每個任務管理工具需要的 4 件事

項目是一個有開始和結束的過程，它交付產品或服務，但它遺漏了每個項目的基本組成部分——任務。 完成大型項目需要在此過程中完成一些小任務。 但是任務太多了。 通常跨越多個不同團隊負責的多個項目。 管理所有這些任務和不可預測的變量的想法可能會讓人感到絕望。 不要放棄！ 拯救以任務管理工具的形式出現。

但並非所有的任務管理工具都是一樣的。 為一個或多個團隊尋找一種動態且具有處理一個或多個項目任務的功能的工具。 任何有價值的任務管理工具都將具有四個關鍵功能。 如果沒有，請繼續尋找。 但如果確實如此，請準備好讓您的生活變得更輕鬆。

1. 需要超越待辦事項清單

待辦事項列表是任務管理的支柱。 任務必須完成，待辦事項清單是管理這一切發生的最基本工具。 但它無疑是簡單和基本的。 待辦事項清單可能像洞穴壁畫一樣古老，在岩石上劃過：吃，睡，不要死。

簡單的待辦事項清單的日子已經一去不復返了。 項目管理已經從這個簡單的工具演變而來。 當您擁有屬於在線任務管理軟件的任務列表時，突然之間，您不再處於石器時代。

任務是更大事物的一部分

任務不是孤島，它們是更大的項目環境的一部分。 借助基於雲的項目管理軟件 ProjectManager，任務被編織到項目中，從而提高工作效率。

例如，任務有截止日期。 在 ProjectManager 中，這些截止日期會自動向團隊成員發出通知，以使他們保持進度。 它們還會發送給項目經理，因此他們可以實時查看工作進度。 還可以設置優先級以改進工作流程。 如有必要，可以忽略某些任務。 特別是如果他們已被分配給另一個團隊成員並受到項目經理的監督。

2.您的任務管理工具需要電子郵件警報

電子郵件警報是待辦事項列表和在線任務管理工具之間的主要區別之一。

任何項目的致命弱點是什麼？ 逾期任務。 他們可以立即使項目呈螺旋式上升：延遲時間表、阻塞資源和緊張預算。 這並不罕見。 所有項目經理過去都處理過這些問題。 然而，這並不意味著它們必須成為常態。

相關： 5 個團隊生產力障礙以及如何克服它們

把它放在我們都能理解的背景下，很少有人能夠在不使用鬧鐘的情況下按時醒來並上班。 我們可能會按下貪睡按鈕，但這取決於我們。 警報在那裡提醒我們行動起來並開始新的一天。 但不要將電子郵件通知視為煩人的提醒。 它們是讓項目經理和團隊了解大局的另一種工具，同時不會忘記他們負責的短期任務。

實時更新以實現更好的任務管理

ProjectManager 允許您為過期任務設置警報或在團隊成員對任務發表評論或更新其狀態時通知您。 這樣，如果有問題，你會在它成為問題之前知道。

自動化任務很容易通過通知保持項目按計劃進行。 此外，通信可以在任務級別進行。 添加評論後，可以通過電子郵件提醒團隊成員。 將圖像或文檔等文件附加到任務中可以促進協作。

相關：2020 年最佳任務管理軟件

3.看板任務管理

看板是一個可視化的工作流程過程，它通過一個帶有標題欄的板來管理任務，例如做、做和完成。 在每一列下都有卡片。 每張卡是一項任務。 您可以看到這如何幫助組織工作並使每個人都在同一頁面上。 特別是如果他們都在使用像 ProjectManager 這樣的在線任務管理工具進行協作。

如果您的任務管理方法不包含看板功能，那麼請不要讓我們再次使用那個古老的穴居人類比。 看板非常適合需要持續協作的多方面項目。

視覺工作者看板

它也是視覺學習者的絕佳工具。 根據霍華德加德納的說法，有許多不同類型的智力。 有些人通過口頭傳統學得更好，有些人需要閱讀文本才能理解。 然後是看板是天賜之物的視覺學習者。 當然，您團隊的創意人員更有可能響應此工具。 快樂的團隊是富有成效的團隊。

ProjectManager 有看板，但這只是您任務的眾多視圖之一。 有任務列表、甘特圖，甚至日曆視圖。 用戶可以在視圖之間切換，選擇他們最喜歡的視圖，或者循環瀏覽當時最有用的視圖。

4. 把任務列表變成一個項目

任務往往相互依賴才能前進。 它們始終是更大項目的一部分，這意味著它們在整個項目的各個階段都得到了解決。 項目計劃植根於工作分解結構 (WBS) 中收集的任務，因為它們與項目可交付成果相關。

因此，如果任務管理工具是幫助控制項目各個方面的軟件功能套件的一部分，那不是很理想嗎？ ProjectManager 可以獲取任務列表並使其成為項目，並配備您需要的所有工具來更好地管理它。

即使您已經在 MS Project 等龐大且昂貴的軟件上啟動了項目，或者您的任務列表在電子表格中列出，您也可以直接將該 Excel 或 CSV 文件直接導入 ProjectManager。 您將被要求選擇列標題和任務持續時間，然後您的簡單待辦事項列表將填充我們的在線甘特圖。

在線甘特圖可以將相關任務變成項目

屏幕左側是電子表格，右側是時間線，任務以彩色線條排列，從開始日期開始，到截止日期結束。 您現在可以將任務分配給團隊成員並設置通知。

但還有更多。 鏈接任務以創建依賴項有助於最大程度地減少瓶頸和阻塞的團隊成員，從而提高效率。 此外，如果需要更改截止日期，只需單擊單個任務的時間線並將其放在新的日期和時間即可。 就這麼容易。 現在，待辦事項列表甚至不僅僅是動態任務列表，它是更大項目的基礎部分。

任務是貫穿整個項目的血液。 你管理任務的能力越好，項目就越健康，成功結束的可能性就越大。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，帶有在線任務管理工具，可讓您最大程度地控制任務、團隊和工作流程。 通過免費試用 30 天，了解我們的在線甘特圖和看板如何幫助您更好地管理任務。