代理机构可以避免范围蔓延的 3 种方法以及如何管理它（如果它发生）

你认为你正在有效地管理你的项目，但范围蔓延仍然存在。如果你没有获得应有的利润或与不满意的客户打交道，你会怎么做？

如果您的项目由于客户要求额外的工作而失去控制，或者项目需要的工作量可能比您最初想象的要多，那么您的机构的声誉可能会受到威胁，尤其是如果您正在努力赶上最后期限。

那么，什么是范围蔓延以及如何成功管理它？

在今天的文章中，您将了解什么是范围蔓延、如何预防和管理它，并找到特定于机构的范围蔓延示例。

什么是范围蠕变？

范围蠕变，又名厨房水槽综合症或需求蠕变，与项目管理和项目的变化有关，导致原始目标的扩展。

在低估范围蔓延时，必须考虑项目范围中涉及的内容。 项目范围包括规划过程，包括：

• 具体目标
• 待完成的交付物
• 每个可交付成果的里程碑和截止日期
• 项目成本
• 承担每项任务的团队成员
• 需要外部资源

在项目范围之外发生的任何事情都可能导致范围蔓延。

据 PMI 称，近 50% 的项目遇到范围蔓延，而近 40% 的机构因此超出了项目预算。

范围蔓延可能包括细微的变化，例如客户的小改动和调整，从而导致额外的工作、错过最后期限以及项目所需的时间超过要求。 如果修改不会导致额外的工作时间或费用，那么这不是范围蔓延。

机构范围蔓延的主要原因包括：

• 客户在创建简介时不了解其角色的重要性
• 客户无法理解项目范围的复杂性
• 该机构低估了项目的复杂性
• 缺乏客户协议
• 客户端出现意外问题，导致项目变更
• 项目范围没有准确定义
• 团队成员和客户之间管理不善的沟通
• 缺乏与客户的参与
• 对里程碑/可交付成果的反馈延迟
• 机构管理不善的时间
• 缺乏优先排序
• 该机构不明白为什么要提出新的要求/变更

范围蔓延如何影响您的代理机构

当范围蔓延出现时，您的整体项目成本估算必须重新进行，您的利润可能会受到打击。 随着项目成本开始增加，额外的工作、时间和资源需要从您的预算中获得额外资金。

如果您估计了一个项目的特定小时数，那么额外的小时数将占用您为其他客户项目安排的时间。

额外的项目时间也可能意味着您在发票中添加了更多的计费时间——您的客户可能不会对此感到满意。

由于范围蔓延而错过最后期限可能会导致客户不满意，并可能损害您机构的声誉。

代理范围蔓延示例

场景一

一家数字机构承担了一个设计传单的项目，并按时交付了第一个里程碑。

客户请求更改传单。 进行了更改，客户要求在项目简介之外进行进一步更改。 这些变化需要在商定的合同之外额外的时间和人力资源。

场景二

一家为客户开发新网站的网页设计机构，开始实施新设计，但意识到客户使用的平台必须在设计上线之前修复（例如，CMS 已过时或无法正常运行）由于主题或插件冲突）。 这导致需要额外的时间和资源。

范围蔓延令人沮丧，但这也是一种自然现象，尤其是当由于客户无法控制的情况而发生变化时。 但是，如果范围蔓延频繁发生并导致您的机构中断，您需要确定如何避免和管理它。

机构如何避免/防止范围蔓延？

了解如何防止范围蔓延将使您避免项目工作的延误，确保您的机构盈利，按时交付工作，并使您的客户满意。

以下是一些可以避免范围蔓延的方法：

1. 提供项目范围文件

明确定义的项目范围文件应列出计划阶段详细说明的所有内容，包括清晰的概要、可交付成果、里程碑、成本、截止日期、资源和任务：

该文件还应说明被认为在初始项目之外的场景，以及该机构将如何管理这些新请求。

客户签署代理合同，记录双方就项目范围达成一致也是一个好主意。

如果在项目范围文件之外提出了额外要求，您的机构可以提醒客户额外的时间是收费的，并且需要更多时间。

2. 管理期望

在开始项目之前，对客户保持透明。 提出尽可能多的问题，以全面了解项目。 如果你觉得一个项目需要的时间比客户要求的要长，那么在开始之前让他们知道很重要。

例子
自由数字项目经理 Suzanna Haworth 在处理由两个机构管理的网页设计项目时遇到了范围蔓延的问题。

最初的项目看起来很简单。 Suzanna 将设计网站前端，而另一个机构将处理后端。 但是，另一个机构没有考虑在过时的代码之上构建新的前端，这增加了进行新更改的时间和精力。

结果是最后期限延迟了两个月，客户不满意，团队士气低落，这些都不是机构或客户的错。

Haworth 承认，在这种情况下，该机构应该首先确定项目对第三方的依赖以及这些如何影响项目范围。 可以与客户讨论这种风险规划，以便他们了解第三方参与可能对项目产生的影响。

3. 有效管理最后期限

优先考虑您的团队工作量，以确保满足里程碑和截止日期。 总会有您想要添加的方面，但在完成任务时要坚持项目范围。

在满足最后期限时，良好的团队管理是必不可少的，因此跟踪任务进度并创建完成较小任务的里程碑，以确保每个人都按时完成。 使用项目管理软件将帮助您跟踪团队成员和每个项目的进度，例如 Trello 或 Wrike 提供：

例子
Jawfish Digital 会在内部跟踪给定项目的所有内容，即使它不是每小时项目：

该机构还知道其外部资源的成本，例如支付合同作家或平面设计师的费用。 在了解类似的过去项目需要多长时间后，Jawfish Digital 可以提供准确的报价，并通过避免范围蔓延来实现盈利。

如果范围蔓延，机构如何管理它？

管理范围蔓延对于确保您按时完成项目并实现盈利至关重要。 有几种方法可以管理范围蔓延：

询问客户是否需要对改动进行估算

重要的是要考虑项目类型并选择一种考虑到项目规模的计算方法。 如果您准确计算了您的预测（并完成了项目范围文件），您将能够在项目预算内完成额外的工作/小时。

例如，如果您在资源和时间计费方法下运营，请务必与您的客户讨论更改（如果需要）。 通过这种方式，他们知道额外的改动需要额外的时间和工作，并单独计费。

与您的团队交谈

经历范围蔓延的项目可能会给您的团队带来许多麻烦。 向您的团队介绍情况，让他们确切了解正在发生的事情，并帮助他们减轻压力将提高动力。 避免责怪他人或客户。 所有范围蔓延情况都是学习机会，可帮助您避免将来出现类似情况。

与您的客户交谈

在项目旅程的每一步都与您的客户沟通。 向他们展示您取得的进展，并让他们意识到出现的任何问题。 机构的成功取决于与客户保持透明，以增强信任并确保他们对已完成的项目感到满意。

预防和管理范围蔓延

避免范围蔓延始终是一个挑战。 项目在整个过程中自然会发生变化，并且会出现意想不到的问题。

但是，使用策略来防止它，例如考虑项目成本中的问题，或提供项目范围文件，将允许您在出现范围蔓延时有效地管理范围蔓延。

学习如何预防和管理范围蔓延只是建立一个成功机构的一个方面。 要发现更多发展您的机构的方法，请在此处注册 Instapage Enterprise 演示。