기관이 스코프 크리프를 피할 수 있는 3가지 방법 및 스코프 크리프가 발생할 경우 이를 관리하는 방법

당신은 당신의 프로젝트를 효율적으로 관리하고 있다고 생각하지만 여전히 범위가 좁아집니다. 당신이 해야 할 만큼의 이익을 얻지 못하거나 불만족한 고객을 상대한다면 어떻게 합니까?

추가 작업을 요청하는 클라이언트로 인해 프로젝트가 통제 불능 상태로 성장하거나 프로젝트에 처음 생각했던 것보다 더 많은 작업이 필요한 경우, 특히 마감일을 맞추기 위해 고군분투하는 경우 대행사의 평판이 위험에 처할 수 있습니다.

그렇다면 범위 크리프는 무엇이며 어떻게 성공적으로 관리할 수 있습니까?

오늘의 기사에서는 범위 이동이 무엇인지, 이를 방지 및 관리하는 방법, 범위 이동에 대한 기관별 예를 찾을 수 있습니다.

스코프 크립이란 무엇입니까?

주방 싱크 증후군 또는 요구 사항 크리프라고도 하는 범위 크리프는 프로젝트 관리 및 프로젝트 변경과 관련되어 원래 목표를 확장합니다.

범위 크리프를 과소 평가할 때 프로젝트 범위와 관련된 항목을 고려하는 것이 중요합니다. 프로젝트 범위는 다음을 포함한 계획 프로세스를 통합합니다.

• 구체적인 목표
• 완성될 결과물
• 각 결과물에 대한 이정표 및 마감일
• 프로젝트 비용
• 각 작업을 수행하는 팀 구성원
• 필요한 외부 리소스

프로젝트 범위 외부에서 발생하는 모든 것은 범위 크립으로 이어질 수 있습니다.

PMI에 따르면 프로젝트의 거의 50%가 범위 크리프에 직면하는 반면 에이전시의 거의 40%는 이로 인해 프로젝트 예산을 초과합니다.

범위 크리프에는 클라이언트의 작은 변경 및 조정과 같은 미묘한 변경이 포함될 수 있으며, 이로 인해 추가 작업, 기한 누락 및 프로젝트가 필요한 것보다 오래 걸릴 수 있습니다. 수정으로 인해 추가 작업 시간이나 비용이 발생하지 않는다면 범위 확대가 아닙니다.

기관에서 범위 크리프의 주요 원인은 다음과 같습니다.

• 클라이언트는 브리핑을 작성할 때 자신의 역할의 중요성을 이해하지 못합니다.
• 클라이언트가 프로젝트 범위의 복잡성을 이해하지 못함
• 기관이 프로젝트의 복잡성을 과소평가함
• 고객 동의 부족
• 클라이언트 측에서 예상치 못한 문제가 발생하여 프로젝트가 변경됨
• 프로젝트 범위가 정확하게 정의되지 않았습니다.
• 팀원과 클라이언트 간의 잘못된 커뮤니케이션
• 클라이언트와의 참여 부족
• 이정표/인도물에 대한 피드백이 지연됨
• 대행사의 잘못된 시간 관리
• 우선순위 부족
• 기관이 새로운 요청/변경이 이루어지는 이유를 이해하지 못함

스코프 크립이 대행사에 미치는 영향

범위 크리프가 발생하면 전체 프로젝트 비용 추정을 재작업해야 하며 수익이 타격을 입을 가능성이 높습니다. 추가 작업, 시간 및 자원은 프로젝트 비용이 증가하기 시작함에 따라 예산에서 추가 자금이 필요합니다.

프로젝트에 대해 특정 시간을 예상한 경우 추가 시간은 다른 클라이언트 프로젝트를 위해 준비한 시간에 영향을 미칩니다.

추가 프로젝트 시간은 청구서에 청구 가능한 시간을 추가한다는 것을 의미할 수도 있습니다. 이는 고객이 만족하지 않을 가능성이 높습니다.

범위 확대로 인해 마감 기한을 놓치면 고객이 불만족스러워지고 대행사의 평판이 손상될 수 있습니다.

에이전시 범위 크리프 예

시나리오 1

디지털 에이전시는 전단지를 디자인하고 첫 번째 이정표를 정시에 제공하는 프로젝트를 맡습니다.

클라이언트가 전단지 변경을 요청합니다. 변경이 이루어지고 클라이언트는 프로젝트 개요 외부에서 추가 변경을 요청합니다. 이러한 변경에는 합의된 계약 외에 추가 시간과 직원 자원이 필요합니다.

시나리오 2

클라이언트를 위해 새 웹사이트를 작업하는 웹 디자인 에이전시는 새 디자인을 구현하기 위해 이동하지만 디자인을 적용하려면 클라이언트가 사용하는 플랫폼을 수정해야 한다는 사실을 깨닫습니다(예: CMS가 최신 버전이 아니거나 제대로 작동하지 않음). 테마 또는 플러그인 충돌로 인해). 이로 인해 추가 시간과 리소스가 필요합니다.

스코프 크립은 답답하지만 특히 클라이언트가 통제할 수 없는 상황으로 인해 변경이 발생하는 경우 자연스러운 현상이기도 합니다. 그러나 범위 크리프가 자주 발생하여 에이전시에 혼란을 야기하는 경우 일단 발생하면 이를 방지하고 관리하는 방법을 결정해야 합니다.

기관은 범위 이동을 어떻게 방지/방지할 수 있습니까?

범위 이동을 방지하는 방법을 알면 프로젝트 작업의 지연을 방지할 수 있으므로 대행사에서 수익을 창출하고 제시간에 작업을 제공하며 고객을 만족시킬 수 있습니다.

다음은 스코프 크립을 방지할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

1. 프로젝트 범위 문서 제공

명확하게 정의된 프로젝트 범위 문서에는 명확한 개요, 결과물, 이정표, 비용, 마감일, 리소스 및 작업을 포함하여 계획 단계에서 자세히 설명된 모든 항목이 나열되어야 합니다.

이 문서는 또한 초기 프로젝트 외부로 간주되는 시나리오와 이러한 새로운 요청을 기관에서 관리하는 방법을 명시해야 합니다.

또한 클라이언트가 대행사 계약에 서명하여 양 당사자가 프로젝트 범위에 동의한다는 것을 문서화하는 것도 좋은 생각입니다.

프로젝트 범위 문서 외부에 추가 요구 사항이 있는 경우 기관은 추가 시간이 청구될 수 있으며 더 많은 시간이 필요할 것임을 고객에게 상기시킬 수 있습니다.

2. 기대치를 관리하라

프로젝트를 시작하기 전에 고객에게 투명하게 알리십시오. 프로젝트 전체를 이해하기 위해 가능한 한 많은 질문을 하십시오. 프로젝트가 클라이언트가 요구하는 것보다 더 오래 걸린다고 생각되면 시작하기 전에 클라이언트에게 알리는 것이 중요합니다.

예시
프리랜서 디지털 프로젝트 관리자인 Suzanna Haworth는 두 개의 에이전시에서 관리하는 웹 디자인 프로젝트에서 작업할 때 범위가 좁아지는 문제를 겪었습니다.

초기 프로젝트는 간단해 보였습니다. Suzanna는 웹사이트 프론트엔드를 디자인하고 다른 에이전시는 백엔드를 디자인합니다. 그러나 다른 에이전시는 구식 코드 위에 새로운 프런트 엔드를 구축하는 것을 고려하지 않아 새로운 변경 작업에 시간과 노력이 추가되었습니다.

그 결과 2개월의 지연된 마감일, 고객의 불만, 팀의 의욕이 저하된 결과가 나타났습니다. 그 어느 것도 에이전시나 고객의 잘못이 아닙니다.

Haworth는 이 경우 기관이 초기에 제3자에 대한 프로젝트 종속성과 이것이 프로젝트 범위에 어떻게 영향을 미칠 수 있는지 식별해야 한다는 점을 인식했습니다. 이 위험 계획은 클라이언트와 논의할 수 있으므로 제3자 참여가 프로젝트에 미칠 수 있는 영향을 이해합니다.

3. 효과적인 마감일 관리

이정표와 기한을 준수할 수 있도록 팀 워크로드의 우선 순위를 지정하십시오. 항상 추가하고 싶은 측면이 있지만 작업을 완료할 때 프로젝트 범위를 고수하십시오.

마감일을 맞출 때는 훌륭한 팀 관리가 필수적이므로 작업 진행 상황을 추적하고 작은 작업을 완료하기 위한 이정표를 만들어 모든 사람이 일정을 준수할 수 있도록 해야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 Trello 또는 Wrike 제안과 같이 팀 구성원과 각 프로젝트의 진행 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다.

예시
Jawfish Digital은 시간별 프로젝트가 아니더라도 주어진 프로젝트에 대해 내부적으로 모든 것을 추적합니다.

에이전시는 계약 작가나 그래픽 디자이너에게 비용을 지불하는 것과 같은 외부 리소스에 대한 비용도 알고 있습니다. Jawfish Digital은 유사한 과거 프로젝트가 얼마나 오래 걸리는지 이해하면서 정확한 견적을 제공하고 범위 이동을 방지하여 여전히 수익을 올릴 수 있습니다.

기관은 범위 크리프가 시작되면 어떻게 관리할 수 있습니까?

범위 크리프를 관리하는 것은 프로젝트를 제시간에 완료하고 수익을 창출하는 데 매우 중요합니다. 범위 크리프를 관리하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

고객에게 변경 견적을 원하는지 물어보십시오.

프로젝트 유형을 고려하고 프로젝트의 규모를 고려한 계산 방법을 선택하는 것이 중요합니다. 예측을 정확하게 계산하고 프로젝트 범위 문서를 완료했다면 프로젝트 예산 내에서 추가 작업/시간을 완료할 수 있습니다.

예를 들어, 자원 및 시간 접근 방식의 청구 방식으로 운영하는 경우 요청이 있는 경우 고객과 변경 사항을 논의하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 추가 변경에 추가 시간과 작업이 필요하고 별도로 청구된다는 것을 알고 있습니다.

팀과 대화

범위 크리프를 경험하는 프로젝트는 팀에 많은 골칫거리를 일으킬 수 있습니다. 무슨 일이 일어나고 있는지 정확히 알 수 있도록 팀에 브리핑을 하고 스트레스를 푸는 데 도움을 주는 것은 동기 부여를 향상시킬 것입니다. 다른 사람이나 클라이언트를 비난하지 마십시오. 모든 스코프 크립 상황은 학습 기회이며 향후 유사한 시나리오를 피하는 데 도움이 됩니다.

고객과 대화

프로젝트 여정의 모든 단계에서 고객과 소통하세요. 진행 상황을 보여주고 문제가 발생하면 알리십시오. 에이전시의 성공은 신뢰를 높이고 완료된 프로젝트에 만족할 수 있도록 고객과 투명하게 소통하는 데 달려 있습니다.

범위 크리프 방지 및 관리

스코프 크립을 피하는 것은 항상 어려운 일입니다. 프로젝트는 과정 전반에 걸쳐 자연스럽게 변경되고 예상치 못한 문제가 발생합니다.

그러나 프로젝트 비용의 문제를 설명하거나 프로젝트 범위 문서를 제공하는 등 이를 방지하기 위한 전략을 사용하면 범위 크리프가 발생하는 경우 이를 효과적으로 관리할 수 있습니다.

범위 이동을 방지하고 관리하는 방법을 배우는 것은 성공적인 기관을 구축하는 한 가지 측면일 뿐입니다. 대행사를 성장시키는 더 많은 방법을 알아보려면 여기에서 Instapage Enterprise 데모에 등록하십시오.