3 maneras en que las agencias pueden evitar el avance del alcance y cómo administrarlo si se establece

Crees que estás administrando tus proyectos de manera eficiente, pero el alcance se sigue produciendo. ¿Qué haces si no obtienes tantas ganancias como deberías o no estás tratando con clientes insatisfechos?

Si sus proyectos crecen fuera de control debido a que los clientes solicitan trabajo adicional, o tal vez los proyectos requieren más trabajo del que pensó inicialmente, la reputación de su agencia podría estar en riesgo, especialmente si tiene dificultades para cumplir con los plazos.

Entonces, ¿qué es la fluencia del alcance y cómo se puede gestionar con éxito?

En el artículo de hoy, aprenderá qué es el deslizamiento del alcance, cómo prevenirlo y gestionarlo, y encontrará ejemplos específicos de agencia de deslizamiento del alcance.

¿Qué es la fluencia del alcance?

La variación del alcance, también conocida como síndrome del fregadero de la cocina o variación de los requisitos, se relaciona con la gestión de proyectos y los cambios en un proyecto, lo que provoca una expansión de los objetivos originales.

Al subestimar el avance del alcance, es esencial considerar lo que está involucrado en el alcance del proyecto. El alcance del proyecto incorpora el proceso de planificación, que incluye:

• Objetivos específicos
• Entregables por completar
• Hitos y plazos para cada entregable
• Costos del proyecto
• Miembros del equipo que realizan cada tarea
• Recursos externos necesarios

Cualquier cosa que ocurra fuera del alcance del proyecto puede llevar a un aumento del alcance.

De acuerdo con PMI, casi el 50% de los proyectos encuentran un aumento de alcance, mientras que casi el 40% de las agencias superan el presupuesto de su proyecto debido a ello.

La variación del alcance puede incluir cambios sutiles, como pequeñas alteraciones y ajustes por parte del cliente, lo que genera trabajo adicional, fechas límite incumplidas y proyectos que demoran más de lo requerido. Si las modificaciones no dan como resultado horas de trabajo o gastos adicionales, entonces no se trata de una pérdida de alcance.

Las principales causas de la filtración del alcance en las agencias incluyen:

• Los clientes no comprenden la importancia de su función al crear un informe
• Los clientes no comprenden la complejidad del alcance del proyecto
• La agencia subestima la complejidad del proyecto
• Falta de acuerdo con el cliente
• Surgen problemas inesperados por parte del cliente, lo que provoca que se realicen cambios en el proyecto
• El alcance del proyecto no está definido con precisión
• Comunicación mal gestionada entre los miembros del equipo y el cliente
• Falta de implicación con el cliente.
• La retroalimentación sobre hitos / entregables se retrasa
• Tiempo mal administrado por parte de la agencia
• Falta de priorización
• La agencia no comprende por qué se están realizando nuevas solicitudes / cambios

Cómo afecta el avance del alcance a su agencia

Cuando surge un aumento gradual del alcance, las estimaciones de costos generales de su proyecto deben ser reelaboradas y sus ganancias probablemente se verán afectadas. El trabajo, las horas y los recursos adicionales requieren fondos adicionales de su presupuesto a medida que el costo del proyecto comienza a expandirse.

Si ha estimado una cantidad específica de horas para un proyecto, las horas adicionales consumirán el tiempo que ha organizado para otros proyectos de clientes.

Las horas adicionales del proyecto también pueden significar que agrega más horas facturables a su factura, algo con lo que su cliente probablemente no estará contento.

El incumplimiento de los plazos debido a la filtración del alcance puede generar clientes insatisfechos y dañar potencialmente la reputación de su agencia.

Ejemplos de creep del alcance de la agencia

escenario 1

Una agencia digital asume un proyecto para diseñar un folleto y entrega el primer hito a tiempo.

El cliente solicita cambios en el folleto. Se realizan las modificaciones y el cliente solicita cambios adicionales fuera del resumen del proyecto. Estos cambios requieren tiempo adicional y recursos de personal fuera del contrato acordado.

Escenario 2

Una agencia de diseño web que trabaja en un nuevo sitio web para un cliente, se mueve para implementar el nuevo diseño, pero se da cuenta de que la plataforma que usa el cliente debe arreglarse antes de que el diseño pueda funcionar (por ejemplo, el CMS está desactualizado o no funciona correctamente debido a conflictos de temas o complementos). Esto se traduce en tiempo y recursos adicionales necesarios.

El deslizamiento del alcance es frustrante, pero también es un hecho natural, especialmente cuando ocurren cambios debido a circunstancias fuera del control del cliente. Pero, si el alcance se produce con frecuencia y causa interrupciones en su agencia, debe determinar cómo evitarlo y administrarlo una vez que se establezca.

¿Cómo pueden las agencias evitar / prevenir el deslizamiento del alcance?

Saber cómo evitar la variación del alcance le permitirá evitar retrasos en el trabajo del proyecto, asegurando que su agencia obtenga ganancias, entregue el trabajo a tiempo y mantenga contentos a sus clientes.

Aquí hay algunas formas en las que puede evitar el deslizamiento del alcance:

1. Proporcionar un documento sobre el alcance del proyecto.

Un documento del alcance del proyecto claramente definido debe enumerar todo lo detallado en la etapa de planificación, incluido un resumen claro, entregables, hitos, costos, plazos, recursos y tareas:

Este documento también debe indicar los escenarios que se consideran fuera del proyecto inicial y cómo la agencia gestionará estas nuevas solicitudes.

También es una buena idea que los clientes firmen un contrato de agencia, para documentar que ambas partes están de acuerdo en el alcance del proyecto.

Si se establecen requisitos adicionales fuera del documento del alcance del proyecto, su agencia puede recordarle al cliente que las horas adicionales son facturables y requerirán más tiempo.

2. Gestionar las expectativas

Sea transparente con sus clientes antes de comenzar un proyecto. Haga tantas preguntas como sea posible para comprender el proyecto en su totalidad. Si cree que un proyecto llevará más tiempo de lo que requiere el cliente, es importante que se lo informe antes de comenzar.

Ejemplo
La directora de proyectos digitales independiente Suzanna Haworth sufrió un cambio de alcance cuando trabajaba en un proyecto de diseño web gestionado por dos agencias.

El proyecto inicial parecía sencillo. Suzanna diseñaría el front-end del sitio web, mientras que la otra agencia se encargaría del back-end. Sin embargo, la otra agencia no tuvo en cuenta la creación de una nueva interfaz sobre el código obsoleto, lo que agregó tiempo y esfuerzo para realizar nuevos cambios.

El resultado fue un plazo de dos meses retrasado, un cliente insatisfecho y un equipo desmotivado, ninguno de los cuales fue culpa de la agencia o del cliente.

Haworth reconoció que, en este caso, la agencia debería haber identificado inicialmente las dependencias del proyecto de terceros y cómo estas podrían afectar el alcance del proyecto. Esta planificación de riesgos se puede discutir con el cliente, para que comprenda el impacto que la participación de terceros puede tener en un proyecto.

3. Gestionar los plazos de forma eficaz

Priorice la carga de trabajo de su equipo para garantizar que se cumplan los hitos y los plazos. Siempre habrá aspectos que querrá agregar, pero ceñirse al alcance del proyecto al completar las tareas.

Una buena gestión del equipo es esencial cuando se cumplen los plazos, por lo que debe realizar un seguimiento del progreso de las tareas y crear hitos para completar las tareas más pequeñas y asegurarse de que todos estén dentro del programa. El uso de software de gestión de proyectos le ayudará a realizar un seguimiento de los miembros del equipo y el progreso de cada proyecto, como la oferta de Trello o Wrike:

Ejemplo
Jawfish Digital rastrea todo internamente para un proyecto determinado, incluso si no es un proyecto por horas:

La agencia también conoce sus costos de recursos externos como pagar a escritores por contrato o diseñadores gráficos. Al comprender cuánto tiempo toman proyectos anteriores similares, Jawfish Digital puede proporcionar una cotización precisa y aún así obtener ganancias al evitar la filtración del alcance.

¿Cómo pueden las agencias gestionar el deslizamiento del alcance cuando se produce?

La gestión de la filtración del alcance es vital para garantizar que complete un proyecto a tiempo y obtenga ganancias. Hay varias formas de gestionar la fluctuación del alcance:

Pregunte a los clientes si desean una estimación de las modificaciones.

Es importante considerar el tipo de proyecto y elegir un método de cálculo que tenga en cuenta la escala del proyecto. Si ha calculado sus proyecciones con precisión (y ha completado un documento de alcance del proyecto), podrá completar el trabajo / horas adicionales dentro del presupuesto del proyecto.

Por ejemplo, si está operando con un método de facturación de enfoque de recursos y tiempo, es importante discutir los cambios con su cliente, si así lo solicita. De esta manera, saben que las modificaciones adicionales requieren tiempo y trabajo adicionales, y se facturan por separado.

Habla con tu equipo

Es probable que un proyecto que experimente un cambio de alcance le cause muchos dolores de cabeza a su equipo. Informar a su equipo para que estén al tanto de lo que está sucediendo exactamente y ayudarlos a desestresarse mejorará la motivación. Evite culpar a los demás o al cliente. Todas las situaciones de fluencia del alcance son oportunidades de aprendizaje que le ayudarán a evitar situaciones similares en el futuro.

Habla con tu cliente

Comuníquese con su cliente en cada paso del viaje del proyecto. Muéstreles el progreso que ha logrado y avíseles de cualquier problema que surja. El éxito de la agencia depende de ser transparente con los clientes para mejorar la confianza y asegurarse de que estén contentos con el proyecto terminado.

Prevención y gestión del deslizamiento del alcance

Evitar el deslizamiento del alcance siempre será un desafío. Los proyectos cambian naturalmente a lo largo de su curso y surgen problemas inesperados.

Sin embargo, el uso de estrategias para prevenirlo, como contabilizar los problemas en el costo del proyecto o proporcionar un documento de alcance del proyecto, le permitirá administrar de manera efectiva el avance del alcance si surge.

Aprender a prevenir y gestionar la filtración del alcance es solo un aspecto de la construcción de una agencia exitosa. Para descubrir más formas de hacer crecer su agencia, regístrese para una demostración de Instapage Enterprise aquí.