результат? Создатели контента и контент-менеджеры могут выполнять свою работу как можно быстрее, оставляя дополнительное время для создания следующего материала.

Эффективно организуйте все типы контента

Надежный стек технологий для управления вашим контентом означает, что вы можете организовать каждый тип контента , который вы создаете. Больше никаких вопросов «Где я разместил ту инфографику, над которой работал на прошлой неделе?» нужный.

Отслеживайте изменения в контенте и управляйте контролем версий

Процесс создания контента не так прост, как «создать и опубликовать». Скорее всего, в вашей команде есть редакторы, которым нужно вычитывать контент. У вас также может быть несколько человек, работающих над частью контента одновременно. Наличие процесса управления контентом означает, что ваша команда не запутается. Они будут знать, над какой версией им следует работать, независимо от того, сколько у вас файлов.

Легкодоступный контент

Сколько раз вас спрашивали, где можно что-то найти? Просто неразумно тратить время на копание в документах и ​​файлах. Это огромное время. Определенный процесс управления контентом объясняет, как люди должны находить контент в вашем программном обеспечении для управления активами. Таким образом, любой фрагмент контента будет легко доступен любому, кто в нем нуждается.

Как разработать процесс управления контентом

Уверены в ценности письменного процесса, который помогает вашей команде управлять контентом? Это не только помогает вам двигаться быстрее, но и является конкурентным преимуществом — всего 42% маркетологов имеют задокументированную стратегию управления своим контентом как бизнес-активом. Около 63% из них говорят, что это из-за отсутствия процесса. Мы здесь, чтобы решить эту проблему. Вот пошаговое руководство, которое вы можете использовать для разработки процесса управления контентом для каждого типа контента, который вы создаете, от начала до конца.

1. Определите, какими типами контента управлять

Прежде чем мы углубимся в какие-либо этапы расширенного управления контентом, подумайте о типах контента, который вы создаете. Это будет иметь эффект домино для программного обеспечения, которое вам понадобится. Давайте применим это на практике и скажем, что вы производите этот мультимедийный контент:

• Видео
• Аудиозаписи подкастов
• Графика
• Копия электронной почты
• Текстовые сообщения в блогах

В этом случае вам понадобится набор надежных решений для управления контентом. Это может включать в себя CMS корпоративного уровня и программное обеспечение для управления цифровыми активами с достаточным объемом памяти для хранения высококачественных видео. Однако, если вы создаете только небольшие фрагменты контента, такие как текстовые сообщения в блогах, вам, вероятно, не понадобится платформа CMS со всеми прибамбасами.

2. Соберите свой набор инструментов для управления контентом

Говоря о программном обеспечении, которое вам понадобится, пришло время собрать ваш набор инструментов. В качестве краткого напоминания, вот три вещи, в которые вам нужно инвестировать:

1. Программное обеспечение CMS (например, WordPress)
2. Платформа управления контентом (например, Kapost)
3. Программное обеспечение для управления цифровыми активами (например, CoSchedule)

Источник: Content Marketing Suite. На этом этапе подумайте о других командах, которым они могут понадобиться. Ваш отдел контент-маркетинга — не единственная команда, которой нужно будет использовать эти платформы. Другие отделы тоже создают контент — даже если это не тот контент, который вы продвигаете для широкой публики. Вашему отделу продаж может потребоваться найти контент, чтобы ответить на вопрос потенциального клиента; люди в вашей команде по брендингу захотят создать структуру обмена сообщениями о бренде, чтобы каждый новичок мог ее прочитать. Доведите разговор о каждом инструменте до руководителей каждого отдела. Выясните, как они уже управляют контентом и какие у них проблемы с ним. Например, вы можете обнаружить, что у вашей команды блоггеров есть проблемы с управлением сообщениями в блогах, отправленными внешними авторами. Если вы сможете позиционировать каждый инструмент как инвестицию, чтобы помочь всей компании, а не только вашей маркетинговой команде, вам будет легче заручиться поддержкой.

3. Установите четкие структуры папок с файлами

Когда у вас есть надежный набор инструментов для управления контентом, пришло время установить некоторые основные правила. Как часто вы пассивно-агрессивно копаетесь в нескольких папках на своем компьютере, пытаясь найти файл, который где-то сохранил ваш коллега? Это случается слишком часто — и в худшем случае может привести к потере контента. Вот почему вам нужно установить четкие структуры файлов и папок в вашем инструменте управления активами. Это рекомендации для:

• Какие папки у вас будут.
• Когда создавать новую папку, а когда использовать существующую.
• Какие папки должны быть созданы внутри других папок.

Смущенный? Не волнуйся; это не так сложно, как может показаться. Вот как это может выглядеть на практике:

• Папка: Записи блога
  • Папка: 2021
    • Папка: Как написать сообщение в блоге
      • Файл: черновик поста в блоге
      • Файл: отзыв редактора
      • Файл: вспомогательное изображение

Целью этого шага является настройка программного обеспечения для управления активами , чтобы любой член вашей команды мог легко найти нужный контент. Это значительно сократит время, которое они тратят на поиск материала, особенно если другой член команды создал или сохранил нужный им файл.

4. Установите четкие соглашения об именах файлов

Как только мы создадим структуру папок, начните думать об именах, которые вы дадите каждому файлу. Посмотрим правде в глаза: мы все были в ситуации, когда вы пытаетесь найти последнюю версию сообщения в блоге, только чтобы увидеть три отдельных файла, каждый из которых имеет «FINAL» в конце. Но есть лучший способ. Мы можем назвать это соглашением об именовании файлов : по сути, это правило, которое вы создаете для того, как каждый член вашей группы контента должен хранить свои файлы. Затем все будут использовать один и тот же формат при сохранении части контента в вашем программном обеспечении для управления активами. Соглашения об именах файлов также облегчают поиск чего-либо. Благодаря согласованному именованию во всем в вашей системе управления активами вы можете ввести точное имя файла без необходимости угадывать 10 различных комбинаций. Как выглядят эти правила форматирования? Вот некоторые примеры:

• Как выглядят ваши пространства (например, «final-blog-post» или «FinalBlogPost»).
• Следует ли включать тип контента в имя файла (например, «статистика изображений-блогов»).
• Как назвать окончательный вариант чего-либо (например, добавить «черновик» к неутвержденным документам и переименовать его в «окончательный», когда он будет подписан).
• Если вы включаете даты или отделы в имя файла (например, папка с именем «2021-blogging-team»).

Независимо от соглашений об именах, которые у вас есть, убедитесь, что все в вашей команде придерживаются их при загрузке файлов или создании папок. Вы можете найти искомый актив только в том случае, если форматы имен совпадают!

5. Создайте четкую структуру тегов

Хотите сделать управление контентом еще проще? При сохранении файлов создайте систему тегов. Это на шаг выше правильного именования и означает, что вы можете видеть все документы во всей вашей библиотеке под этим конкретным тегом. Это означает, что вы можете:

• Просматривайте все файлы, помеченные как «сообщения в блоге», при проведении аудита контента.
• Просмотрите файлы с тегом «электронная почта», чтобы увидеть папки, созданные вашей командой электронной почты.
• Просматривайте файлы, помеченные как «требует проверки», и одобряйте их все за один раз.
• Отфильтруйте по тегу «некоммерческие», чтобы увидеть, какие активы вы сделали для некоммерческой организации, которую поддерживаете.

Большинство инструментов управления активами, включая CoSchedule, могут создавать эти теги для вас. Вы даже можете выделить их цветом, чтобы сделать ваши теги визуально привлекательными: Просто помните, что, как и другие соглашения об именах, которые мы упоминали до сих пор, ваши теги должны быть согласованными. Это неэффективно, если все в вашей команде забудут пометить файлы или папки.

6. Установите рекомендации по структурированию других соответствующих метаданных

Говоря о согласованности, у вас будут другие фрагменты данных в вашей библиотеке контента, которые должны следовать той же структуре. Поддержание единообразия этих метаданных во всей вашей команде упрощает поиск. Таким образом, когда вы управляете большими объемами контента, представленного разными людьми, они знают, каким соглашениям следовать.

7. Установите правила контроля версий

Контент — это совместный процесс. Скорее всего, над файлами в вашей CMS или системе управления активами работают разные люди, включая писателей, редакторов, видеооператоров и менеджеров социальных сетей . Если вы добавляете «FINAL» в конец ресурса каждый раз, когда кто-то его обновляет, у вас может остаться четыре «последних» сообщения в блоге. Как узнать, какой из них является настоящим окончательным файлом; тот, который вы можете опубликовать? Ответ кроется в правилах контроля версий. Он сообщает всем, кто создает контент, как они должны отображать статус определенного актива. Опять же, нет правил для форматирования, которое вы должны использовать. Это может быть:

• Добавление «V + номер версии» в конец каждого файла (например, «video-v3»).
• Этап процесса создания контента (например, «необработанная запись подкаста»).
• Присваивание имени файла имени пользователя, редактировавшего его последним (например, «video-john-edits»).

Помните: управляя контентом, вы хотите максимально упростить поиск того, что ищете. Рекомендации по контролю версий помогают в этом, а также не дают вашей команде запутаться в том, какую версию им следует использовать.

8. Создавайте рабочие процессы для создания контента

Вы летите мимо своих штанов, когда создаете новый контент? Возможно, вы иногда создаете собственную миниатюру для каждого видео или отправляете запрос HARO для публикации в блоге — только если помните. Рабочий процесс мешает вам что-то делать, только если вы помните об этом. Это список шагов, которые вы предпримете при создании каждого типа контента, что гарантирует согласованность каждой части — независимо от того, какой член команды ее создал. Вот как может выглядеть рабочий процесс для производства видео. В нем перечислены отдельные подзадачи, необходимые для создания финальной части контента, показано, кто возьмет на себя ответственность за это, и когда это необходимо. Общая задача помечается как «выполняется» , когда некоторые задачи ожидают проверки. Хорошая платформа управления контентом делает этот шаг проще, чем кажется. В CoSchedule, например, вы можете создавать рабочие процессы для каждой части контента и сохранять их как шаблон задачи. Вам нужно будет создать каждый рабочий процесс только один раз. Просто дублируйте шаблон всякий раз, когда вы создаете новую часть контента. Правда в том, что ваш успех в управлении контентом сводится к отличной организации — мы обнаружили, что маркетологи на 397% чаще сообщают об успехе. Четкие рабочие процессы контента делают это прогулкой в ​​​​парке.

9. Установите четкие принципы управления

Когда у вас несколько маркетинговых команд, вещи легко потеряться при переводе; каждый работает над несколькими частями контента одновременно. Управление контентом решает эту проблему. Сообщения Slack в последнюю минуту, в которых люди говорят: «Подождите… это была моя работа?» больше нет. В рамках процесса управления контентом вам необходимо установить четкие правила в отношении таких вопросов, как:

• Отвечают ли редакторы или SEO-команды за обновление контента?
• Команды по продажам или поддержке вносят цитаты в контент, или это работа писателя — брать интервью у людей?
• Кто отвечает за добавление изображений в посты блога: сценаристы или ваша графическая команда?
• Какие редакторы отвечают за управление публикациями гостевых постов ?
• Публикует ли писатель, редактор или руководитель отдела новый контент на каждом канале?

Преимущество наличия четких руководящих принципов управления заключается в том, что ваши рабочие процессы выполняют свою работу должным образом, особенно если вы дублируете шаблоны задач. Кроме того, любые новые члены команды быстро узнают, что им нужно делать, включая то, с кем им нужно будет работать при создании контента. Как только вы задокументируете это, вы будете знать, кому предоставить доступ к вашим инструментам управления контентом. Это не позволяет никому получить административный доступ к вашей платформе публикации, если он им не нужен. Что, скажем прямо, может стать кошмаром, когда персонал увольняется.

10. Создайте процесс аудита контента

Как человек, ответственный за управление контентом, вы должны ответить на один важный вопрос: насколько хорош контент, который вы создаете? Вы создали свою контент-стратегию для достижения бизнес-цели. Теперь пришло время посмотреть, насколько вы продвинулись к этой цели, и выяснить, что работает, а что нет. Аудит контента поможет вам найти ответы. В одном вы создадите список всех активов, которые вы создали за определенный период времени. Частота ваших проверок зависит от того, сколько контента вы производите. Если вы представляете собой небольшую разрозненную команду, которая публикует только четыре материала в месяц, вы можете проводить аудит ежегодно . Если вы представляете большую команду с большим количеством контента в вашей библиотеке, ежеквартальный аудит поможет сосредоточиться на работе. После того, как вы перечислите эти активы, вы захотите сопоставить каждый актив с данными о производительности. Вы начнете видеть, какие выдающиеся активы оказали наибольшее влияние на вашу цель в отношении контента, а какие не достигли такого прогресса, как вам хотелось бы. Отправьте эти данные вашим контент-стратегам, и они превратят эти идеи в рекомендации. Конечный результат: постоянно обновляемая стратегия, которая устраняет то, что не работает, и фокусируется на том, что работает.

11. Обучайте членов вашей команды

Поздравляем! Вы разработали процесс управления контентом, который упростит управление контентом, но только в том случае, если ваша команда действительно следует рекомендациям и рабочим процессам, которые вы внедрили. Создайте простой документ, объясняющий, каким должен быть контент:

• Созданный
• Сохранено
• Отмечен
• Удалось

.... в течение всего срока службы этого контента и делитесь им со своей командой. Большинство методов, которыми мы здесь поделились, не будут работать, если все не будут в курсе, поэтому убедитесь, что все в вашей команде контента знают, как делать каждую вещь, будь то присвоение имени файлу или знание того, за что они несут ответственность. Таким образом, ваша тяжелая работа не пропадет даром, а управление контентом станет в 10 раз проще.

Возьмите под контроль свою библиотеку контента

Нет никаких сомнений в том, что документированный процесс управления контентом поможет вам быстро найти то, что вы ищете, но он работает только в том случае, если вся ваша команда находится на борту. Создайте документ, объясняющий каждое руководство, над которым вы работали, включая соглашения об именовании файлов, рабочие процессы создания контента и правила контроля версий. Тогда, когда в следующий раз кто-то попросит вас найти что-то в вашей библиотеке, вы точно будете знать, где искать.