3 maneiras pelas quais as agências podem evitar o aumento do escopo e como gerenciá-lo se ele se estabelecer

Você acha que está gerenciando seus projetos com eficiência, mas o aumento do escopo ainda ocorre. O que você faz se não está ganhando tanto lucro quanto deveria ou não está lidando com clientes insatisfeitos?

Se seus projetos estão crescendo fora de controle devido a clientes solicitando trabalho extra, ou talvez os projetos exijam mais trabalho do que você pensava inicialmente, a reputação da sua agência pode estar em risco, especialmente se você estiver lutando para cumprir os prazos.

Então, o que é aumento de escopo e como pode ser gerenciado com sucesso?

No artigo de hoje, você aprenderá o que é o aumento de escopo, como evitá-lo e gerenciá-lo, e encontrará exemplos específicos de agências de aumento de escopo.

O que é aumento de escopo?

O aumento do escopo, também conhecido como síndrome da pia da cozinha ou aumento dos requisitos, está relacionado ao gerenciamento de projetos e às mudanças em um projeto, causando uma expansão dos objetivos originais.

Ao compreender o aumento do escopo, é essencial considerar o que está envolvido no escopo do projeto. O escopo do projeto incorpora o processo de planejamento, incluindo:

• Objetivos específicos
• Entregáveis ​​a serem concluídos
• Marcos e prazos para cada entrega
• Custos do projeto
• Membros da equipe realizando cada tarefa
• Recursos externos necessários

Qualquer coisa que ocorra fora do escopo do projeto pode levar ao aumento do escopo.

De acordo com o PMI, quase 50% dos projetos encontram aumento de escopo, enquanto quase 40% das agências ultrapassam o orçamento do projeto por causa disso.

O aumento do escopo pode incluir mudanças sutis, como pequenas alterações e ajustes pelo cliente, levando a trabalho extra, prazos perdidos e projetos demorando mais do que o necessário. Se as modificações não resultarem em horas de trabalho adicionais ou despesas, então não é aumento do escopo.

As principais causas do aumento do escopo nas agências incluem:

• Os clientes não entendem a importância de sua função ao criar um briefing
• Os clientes não conseguem entender a complexidade do escopo do projeto
• A agência subestima a complexidade do projeto
• Falta de acordo com o cliente
• Problemas inesperados surgem do lado do cliente, fazendo com que mudanças no projeto sejam feitas
• O escopo do projeto não está definido com precisão
• Comunicação mal gerenciada entre os membros da equipe e o cliente
• Falta de envolvimento com o cliente
• O feedback sobre marcos / resultados está atrasado
• Tempo mal administrado por parte da agência
• Falta de priorização
• A agência não entende por que novas solicitações / mudanças estão sendo feitas

Como o alargamento do escopo afeta sua agência

Quando surge o aumento do escopo, as estimativas de custo geral do projeto devem ser retrabalhadas e seus lucros provavelmente serão prejudicados. Trabalho, horas e recursos extras exigem financiamento extra de seu orçamento, pois o custo do projeto começa a se expandir.

Se você estimou um número específico de horas para um projeto, as horas adicionais consumirão o tempo que você reservou para outros projetos de clientes.

Horas extras de projeto também podem significar que você adiciona mais horas faturáveis ​​à sua fatura - algo com o qual seu cliente provavelmente não ficará satisfeito.

Prazos perdidos devido ao aumento do escopo podem levar a clientes insatisfeitos e potencialmente prejudicar a reputação da sua agência.

Exemplos de aumento do escopo da agência

Cenário 1

Uma agência digital assume um projeto para criar um folheto e entrega o primeiro marco dentro do prazo.

O cliente solicita alterações no folheto. As alterações são feitas e o cliente solicita outras alterações fora do briefing do projeto. Essas mudanças requerem tempo extra e recursos de pessoal fora do contrato acordado.

Cenário 2

Uma agência de web design trabalhando em um novo site para um cliente muda para implementar o novo design, mas percebe que a plataforma que o cliente usa deve ser consertada antes que o design possa ir ao ar (por exemplo, o CMS está desatualizado ou não funciona corretamente devido a conflitos de tema ou plug-in). Isso resulta em tempo e recursos extras necessários.

O aumento do escopo é frustrante, mas também é uma ocorrência natural, especialmente quando as mudanças acontecem devido a circunstâncias fora do controle do cliente. Mas, se o aumento do escopo ocorre com frequência e causa interrupções em sua agência, você precisa determinar como evitá-lo e gerenciá-lo assim que ele se estabelecer.

Como as agências podem evitar / prevenir o aumento do escopo?

Saber como evitar o aumento do escopo permitirá que você evite atrasos no trabalho do projeto, garantindo que sua agência tenha lucro, entregue o trabalho no prazo e mantenha seus clientes felizes.

Aqui estão algumas maneiras de evitar o aumento do escopo:

1. Forneça um documento de escopo do projeto

Um documento de escopo do projeto claramente definido deve listar tudo detalhado na fase de planejamento, incluindo um resumo claro, entregas, marcos, custos, prazos, recursos e tarefas:

Este documento também deve indicar cenários que são considerados fora do projeto inicial e como essas novas solicitações serão gerenciadas pela agência.

Também é uma boa ideia que os clientes assinem um contrato de agência, para documentar que ambas as partes concordam com o escopo do projeto.

Se requisitos adicionais forem feitos fora do documento de escopo do projeto, sua agência pode lembrar ao cliente que as horas extras são cobradas e exigirão mais tempo.

2. Gerenciar expectativas

Seja transparente com seus clientes antes de iniciar um projeto. Faça o máximo de perguntas possível para obter uma compreensão do projeto em sua totalidade. Se você acha que um projeto vai demorar mais do que o cliente exige, é importante avisá-lo antes de começar.

Exemplo
A gerente de projetos digitais freelance Suzanna Haworth sofreu de aumento de escopo ao trabalhar em um projeto de web design gerenciado por duas agências.

O projeto inicial parecia simples. Suzanna faria o design do front-end do site, enquanto a outra agência cuidaria do back-end. No entanto, a outra agência não se responsabilizou pela construção de um novo front-end em cima de código desatualizado, o que acrescentou tempo e esforço para fazer novas mudanças.

O resultado foi um atraso de dois meses no prazo, um cliente insatisfeito e uma equipe desmotivada, nenhuma das quais por culpa da agência ou do cliente.

Haworth reconheceu que, neste caso, a agência deveria ter inicialmente identificado as dependências do projeto em terceiros e como elas poderiam afetar o escopo do projeto. Esse planejamento de risco pode ser discutido com o cliente, para que ele entenda o impacto que o envolvimento de terceiros pode ter em um projeto.

3. Gerenciar prazos de forma eficaz

Priorize a carga de trabalho de sua equipe para garantir que os marcos e prazos sejam cumpridos. Sempre haverá aspectos que você deseja adicionar, mas se atenha ao escopo do projeto ao concluir as tarefas.

Uma boa gestão de equipe é essencial ao cumprir os prazos, portanto, acompanhe o progresso da tarefa e crie marcos para concluir tarefas menores para garantir que todos estejam dentro do cronograma. O uso do software de gerenciamento de projetos o ajudará a acompanhar os membros da equipe e o andamento de cada projeto, como a oferta Trello ou Wrike:

Exemplo
A Jawfish Digital rastreia tudo internamente para um determinado projeto, mesmo que não seja um projeto por hora:

A agência também conhece os custos de recursos externos, como o pagamento de redatores ou designers gráficos. Ao compreender quanto tempo levam projetos anteriores semelhantes, a Jawfish Digital pode fornecer uma cotação precisa e ainda obter lucro, evitando o aumento do escopo.

Como as agências podem gerenciar o aumento do escopo se e quando ele se estabelecer?

Gerenciar o aumento do escopo é vital para garantir que você conclua um projeto no prazo e tenha lucro. Existem várias maneiras de gerenciar o aumento do escopo:

Pergunte aos clientes se eles gostariam de um orçamento para alterações

É importante considerar o tipo de projeto e escolher um método de cálculo que leve em consideração a escala do projeto. Se você calculou suas projeções com precisão (e completou um documento de escopo do projeto), poderá realizar o trabalho / horas extras dentro do orçamento do projeto.

Por exemplo, se você estiver operando sob um método de cobrança por recursos e abordagem de tempo, é importante discutir as mudanças com seu cliente, se solicitado. Dessa forma, eles sabem que alterações adicionais exigem tempo e trabalho extras, sendo faturadas à parte.

Fale com sua equipe

Um projeto que está passando por aumento de escopo provavelmente causará muitas dores de cabeça para sua equipe. Instruir sua equipe para que eles estejam cientes do que está acontecendo exatamente e ajudá-los a se desestressar aumentará a motivação. Evite culpar outras pessoas ou o cliente. Todas as situações de aumento de escopo são oportunidades de aprendizado, ajudando você a evitar cenários semelhantes no futuro.

Fale com o seu cliente

Comunique-se com seu cliente em cada etapa da jornada do projeto. Mostre a eles o progresso que você fez e informe-os sobre quaisquer problemas que surjam. O sucesso da agência depende de ser transparente com os clientes para aumentar a confiança e garantir que estejam felizes com o projeto concluído.

Prevenção e gerenciamento de aumento de escopo

Evitar o aumento do escopo sempre será um desafio. Os projetos mudam naturalmente ao longo de seu curso e surgem problemas inesperados.

No entanto, usar estratégias para evitá-lo, como contabilizar problemas no custo do projeto ou fornecer um documento do escopo do projeto, permitirá que você gerencie com eficácia o aumento do escopo, caso ele ocorra.

Aprender como prevenir e gerenciar o aumento do escopo é apenas um aspecto da construção de uma agência de sucesso. Para descobrir mais maneiras de expandir sua agência, inscreva-se para uma demonstração do Instapage Enterprise aqui.