エージェンシーがスコープクリープを回避できる3つの方法とそれが設定された場合の管理方法

プロジェクトを効率的に管理していると思いますが、スコープクリープはまだ始まっています。必要なほどの利益を上げていない場合、または不満のあるクライアントに対処していない場合はどうしますか？

クライアントが追加の作業を要求したためにプロジェクトが制御不能になっている場合、またはプロジェクトが当初考えていたよりも多くの作業を必要としている場合、特に期限を守るのに苦労している場合は、代理店の評判が危険にさらされる可能性があります。

では、スコープクリープとは何であり、どのようにうまく管理できるのでしょうか。

今日の記事では、スコープクリープとは何か、それを防止および管理する方法を学び、スコープクリープの機関固有の例を見つけます。

スコープクリープとは何ですか？

スコープクリープ、別名キッチンシンクシンドロームまたは要件クリープは、プロジェクト管理とプロジェクトの変更に関連しており、元の目標の拡大を引き起こします。

スコープクリープを過小評価するには、プロジェクトスコープに何が関係しているかを考慮することが不可欠です。 プロジェクトスコープには、次のような計画プロセスが組み込まれています。

• 具体的な目標
• 完成する成果物
• 各成果物のマイルストーンと期限
• プロジェクト費用
• 各タスクを実行するチームメンバー
• 必要な外部リソース

プロジェクトスコープ外で発生したものはすべて、スコープクリープにつながる可能性があります。

PMIによると、プロジェクトのほぼ50％がスコープクリープに遭遇し、機関のほぼ40％がそれが原因でプロジェクト予算を上回っています。

スコープクリープには、クライアントによる小さな変更や調整などの微妙な変更が含まれる場合があり、余分な作業、期限の遅れ、プロジェクトに必要以上の時間がかかることになります。 変更によって追加の作業時間や費用が発生しない場合は、スコープクリープではありません。

機関におけるスコープクリープの主な原因は次のとおりです。

• クライアントは、ブリーフを作成するときに自分の役割の重要性を理解していません
• クライアントはプロジェクトの範囲の複雑さを理解できません
• 代理店はプロジェクトの複雑さを過小評価しています
• クライアントの合意の欠如
• クライアント側で予期しない問題が発生し、プロジェクトに変更が加えられる原因になります
• プロジェクトスコープが正確に定義されていません
• チームメンバーとクライアント間の不適切なコミュニケーション
• クライアントとの関わりの欠如
• マイルストーン/成果物に関するフィードバックが遅れている
• 代理店側の時間の管理ミス
• 優先順位付けの欠如
• 代理店は、なぜ新しい要求/変更が行われているのか理解していません

スコープクリープがあなたのエージェンシーにどのように影響するか

スコープクリープが発生すると、プロジェクト全体のコスト見積もりをやり直す必要があり、利益が打撃を受ける可能性があります。 プロジェクトのコストが拡大し始めると、追加の作業、時間、およびリソースには、予算からの追加の資金が必要になります。

プロジェクトの特定の時間数を見積もった場合、他のクライアントプロジェクト用に手配した時間にさらに時間がかかります。

プロジェクト時間の延長は、請求書に請求可能な時間を追加することを意味する場合もあります。これは、クライアントが満足できない可能性が高いことです。

スコープクリープが原因で期限を逃すと、顧客が満足できなくなり、代理店の評判が損なわれる可能性があります。

エージェンシースコープクリープの例

シナリオ1

デジタルエージェンシーは、チラシをデザインするプロジェクトを引き受け、最初のマイルストーンを時間どおりに提供します。

クライアントはチラシの変更を要求します。 変更が行われ、クライアントはプロジェクト概要以外でさらに変更を要求します。 これらの変更には、合意された契約外の追加の時間とスタッフのリソースが必要です。

シナリオ2

クライアントの新しいWebサイトに取り組んでいるWebデザインエージェンシーは、新しいデザインの実装に移行しますが、デザインを公開する前に、クライアントが使用するプラットフォームを修正する必要があることを認識しています（たとえば、CMSが古くなっているか、正しく機能していません）。テーマまたはプラグインの競合が原因です）。 その結果、余分な時間とリソースが必要になります。

スコープクリープは苛立たしいものですが、特にクライアントの制御が及ばない状況が原因で変更が発生した場合は、自然に発生します。 ただし、スコープクリープが頻繁に発生し、代理店に混乱が生じる場合は、スコープクリープが発生したら、それを回避して管理する方法を決定する必要があります。

エージェンシーはどのようにしてスコープクリープを回避/防止できますか？

スコープクリープを防ぐ方法を知っていると、プロジェクト作業の遅延を回避し、代理店が利益を上げ、時間どおりに作業を提供し、クライアントを満足させることができます。

スコープクリープを回避する方法はいくつかあります。

1.プロジェクトスコープドキュメントを提供します

明確に定義されたプロジェクトスコープドキュメントには、明確な概要、成果物、マイルストーン、コスト、期限、リソース、タスクなど、計画段階で詳細に説明されているすべてのものがリストされている必要があります。

このドキュメントには、最初のプロジェクトの範囲外と見なされるシナリオと、これらの新しいリクエストが代理店によってどのように管理されるかについても記載する必要があります。

また、クライアントが代理店契約に署名し、両当事者がプロジェクトの範囲について合意していることを文書化することもお勧めします。

プロジェクトスコープドキュメントの範囲外で追加の要件が作成された場合、代理店は、追加の時間は請求可能であり、より多くの時間が必要になることをクライアントに通知できます。

2.期待を管理する

プロジェクトを開始する前に、クライアントに対して透明性を確保してください。 プロジェクト全体を理解するために、できるだけ多くの質問をしてください。 プロジェクトにクライアントが必要とするよりも時間がかかると思われる場合は、開始する前にクライアントに知らせることが重要です。

例
フリーランスのデジタルプロジェクトマネージャーであるSuzannaHaworthは、2つのエージェンシーによって管理されているWebデザインプロジェクトに取り組んでいるときに、スコープクリープに悩まされていました。

最初のプロジェクトは簡単に見えました。 スザンナはウェブサイトのフロントエンドを設計し、他の機関はバックエンドを処理します。 ただし、他の機関は、古いコードの上に新しいフロントエンドを構築することを考慮していなかったため、新しい変更を加えるための時間と労力が追加されました。

その結果、締め切りが2か月遅れ、クライアントが不幸になり、チームの意欲が低下しましたが、いずれも代理店やクライアントの責任ではありませんでした。

Haworthは、この場合、代理店は最初にサードパーティへのプロジェクトの依存関係と、それらがプロジェクトの範囲にどのように影響するかを特定する必要があることを認識しました。 このリスク計画についてクライアントと話し合うことができるため、クライアントはサードパーティの関与がプロジェクトに与える影響を理解できます。

3.期限を効果的に管理する

チームのワークロードに優先順位を付けて、マイルストーンと期限が守られていることを確認します。 追加したい側面は常にありますが、タスクを完了するときはプロジェクトのスコープに固執します。

締め切りに間に合わせるには、適切なチーム管理が不可欠です。そのため、タスクの進行状況を追跡し、小さなタスクを完了するためのマイルストーンを作成して、全員がスケジュールどおりであることを確認します。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、TrelloやWrikeのオファーのように、チームメンバーと各プロジェクトの進捗状況を追跡するのに役立ちます。

例
Jawfish Digitalは、1時間ごとのプロジェクトでなくても、特定のプロジェクトのすべてを内部で追跡します。

代理店はまた、契約書作成者やグラフィックデザイナーへの支払いなどの外部リソースのコストも知っています。 同様の過去のプロジェクトにかかる時間を理解することで、Jawfish Digitalは正確な見積もりを提供し、スコープクリープを回避することで利益を上げることができます。

スコープクリープが発生した場合、代理店はどのようにスコープクリープを管理できますか？

スコープクリープを管理することは、プロジェクトを時間どおりに完了し、利益を上げるために不可欠です。 スコープクリープを管理する方法はいくつかあります。

変更の見積もりを希望するかどうかクライアントに尋ねる

プロジェクトの種類を検討し、プロジェクトの規模を考慮した計算方法を選択することが重要です。 予測を正確に計算した（そしてプロジェクトスコープドキュメントを完成させた）場合、プロジェクト予算内で追加の作業/時間を完了することができます。

たとえば、リソースと時間のアプローチによる請求方法で運用している場合、要求があれば、変更についてクライアントと話し合うことが重要です。 このように、彼らは追加の変更が余分な時間と作業を必要とし、別々に請求されることを知っています。

チームに話しかける

スコープクリープが発生しているプロジェクトは、チームに多くの頭痛の種を引き起こす可能性があります。 チームにブリーフィングを行って、何が起こっているのかを正確に認識し、ストレス解消を支援することで、モチベーションが向上します。 他人やクライアントを非難することは避けてください。 すべてのスコープクリープ状況は学習の機会であり、将来同様のシナリオを回避するのに役立ちます。

クライアントに話しかける

プロジェクトの過程のすべてのステップでクライアントと通信します。 あなたが行った進捗状況を彼らに示し、問題が発生した場合は彼らに知らせてください。 代理店の成功は、信頼を高め、完成したプロジェクトに満足していることを確認するために、クライアントに対して透明性を保つことにかかっています。

スコープクリープの防止と管理

スコープクリープを回避することは常に課題になります。 プロジェクトはコース全体で自然に変化し、予期しない問題が発生します。

ただし、プロジェクトコストの問題を説明したり、プロジェクトスコープドキュメントを提供したりするなど、それを防ぐための戦略を使用すると、スコープクリープが発生した場合に効果的に管理できます。

スコープクリープを防止および管理する方法を学ぶことは、成功するエージェンシーを構築するための1つの側面にすぎません。 代理店を成長させるその他の方法を見つけるには、こちらからInstapageEnterpriseデモにサインアップしてください。