すべてのタスク管理ツールに必要な 4 つのこと

プロジェクトは、製品またはサービスを提供する開始と終了を伴うプロセスですが、すべてのプロジェクトの重要な構成要素であるタスクが除外されています。 大規模なプロジェクトを完了するには、途中で小さなタスクをノックアウトする必要があります。 しかし、非常に多くのタスクがあります。 多くの場合、複数の異なるチームが担当する複数のプロジェクトにまたがっています。 これらすべてのタスクと予測不可能な変数を管理するという考えは、絶望的に感じるかもしれません。 あきらめてはいけない！ 救いは、タスク管理ツールの形で提供されます。

しかし、すべてのタスク管理ツールが同じように作られているわけではありません。 動的で、1 つまたは複数のプロジェクト、1 つまたは複数のチームのタスクを処理する機能を備えたツールを探します。 重要なタスク管理ツールには、4 つの重要な機能があります。 そうでない場合は、探し続けてください。 しかし、もしそうなら、あなたの人生がずっと楽になる準備をしてください.

1. やることリストを超える必要がある

To Do リストは、タスク管理のバックボーンです。 タスクは完了させる必要があり、To Do リストはこれを管理するための最も基本的なツールです。 しかし、それは確かにシンプルで基本的です。 やることリストは、岩にひっかき傷がついた洞窟壁画のように古いものかもしれません: 食べて、寝て、死なないで。

シンプルなやることリストの時代は終わりました。 プロジェクト管理は、その単純なツールから進化しました。 オンライン タスク管理ソフトウェアの一部であるタスク リストがあると、突然、もう石器時代ではありません。

タスクはより大きなものの一部です

タスクは島ではなく、より大きなプロジェクト環境の一部です。 クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアである ProjectManager を使用すると、タスクがプロジェクトに織り込まれ、作業がより効率的になります。

たとえば、タスクには期限があります。 ProjectManager では、これらの締め切りにより、チーム メンバーへの自動通知が促進され、チーム メンバーが予定通りに作業を進めることができます。 また、プロジェクト マネージャーにも送信されるため、リアルタイムで作業の進捗状況を確認できます。 ワークフローを改善するために優先順位を設定することもできます。 必要に応じて、一部のタスクを無視できます。 特に、別のチーム メンバーに割り当てられていて、プロジェクト マネージャーの監督下にある場合はなおさらです。

2. タスク管理ツールにはメール アラートが必要

電子メール アラートは、To Do リストとオンライン タスク管理ツールの主な違いの 1 つです。

プロジェクトのアキレス腱は何ですか? 期限切れのタスク。 彼らは、スケジュールを遅らせたり、リソースをブロックしたり、予算を圧迫したりして、プロジェクトをあっという間に悪循環に陥らせる可能性があります。 それは珍しいことではありません。 すべてのプロジェクト マネージャーは、過去にこれらの問題に対処してきました。 ただし、それが標準にならなければならないという意味ではありません。

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私たち全員が理解できる文脈で言えば、目覚まし時計を使わずに時間通りに起きて仕事に取り掛かることができる人はほとんどいません。 スヌーズボタンを押すかもしれませんが、それは私たち次第です。 アラームは、体を動かして 1 日を始めることを思い出させてくれます。 ただし、メール通知をしつこいリマインダーと考えないでください。 これらは、プロジェクト マネージャーとチームが責任を負う短期的なタスクを把握しながら、全体像を認識し続けるためのもう 1 つのツールです。

より良いタスク管理のためのリアルタイム更新

ProjectManager では、期限切れのタスクのアラートを設定したり、チーム メンバーがタスクにコメントしたりステータスを更新した場合に通知するアラートを設定したりできます。 これにより、問題が発生した場合に、問題になる前に知ることができます。

タスクを自動化することで、プロジェクトをスケジュールどおりに維持しやすくなります。 また、コミュニケーションはタスクレベルで行うことができます。 コメントが追加されたときに、チーム メンバーに電子メールで警告することができます。 画像やドキュメントなどのファイルをタスクに添付すると、コラボレーションが促進されます。

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3.かんばんタスク管理

かんばんは、to do、doing、done などの見出しが付いた列を持つボードを使用してタスクを管理する視覚的なワークフロー プロセスです。 これらの各列の下にはカードがあります。 各カードは 1 つのタスクです。 これがどのように作業を整理し、全員が同じページにいるのに役立つかがわかります。 ProjectManager などのオンライン タスク管理ツールを使用して全員が共同作業している場合は特にそうです。

タスク管理方法にかんばん機能が含まれていない場合は、古い穴居人の例えを再び使用させないでください。 かんばんは、コラボレーションが一定になる多面的なプロジェクトに最適です。

ビジュアル ワーカー向けかんばんボード

また、視覚学習者にとっても素晴らしいツールです。 ハワード ガードナーによると、知能にはさまざまな種類があります。 口頭伝承を通してよりよく学ぶ人もいれば、理解するためにテキストを読む必要がある人もいます. 次に、かんばんが天の恵みである視覚学習者がいます。 確かに、チームのクリエイティブはこのツールに反応する可能性が高くなります。 幸せなチームは生産的なチームです。

ProjectManager にはカンバン ボードがありますが、それはタスクの多くのビューの 1 つにすぎません。 タスク リスト、ガント チャート、さらにはカレンダー ビューもあります。 ユーザーは、ビューを切り替えたり、好みのビューを選択したり、その時点で最も役立つビューを循環したりできます。

4.そのタスクリストをプロジェクトに変える

多くの場合、タスクは互いに依存して前進します。 それらは常により大きなプロジェクトの一部です。つまり、プロジェクトのフェーズ全体で対処されます。 プロジェクトの計画は、プロジェクトの成果物に関連する作業分解構造 (WBS) に収集されたタスクに根ざしています。

したがって、タスク管理ツールが、プロジェクトのあらゆる側面を制御するのに役立つ一連のソフトウェア機能の一部であると理想的ではないでしょうか? ProjectManager は、タスク リストを取得して、プロジェクトを作成し、管理を改善するために必要なすべてのツールを完備しています。

MS Project のようなかさばる高価なソフトウェアでプロジェクトを開始した場合や、タスク リストがスプレッドシートにまとめられている場合でも、その Excel ファイルまたは CSV ファイルを ProjectManager に直接インポートするだけです。 列のタイトルとタスクの期間を選択するよう求められます。次に、単純な To Do リストがオンライン ガント チャートに入力されます。

オンライン ガント チャートは、関連するタスクをプロジェクトに変えることができます

画面の左側にはスプレッドシートが表示され、右側には開始日から締め切りまでの色付きの線でタスクが配置されたタイムラインが表示されます。 チーム メンバーにタスクを割り当て、通知を設定できるようになりました。

しかし、それだけではありません。 タスクをリンクして依存関係を作成すると、ボトルネックとブロックされたチーム メンバーを最小限に抑えることができ、効率が向上します。 また、締め切りを変更する必要がある場合は、個々のタスクのタイムラインをクリックして、新しい日時にドロップするだけです。 それはとても簡単です。 現在、to-do リストは動的なタスク リスト以上のものであり、より大きなプロジェクトの基盤となる部分です。

タスクは、プロジェクトを流れる血液です。 タスクをうまく管理できるほど、プロジェクトは健全になり、成功する可能性が高くなります。 ProjectManager は、タスク、チーム、およびワークフローを最大限に制御できるオンライン タスク管理ツールを備えたクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 この 30 日間の無料試用版を利用して、オンラインのガント チャートとかんばんボードがタスク管理の向上にどのように役立つかをご覧ください。