4 coisas que toda ferramenta de gerenciamento de tarefas precisa

Os projetos são um processo com início e fim que entrega um produto ou serviço, mas que deixa de fora o bloco de construção essencial de cada projeto – as tarefas. A conclusão de grandes projetos requer a eliminação de pequenas tarefas ao longo do caminho. Mas há tantas tarefas. Muitas vezes em vários projetos pelos quais várias equipes distintas são responsáveis. A ideia de gerenciar todas essas tarefas e variáveis ​​imprevisíveis pode parecer sem esperança. Não desista! A salvação vem na forma de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas.

Mas nem todas as ferramentas de gerenciamento de tarefas são criadas iguais. Busque uma ferramenta que seja dinâmica e tenha recursos para lidar com tarefas em um projeto ou vários, para uma equipe ou várias. Qualquer ferramenta de gerenciamento de tarefas que valha a pena terá quatro recursos principais. Se isso não acontecer, continue procurando. Mas se isso acontecer, prepare-se para que sua vida fique muito mais fácil.

1. Precisa ir além de uma lista de tarefas

As listas de tarefas são a espinha dorsal do gerenciamento de tarefas. As tarefas devem ser feitas, e uma lista de tarefas é a ferramenta mais básica para gerenciar como isso acontece. Mas é reconhecidamente simples e básico. As listas de afazeres podem ser tão antigas quanto pinturas rupestres, riscadas nas rochas: coma, durma, não morra.

Os dias de uma simples lista de tarefas estão mortos. O gerenciamento de projetos evoluiu a partir dessa ferramenta simples. Quando você tem uma lista de tarefas que faz parte de um software de gerenciamento de tarefas online, de repente, você não está mais na Idade da Pedra.

Tarefas fazem parte de algo maior

As tarefas não são ilhas, elas fazem parte de um ambiente de projeto maior. Com o ProjectManager, um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, as tarefas são integradas ao projeto, tornando o trabalho mais eficiente.

Por exemplo, as tarefas têm prazos. No ProjectManager, esses prazos geram notificações automatizadas aos membros da equipe para mantê-los no caminho certo. Eles também são enviados aos gerentes de projeto, para que possam ver o andamento do trabalho em tempo real. As prioridades também podem ser definidas para melhorar o fluxo de trabalho. Se necessário, algumas tarefas podem ser ignoradas. Especialmente se eles foram atribuídos a outro membro da equipe e supervisionados pelo gerente do projeto.

2. Sua ferramenta de gerenciamento de tarefas precisa de alertas por e-mail

Alertas de e-mail são uma das principais diferenças entre uma lista de tarefas e uma ferramenta de gerenciamento de tarefas online.

Qual é o calcanhar de Aquiles de qualquer projeto? Tarefas atrasadas. Eles podem enviar um projeto em espiral rapidamente: atrasando cronogramas, bloqueando recursos e sobrecarregando orçamentos. Não é uma raridade. Todos os gerentes de projeto lidaram com essas questões no passado. Isso não significa que eles têm que se tornar a norma, no entanto.

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Para colocar em um contexto que todos podemos entender, poucos são capazes de acordar e trabalhar na hora sem usar um despertador. Podemos apertar o botão soneca, mas isso é por nossa conta. O alarme está lá para nos lembrar de nos mexermos e começarmos o dia. Mas não pense em notificações por e-mail como lembretes irritantes. Eles são outra ferramenta para manter os gerentes e equipes de projeto cientes do panorama geral, sem perder o contato com as tarefas de curto prazo pelas quais são responsáveis.

Atualizações em tempo real para melhor gerenciamento de tarefas

O ProjectManager permite que você defina alertas para tarefas atrasadas ou um alerta para notificá-lo se um membro da equipe comentar sobre uma tarefa ou atualizar seu status. Dessa forma, se houver um problema, você saberá antes que ele se torne um problema.

Automatizar tarefas é fácil para manter o projeto dentro do cronograma com notificações. Além disso, a comunicação pode ocorrer no nível da tarefa. Os membros da equipe podem ser alertados por e-mail quando um comentário for adicionado. Anexar arquivos como imagens ou documentos a uma tarefa promove a colaboração.

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3. Gerenciamento de Tarefas Kanban

Kanban é um processo de fluxo de trabalho visual que gerencia tarefas por meio de um quadro com colunas com títulos como fazer, fazer e feito. Sob cada uma dessas colunas estão os cartões. Cada cartão é uma tarefa. Você pode ver como isso ajuda a organizar o trabalho e mantém todos na mesma página. Especialmente se todos estiverem colaborando usando uma ferramenta de gerenciamento de tarefas online como o ProjectManager.

Se o seu método de gerenciamento de tarefas não inclui um recurso Kanban, bem, não nos faça usar aquela velha analogia do homem das cavernas novamente. Kanban é ótimo para projetos multifacetados onde a colaboração será uma constante.

Quadros Kanban para Trabalhadores Visuais

É também uma ferramenta fantástica para o aluno visual. De acordo com Howard Gardner, existem muitos tipos diferentes de inteligência. Algumas pessoas aprendem melhor através de uma tradição oral, outras precisam ler o texto para entender. Depois, há os aprendizes visuais para os quais o kanban é uma dádiva de Deus. Certamente, os criativos de sua equipe são mais propensos a responder a essa ferramenta. Equipes felizes são equipes produtivas.

O ProjectManager possui quadros kanban, mas essa é apenas uma das muitas visualizações para suas tarefas. Existem listas de tarefas, gráficos de Gantt e até uma visualização de calendário. Os usuários podem alternar entre as visualizações, escolher a que mais gostarem ou percorrer a que for mais útil no momento.

4. Transforme essa lista de tarefas em um projeto

As tarefas geralmente dependem umas das outras para avançar. Eles sempre fazem parte do projeto maior, o que significa que são abordados em todas as fases do projeto. O planejamento de um projeto está enraizado em tarefas coletadas em uma estrutura de divisão de trabalho (WBS), no que se refere às entregas do projeto.

Portanto, não seria ideal se a ferramenta de gerenciamento de tarefas fizesse parte de um conjunto de recursos de software que ajudassem a controlar todos os aspectos do projeto? O ProjectManager pode pegar uma lista de tarefas e torná-la um projeto, completo com todas as ferramentas que você precisa para melhor gerenciá-lo.

Mesmo que você tenha iniciado o projeto em um software volumoso e caro como o MS Project, ou sua lista de tarefas esteja delineada em uma planilha, você pode simplesmente importar esse arquivo Excel ou CSV diretamente para o ProjectManager. Você será solicitado a escolher os títulos das colunas e a duração da tarefa, então sua lista de tarefas simples preencherá nosso gráfico de Gantt online.

Gráficos de Gantt online podem transformar tarefas relacionadas em projetos

No lado esquerdo da sua tela estará a planilha e à direita uma linha do tempo com as tarefas dispostas em linhas coloridas, começando na data de início e terminando no seu prazo. Agora você pode atribuir tarefas aos membros da equipe e configurar notificações.

Mas há muito mais. Vincular tarefas para criar dependências ajuda a minimizar gargalos e membros bloqueados da equipe, aumentando a eficiência. Além disso, se os prazos precisarem ser alterados, basta clicar na linha do tempo da tarefa individual e soltá-la na nova data e hora. É tão fácil. Agora, uma lista de tarefas é mais do que uma lista de tarefas dinâmica, é uma parte fundamental do projeto maior.

Tarefas são o sangue que corre através de um projeto. Quanto melhor você gerenciar as tarefas, mais saudável será o projeto e mais provável será que ele termine com sucesso. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com ferramentas de gerenciamento de tarefas online que oferecem o maior controle sobre tarefas, equipes e fluxo de trabalho. Veja como nossos gráficos de Gantt e quadros kanban on-line podem ajudá-lo a gerenciar melhor as tarefas fazendo este teste gratuito de 30 dias.