每个任务管理工具需要的 4 件事

项目是一个有开始和结束的过程，它交付产品或服务，但它遗漏了每个项目的基本组成部分——任务。 完成大型项目需要在此过程中完成一些小任务。 但是任务太多了。 通常跨越多个不同团队负责的多个项目。 管理所有这些任务和不可预测的变量的想法可能会让人感到绝望。 不要放弃！ 拯救以任务管理工具的形式出现。

但并非所有的任务管理工具都是一样的。 为一个或多个团队寻找一种动态且具有处理一个或多个项目任务的功能的工具。 任何有价值的任务管理工具都将具有四个关键功能。 如果没有，请继续寻找。 但如果确实如此，请准备好让您的生活变得更轻松。

1. 需要超越待办事项清单

待办事项列表是任务管理的支柱。 任务必须完成，待办事项清单是管理这一切发生的最基本工具。 但它无疑是简单和基本的。 待办事项清单可能像洞穴壁画一样古老，在岩石上划过：吃，睡，不要死。

简单的待办事项清单的日子已经一去不复返了。 项目管理已经从这个简单的工具演变而来。 当您拥有属于在线任务管理软件的任务列表时，突然之间，您不再处于石器时代。

任务是更大事物的一部分

任务不是孤岛，它们是更大的项目环境的一部分。 借助基于云的项目管理软件 ProjectManager，任务被编织到项目中，从而提高工作效率。

例如，任务有截止日期。 在 ProjectManager 中，这些截止日期会自动向团队成员发出通知，以使他们保持进度。 它们还会发送给项目经理，因此他们可以实时查看工作进度。 还可以设置优先级以改进工作流程。 如有必要，可以忽略某些任务。 特别是如果他们已被分配给另一个团队成员并受到项目经理的监督。

2.您的任务管理工具需要电子邮件警报

电子邮件警报是待办事项列表和在线任务管理工具之间的主要区别之一。

任何项目的致命弱点是什么？ 逾期任务。 他们可以立即使项目呈螺旋式上升：延迟时间表、阻塞资源和紧张预算。 这并不罕见。 所有项目经理过去都处理过这些问题。 然而，这并不意味着它们必须成为常态。

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把它放在我们都能理解的背景下，很少有人能够在不使用闹钟的情况下按时醒来并上班。 我们可能会按下贪睡按钮，但这取决于我们。 警报在那里提醒我们行动起来并开始新的一天。 但不要将电子邮件通知视为烦人的提醒。 它们是让项目经理和团队了解大局的另一种工具，同时不会忘记他们负责的短期任务。

实时更新以实现更好的任务管理

ProjectManager 允许您为过期任务设置警报或在团队成员对任务发表评论或更新其状态时通知您。 这样，如果有问题，你会在它成为问题之前知道。

自动化任务很容易通过通知保持项目按计划进行。 此外，通信可以在任务级别进行。 添加评论后，可以通过电子邮件提醒团队成员。 将图像或文档等文件附加到任务中可以促进协作。

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3.看板任务管理

看板是一个可视化的工作流程过程，它通过一个带有标题栏的板来管理任务，例如做、做和完成。 在每一列下都有卡片。 每张卡是一项任务。 您可以看到这如何帮助组织工作并使每个人都在同一页面上。 特别是如果他们都在使用像 ProjectManager 这样的在线任务管理工具进行协作。

如果您的任务管理方法不包含看板功能，那么请不要让我们再次使用那个古老的穴居人类比。 看板非常适合需要持续协作的多方面项目。

视觉工作者看板

它也是视觉学习者的绝佳工具。 根据霍华德加德纳的说法，有许多不同类型的智力。 有些人通过口头传统学得更好，有些人需要阅读文本才能理解。 然后是看板是天赐之物的视觉学习者。 当然，您团队的创意人员更有可能响应此工具。 快乐的团队是富有成效的团队。

ProjectManager 有看板，但这只是您任务的众多视图之一。 有任务列表、甘特图，甚至日历视图。 用户可以在视图之间切换，选择他们最喜欢的视图，或者循环浏览当时最有用的视图。

4. 把任务列表变成一个项目

任务往往相互依赖才能前进。 它们始终是更大项目的一部分，这意味着它们在整个项目的各个阶段都得到了解决。 项目计划植根于工作分解结构 (WBS) 中收集的任务，因为它们与项目可交付成果相关。

因此，如果任务管理工具是帮助控制项目各个方面的软件功能套件的一部分，那不是很理想吗？ ProjectManager 可以获取任务列表并使其成为项目，并配备您需要的所有工具来更好地管理它。

即使您已经在 MS Project 等庞大且昂贵的软件上开始了项目，或者您的任务列表在电子表格中列出，您也可以直接将该 Excel 或 CSV 文件直接导入 ProjectManager。 您将被要求选择列标题和任务持续时间，然后您的简单待办事项列表将填充我们的在线甘特图。

在线甘特图可以将相关任务变成项目

屏幕左侧是电子表格，右侧是时间线，任务以彩色线条排列，从开始日期开始，到截止日期结束。 您现在可以将任务分配给团队成员并设置通知。

但还有更多。 链接任务以创建依赖项有助于最大程度地减少瓶颈和阻塞的团队成员，从而提高效率。 此外，如果需要更改截止日期，只需单击单个任务的时间线并将其放在新的日期和时间即可。 就这么容易。 现在，待办事项列表甚至不仅仅是动态任务列表，它是更大项目的基础部分。

任务是贯穿整个项目的血液。 你管理任务的能力越好，项目就越健康，成功结束的可能性就越大。 ProjectManager 是一款基于云的项目管理软件，带有在线任务管理工具，可让您最大程度地控制任务、团队和工作流程。 通过免费试用 30 天，了解我们的在线甘特图和看板如何帮助您更好地管理任务。